fbpx

Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ? Hướng dẫn hạch toán chi tiết

19/01/2025

19/01/2025

30

Phân bổ công cụ dụng cụ là một nghiệp vụ quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, giúp phản ánh chính xác chi phí trong từng kỳ kế toán. Vậy cách tính phân bổ công cụ dụng cụ như thế nào? Làm sao để thực hiện hạch toán chi tiết và đúng quy định? Trong bài viết dưới đây, FAST sẽ cung cấp hướng dẫn cụ thể, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý và hạch toán.

Mục lục

1. Công cụ dụng cụ là gì? Tại sao cần phân bổ công cụ dụng cụ?

1.1. Công cụ dụng cụ là gì?

Công cụ dụng cụ là những tài sản doanh nghiệp sử dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng không đủ điều kiện để ghi nhận là tài sản cố định. Các đặc điểm cơ bản của công cụ dụng cụ gồm:

  • Có giá trị thấp hơn mức tối thiểu quy định để trở thành tài sản cố định.
  • Thời gian sử dụng ngắn (dưới một năm) hoặc không đủ tiêu chí về mặt kỹ thuật.
  • Gồm các loại như dụng cụ như: 
    • Dụng cụ văn phòng: Bao gồm bàn ghế, tủ tài liệu, kệ sách, máy in, máy scan, điện thoại bàn, và các thiết bị văn phòng khác.
    • Máy móc nhỏ và thiết bị phụ trợ: Các loại máy móc có giá trị thấp như máy cắt, máy hàn nhỏ, máy khoan cầm tay, máy đóng gói mini, hoặc các thiết bị phụ trợ như bộ gá lắp, dụng cụ đo lường.
    • Dụng cụ sản xuất: Các vật tư sử dụng trực tiếp trong sản xuất như khuôn đúc, đồ gá, dụng cụ cầm tay, thiết bị bảo dưỡng máy móc, hoặc các vật tư phụ khác.
    • Vật tư và bao bì luân chuyển: Bao gồm các loại bao bì đóng gói hàng hóa (nếu có tính hao mòn để trừ dần giá trị), thùng chứa, pallet, hoặc các công cụ hỗ trợ vận chuyển và lưu trữ hàng hóa.
    • Đồ dùng thuê hoặc phục vụ kinh doanh dài kỳ: Các dụng cụ, đồ dùng liên quan đến hoạt động kinh doanh như đồ dùng cho thuê, thiết bị trình chiếu, hoặc dụng cụ phục vụ sự kiện.
    • Dụng cụ đặc thù: Bao gồm quần áo bảo hộ, giày dép chuyên dụng, mũ bảo hiểm, kính bảo hộ, hoặc các thiết bị an toàn lao động khác phục vụ cho công việc trong các ngành nghề đặc thù như xây dựng, sản xuất, hoặc y tế.
    • Đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ: Ví dụ như chai, lọ, đồ dùng thí nghiệm, hoặc các vật dụng tương tự được sử dụng trong các hoạt động sản xuất hoặc nghiên cứu.
    • Phương tiện quản lý: Gồm các công cụ hỗ trợ quản lý doanh nghiệp như bảng biểu, phần mềm quản lý dùng ngắn hạn (nếu không đạt tiêu chí ghi nhận là tài sản cố định).

Công cụ dụng cụ là gì

1.2. Tại sao cần phân bổ công cụ dụng cụ?

Phân bổ công cụ dụng cụ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và sử dụng tài sản doanh nghiệp hiệu quả, cụ thể:

  • Phản ánh đúng chi phí sản xuất, kinh doanh: Thay vì ghi nhận toàn bộ chi phí khi mua sắm, việc phân bổ giúp trải đều chi phí theo thời gian sử dụng, đảm bảo tính hợp lý trong báo cáo tài chính.
  • Quản lý và kiểm soát tài sản hiệu quả: Phân bổ công cụ dụng cụ giúp doanh nghiệp theo dõi quá trình sử dụng, tránh lãng phí hoặc thất thoát tài sản.
  • Tuân thủ quy định kế toán: Theo quy định pháp luật, các khoản chi phí liên quan đến công cụ dụng cụ cần được phân bổ dần để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong sổ sách kế toán.

2. Cách tính thời gian phân bổ công cụ dụng cụ

Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ là khoảng thời gian mà chi phí mua sắm công cụ dụng cụ được ghi nhận và trải đều trong các kỳ kế toán. Thời gian này được xác định dựa trên giá trị, thời gian sử dụng thực tế hoặc công suất sử dụng của công cụ dụng cụ, giúp phản ánh chính xác chi phí vào từng kỳ hoạt động của doanh nghiệp.

Theo quy định tại khoản 2, điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:

“Đối với tài sản là công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển,… không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm.”

Điều này có nghĩa là thời gian tính phân bổ chi phí công cụ dụng cụ được giới hạn tối đa là 3 năm, đảm bảo chi phí được ghi nhận hợp lý và phù hợp với quy định của pháp luật.

 Cách tính thời gian phân bổ công cụ dụng cụ

2.1. Phân bổ theo giá trị công cụ dụng cụ

Nguyên tắc: Với các công cụ dụng cụ có giá trị lớn, thời gian phân bổ thường dài hơn để giảm áp lực chi phí trong kỳ. Ngược lại, các công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ có thể được phân bổ toàn bộ ngay trong kỳ sử dụng đầu tiên.

Cách tính:

Giá trị công cụ dụng cụ
Mức phân bổ hàng kỳ = ———————————————–
Tổng thời gian phân bổ

Ví dụ: Một công cụ có giá trị 12 triệu đồng, phân bổ trong 12 tháng thì mức phân bổ hàng tháng là 1 triệu đồng.

2.2. Phân bổ theo thời gian sử dụng

Nguyên tắc: Thời gian sử dụng thực tế của công cụ dụng cụ được dựa trên đặc điểm kỹ thuật, tình trạng sử dụng và quy định nội bộ doanh nghiệp.

Cách tính:

Giá trị công cụ dụng cụ
Mức phân bổ hàng kỳ = ———————————————–
Thời gian sử dụng thực tế (số kỳ)

Ví dụ: Một máy móc nhỏ trị giá 24 triệu đồng, dự kiến sử dụng trong 24 tháng, thì mức phân bổ mỗi tháng là 1 triệu đồng.

2.3. Phân bổ theo công suất sử dụng

Nguyên tắc: Áp dụng cho các công cụ dụng cụ có mức sử dụng không đồng đều qua các kỳ. Chi phí được phân bổ dựa trên khối lượng hoặc số giờ công cụ được sử dụng thực tế.

Cách tính:

Giá trị công cụ dụng cụ
Mức phân bổ mỗi kỳ = ————————————- x Công suất sử dụng thực tế trong kỳ
Tổng công suất dự kiến

Ví dụ: Một máy cắt trị giá 10 triệu đồng, tổng công suất dự kiến 1.000 giờ, nếu kỳ này sử dụng 100 giờ thì mức phân bổ cho kỳ này là:

(10.000.000/1.000)*100 = 1.000.000 đồng

3. Các phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ

Việc phân bổ công cụ dụng cụ là một phần quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, giúp ghi nhận chính xác chi phí theo từng kỳ hoạt động. Dưới đây là hai phương pháp phân bổ phổ biến dựa trên giá trị và thời gian sử dụng của công cụ dụng cụ.

Các phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ

3.1 Nếu công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và sử dụng cho 1 kỳ

Đặc điểm: Công cụ dụng cụ có giá trị thấp và thời gian sử dụng ngắn (chỉ trong một kỳ hoạt động).

Phương pháp phân bổ:

  • Toàn bộ giá trị của công cụ dụng cụ được ghi nhận vào chi phí ngay trong kỳ sử dụng đầu tiên.
  • Không cần phân bổ qua nhiều kỳ, điều này đơn giản hóa việc hạch toán và tiết kiệm thời gian.

Ví dụ: Một doanh nghiệp mua bút viết trị giá 500.000 đồng và sử dụng hết trong tháng. Toàn bộ giá trị này sẽ được hạch toán vào chi phí văn phòng phẩm của tháng đó.

3.2 Nếu công cụ dụng cụ có giá trị lớn và sử dụng cho nhiều kỳ

Đặc điểm: Công cụ dụng cụ có giá trị cao và thời gian sử dụng kéo dài qua nhiều kỳ kế toán.

Phương pháp phân bổ:

  • Phân bổ giá trị công cụ dụng cụ theo từng kỳ sử dụng.
  • Có thể áp dụng các tiêu chí phân bổ như giá trị, thời gian sử dụng, hoặc công suất sử dụng thực tế.
  • Ghi nhận chi phí vào từng kỳ để phản ánh đúng chi phí sản xuất hoặc hoạt động kinh doanh.

Ví dụ: Một doanh nghiệp mua máy photocopy trị giá 12 triệu đồng, dự kiến sử dụng trong 12 tháng. Mỗi tháng, doanh nghiệp sẽ phân bổ 1 triệu đồng vào chi phí quản lý văn phòng.

4. Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ nhiều kỳ

Giá trị phân bổ công cụ dụng cụ hàng năm = Giá trị công cụ dụng cụ / Thời gian phân bổ (phân bổ thời gian không quá 3 năm):

Giá trị phân bổ công cụ dụng cụ hàng năm = Giá trị công cụ dụng cụ

————————————-

Thời gian phân bổ (phân bổ thời gian không quá 3 năm)

 

Giá trị phân bổ hàng tháng = Số tiền phân bổ hàng năm

————————————-

12 tháng

Nếu mua dụng cụ về sử dụng ngay không trọn tháng, không sử dụng vào ngày 1 của tháng thì phải tính ngày đưa công cụ dụng cụ vào sử dụng và tính phân bổ như sau:

Số tiền phân bổ trong tháng phát sinh = Giá trị công cụ dụng cụ

————————————-

Thời gian phân bổ x Tổng số ngày trong tháng

x Số ngày sử dụng trong tháng

Trong đó: Số ngày sử dụng trong tháng = Tổng số ngày trong tháng có phát sinh mua dụng cụ – Ngày bắt đầu đưa vào sử dụng + 1.

Ví dụ: Ngày 15/07/2022, Công ty Tấn Phát mua 1 máy lạnh trị giá 15.000.000 đồng chưa VAT, đã bao gồm chi phí vận chuyển. Mua về sử dụng ngay cho bộ phận văn phòng. Như vậy, cách tính phân bổ công cụ dụng cụ chi tiết như sau:

Bước 1: Xác định khoảng thời gian phân bổ công cụ dụng cụ:

Công ty phân bổ trong thời gian là 1 năm (12 tháng).

Bước 2: Xác định mức phân bổ trong tháng 7/2022:

Mức phân bổ trong tháng 7/2022 = [Giá trị công cụ dụng cụ / (Thời gian phân bổ x Tổng số ngày trong tháng 7/2022)] x Số ngày sử dụng trong tháng 7/2022 = [15.000.000 / (12 x 31)] x 17 = 685.484 đồng/tháng.

Cách tính:

  • Giá trị công cụ dụng cụ máy lạnh: 15.000.000 đồng;
  • Thời gian phân bổ máy lạnh: 12 tháng;
  • Tổng số ngày của tháng 7/2022: 31 ngày;
  • Số ngày sử dụng trong tháng 7/2022 = Tổng số ngày tháng 7 – Ngày đưa vào sử dụng + 1 = 31 – 15 + 1 = 17 ngày.

Bước 3: Xác định mức phân bổ hàng năm như sau:

Giá trị phân bổ hàng năm = Giá trị công cụ dụng cụ (máy lạnh) / Thời gian phân bổ = 14.314.516 / 1 = 14.314.516 đồng/năm.

Diễn giải:

Giá trị máy tính = 15.000.000 – 685.484 = 14.314.516 (vì đã phân bổ trong tháng 7);

Thời gian phân bổ 1 năm.

Bước 4: Xác định giá trị phân bổ hàng tháng:

Giá trị phân bổ hàng tháng = Giá trị phân bổ dụng cụ hàng năm / 12 tháng (do đã tính phân bổ tháng 7 nên sẽ chia cho 11 tháng) = 14.314.516 / 11 = 1.301.320 đồng/tháng.

Kết luận: 

Trong tháng 7/2022, bạn phân bổ 685.484 đồng vào chi phí kinh doanh sản xuất trong kỳ, hàng tháng được được phân bổ 1.301.320 đồng và thời gian phân bổ trong 1 năm.

5. Cách hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ

5.1. Công cụ dụng cụ mua về và được sử dụng ngay trong ngày, cách hạch toán phân bổ như sau:

Trường hợp 1: Nếu giá trị công cụ dụng cụ nhỏ, thời gian sử dụng ngắn thường trong một kỳ SXKD thì hạch toán toàn bộ một lần vào chi phí:

  • Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (tùy theo bộ phận sử dụng)
  • Có TK 111, 112, 331

Trường hợp 2: Nếu công cụ dụng cụ có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu (trong nhiều kỳ SXKD) thì hạch toán ghi:

Hoạt động mua công cụ dụng cụ về nhập kho ghi:

  • Nợ TK 242
  • Có TK 111, 112, 331

Bút toán hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ hàng tháng vào chi phí:

  • Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (tùy theo bộ phận sử dụng)
  • Có TK 242

Cách hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ

5.2 Nếu mua công cụ dụng cụ về nhập kho rồi mới xuất ra dùng:

Hoạt động nhập kho công cụ dụng cụ, bút toán ghi:

  • Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ
  • Nợ TK 1331 – Thuế GTGT (nếu có)
  • Có TK 111,112, 331

Hoạt động xuất kho công cụ dụng cụ phục vụ cho sxkd: Kế toán căn cứ vào giá trị công cụ dụng cụ và thời gian sử dụng để hạch toán chi phí cho phù hợp.

  • Trường hợp 1: Công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn thì hạch toán toàn bộ một lần vào chi phí:
    • Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (tùy theo bộ phận sử dụng)
    • Có TK 153
  • Trường hợp 2: Công cụ dụng cụ có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu thì hạch toán:

Mua công cụ dụng cụ ghi:

  • Nợ TK 242
  • Có TK 153

Bút toán hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ hàng tháng vào chi phí ghi:

  • Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (tùy theo bộ phận sử dụng)
  • Có TK 242

6. Các nghiệp vụ hạch toán công cụ dụng cụ thường gặp

Hạch toán công cụ dụng cụ là một phần quan trọng trong kế toán để đảm bảo phản ánh chính xác tình hình tài chính và chi phí của doanh nghiệp. Dưới đây là các nghiệp vụ thường gặp liên quan đến công cụ dụng cụ.

Các nghiệp vụ hạch toán công cụ dụng cụ thường gặp

6.1. Mua công cụ dụng cụ và đưa vào kho

Nghiệp vụ: Khi doanh nghiệp mua công cụ dụng cụ nhưng chưa sử dụng ngay mà nhập kho để sử dụng sau.

Hạch toán:

  • Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ.
  • Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
  • Có TK 111, 112 hoặc 331 – Tiền mặt, ngân hàng hoặc phải trả người bán.

6.2. Xuất kho công cụ dụng cụ đưa vào sử dụng

Nghiệp vụ: Khi công cụ dụng cụ được xuất kho để sử dụng trong sản xuất, kinh doanh hoặc quản lý.

Hạch toán:

  • Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (nếu cần phân bổ).
  • Có TK 153 – Công cụ dụng cụ.

6.3. Phân bổ chi phí công cụ dụng cụ vào các kỳ

Nghiệp vụ: Phân bổ giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc quản lý theo thời gian sử dụng.

Hạch toán:

  • Nợ các TK chi phí liên quan:
    • TK 627 – Chi phí sản xuất chung.
    • TK 641 – Chi phí bán hàng.
    • TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
  • Có TK 242 – Chi phí trả trước.

6.4. Thanh lý công cụ dụng cụ

Nghiệp vụ: Khi công cụ dụng cụ không còn sử dụng được hoặc hết thời gian sử dụng, doanh nghiệp thực hiện thanh lý.

Hạch toán:

  • Nợ TK 2147 – Hao mòn tài sản cố định.
  • Nợ TK 111, 112 (nếu có thu tiền).
  • Có TK 153 – Công cụ dụng cụ.

6.5. Hạch toán trường hợp công cụ dụng cụ hư hỏng, mất mát

Nghiệp vụ: Khi công cụ dụng cụ bị hư hỏng hoặc mất mát mà không thể tiếp tục sử dụng.

Hạch toán:

  • Nợ TK 811 – Chi phí khác (nếu không thu hồi được giá trị còn lại).
  • Có TK 153 – Công cụ dụng cụ.

6.6. Điều chuyển công cụ dụng cụ giữa các bộ phận

Nghiệp vụ: Khi công cụ dụng cụ được chuyển từ một bộ phận này sang bộ phận khác.

Hạch toán:

  • Không thay đổi giá trị trên sổ sách nhưng cần điều chỉnh theo dõi nội bộ để phản ánh đúng vị trí sử dụng.

7. Lưu ý khi phân bổ công cụ dụng cụ

Việc phân bổ công cụ dụng cụ cần được thực hiện chính xác để đảm bảo phản ánh đúng chi phí trong các kỳ hạch toán và phù hợp với quy định kế toán. Dưới đây là các lưu ý quan trọng khi phân bổ công cụ dụng cụ theo các phương pháp:

7.1. Phân bổ theo định mức

Phân bổ theo định mức nghĩa là doanh nghiệp dựa trên khối lượng công việc, sản phẩm hoặc dịch vụ thực tế mà công cụ dụng cụ hỗ trợ để xác định mức phân bổ chi phí hợp lý.

Lưu ý quan trọng:

  • Xác định định mức chính xác: Định mức sử dụng công cụ dụng cụ phải được xây dựng dựa trên thực tế hoạt động kinh doanh hoặc sản xuất, đảm bảo hợp lý và nhất quán.
  • Kiểm tra tính phù hợp: Định mức phải phù hợp với đặc thù công việc và loại công cụ dụng cụ được sử dụng.
  • Điều chỉnh định mức khi cần thiết: Nếu có sự thay đổi trong quy trình sản xuất hoặc hoạt động, định mức cần được cập nhật để đảm bảo chính xác.

 Lưu ý khi phân bổ công cụ dụng cụ

7.2. Phân bổ theo thời gian sử dụng thực tế

Phân bổ theo thời gian sử dụng thực tế nghĩa là chi phí của công cụ dụng cụ được phân bổ dựa trên thời gian sử dụng thực tế của chúng trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc quản lý.

Lưu ý quan trọng:

  • Xác định thời gian sử dụng hợp lý: Thời gian sử dụng thực tế cần được ước tính chính xác dựa trên thông số kỹ thuật của công cụ dụng cụ, tần suất sử dụng, và môi trường làm việc.
  • Ghi nhận và theo dõi sử dụng: Cần ghi nhận và theo dõi sát sao thời gian sử dụng thực tế để đảm bảo việc phân bổ chi phí không bị sai lệch.
  • Điều chỉnh khi có thay đổi: Nếu công cụ dụng cụ được sử dụng ít hoặc nhiều hơn so với dự kiến ban đầu, cần điều chỉnh kế hoạch phân bổ để phản ánh đúng thực tế.

8. Giải pháp hạch toán công cụ dụng cụ tối ưu tại Fast Accounting 

Fast Accounting là phần mềm kế toán chuyên biệt dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, được phát triển từ năm 1997 và hiện đã nâng cấp lên phiên bản Fast Accounting 11 R09. Với công nghệ tiên tiến, phần mềm đảm bảo tính bảo mật cao, linh hoạt trong tùy chỉnh và cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ kế toán. Đặc biệt, Fast Accounting đáp ứng chuẩn mực về báo cáo, sổ sách kế toán và quy định thuế, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Giải pháp hạch toán công cụ dụng cụ tối ưu tại Fast Accounting

Phần mềm nổi bật với tính năng quản lý công cụ dụng cụ toàn diện, theo dõi chặt chẽ từ khi mua mới, điều chuyển đến khi thanh lý hoặc hỏng hóc. Ngoài ra, các thay đổi trong quá trình sử dụng như điều chỉnh giá trị, phân bổ chi phí cũng được xử lý dễ dàng. Chức năng phân bổ chi phí đặc biệt linh hoạt, cho phép áp dụng theo từng sản phẩm, dự án, hay bộ phận sử dụng. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chính xác giá thành sản phẩm hoặc dự án, kể cả những trường hợp phức tạp như điều chuyển công cụ qua nhiều bộ phận trong cùng một kỳ.

Bên cạnh đó, Fast Accounting cung cấp hệ thống báo cáo quản trị và cảnh báo thông minh, đáp ứng gần 20 mẫu báo cáo phổ biến và hỗ trợ tùy chỉnh theo yêu cầu riêng. Các cảnh báo như công nợ vượt hạn mức, hóa đơn sắp đến hạn, hay vật tư tồn kho dưới định mức giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tình hình tài chính và vận hành. Với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp, khả năng cài đặt và tùy chỉnh linh hoạt, Fast Accounting chính là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong việc hạch toán và quản lý công cụ dụng cụ.

Quản lý công cụ dụng cụ hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí mà còn hỗ trợ ra quyết định chính xác trong các hoạt động kinh doanh. Để tối ưu hóa nghiệp vụ kế toán, phần mềm Fast Accounting là lựa chọn đáng tin cậy. Với công nghệ tiên tiến, tính bảo mật cao và các tính năng linh hoạt, Fast Accounting giúp doanh nghiệp thực hiện hạch toán công cụ dụng cụ một cách chính xác, đáp ứng mọi yêu cầu quản trị.

Thông tin liên hệ: