Ngày 30-6-2026, Chính phủ ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Nghị định có hiệu lực từ 1-7-2026, thay thế toàn bộ các quy định trước đây về hóa đơn, chứng từ điện tử.
Phạm vi điều chỉnh của Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Nghị định hướng dẫn chi tiết nhiều nội dung của Luật Quản lý thuế 2025 liên quan đến hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử, bao gồm:
- Loại hóa đơn điện tử và đối tượng sử dụng.
- Nội dung, thời điểm lập hóa đơn điện tử.
- Các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
- Trường hợp được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.
Đối với chứng từ điện tử, Nghị định quy định:
- Các loại chứng từ điện tử.
- Nội dung và thời điểm lập chứng từ điện tử.
- Phương thức lập và truyền dữ liệu chứng từ điện tử.
- Văn bản hành chính thuế điện tử.
- Trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân trong quản lý và sử dụng chứng từ điện tử.
Ngoài ra, Nghị định còn quy định về xây dựng hệ thống thông tin hóa đơn điện tử, tra cứu dữ liệu, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan và trách nhiệm của cơ quan thuế trong quản lý dữ liệu.
Bắt buộc lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Người bán phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp:
- Hàng khuyến mại, quảng cáo.
- Hàng mẫu.
- Cho, biếu, tặng.
- Trao đổi hàng hóa.
- Trả thay lương cho người lao động.
- Tiêu dùng nội bộ.
- Xuất hàng cho vay, cho mượn.
- Các trường hợp khác theo quy định của Bộ Tài chính.
Riêng các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử sẽ thực hiện theo Điều 7 của Nghị định.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử phải:
- Theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu.
- Ghi đầy đủ các nội dung theo quy định.
- Phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi sử dụng
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử hoặc chứng từ điện tử, các đối tượng phải thực hiện đăng ký theo quy định của Bộ Tài chính, bao gồm:
- Doanh nghiệp.
- Hộ kinh doanh.
- Cá nhân kinh doanh.
- Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Tổ chức thu thuế, phí và lệ phí.
Dữ liệu hóa đơn điện tử là cơ sở phục vụ quản lý thuế
Theo Nghị định, dữ liệu hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử sẽ trở thành nguồn dữ liệu phục vụ:
- Quản lý thuế.
- Đối chiếu thông tin.
- Cung cấp dữ liệu cho các cơ quan, tổ chức có liên quan.
- Hỗ trợ công tác thanh tra, kiểm tra thuế.
Được ủy nhiệm lập hóa đơn và biên lai điện tử
- Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
- Tổ chức thu phí, lệ phí được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai điện tử.
Việc ủy nhiệm phải:
- Lập bằng văn bản.
- Thể hiện rõ mục đích, thời hạn và phương thức thanh toán.
- Thông báo với cơ quan thuế khi phát hành biên lai.
Hóa đơn điện tử được tích hợp với biên lai điện tử
Một điểm mới đáng chú ý là Nghị định cho phép tích hợp hóa đơn điện tử, biên lai thu thuế, biên lai thu phí, lệ phí trên cùng một định dạng điện tử khi khách hàng phát sinh đồng thời các khoản thanh toán.
Hóa đơn điện tử tích hợp phải:
- Đảm bảo đầy đủ nội dung của hóa đơn và biên lai.
- Tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu.
- Có sự thống nhất giữa các bên về đơn vị lập hóa đơn.
- Thông báo cho cơ quan thuế theo quy định.
Đây là quy định góp phần đơn giản hóa quy trình thanh toán và giảm số lượng chứng từ phát hành.
Quy định về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử
Bên cạnh nguyên tắc sử dụng, Nghị định còn hướng dẫn nhiều nội dung quan trọng như:
- Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- Xử lý sự cố khi lập và truyền nhận hóa đơn.
- Phương thức lập chứng từ điện tử.
- Kết nối và truyền dữ liệu chứng từ điện tử.
- Chuyển đổi hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử.
- Bảo quản và lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử.
- Trường hợp được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử.
Doanh nghiệp cần lưu ý gì?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP đánh dấu bước hoàn thiện khung pháp lý mới về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử, đồng thời thúc đẩy mạnh mẽ quá trình chuyển đổi số trong quản lý thuế.
Doanh nghiệp cần chủ động:
- Rà soát việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới.
- Đảm bảo hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ nội dung và định dạng chuẩn dữ liệu.
- Chuẩn hóa quy trình lập, lưu trữ và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Theo dõi các quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn và hóa đơn điện tử tích hợp.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán có khả năng kết nối dữ liệu với cơ quan thuế để đảm bảo tuân thủ quy định, giảm sai sót và đáp ứng yêu cầu quản lý trong giai đoạn mới.
>>> Xem thêm: Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử