Chứng từ kế toán là nền tảng của công tác kế toán, đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và quản lý tài chính doanh nghiệp. Bài viết này FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ về chứng từ kế toán, các quy định liên quan và cách quản lý chúng hiệu quả.
1. Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Đây là bằng chứng bằng văn bản về các giao dịch, sự kiện kinh tế đã xảy ra, được sử dụng để ghi chép, kiểm tra và xử lý trong kế toán.
Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán bao gồm:
- Chứng từ kế toán bắt buộc: Là những mẫu chứng từ được quy định thống nhất về nội dung và hình thức theo quy định của Bộ Tài chính.
- Chứng từ kế toán hướng dẫn: Là những mẫu chứng từ được hướng dẫn về nội dung và hình thức, nhưng đơn vị có thể tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý.
- Chứng từ kế toán khác: Là những chứng từ do đơn vị tự thiết kế để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù.
2. Chứng từ kế toán dùng để làm gì?
Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp với các mục đích chính sau:
- Là cơ sở để thực hiện kế toán ban đầu: Chứng từ kế toán là điểm khởi đầu của toàn bộ quá trình kế toán. Việc lập đầy đủ và đúng quy định các chứng từ giúp doanh nghiệp xây dựng được hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Trong trường hợp không có chứng từ, doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện kế toán ban đầu hoặc thiết lập hệ thống kế toán đúng chuẩn.
- Là căn cứ để ghi sổ kế toán: Chứng từ kế toán cung cấp đầy đủ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: số tiền, đối tượng liên quan, thời điểm xảy ra… Đây là cơ sở để kế toán ghi sổ một cách minh bạch và chính xác, đảm bảo việc phân loại, ghi nhận các khoản thu – chi, tài sản, nợ phải trả được thực hiện đúng quy định.
- Ghi nhận nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh: Mỗi chứng từ kế toán được lập ra để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra và hoàn tất. Việc này giúp đảm bảo tính hợp pháp và tính chính xác cho các hoạt động tài chính, từ đó phản ánh đúng tình hình tài chính – kinh doanh của doanh nghiệp.
- Xác định trách nhiệm pháp lý: Chứng từ kế toán còn là cơ sở để xác định trách nhiệm của cá nhân hoặc bộ phận liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát, truy vết và chịu trách nhiệm theo đúng quy định pháp luật nếu có vấn đề xảy ra.
3. Phân loại chứng từ kế toán
3.1. Phân loại theo công dụng
| Loại chứng từ | Mô tả |
|---|---|
| Chứng từ chấp hành | Ghi nhận các giao dịch kinh tế – tài chính. Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu luân chuyển hàng hóa… |
| Chứng từ mệnh lệnh | Thể hiện các quyết định, chỉ đạo của người có thẩm quyền. Ví dụ: Lệnh chi tiền, lệnh nhập hàng, lệnh sản xuất… |
| Chứng từ liên hợp | Kết hợp từ hai hoặc nhiều loại chứng từ. Ví dụ: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho… |
| Chứng từ thủ tục | Dùng để đảm bảo tuân thủ quy trình kế toán. Ví dụ: Sổ ghi sổ kế toán, báo cáo tài chính… |
3.2. Phân loại theo địa điểm lập
| Loại chứng từ | Mô tả |
|---|---|
| Chứng từ bên trong | Lập trong nội bộ doanh nghiệp. Ví dụ: Bảng lương, hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản… |
| Chứng từ bên ngoài | Nhận từ bên ngoài hoặc đối tác cung cấp. Ví dụ: Hóa đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển mua ngoài… |
3.3. Phân loại theo trình tự lập
| Loại chứng từ | Mô tả |
|---|---|
| Chứng từ ban đầu | Phản ánh trực tiếp các nghiệp vụ phát sinh. Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn… |
| Chứng từ tổng hợp | Tổng hợp từ nhiều chứng từ ban đầu. Ví dụ: Bảng kê chứng từ gốc, sổ cái, bảng tổng hợp… |
3.4. Phân loại theo số lần ghi nhận
| Loại chứng từ | Mô tả |
|---|---|
| Chứng từ một lần | Ghi nhận một nghiệp vụ duy nhất. Ví dụ: Hóa đơn mua hàng. |
| Chứng từ nhiều lần | Ghi nhận lặp lại nhiều nghiệp vụ. Ví dụ: Bảng kê thanh toán lương nhiều tháng… |
3.5. Phân loại theo tính cấp bách
| Loại chứng từ | Mô tả |
|---|---|
| Chứng từ bình thường | Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh thông thường. |
| Chứng từ báo động | Phản ánh nghiệp vụ bất thường hoặc cần xử lý khẩn cấp. Ví dụ: Hợp đồng vượt định mức, thanh toán vay chậm… |
3.6. Phân loại theo hình thức thể hiện
| Loại chứng từ | Mô tả |
|---|---|
| Chứng từ thông thường | Dạng giấy tờ truyền thống. |
| Chứng từ điện tử | Lưu trữ và xử lý dưới dạng số hóa (Excel, PDF, phần mềm kế toán…). |
>>> Xem thêm: Thanh lý hợp đồng là gì? Quy trình, điều kiện và thủ tục chi tiết
4. Quy định về chứng từ kế toán hiện hành
4.1. Thông tin bắt buộc
Theo quy định của điều 16 Luật kế toán 2015, một chứng từ kế toán hợp lệ phải có các nội dung bắt buộc sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán
4.2 Về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Trích dẫn điều 18 Luật kế toán 2015:
Điều 18. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán
1. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
2. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này.
3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
4. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
5. Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
6. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
4.3. Về chữ ký trên chứng từ kế toán
Căn cứ khoản 2 điều 19 Luật kế toán 2015 quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán như sau:
Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.”
4.4. Về cách quản lý và sử dụng
Căn cứ điều 21 Luật Kế toán 2015 quy định về Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán như sau:
1. Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
2. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
3. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
4. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
5. Mẫu chứng từ kế toán mới nhất
5.1. Mẫu chứng từ kế toán theo thông tư 200
DANH MỤC VÀ BIỂU MẪU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
(Ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
| STT | TÊN CHỨNG TỪ | SỐ HIỆU |
| I. Lao động tiền lương | ||
| 1 | Bảng chấm công | 01a-LĐTL |
| 2 | Bảng chấm công làm thêm giờ | 01b-LĐTL |
| 3 | Bảng thanh toán tiền lương | 02-LĐTL |
| 4 | Bảng thanh toán tiền thưởng | 03-LĐTL |
| 5 | Giấy đi đường | 04-LĐTL |
| 6 | Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành | 05-LĐTL |
| 7 | Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ | 06-LĐTL |
| 8 | Bảng thanh toán tiền thuê ngoài | 07-LĐTL |
| 9 | Hợp đồng giao khoán | 08-LĐTL |
| 10 | Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán | 09-LĐTL |
| 11 | Bảng kê trích nộp các khoản theo lương | 10-LĐTL |
| 12 | Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội | 11-LĐTL |
| II. Hàng tồn kho | ||
| 1 | Phiếu nhập kho | 01-VT |
| 2 | Phiếu xuất kho | 02-VT |
| 3 | Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá | 03-VT |
| 4 | Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ | 04-VT |
| 5 | Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá | 05-VT |
| 6 | Bảng kê mua hàng | 06-VT |
| 7 | Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ | 07-VT |
| III. Bán hàng | ||
| 1 | Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi | 01-BH |
| 2 | Thẻ quầy hàng | 02-BH |
| IV. Tiền tệ | ||
| 1 | Phiếu thu | 01-TT |
| 2 | Phiếu chi | 02-TT |
| 3 | Giấy đề nghị tạm ứng | 03-TT |
| 4 | Giấy thanh toán tiền tạm ứng | 04-TT |
| 5 | Giấy đề nghị thanh toán | 05-TT |
| 6 | Biên lai thu tiền | 06-TT |
| 7 | Bảng kê vàng tiền tệ | 07-TT |
| 8 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) | 08a-TT |
| 9 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ) | 08b-TT |
| 10 | Bảng kê chi tiền | 09-TT |
| V. Tài sản cố định | ||
| 1 | Biên bản giao nhận TSCĐ | 01-TSCĐ |
| 2 | Biên bản thanh lý TSCĐ | 02-TSCĐ |
| 3 | Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành | 03-TSCĐ |
| 4 | Biên bản đánh giá lại TSCĐ | 04-TSCĐ |
| 5 | Biên bản kiểm kê TSCĐ | 05-TSCĐ |
| 6 | Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ | 06-TSCĐ |
5.2. Mẫu chứng từ kế toán theo thông tư 133
DANH MỤC BIỂU MẪU, GIẢI THÍCH NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP GHI CHÉP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
(Ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
| STT | TÊN CHỨNG TỪ | SỐ HIỆU |
| I. Lao động tiền lương | ||
| 1 | Bảng chấm công | 01a-LĐTL |
| 2 | Bảng chấm công làm thêm giờ | 01b-LĐTL |
| 3 | Bảng thanh toán tiền lương | 02-LĐTL |
| 4 | Bảng thanh toán tiền thưởng | 03-LĐTL |
| 5 | Giấy đi đường | 04-LĐTL |
| 6 | Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành | 05-LĐTL |
| 7 | Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ | 06-LĐTL |
| 8 | Bảng thanh toán tiền thuê ngoài | 07-LĐTL |
| 9 | Hợp đồng giao khoán | 08-LĐTL |
| 10 | Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán | 09-LĐTL |
| 11 | Bảng kê trích nộp các khoản theo lương | 10-LĐTL |
| 12 | Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội | 11-LĐTL |
| II. Hàng tồn kho | ||
| 1 | Phiếu nhập kho | 01-VT |
| 2 | Phiếu xuất kho | 02-VT |
| 3 | Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa | 03-VT |
| 4 | Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ | 04-VT |
| 5 | Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa | 05-VT |
| 6 | Bảng kê mua hàng | 06-VT |
| 7 | Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ | 07-VT |
| III. Bán hàng | ||
| 1 | Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi | 01-BH |
| 2 | Thẻ quầy hàng | 02-BH |
| IV. Tiền tệ | ||
| 1 | Phiếu thu | 01-TT |
| 2 | Phiếu chi | 02-TT |
| 3 | Giấy đề nghị tạm ứng | 03-TT |
| 4 | Giấy thanh toán tiền tạm ứng | 04-TT |
| 5 | Giấy đề nghị thanh toán | 05-TT |
| 6 | Biên lai thu tiền | 06-TT |
| 7 | Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý | 07-TT |
| 8 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) | 08a-TT |
| 9 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý) | 08b-TT |
| 10 | Bảng kê chi tiền | 09-TT |
| V. Tài sản cố định | ||
| 1 | Biên bản giao nhận TSCĐ | 01-TSCĐ |
| 2 | Biên bản thanh lý TSCĐ | 02-TSCĐ |
| 3 | Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành | 03-TSCĐ |
| 4 | Biên bản đánh giá lại TSCĐ | 04-TSCĐ |
| 5 | Biên bản kiểm kê TSCĐ | 05-TSCĐ |
| 6 | Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ | 06-TSCĐ |
6. Trình tự xử lý chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý và nghiệp vụ quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp và thuận tiện trong việc kiểm tra, đối chiếu, chứng từ kế toán cần được xử lý theo một quy trình rõ ràng, bao gồm 5 bước sau:
Bước 1. Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ
Chứng từ kế toán được lập tại các bộ phận nghiệp vụ hoặc tiếp nhận từ bên ngoài, sau đó chuyển về phòng kế toán. Kế toán viên sẽ tiếp nhận, đối chiếu với các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ và xác nhận với các bên liên quan nhằm đảm bảo tính chính xác trước khi ghi sổ.
Bước 2. Dịch chứng từ sang tiếng Việt (nếu có)
Đối với các chứng từ được lập bằng tiếng nước ngoài, doanh nghiệp có trách nhiệm dịch sang tiếng Việt nếu sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Bản dịch phải đi kèm bản gốc và do doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính chính xác (theo Khoản 5, Điều 5, Nghị định 174/2016/NĐ-CP).
Bước 3. Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp
Trước khi sử dụng chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán, kế toán cần kiểm tra các yếu tố sau:
-
Hình thức, nội dung chứng từ có tuân thủ đúng quy định pháp luật không.
-
Số liệu, thông tin có chính xác, trung thực và phản ánh đúng nghiệp vụ thực tế không.
-
Thông tin ghi nhận có đầy đủ, rõ ràng, không bị sửa chữa, tẩy xóa hay thiếu thông tin không.
-
Chứng từ nội bộ có được lập đúng theo quy trình quản lý chứng từ của doanh nghiệp không.
Trường hợp phát hiện chứng từ không hợp lệ, kế toán cần từ chối ghi nhận và báo cáo cho người có thẩm quyền để xử lý kịp thời.
Bước 4. Luân chuyển và ghi sổ kế toán
Sau khi được xác minh hợp lệ, chứng từ sẽ được chuyển đến các bộ phận liên quan để ký xác nhận. Tiếp đó, chứng từ được tập hợp lại tại phòng kế toán để ghi sổ kế toán và lưu trữ theo quy định.
Quá trình luân chuyển cần đảm bảo có đầy đủ chữ ký xác nhận để tránh thất lạc và tranh chấp sau này.
Bước 5. Bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ
Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định về lưu trữ và bảo quản chứng từ:
-
Chứng từ sau khi sử dụng phải được lưu trữ theo trình tự thời gian, có phân loại rõ ràng theo kỳ kế toán.
-
Việc lưu trữ cần đảm bảo điều kiện vật chất phù hợp để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra, quyết toán thuế.
-
Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ chỉ được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật, trừ khi có yêu cầu khác từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
-
Doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, trung thực, minh bạch chứng từ kế toán khi có yêu cầu từ cơ quan thuế hoặc cơ quan chức năng.
7. Quản lý chứng từ kế toán hiệu quả với Fast Accounting
Fast Accounting là một phần mềm kế toán được thiết kế để hỗ trợ quản lý chứng từ kế toán một cách hiệu quả. Phần mềm này cung cấp nhiều tính năng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý chứng từ, bao gồm:
- Lưu trữ và tổ chức chứng từ điện tử một cách có hệ thống.
- Tự động hóa việc nhập liệu và phân loại chứng từ.
- Tích hợp chữ ký điện tử để đảm bảo tính xác thực.
- Cung cấp khả năng truy xuất nhanh chóng và dễ dàng.
- Hỗ trợ kiểm tra và đối chiếu chứng từ tự động.
- Tạo báo cáo tài chính từ dữ liệu chứng từ, và đảm bảo an toàn dữ liệu với hệ thống sao lưu tự động.
Bằng cách sử dụng Fast Accounting, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, tăng cường tuân thủ quy định và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính tổng thể.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast