Kế toán nhà hàng: Công việc và cách hạch toán kế toán

Cùng FAST khám phá nghiệp vụ kế toán nhà hàng và nghiệp vụ kế toán khách sạn, cùng các bước thực hiện chung. Bên cạnh đó, bài viết sẽ trình bày quy trình kế toán nhà hàng từ kiểm soát hàng tồn kho đến tính giá thành, và hướng dẫn hạch toán kế toán nhà hàng, khách sạn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, đồng thời đưa ra các lưu ý quan trọng và giới thiệu giải pháp quản lý và hạch toán kế toán nhà hàng hiệu quả. 

1. 6 công việc của kế toán nhà hàng

Kế toán nhà hàng đóng vai trò trung tâm trong việc quản lý tài chính toàn diện của cơ sở kinh doanh ẩm thực. Cụ thể, công việc của kế toán trong lĩnh vực nhà hàng thường bao gồm các hoạt động chính sau:

1.1. Quản lý và kiểm soát chứng từ kế toán

• Kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ liên quan đến việc nhập và xuất nguyên vật liệu, hàng hóa từ bộ phận kho và bộ phận mua hàng, đồng thời nhập liệu vào hệ thống quản lý.
• Phát hành hóa đơn bán hàng dựa trên hợp đồng hoặc bảng kê chi tiết theo từng phiếu thanh toán của khách hàng.
• Theo dõi và ghi nhận một cách chính xác tất cả các giao dịch tài chính phát sinh hàng ngày của nhà hàng.
• Đảm bảo các bộ phận liên quan nộp chứng từ đầy đủ và đúng thời hạn, đồng thời nhắc nhở khi cần thiết.
• Tổ chức lưu trữ và phân loại các loại hóa đơn, chứng từ một cách khoa học và đầy đủ.

Kế toán nhà hàng có vai trò quản lý và kiểm soát chứng từ kế toán

1.2. Tính giá thành và quản lý chi phí hàng hóa

• Thu thập báo giá từ các nhà cung cấp về thực phẩm, đồ uống, nguyên vật liệu và các mặt hàng liên quan khác.
• Phối hợp với bếp trưởng và quản lý nhà hàng để tính toán giá thành cho từng món ăn và thực hiện hạch toán giá vốn.
• Thường xuyên theo dõi sự biến động giá cả từ các nhà cung cấp so với thị trường, đánh giá định kỳ và thông báo cho nhà cung cấp để đề xuất các báo giá cạnh tranh hơn.
• Cập nhật giá vốn hàng bán và đề xuất điều chỉnh giá bán sản phẩm nếu có sự thay đổi đáng kể.
• Theo dõi, kiểm soát và duy trì sự cân đối giữa lượng hàng tồn kho và nhu cầu sử dụng, đồng thời thực hiện việc đặt hàng từ nhà cung cấp để đảm bảo số lượng hàng hóa hợp lý.
• Báo cáo kịp thời cho cấp trên nếu phát hiện các vấn đề như định mức không chính xác, thất thoát hàng tồn kho hoặc sự chênh lệch trong số lượng đặt hàng.

Kế toán nhà hàng có vai trò có vai trò tính giá thành và quản lý chi phí hàng hóa

1.3. Quản lý hàng tồn kho

• Theo dõi số lượng hàng hóa xuất kho hàng ngày và so sánh với định mức tồn kho đã được thiết lập.
• Thực hiện kiểm tra định kỳ số lượng thực phẩm, nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn trên sổ sách kế toán và đối chiếu với số lượng thực tế tại kho.
• Tiến hành kiểm kê hàng hóa tồn kho theo quy định (thường là hàng tuần hoặc hàng tháng) và lập báo cáo gửi lên cấp trên.

1.4. Quản lý cơ sở vật chất

• Theo dõi và kiểm kê định kỳ số lượng, tình trạng của các tài sản cố định như công cụ, dụng cụ, máy móc và các tài sản khác của nhà hàng, đồng thời cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan hoặc quản lý để kiểm tra, đánh giá số lượng và tình trạng của các công cụ, dụng cụ, thiết bị, tài sản bị hư hỏng, sau đó lập báo cáo hàng tháng.
• Thực hiện hạch toán chi phí khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí khấu hao và lập các báo cáo liên quan.
• Hạch toán các chi phí phát sinh từ việc sửa chữa và bảo dưỡng tài sản.

Quản lý cơ sở vật chất là một trong những vai trò của kế toán nhà hàng

1.5. Quản lý tiền lương nhân viên

• Phối hợp chặt chẽ với bộ phận quản lý nhân sự để tính toán và thực hiện chi trả tiền lương cho nhân viên ở từng bộ phận.
• Thực hiện các nghiệp vụ kế toán khác như soạn thảo hợp đồng, chuẩn bị báo giá cho khách hàng, làm các thủ tục liên quan đến hợp đồng và hồ sơ bảo hiểm xã hội cho nhân viên.

1.6. Lập báo cáo định kỳ

• Lập các báo cáo về tình hình xuất nhập và tồn kho thực phẩm, nguyên vật liệu vào cuối tuần, cuối tháng hoặc cuối quý.
• Hàng tháng lập báo cáo về tình hình kinh doanh và tình hình sử dụng hóa đơn của nhà hàng.
• Thực hiện kê khai các loại thuế như thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Nộp các báo cáo thuế và báo cáo tài chính theo đúng thời hạn quy định cho cơ quan thuế.

Kế toán nhà hàng bao gồm lập báo cáo định kỳ

2. Nghiệp vụ kế toán nhà hàng bao gồm những gì?

2.1.  Đối với mảng nhà hàng

Kế toán trong ngành nhà hàng đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng định mức nguyên liệu chi tiết cho từng món ăn, bao gồm cả thành phần chính và phụ. Công việc này bao gồm:

• Việc lập phiếu xuất kho để quản lý nguyên liệu tiêu dùng và phiếu nhập kho cho thành phẩm. 
• Kế toán nhà hàng chịu trách nhiệm hạch toán các khoản chi phí như hóa đơn mua nguyên liệu, chi phí dịch vụ (gas, điện, nước), doanh thu từ việc bán món ăn, cũng như các hóa đơn mua sắm và phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC), tài sản cố định (TSCĐ), chi phí quản lý doanh nghiệp và tiền lương của nhân viên bếp cũng như phục vụ. 

Bên cạnh những nhiệm vụ cốt lõi này, kế toán nhà hàng còn phải thực hiện nhiều nghiệp vụ khác mang tính đặc thù của lĩnh vực kinh doanh nhà hàng.

Hạch toán các chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tiền lương cho nhân viên bếp và phục vụ theo từng bộ phận

2.2. Đối với mảng khách sạn

Kế toán trong lĩnh vực dịch vụ phòng nghỉ thực hiện các công việc quan trọng theo trình tự sau: 

• Tạo mã công việc để quản lý và theo dõi các hoạt động phát sinh liên quan đến dịch vụ lưu trú. 
• Kế toán tiến hành hạch toán và phân bổ các khoản chi phí vào giá thành dịch vụ phòng, bao gồm chi phí mua sắm và phân bổ công cụ dụng cụ (ví dụ như giường, tủ, điều hòa), các đồ dùng cá nhân phục vụ khách (như lược, bàn chải, khăn), đồng thời ghi nhận các hóa đơn mua mới tài sản cố định (TSCĐ) và thực hiện trích khấu hao TSCĐ, cũng như hạch toán doanh thu phát sinh từ dịch vụ phòng. Một nghiệp vụ đặc thù quan trọng khác là tính toán và phân bổ chi phí cho bữa sáng miễn phí cung cấp cho khách hàng. 
• Kế toán đảm bảo tính toán giá thành của dịch vụ phòng nghỉ một cách chính xác và hợp lý, cung cấp thông tin quan trọng cho việc quản lý và ra quyết định.

Một trong những nghiệp vụ của kế toán nhà hàng là ghi nhận doanh thu từ dịch vụ phòng nghỉ

2.3. Các bước thực hiện chung

• Phân bổ chi phí chung: Tính toán và phân bổ các chi phí chung của cả hai mảng (nhà hàng và khách sạn) theo một tỷ lệ phần trăm (%) hợp lý.
• Phân bổ khấu hao: Tính toán và phân bổ tỷ lệ khấu hao của tài sản cố định (TSCĐ) và công cụ dụng cụ (CCDC) một cách đều đặn cho cả hai mảng hoạt động.
• Tính giá thành tổng hợp: Thực hiện việc tính giá thành đồng thời cho cả mảng nhà hàng và mảng khách sạn.
• Theo dõi doanh thu và giá vốn: Tập hợp và tính toán doanh thu cũng như giá vốn hàng bán (hoặc giá vốn dịch vụ) riêng biệt cho từng mảng hoạt động.
• Các nghiệp vụ khác: Thực hiện các công việc kế toán chung khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Ngoài thực hiện riêng lẻ các bước đối với từng mảng, kế toán nhà hàng còn có các công việc thực hiện chung 

3. Quy trình kế toán nhà hàng

3.1. Quy trình kiểm soát hàng tồn kho (nhập/xuất)

• Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ: Thu thập chứng từ nhập/xuất từ bộ phận kho và mua hàng, đảm bảo tính chính xác, hợp lệ theo quy định.
• Đôn đốc chứng từ: Theo dõi và nhắc nhở các bộ phận liên quan chuyển giao chứng từ đúng thời hạn. 
• Hạch toán và lưu trữ: Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ nhập/xuất kho và tổ chức lưu trữ chứng từ khoa học. 
• Báo cáo sai sót: Phát hiện và báo cáo kịp thời các sai phạm trong quá trình xuất nhập kho so với nguyên tắc kế toán.
• Giám sát tồn kho: Theo dõi số lượng hàng xuất hàng ngày so với định mức tồn kho của nhà hàng, khách sạn.
• Xử lý biến động: Báo cáo và phối hợp trưởng bộ phận xử lý các trường hợp không tuân thủ định mức tồn kho, số lượng đặt hàng hoặc có biến động đột xuất. 
• Kiểm kê định kỳ: Định kỳ kiểm tra số lượng, chất lượng, hạn sử dụng hàng tồn kho thực tế cùng nhân viên bếp và đối chiếu với sổ sách kế toán. 
• Quản lý nguyên liệu tươi sống: Lập kế hoạch tồn kho và mua hàng phù hợp cho nguyên liệu tươi sống, tránh hư hỏng, lãng phí.

Có 6 quy trình chính đối với kế toán nhà hàng 

3.2. Quản lý chi phí đầu vào và thanh toán nhà cung cấp

• Thu thập và theo dõi báo giá: Tiếp nhận báo giá từ các nhà cung cấp và theo dõi sự thay đổi giá cả của họ theo thời gian. 
• So sánh giá thị trường: Định kỳ kiểm tra giá các mặt hàng tương tự trên thị trường để so sánh với giá hiện tại của nhà cung cấp. 
• Phối hợp thanh toán và lập kế hoạch: Cùng bộ phận bếp xem xét số liệu nhập hàng để thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp một cách hợp lý và xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp, tránh tình trạng vừa thiếu hàng vừa thiếu tiền thanh toán.

3.3. Quản lý tài sản ngắn hạn và dài hạn (CCDC, TSCĐ)

• Theo dõi biến động CCDC: Ghi nhận số lượng công cụ, dụng cụ (CCDC) mua mới và số lượng xuất ra sử dụng. 
• Kiểm kê CCDC định kỳ: Hàng tháng theo dõi sự tăng giảm về số lượng CCDC. 
• Quản lý TSCĐ và công cụ quan trọng: Tổ chức quản lý tài sản cố định (TSCĐ), các máy móc, công cụ quan trọng bằng cách dán nhãn và theo dõi chi phí liên quan. 
• Kiểm kê thực tế: Thực hiện kiểm kê định kỳ hàng tháng đối với tài sản, máy móc và công cụ hiện có.

Kế toán nhà hàng phải quản lý tài sản ngắn hạn và dài hạn

3.4. Xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu

• Xây dựng định mức tiêu hao: Xác định lượng nguyên vật liệu tiêu chuẩn cho từng món ăn, đồ uống.
• Định mức nguyên liệu thay thế: Tính toán định mức cho các loại nguyên vật liệu có thể thay thế nhau. 
• Kiểm soát tiêu hao thực tế: Theo dõi lượng nguyên vật liệu đã sử dụng tại bếp, quầy bar hoặc theo từng đơn hàng của khách.
• Tính giá vốn:bDựa trên lượng nguyên liệu tiêu hao và các món đã bán, tính toán giá vốn tương ứng.

3.5. Giám sát hóa đơn bán hàng, doanh thu và các khoản phải thu

Ngày nay, phần lớn các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống đã triển khai hóa đơn điện tử có mã số thuế do cơ quan thuế cấp, tuân thủ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nhờ đó, nhân viên bán hàng hoặc thu ngân có thể trực tiếp tạo hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho khách hàng ngay trên hệ thống máy tính tiền. Việc này thường dựa trên thông tin từ phiếu order, bảng kê chi tiết các món ăn, hoặc phiếu xác nhận dịch vụ (đối với khách hàng đặt trước). Sau đó, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra tính chính xác, hợp lý và hợp lệ của các hóa đơn đã được xuất ra.

Kế toán nhà hàng phải giám sát hóa đơn bán hàng, doanh thu và các khoản phải thu

Từ ngày 01/06/2025, việc sử dụng sẽ được áp dụng theo quy định mới tại Nghị định 70/2023/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2024/TT-BTC), với các yêu cầu chặt chẽ hơn về:

• Định dạng dữ liệu chuẩn hóa
• Thời gian lưu trữ tối thiểu 10 năm
• Tích hợp trực tiếp với hệ thống thuế qua nền tảng điện tử

Các cơ sở kinh doanh cần chủ động rà soát, nâng cấp phần mềm và đào tạo nhân viên để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Ngoài ra, kế toán còn có trách nhiệm theo dõi các đơn hàng mà khách hàng đã thanh toán ngay, cũng như các đơn hàng có hình thức thanh toán chậm hoặc các khoản nợ phải thu từ khách hàng.

3.6. Tính toán giá thành sản phẩm/dịch vụ

Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong việc tính giá thành món ăn, kế toán nhà hàng cần:

• Tập hợp chi phí giá thành: Bao gồm tất cả các yếu tố cấu thành giá thành một món ăn, như nguyên vật liệu chính và phụ, chi phí nhân công chế biến và chi phí sản xuất chung.
• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
  • Nguyên liệu chính: Các thành phần cơ bản để tạo nên món ăn hoặc đồ uống (ví dụ: thịt, cá, rau, củ, quả; trái cây, đường, sữa).
  • Nguyên liệu phụ: Các thành phần bổ trợ như mắm, muối, bột ngọt, gia vị.
• Chi phí nhân công trực tiếp:
  • Tiền lương và các khoản trích theo lương của đầu bếp và phụ bếp.
  • Lưu ý đặc thù về ca làm việc trong nhà hàng, nên xây dựng bảng lương theo ca để quản lý và điều phối nhân sự hiệu quả.

Kế toán nhà hàng phải tính toán giá thành sản phẩm/ dịch vụ

• Chi phí sản xuất chung: Các chi phí phát sinh tại khu vực bếp và phòng đãi khách ngoài nguyên vật liệu và nhân công trực tiếp.
  • Tại nhà bếp:
    • Chi phí nhân viên phục vụ bàn, quản đốc nhà hàng, nhân viên vệ sinh.
    • Chi phí nhiên liệu (điện, gas, than, củi).
    • Chi phí công cụ dụng cụ phục vụ nấu ăn (nồi, niêu, chén, đĩa, tủ, kệ).
    • Khấu hao tài sản cố định sử dụng trong bếp (máy lạnh, tủ lạnh, lò nướng).
    • Chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại).
    • Các chi phí bằng tiền khác.
  • Tại phòng đãi khách:
    • Khấu hao nhà hàng.
    • Chi phí bàn ghế và các công cụ, dụng cụ khác.
    • Tiền điện, nước, điện thoại.
  • Phân bổ chi phí: Tất cả các chi phí sản xuất chung này thường được kế toán tập hợp và sau đó phân bổ cho từng đoàn khách hoặc từng món ăn vào cuối kỳ.
  • Chi phí theo đơn đặt hàng: Các chi phí đặc biệt gắn liền với từng đơn đặt hàng (ví dụ: trang trí sân khấu, thuê MC, hoa tươi) phát sinh tại phòng đãi khách cũng được tính vào chi phí sản xuất chung chi tiết cho đơn hàng đó.
• Đối tượng tính giá thành:
  • Theo đơn đặt hàng: Thường áp dụng cho các nhà hàng nhận tiệc (tiệc cưới, sinh nhật…).
  • Theo món ăn: Phổ biến với các nhà hàng phục vụ các món đặc sản hoặc có thực đơn cố định.

4. Hạch toán kế toán nhà hàng, khách sạn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Tùy vào từng phương pháp kế toán hàng tồn kho, kế toán nhà hàng, khách sạn sẽ có cách hạch toán khác nhau:

4.1. Phương pháp kê khai thường xuyên

4.1.1. Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621)

• Khi mua hàng hóa: Dựa trên hóa đơn và bảng kê mua hàng, ghi nhận:
  • Nợ các tài khoản hàng tồn kho (TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu; TK 156 – Hàng hóa).
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
  • Có các tài khoản phải trả (TK 331), tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112)…

Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621)

• Khi xuất kho chế biến hoặc bán (theo định mức và số lượng thực tế):
  • Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
  • Có các tài khoản hàng tồn kho (TK 152, TK 111, TK 112,…).
  • Lưu ý: Đối với hàng mua trực tiếp ngoài chợ, có thể lập bảng kê mua và hạch toán trực tiếp vào TK 621 mà không cần qua kho.
• Cuối kỳ, kết chuyển chi phí nguyên vật liệu vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (TK 154):
  • Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (mở chi tiết theo từng dịch vụ).
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần chi phí nguyên vật liệu vượt định mức thông thường).
  • Có TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

4.1.2. Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp (TK 622)

• Tiền lương và các khoản trích theo lương của đầu bếp, phụ bếp, nhân viên quầy pha chế:
  • Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.
  • Có TK 334 – Phải trả người lao động.
• Cuối kỳ, kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (TK 154):
  • Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (mở chi tiết theo từng dịch vụ).
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần chi phí nhân công vượt định mức thông thường).
  • Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.

4.1.3. Tập hợp chi phí sản xuất chung (TK 627)

• Các chi phí chung khác (thuê mặt bằng, khấu hao tài sản cố định…):
  • Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung.
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
  • Có các tài khoản phải trả (TK 331), tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112)…
• Công cụ, dụng cụ dùng trong bếp, bar:
  • Khi mua và đưa vào sử dụng:
    • Nợ TK 242 – Chi phí trả trước ngắn hạn (phân bổ dần).
    • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
    • Có các tài khoản phải trả (TK 331), tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112)…
  • Khi phân bổ hàng tháng:
    • Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung.
    • Có TK 242 – Chi phí trả trước ngắn hạn.
• Tài sản cố định dùng trong bếp, bar:
  • Khi mua và đưa vào sử dụng:
    • Nợ TK 211 – Tài sản cố định.
    • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
    • Có các tài khoản phải trả (TK 331), tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112)…
  • Khi trích khấu hao hàng tháng:
    • Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung.
    • Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định.
• Cuối kỳ, kết chuyển chi phí sản xuất chung vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (TK 154):
  • Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (mở chi tiết theo từng dịch vụ).
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần chi phí sản xuất chung không phân bổ).
  • Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung.

4.1.4. Tập hợp giá thành (TK 154)

• Mở tài khoản chi tiết cho TK 154 theo từng loại dịch vụ (ăn uống, phòng nghỉ, vui chơi giải trí…).
• Tập hợp chi phí:
  • Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
  • Có TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.   
  • Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.
  • Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung.   
• Kết chuyển giá vốn:
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
  • Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.

4.1.5. Sử dụng dịch vụ tiêu dùng cho quản lý và bán hàng

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng.
• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (ghi nhận giá vốn của dịch vụ tự dùng).

4.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ

Hạch toán Tài khoản 611 (Mua hàng):

• Đầu kỳ kế toán: Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu (NVL) và công cụ, dụng cụ (CCDC) tồn kho từ cuối kỳ trước vào đầu kỳ này (căn cứ biên bản kiểm kê):
  • Nợ TK 611 – Chi phí mua hàng
  • Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
  • Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
• Trong kỳ (khi mua NVL, CCDC): Ghi nhận giá mua (chưa bao gồm thuế GTGT) và thuế GTGT đầu vào:
  • Nợ TK 611 – Chi phí mua hàng (giá mua)
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
  • Có TK 331 – Phải trả người bán, TK 111 – Tiền mặt, TK 112 – Tiền gửi ngân hàng…
• Cuối kỳ (khi xác định giá trị NVL, CCDC thực tế đã xuất dùng cho hoạt động kinh doanh): Kết chuyển chi phí vào các tài khoản chi phí tương ứng:
  • Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
  • Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (nếu có)
  • Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
  • Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang…
  • Có TK 611 – Chi phí nguyên vật liệu và CCDC đã tiêu thụ  

• Cuối kỳ (kết chuyển giá trị NVL, CCDC tồn kho thực tế cuối kỳ theo kết quả kiểm kê): Ghi nhận giá trị còn lại vào các tài khoản hàng tồn kho:
  • Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
  • Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
  • Có TK 611 – Chi phí mua hàng

Hạch toán Tài khoản 631 (Giá thành sản xuất):

• Đầu kỳ kế toán: Kết chuyển chi phí sản xuất, kinh doanh, chi phí dịch vụ còn dở dang từ kỳ trước:
  • Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
  • Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
• Cuối kỳ:
  • Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào giá thành sản xuất:
    • Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
    • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần chi phí NVL vượt mức bình thường)
    • Có TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
  • Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào giá thành sản xuất:
    • Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
    • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần chi phí nhân công vượt mức bình thường)
    • Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
  • Kết chuyển chi phí sản xuất chung đã phân bổ vào giá thành sản xuất (theo từng loại sản phẩm, dịch vụ):
    • Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
    • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần chi phí sản xuất chung không được phân bổ)
    • Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung
• Cuối kỳ: Tiến hành kiểm kê và xác định giá trị sản phẩm, dịch vụ còn dở dang:
  • Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
  • Có TK 631 – Giá thành sản xuất
• Khi dịch vụ hoàn thành: Kết chuyển giá thành dịch vụ hoàn thành sang giá vốn hàng bán:
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
  • Có TK 631 – Giá thành sản xuất

5. Lưu ý về hạch toán kế toán nhà hàng, khách sạn

Doanh thu của khách sạn chủ yếu phát sinh từ dịch vụ lưu trú (cho thuê phòng nghỉ) và dịch vụ ăn uống. Bên cạnh đó, khách sạn có thể có thêm doanh thu từ các dịch vụ phụ trợ như giặt ủi, bán đồ lưu niệm,…

Đối với các gói du lịch, kế toán cần phân biệt rõ:

• Tour do khách sạn tự tổ chức: Cần hạch toán đầy đủ doanh thu từ việc bán tour và ghi nhận giá vốn của tour (bao gồm các chi phí liên quan đến việc tổ chức tour).
• Tour bán hộ cho công ty du lịch (hưởng hoa hồng):
  • Khi thu tiền tour từ khách:
    • Nợ TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 131 (Phải thu khách hàng)
    • Có TK 3388 (Phải trả, phải nộp khác – theo dõi khoản tiền thu hộ)
  • Khi xác định hoa hồng được hưởng:
    • Nợ TK 3388 (Phải trả, phải nộp khác)
    • Có TK 5111 (Doanh thu bán hàng hóa) – ghi nhận phần hoa hồng
    • Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp) – thuế GTGT trên hoa hồng
    • Có TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) – số tiền thực tế trả cho công ty du lịch sau khi trừ hoa hồng.

Doanh thu của khách sạn chủ yếu phát sinh từ dịch vụ lưu trú (cho thuê phòng nghỉ) và dịch vụ ăn uống

Về nước uống ngoài tiêu chuẩn:

• Thông thường, khách sạn cung cấp miễn phí một lượng nước uống tiêu chuẩn cho mỗi phòng mỗi ngày (chi phí này đã bao gồm trong giá thuê phòng).
• Nếu khách sử dụng thêm nước uống và bị tính phí, khoản thu thêm này được hạch toán như sau:
  • Doanh thu:
    • Nợ TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi ngân hàng)
    • Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ)
    • Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)    
  • Giá vốn của nước uống thu thêm:
    • Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán)
    • Có TK 156 (Hàng hóa)

6. Quản lý và hạch toán kế toán nhà hàng hiệu quả cùng Fast Accounting Online

Để quản lý và hạch toán kế toán nhà hàng một cách hiệu quả, đặc biệt trong bối cảnh hiện nay, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ như Fast Accounting Online mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Fast Accounting Online là một phần mềm kế toán trực tuyến toàn diện, được thiết kế để đáp ứng các nghiệp vụ kế toán đặc thù của ngành dịch vụ ăn uống.

Fast Accounting Online hỗ trợ quản lý và hạch toán kế toán nhà hàng hiệu quả thông qua các tính năng nổi bật sau:

• Quản lý hóa đơn, chứng từ: Cho phép nhập liệu, lưu trữ và quản lý tất cả các loại hóa đơn, chứng từ phát sinh trong hoạt động kinh doanh nhà hàng (hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi,…) một cách khoa học và dễ dàng tra cứu.
• Hạch toán tự động: Tự động hóa các nghiệp vụ hạch toán kế toán dựa trên các chứng từ đã nhập, giúp kế toán viên tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
• Quản lý kho nguyên vật liệu: Theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, giúp kiểm soát định mức tiêu hao, tránh thất thoát và lãng phí.
• Tính giá thành: Hỗ trợ tính giá thành cho từng món ăn, đồ uống một cách chi tiết và chính xác, bao gồm cả chi phí nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí sản xuất chung.
• Quản lý doanh thu và công nợ: Theo dõi doanh thu bán hàng hàng ngày, quản lý các khoản phải thu từ khách hàng (nếu có) và các khoản phải trả cho nhà cung cấp.
• Quản lý chi phí: Tập hợp và phân loại các loại chi phí phát sinh trong nhà hàng (chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí thuê mặt bằng, chi phí điện nước,…) giúp kiểm soát và tối ưu hóa chi phí.
• Báo cáo đa dạng: Cung cấp hệ thống báo cáo kế toán đa dạng và trực quan (báo cáo doanh thu, báo cáo chi phí, báo cáo lãi lỗ, báo cáo tồn kho,…) giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình tài chính của nhà hàng một cách nhanh chóng và đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời.
• Kê khai thuế: Hỗ trợ các nghiệp vụ kê khai thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN theo đúng quy định của pháp luật.
• Truy cập mọi lúc mọi nơi: Với nền tảng trực tuyến, kế toán và nhà quản lý có thể truy cập và làm việc mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có kết nối internet.
• Giao diện thân thiện: Giao diện phần mềm được thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với cả người dùng không có nhiều kinh nghiệm về kế toán.
• Tính bảo mật cao: Dữ liệu kế toán được bảo mật an toàn trên hệ thống.

Fast Accounting Online hỗ trợ quản lý và hạch toán kế toán nhà hàng hiệu quả 

Sử dụng Fast Accounting Online, nhà hàng có thể:

• Nâng cao hiệu quả công tác kế toán: Giảm thiểu thời gian và công sức cho các nghiệp vụ thủ công.
• Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán: Hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu và hạch toán.
• Cung cấp thông tin tài chính kịp thời: Hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
• Tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về kế toán và thuế.
• Tiết kiệm chi phí: So với việc thuê nhân viên kế toán toàn thời gian hoặc sử dụng các phần mềm truyền thống.

Tóm lại, công việc kế toán nhà hàng, khách sạn đòi hỏi sự tỉ mỉ trong việc theo dõi các nghiệp vụ đặc thù như quản lý định mức, chi phí nguyên vật liệu, doanh thu dịch vụ và tồn kho. Việc áp dụng các phần mềm chuyên nghiệp như Fast Accounting sẽ hỗ trợ hiệu quả cho việc quản lý và phát triển bền vững của doanh nghiệp trong ngành dịch vụ đầy tiềm năng này.

Thông tin liên hệ:

• Website:https://fast.com.vn/ 
• Email: info@fast.com.vn 
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST 
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast