Kế toán là bộ phận then chốt trong mọi doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý tài chính, công nợ, lương thưởng và hàng loạt nghiệp vụ quan trọng khác. Để đảm bảo công việc trơn tru, hạn chế rủi ro và tiết kiệm thời gian, kế toán viên cần nắm vững các nghiệp vụ kế toán cơ bản và áp dụng công cụ phù hợp. Trong bài viết sau, FAST sẽ giải đáp rõ hơn về nghiệp vụ kế toán là gì và các nghiệp vụ cơ bản dành cho doanh nghiệp.
1. Nghiệp vụ kế toán là gì?
Nghiệp vụ kế toán là các công việc chuyên môn mà kế toán viên thực hiện hàng ngày để ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin tài chính phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp. Theo Ủy ban Nguyên tắc Kế toán Mỹ (APB), đây là tiến trình đo lường và cung cấp thông tin kinh tế nhằm hỗ trợ việc ra quyết định.
Các nghiệp vụ bao gồm: mua bán hàng hóa, thu chi tiền mặt, quản lý tài sản, lập bút toán và báo cáo tài chính… Dù là nghiệp vụ nhỏ nhất, mỗi bước đều ảnh hưởng trực tiếp đến tính minh bạch và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Hiểu và thực hiện đúng nghiệp vụ kế toán không chỉ là yêu cầu chuyên môn, mà còn là điểm tiên quyết giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, tối ưu dòng tiền và phát triển bền vững.
2. Trường hợp cần sử dụng nghiệp vụ kế toán
Nghiệp vụ kế toán giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh hiệu quả. Dưới đây là những trường hợp thường gặp khi cần sử dụng nghiệp vụ kế toán:
- Lập báo cáo tài chính: Giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính qua các báo cáo tài sản, báo cáo lãi lỗ, báo cáo dòng tiền và báo cáo vốn chủ sở hữu. Việc này cần kỹ năng kế toán để đảm bảo số liệu chính xác và rõ ràng.
- Quản lý thuế: Hỗ trợ doanh nghiệp tính toán, kê khai và nộp thuế đúng quy định, tránh vi phạm và bị phạt từ cơ quan thuế.
- Quản lý ngân sách: Giúp lên kế hoạch và kiểm soát chi tiêu, đảm bảo ngân sách sử dụng hiệu quả và tránh lãng phí.
- Kiểm toán: Khi doanh nghiệp cần kiểm toán độc lập, nghiệp vụ kế toán cung cấp số liệu và hồ sơ chính xác để hỗ trợ việc đánh giá tài chính.
- Quản lý tài sản: Theo dõi, ghi nhận và bảo trì tài sản doanh nghiệp, giúp duy trì và phát huy giá trị tài sản một cách hiệu quả.
Ngoài ra, nghiệp vụ kế toán còn được áp dụng trong việc quản lý chi phí, quản lý vốn và kiểm soát rủi ro tài chính.
3. 10 nghiệp vụ kế toán cơ bản trong doanh nghiệp cần nắm vững
Trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, việc nắm vững các nghiệp vụ kế toán cơ bản là yếu tố then chốt giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính. Dưới đây là 10 nghiệp vụ kế toán quan trọng mà bất kỳ kế toán viên nào cũng cần thành thạo.
3.1 Nghiệp vụ kế toán mua hàng
| Trường hợp mua hàng | Mô tả | Hạch toán Nợ | Hạch toán Có |
| Mua hàng hóa nhập kho | Mua nguyên vật liệu, hàng hóa nhập kho | TK 156, 152, 153 (giá trị chưa thuế GTGT)
TK 1331 (thuế GTGT đầu vào) |
TK 111, 112, 331 (tổng tiền thanh toán) |
| Mua hàng hóa dịch vụ không nhập kho | Mua dịch vụ phục vụ sản xuất kinh doanh (thuê xe, thuê văn phòng,…) | TK 642, 242, 211,… (giá trị chưa thuế GTGT)
TK 1331 (thuế GTGT đầu vào) |
TK 111, 112, 331 (tổng tiền thanh toán) |
| Nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ | Nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ, hạch toán theo tỷ giá thực tế | TK 152, 156 (giá trị hàng nhập khẩu chưa thuế)
TK 156 (thuế nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt,…) TK 33312 (thuế GTGT nhập khẩu được khấu trừ) |
TK 331, 112 (tổng tiền thanh toán)
TK 3333, 3332, các TK thuế tương ứng |
| Chi phí mua hàng | Chi phí liên quan trực tiếp mua hàng (vận chuyển, lắp đặt,…) | TK 156, 211,…
TK 1331 (thuế GTGT đầu vào) |
TK 111, 112, 331 (tổng chi phí thanh toán) |
| Mua hàng được hưởng chiết khấu | Chiết khấu thanh toán hoặc thương mại khi mua hàng | Nợ TK 111, 112 (chiết khấu thanh toán)
Nợ TK 331, 111, 112 (chiết khấu thương mại) |
Có TK 515 (doanh thu khác) hoặc TK 156, 152 (giảm giá trị hàng tồn kho) |
3.2 Nghiệp vụ kế toán bán hàng
| Nghiệp vụ bán hàng | Mô tả | Hạch toán Nợ | Hạch toán Có |
| Ghi nhận doanh thu bán hàng | Bán hàng hóa/dịch vụ có hóa đơn GTGT | TK 111, 112, 131 (tiền mặt, chuyển khoản, công nợ khách) | TK 511 (doanh thu chưa thuế)
TK 3331 (thuế GTGT đầu ra) |
| Ghi nhận giá vốn hàng bán | Hạch toán giá vốn hàng hóa xuất kho đồng thời với doanh thu | TK 632 (giá vốn hàng bán) | TK 156, 152, 153 (giảm giá trị hàng tồn kho) |
| Xử lý chiết khấu, giảm giá bán hàng | Điều chỉnh doanh thu và giá vốn hoặc chi phí khi có chiết khấu thanh toán hoặc thương mại | (Tùy trường hợp: Nợ TK 635 hoặc các TK liên quan) | Giảm doanh thu, giá vốn hoặc chi phí tương ứng |
| Quản lý công nợ và thanh toán | Theo dõi công nợ khách hàng, ghi nhận khi nhận thanh toán | TK 111, 112 (tiền mặt, chuyển khoản) | TK 131 (phải thu khách hàng) |
| Bán hàng không xuất hóa đơn | Bán hàng miễn thuế hoặc nội bộ không phát sinh hóa đơn, doanh thu vẫn được ghi nhận | TK 111, 112, 131 (tiền thu hoặc công nợ) | TK 511 (doanh thu không có thuế GTGT) |
3.3. Nghiệp vụ kế toán CCDC
| Nghiệp vụ | Mô tả | Nợ | Có |
| Mua công cụ dụng cụ nhập kho | Mua về chưa sử dụng hoặc dùng một phần | TK 153 (Giá trị CCDC)
TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ) |
TK 111, 112, 331 (Thanh toán) |
| Mua công cụ dụng cụ xuất dùng ngay | Bàn ghế, máy tính không nhập kho | TK 242, 241 (CCDC xuất dùng)
TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ) |
TK 111, 112, 331 (Thanh toán) |
| Xuất dùng công cụ dụng cụ một lần | CCDC tiêu hao nhanh, dùng 1 lần | TK 153 (Giá trị CCDC sử dụng) | TK 153 (Giá trị CCDC trong kho) |
| Xuất dùng công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần | CCDC dùng lâu dài, phân bổ dần | TK 242, 241 (CCDC xuất dùng để phân bổ) | TK 153 (Giá trị CCDC trong kho) |
| Phân bổ chi phí công cụ dụng cụ | Phân bổ chi phí theo từng bộ phận sử dụng | TK 154 (Sản xuất), TK 641 (Kinh doanh), TK 642 (Quản lý) | TK 242, 241 (CCDC đã xuất dùng) |
3.4. Nghiệp vụ kế toán tài sản cố định
| Nghiệp vụ | Mô tả | Nợ | Có |
| Mua tài sản cố định | Bao gồm chi phí liên quan đến mua sắm TSCĐ | TK 211: Giá trị tài sản cố định (chưa thuế, gồm thuế trước bạ, vận chuyển, lắp đặt…)
TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ |
TK 111, 112, 331: Tổng thanh toán |
| Trích khấu hao định kỳ tài sản cố định | Phân bổ khấu hao theo bộ phận sử dụng | TK 154, 641, 642, 627,…: Chi phí bộ phận sử dụng | TK 214: Khấu hao tài sản cố định |
| Thanh lý, nhượng bán tài sản cố định | Xóa sổ tài sản khỏi sổ sách và ghi nhận doanh thu thanh lý, nhượng bán | TK 214: Giá trị đã khấu hao, TK 811: Giá trị còn lại của tài sản cố định
TK 111, 112, 131,…: Tiền thu được từ thanh lý, nhượng bán |
TK 211: Nguyên giá tài sản cố định
TK 711: Doanh thu từ thanh lý, nhượng bán TK 3331: Thuế GTGT bán ra |
| Xóa sổ tài sản cố định | Ghi nhận chi phí khi thanh lý TSCĐ | TK 811: Chi phí thanh lý
TK 214: |
Có TK 211: Nguyên giá của TSCĐ |
| Sửa chữa tài sản cố định trước thanh lý | Chi phí sửa chữa trước khi thanh lý TSCĐ | TK 154, 641, 642: Chi phí sửa chữa
TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ |
TK 111, 112, 331: Tổng chi phí sửa chữa |
3.5. Nghiệp vụ kế toán lương và các khoản trích theo lương
| Nghiệp vụ | Mô tả | Nợ | Có |
| Hạch toán chi phí lương theo bộ phận | Ghi nhận tổng lương phải trả cho nhân viên | TK 154, 641, 642: Chi phí lương các bộ phận tương ứng | TK 334: Phải trả người lao động |
| Hạch toán chi phí bảo hiểm do doanh nghiệp chịu | Bao gồm phần bảo hiểm mà doanh nghiệp phải nộp | TK 154, 641, 642, 627,…: Chi phí bảo hiểm các bộ phận | TK 3382: Kinh phí công đoàn
TK 3383: BHXH TK 3384: BHYT TK 3385: BHTN |
| Trích các khoản trừ vào lương của người lao động (BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn) | Các khoản bảo hiểm và trích theo lương trừ vào lương người lao động | TK 334: Trừ lương nhân viên | TK 3382: Kinh phí công đoàn
TK 3383: BHXH TK 3384: BHYT TK 3385: BHTN |
| Thanh toán lương cho nhân viên (sau khi trừ các khoản bảo hiểm, thuế TNCN) | Chi trả tiền lương thực nhận cho nhân viên | TK 334: Lương thực lĩnh = Tổng lương – Các khoản giảm trừ | TK 111, 112: Thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản |
| Doanh nghiệp nộp các khoản bảo hiểm, thuế TNCN | Nộp các khoản bảo hiểm và thuế đã trích theo quy định | TK 3383: BHXH
TK 3384: BHYT TK 3385: BHTN TK 3382: Kinh phí công đoàn |
TK 111, 112: Thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản |
3.6. Nghiệp vụ kế toán chiết khấu thanh toán
| Nghiệp vụ | Mô tả | Nợ | Có |
| Mua hàng hóa (bên mua) | Ghi nhận hàng hóa nhập kho và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ | TK 152, 153, 156: Giá trị hàng hóa, vật liệu
TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ |
TK 111, 112, 331, 1388: Tổng thanh toán |
| Khi được chiết khấu (bên mua) | Ghi nhận giảm trừ thanh toán | TK 111, 112, 331, 1388: Giá trị chiết khấu | TK 111, 112, 331: Phải trả người bán giảm do chiết khấu |
| Ghi nhận giá vốn (bên bán) | Ghi nhận giá vốn hàng bán | TK 632: Giá vốn hàng bán | TK 152, 153, 154, 155, 156: Giá trị hàng hóa xuất bán |
| Ghi nhận doanh thu (bên bán) | Ghi nhận doanh thu bán hàng | TK 111, 112, 131: Tổng giá trị hàng bán | TK 511: Doanh thu hàng bán |
| Chiết khấu cho khách hàng (bên bán) | Ghi nhận chiết khấu giảm doanh thu | TK 711, 515: Doanh thu giảm do chiết khấu | TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
TK 111, 112, 131, 3388: Thanh toán chiết khấu |
3.7. Hạch toán chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán
| Nghiệp vụ | Ghi chú | Nợ | Có |
| Khi mua hàng hóa (bên mua) | Ghi nhận nhập kho và thanh toán | TK 152, 153, 156: Giá trị hàng hóa, vật liệu | TK 111, 112, 331: Thanh toán |
| Khi nhận chiết khấu, giảm giá (bên mua) | Ghi nhận giảm trừ giá mua | TK 111, 112, 331, 1388: Tổng giá trị chiết khấu, giảm giá | TK 152, 153, 156: Giá trị vật liệu, hàng hóa được chiết khấu, giảm giá |
| Ghi nhận giá vốn (bên bán) | Ghi nhận giá vốn hàng bán | TK 632: Giá vốn hàng bán | TK 152, 153, 154, 155, 156: Giá trị vật liệu, hàng hóa xuất bán |
| Ghi nhận doanh thu (bên bán) | Ghi nhận doanh thu bán hàng | TK 111, 112, 131: Tổng giá trị hàng bán | TK 511: Doanh thu hàng bán |
| Chiết khấu cho khách hàng (bên bán) | Ghi nhận chiết khấu, giảm giá bán | TK 5211, 5213: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán | TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
TK 111, 112, 131, 3388: Thanh toán chiết khấu |
3.8. Nghiệp vụ kế toán hàng bán bị trả lại
| Nghiệp vụ | Ghi chú | Nợ | Có |
| Khi mua hàng hóa (bên mua) | Ghi nhận nhập kho và thanh toán | TK 152, 153, 156: Giá trị vật liệu, hàng hóa
TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ |
TK 111, 112, 331: Giá trị thanh toán trên hóa đơn |
| Khi trả lại hàng (bên mua) | Ghi nhận giảm trừ hàng mua | TK 111, 112, 331, 1388: Giá trị hàng trả lại | TK 152, 153, 156: Giá trị hàng hóa trả lại |
| Ghi nhận giá vốn (bên bán) | Ghi nhận giá vốn hàng bán | TK 632: Giá vốn hàng bán | TK 152, 153, 154, 155, 156: Giá trị hàng hóa xuất bán |
| Ghi nhận doanh thu (bên bán) | Ghi nhận doanh thu bán hàng | TK 111, 112, 131: Tổng giá trị hàng bán | TK 511: Doanh thu hàng bán |
| Hạch toán hàng bị trả lại (bên bán) | Ghi nhận giảm trừ doanh thu | TK 5212: Chiết khấu thương mại hàng bị trả lại | TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
TK 111, 112, 131, 3388: Thanh toán chiết khấu |
| Hàng bị trả lại nhập kho (bên bán) | Nhập kho hàng bị trả lại | TK 156: Giá trị hàng trả lại | TK 632: Giá vốn hàng trả lại |
3.9. Nghiệp vụ kế toán hoa hồng đại lý
| Nghiệp vụ | Ghi chú | Nợ | Có |
| Hàng hóa xuất kho gửi đại lý | Ghi nhận hàng gửi đại lý | TK 157: Hàng hóa gửi bán đại lý | TK 155, 156: Hàng hóa, vật liệu trong kho |
| Hạch toán giá vốn hàng gửi bán | Ghi nhận giá vốn hàng gửi bán | TK 632: Giá vốn hàng bán | TK 157: Hàng hóa gửi bán đại lý |
| Ghi nhận doanh thu | Ghi nhận doanh thu bán hàng | TK 111, 112, 131: Tiền thu từ bán hàng | TK 511: Doanh thu bán hàng |
| Hoa hồng cho đại lý | Ghi nhận chi phí hoa hồng đại lý | TK 641: Chi phí hoa hồng đại lý | TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
TK 111, 112, 131, 3388: Thanh toán hoa hồng |
3.10. Một số bút toán chuyển kết cuối kỳ
| Nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ | Nợ | Có | Ghi chú |
| Kết chuyển thuế GTGT đầu vào và đầu ra | TK 3331: Thuế GTGT được khấu trừ | TK 1331: Thuế GTGT phải nộp | Kết chuyển thuế GTGT đầu vào và đầu ra |
| Kết chuyển giá vốn hàng bán | TK 911: Xác định kết quả kinh doanh | TK 632: Giá vốn hàng bán | Kết chuyển giá vốn vào tài khoản kết quả kinh doanh |
| Kết chuyển chi phí quản lý, kinh doanh | TK 911 | TK 642, TK 641: Chi phí quản lý, kinh doanh | Kết chuyển chi phí quản lý, kinh doanh |
| Kết chuyển chi phí tài chính | TK 911 | TK 635: Chi phí tài chính | Kết chuyển chi phí tài chính |
| Kết chuyển chi phí khác | TK 911 | TK 811: Chi phí khác | Kết chuyển chi phí khác |
| Kết chuyển doanh thu | TK 511: Doanh thu | TK 911 | Kết chuyển doanh thu vào kết quả kinh doanh |
| Kết chuyển thu nhập tài chính | TK 515: Thu nhập tài chính | TK 911 | Kết chuyển thu nhập tài chính |
| Kết chuyển thu nhập khác | TK 711: Thu nhập khác | TK 911 | Kết chuyển thu nhập khác |
| Tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tạm tính | TK 821: Chi phí thuế TNDN | TK 3334: Thuế TNDN phải nộp | Hạch toán thuế TNDN tạm tính |
| Kết chuyển chi phí thuế TNDN | TK 911 | TK 821 | Kết chuyển chi phí thuế TNDN |
| Kết chuyển lợi nhuận sau thuế | TK 911 | TK 4212: Lợi nhuận sau thuế | Kết chuyển lợi nhuận sau thuế vào vốn chủ sở hữu |
| Kết chuyển lỗ (nếu có) | TK 4212: Lỗ lũy kế | TK 911 | Kết chuyển lỗ vào vốn chủ sở hữu |
Một số bút toán cuối kỳ khác bao gồm: hạch toán chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương, trích khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí trả trước, kết chuyển các khoản thuế GTGT, doanh thu, chi phí và các khoản lãi lỗ phát sinh trong kỳ.
4. Quản trị tài chính kế toán chuyên nghiệp cùng Fast Accounting Online
Fast Accounting Online là giải pháp quản trị tài chính kế toán chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kế toán từ ghi nhận phát sinh, quản lý công cụ dụng cụ, tài sản cố định đến kết chuyển cuối kỳ một cách nhanh chóng và chính xác.
Điểm nổi bật của Fast Accounting Online bao gồm:
- Tự động hóa quy trình hạch toán, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
- Quản lý chi tiết và theo dõi sát sao các nghiệp vụ kế toán phát sinh hàng ngày.
- Hỗ trợ kết chuyển thuế, giá vốn, chi phí và lợi nhuận theo đúng quy định.
- Báo cáo tài chính đa dạng, rõ ràng, giúp ban lãnh đạo ra quyết định kịp thời.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.
Nghiệp vụ kế toán là một phần không thể thiếu trong việc quản lý và kiểm soát tài chính của doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo. Trong thời đại công nghệ số, việc áp dụng phần mềm kế toán hiện đại như Fast Accounting Online góp phần tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc. Sự kết hợp giữa nghiệp vụ kế toán truyền thống và công nghệ hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh ngày càng khắt khe.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast