Ngày nay, việc tối ưu hóa quy trình quản lý và vận hành doanh nghiệp trở thành một yếu tố then chốt để nâng cao năng lực cạnh tranh. Phần mềm ERP đã khẳng định vai trò quan trọng trong việc tích hợp và điều phối các hoạt động kinh doanh. Bài viết này, FAST sẽ giới thiệu chi tiết về 8 module ERP thiết yếu trong quá trình triển khai phần mềm, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và lựa chọn giải pháp phù hợp cho nhu cầu của mình.
1. Module ERP là gì?
Module ERP là các thành phần chức năng riêng biệt nhưng có khả năng tích hợp với nhau trong một hệ thống ERP tổng thể. Mỗi module đảm nhận một chức năng cụ thể trong hoạt động của doanh nghiệp như quản lý tài chính, sản xuất, bán hàng, quản lý hàng tồn kho,…
Đặc điểm chính của module ERP:
- Tính tích hợp cao: Các module có thể hoạt động độc lập hoặc kết nối với nhau tạo thành một hệ thống thống nhất.
- Khả năng tùy biến: Doanh nghiệp có thể lựa chọn các module phù hợp với nhu cầu và quy mô của mình.
- Cơ sở dữ liệu tập trung: Mọi dữ liệu đều được lưu trữ tại một nơi, giúp việc quản lý và truy xuất thông tin trở nên dễ dàng.
- Cập nhật thời gian thực: Thông tin được cập nhật liên tục, đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong quá trình ra quyết định.
2. 8 module ERP thiết yếu trong quá trình triển khai phần mềm
Việc hiểu rõ về chức năng và vai trò của các module ERP thiết yếu sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được các thành phần phù hợp với nhu cầu của mình, tối ưu hóa quy trình vận hành và tiết kiệm chi phí đầu tư.
2.1 Module quản lý tài chính kế toán
Module quản lý tài chính kế toán là hệ thống xương sống của giải pháp ERP, đóng vai trò trung tâm trong quản lý dòng tiền, sức khỏe tài chính doanh nghiệp. Vai trò của module quản lý tài chính kế toán là giúp giảm sai sót kế toán, tiết kiệm thời gian báo cáo, cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho quyết định, và đảm bảo tuân thủ quy định thuế và kế toán.
Module này bao gồm:
- Quản lý kế toán tổng hợp tự động hóa bút toán và lập báo cáo theo chuẩn mực Việt Nam và quốc tế
- Quản lý công nợ theo dõi khoản phải thu, phải trả và kế hoạch thanh toán
- Quản lý ngân sách kiểm soát chi tiêu và phân tích chênh lệch
- Tự động tạo báo cáo tài chính theo yêu cầu
- Quản lý tài sản cố định bao gồm theo dõi tài sản và tính khấu hao.
2.2 Module quản lý sản xuất
Module quản lý sản xuất tối ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu lãng phí cho doanh nghiệp đồng thời giảm thời gian sản xuất, tối ưu hóa việc sử dụng nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng..
Module bao gồm:
- Lập kế hoạch sản xuất dựa trên đơn hàng, dự báo nhu cầu và năng lực hiện có
- Quản lý định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm
- Thiết lập và giám sát các công đoạn sản xuất đảm bảo tuân thủ quy trình
- Theo dõi và đánh giá chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất
- Tự động tính giá thành sản phẩm dựa trên chi phí nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung.
2.3 Module quản lý bán hàng
Module quản lý bán hàng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình bán hàng từ báo giá, đặt hàng đến giao hàng và thanh toán. Điều này giúp rút ngắn chu kỳ bán hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi từ báo giá sang đơn hàng, giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng, nâng cao hiệu quả quản lý doanh số và hoa hồng, và cải thiện dịch vụ khách hàng.
Module bao gồm:
- Quản lý báo giá tạo và theo dõi báo giá cho khách hàng
- Quản lý đơn hàng tiếp nhận và xử lý đơn hàng từ nhiều kênh
- Quản lý hợp đồng lập và theo dõi thực hiện hợp đồng bán hàng
- Quản lý giao hàng lập kế hoạch và theo dõi tình trạng giao hàng
- Quản lý hóa đơn và thanh toán phát hành hóa đơn và theo dõi thanh toán
- Cung cấp báo cáo phân tích doanh số, lợi nhuận theo sản phẩm, khách hàng, khu vực.
2.4 Module quản lý hàng tồn kho
Module quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho, tối ưu hóa mức tồn kho, giảm chi phí lưu trữ hàng tồn kho, hạn chế tình trạng hết hàng hoặc dư thừa hàng, tăng tốc độ luân chuyển hàng hóa, nâng cao độ chính xác trong kiểm kê, và giảm thất thoát, hư hỏng hàng hóa.
Module bao gồm:
- Quản lý nhập xuất kho theo dõi quá trình nhập xuất hàng hóa, nguyên vật liệu
- Quản lý tồn kho theo dõi số lượng, giá trị hàng tồn kho theo thời gian thực
- Quản lý vị trí kho sắp xếp và quản lý vị trí lưu trữ hàng hóa
- Hỗ trợ kiểm kê kho định kỳ và đột xuất
- Phân tích ABC phân loại hàng hóa theo mức độ quan trọng để có chiến lược quản lý phù hợp
- Tự động cảnh báo khi hàng hóa tồn kho dưới mức tối thiểu hoặc trên mức tối đa.
2.5 Module quản lý chuỗi cung ứng
Module quản lý chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình từ cung cấp nguyên vật liệu đến phân phối sản phẩm tới tay người tiêu dùng. Ngoài ra, phân hệ này còn hỗ trợ giảm chi phí vận hành chuỗi cung ứng, rút ngắn thời gian giao hàng, tăng độ chính xác trong dự báo nhu cầu, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp, và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường..
Module bao gồm:
- Quản lý nhà cung cấp đánh giá, lựa chọn và quản lý thông tin nhà cung cấp
- Quản lý mua hàng lập kế hoạch, đặt hàng và theo dõi quá trình mua hàng
- Quản lý vận chuyển lập kế hoạch và theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa
- Quản lý phân phối tối ưu hóa quy trình phân phối sản phẩm đến các kênh bán hàng
- Dự báo nhu cầu phân tích dữ liệu lịch sử và dự báo nhu cầu trong tương lai
- Nhận diện và quản lý các rủi ro trong chuỗi cung ứng.
2.6 Module quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
Module CRM giúp doanh nghiệp quản lý tất cả các tương tác với khách hàng. Mục đích nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng, nâng cao tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng, tăng mức độ hài lòng và trung thành của khách hàng, tối ưu hóa chi phí marketing và bán hàng, cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng và tăng doanh thu từ khách hàng hiện tại.
Module bao gồm:
- Quản lý thông tin khách hàng lưu trữ và cập nhật thông tin chi tiết về khách hàng
- Quản lý cơ hội bán hàng theo dõi và quản lý các cơ hội từ khi tiếp cận đến khi chốt đơn
- Quản lý chiến dịch marketing lập kế hoạch, triển khai và đánh giá hiệu quả các chiến dịch
- Quản lý dịch vụ khách hàng tiếp nhận và xử lý yêu cầu hỗ trợ
- Phân tích hành vi khách hàng thu thập và phân tích dữ liệu về hành vi, sở thích
- Xây dựng, triển khai các chương trình chăm sóc khách hàng.
2.7 Module quản lý nhân sự
Module quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực, từ tuyển dụng, đào tạo đến đánh giá và phát triển nhân tài. Ứng dụng module quản lý nhân sự giúp giảm chi phí và thời gian trong quản lý nhân sự, nâng cao hiệu quả tuyển dụng và giữ chân nhân tài, tăng độ chính xác trong tính lương và phúc lợi, cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên, và tuân thủ các quy định về lao động và bảo hiểm.
Module bao gồm:
- Quản lý hồ sơ nhân viên lưu trữ và cập nhật thông tin chi tiết về nhân viên
- Quản lý tuyển dụng tự động hóa quy trình từ đăng tuyển đến tuyển chọn
- Quản lý chấm công và tính lương theo dõi thời gian làm việc và tự động tính lương, phụ cấp
- Quản lý đào tạo và phát triển lập kế hoạch và theo dõi quá trình đào tạo, phát triển năng lực nhân viên; quản lý đánh giá hiệu suất thiết lập KPI và đánh giá hiệu suất làm việc; và quản lý phúc lợi theo dõi và quản lý các chế độ phúc lợi, bảo hiểm cho nhân viên.
2.8 Module quản lý dự án
Module quản lý dự án hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch, triển khai và giám sát các dự án, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng, ngân sách. Việc làm này giúp nâng cao tỷ lệ hoàn thành dự án đúng tiến độ, kiểm soát chặt chẽ ngân sách dự án, tăng cường sự phối hợp giữa các thành viên, nhận diện sớm các rủi ro và vấn đề phát sinh, và cải thiện chất lượng sản phẩm/ dịch vụ của dự án.
Module này bao gồm:
- Lập kế hoạch dự án xây dựng kế hoạch chi tiết, phân chia công việc và phân bổ nguồn lực
- Quản lý nhiệm vụ tạo, phân công và theo dõi tiến độ thực hiện các nhiệm vụ
- Quản lý tài nguyên phân bổ và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên cho dự án
- Quản lý ngân sách lập kế hoạch và kiểm soát chi phí dự án
- Theo dõi thời gian ghi nhận thời gian làm việc của các thành viên trong dự án
- Tự động tạo các báo cáo về tiến độ, chi phí và chất lượng dự án.
3. Vai trò của module ERP trong doanh nghiệp
Các module ERP đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp:
- Tích hợp và tự động hóa quy trình kinh doanh: Module ERP giúp tích hợp các quy trình kinh doanh khác nhau vào một hệ thống duy nhất, loại bỏ tình trạng đảo thông tin và giảm thiểu công việc nhập liệu thủ công. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu.
- Cung cấp thông tin thời gian thực: Thông tin được cập nhật theo thời gian thực, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó, họ có thể đưa ra quyết định kịp thời, chính xác dựa trên dữ liệu thực tế.
- Nâng cao hiệu quả làm việc: Giúp tự động hóa nhiều công việc lặp đi lặp lại, giải phóng nhân viên khỏi những công việc thủ công nhàm chán và cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc tổng thể.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Thông qua việc tích hợp các quy trình kinh doanh, module ERP giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh chóng và chính xác hơn với yêu cầu của khách hàng. Từ việc kiểm tra tình trạng đơn hàng đến xử lý khiếu nại, mọi thứ đều trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Tối ưu hóa chi phí vận hành: Bằng cách tự động hóa quy trình và loại bỏ công việc thủ công, module ERP giúp giảm chi phí vận hành, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên,góp phần nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Hỗ trợ tuân thủ quy định: Các module ERP được thiết kế để tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn trong ngành, giúp doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng các yêu cầu báo cáo và tuân thủ quy định của cơ quan chức năng.
- Thúc đẩy sự phát triển bền vững: Với khả năng mở rộng và tùy biến cao, các module ERP có thể phát triển cùng với sự phát triển của doanh nghiệp. Từ việc thêm module mới đến tùy chỉnh các chức năng hiện có, hệ thống ERP luôn đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp.
4. Cách lựa chọn phân hệ ERP phù hợp với doanh nghiệp
Việc lựa chọn đúng các module ERP là một quyết định quan trọng, có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và thành công của dự án triển khai. Dưới đây là các bước để lựa chọn phân hệ ERP phù hợp:
- Đánh giá nhu cầu và quy mô doanh nghiệp: Trước khi lựa chọn module ERP, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ nhu cầu của mình dựa trên quy mô, ngành nghề và đặc thù hoạt động. Doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ cần các module cơ bản như tài chính kế toán, bán hàng và quản lý hàng tồn kho. Trong khi đó, doanh nghiệp lớn có thể cần tích hợp thêm các module chuyên sâu như quản lý sản xuất, chuỗi cung ứng và phân tích kinh doanh.
- Xác định quy trình kinh doanh cần tối ưu hóa: Mỗi doanh nghiệp có những quy trình kinh doanh riêng biệt cần được cải thiện. Việc xác định rõ các quy trình cần tối ưu hóa sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng module ERP cần triển khai. Ví dụ, nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho, module quản lý hàng tồn kho nên được ưu tiên triển khai trước.
- Tính khả thi về mặt tài chính: Chi phí triển khai và vận hành module ERP là một yếu tố quan trọng cần cân nhắc. Doanh nghiệp nên lựa chọn các module phù hợp với ngân sách hiện tại, đồng thời xem xét khả năng mở rộng trong tương lai. Một chiến lược phổ biến là triển khai từng giai đoạn, bắt đầu với các module cốt lõi và dần bổ sung thêm các module khác khi có điều kiện.
- Khả năng tích hợp và mở rộng: Các module ERP được lựa chọn cần có khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp và dễ dàng mở rộng trong tương lai. Điều này đảm bảo doanh nghiệp không phải đầu tư lại từ đầu khi nhu cầu thay đổi.
- Đánh giá nhà cung cấp giải pháp: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP uy tín, có kinh nghiệm trong ngành và cam kết hỗ trợ lâu dài là yếu tố quyết định thành công của dự án triển khai. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ về uy tín, năng lực, dịch vụ hỗ trợ và các trường hợp triển khai thành công của nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định.
- Xem xét đặc thù ngành nghề: Mỗi ngành nghề có những yêu cầu riêng về quản lý và vận hành. Việc lựa chọn module ERP phù hợp với đặc thù ngành sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động. Ví dụ, doanh nghiệp sản xuất cần chú trọng vào module quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng, trong khi doanh nghiệp dịch vụ có thể ưu tiên module CRM và quản lý dự án.
- Lập kế hoạch triển khai chi tiết: Sau khi lựa chọn module ERP phù hợp, doanh nghiệp cần lập kế hoạch triển khai chi tiết, bao gồm lộ trình, nguồn lực, thời gian và ngân sách. Kế hoạch triển khai tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo thành công của dự án.
5. Giải pháp ERP toàn diện tích hợp các module ERP – Fast Business Online
FAST Business Online là giải pháp ERP của công ty FAST với hơn 25 năm kinh nghiệm, được thiết kế phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam và đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế.
FAST Business Online cung cấp hệ thống ERP tích hợp với nhiều module chuyên biệt, đáp ứng toàn diện nhu cầu vận hành của doanh nghiệp hiện đại với các gói dịch vụ linh hoạt gồm gói cơ bản cho doanh nghiệp nhỏ, gói tiêu chuẩn cho doanh nghiệp vừa và gói doanh nghiệp cho tổ chức lớn, với mô hình thanh toán linh hoạt theo tháng hoặc mua đứt kèm phí bảo trì hàng năm:
- Module quản lý sản xuất: Linh hoạt với nhiều mô hình (sản xuất theo đơn hàng, hàng loạt, quy trình liên tục), tích hợp AI và machine learning để tối ưu dự báo và lập kế hoạch
- Module kế toán tài chính: Tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam, đáp ứng yêu cầu báo cáo quốc tế, hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng thị trường
- Module quản lý bán hàng: Tích hợp đa kênh online và offline, tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và theo dõi hiệu suất bán hàng theo thời gian thực
- Module quản lý hàng tồn kho: Áp dụng công nghệ mã vạch, QR code, RFID giúp quản lý chính xác và hiệu quả, tự động hóa quy trình kiểm kê
- Module CRM: Tích hợp với các kênh tương tác khách hàng (email, mạng xã hội, website), quản lý toàn diện hành trình khách hàng
- Module quản lý nhân sự: Tích hợp với nền tảng học tập trực tuyến, phân tích dữ liệu nhân sự, cổng thông tin tự phục vụ cho nhân viên
- Module quản lý dự án: Tích hợp với công cụ làm việc nhóm, quản lý tài liệu, báo cáo trực quan để theo dõi và điều chỉnh dự án hiệu quả
Fast Business Online là giải pháp ERP toàn diện, đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý của doanh nghiệp Việt Nam trong thời đại số hóa. Với nền tảng đám mây hiện đại, tích hợp đầy đủ các module thiết yếu và khả năng tùy biến linh hoạt, Fast Business Online giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và tăng tốc tăng trưởng trong kỷ nguyên số.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast