Hàng tồn kho là một phần của tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính doanh nghiệp.. Vậy hàng tồn kho là gì, có những loại nào và cách hạch toán hàng tồn kho như thế nào? Cùng FAST theo dõi bài viết dưới đây để có được câu trả lời chính xác nhất nhé!
1. Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho đơn giản là các sản phẩm, nguyên liệu, vật liệu, hoặc công cụ mà doanh nghiệp lưu trữ trong kho để sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc đang chờ bán.
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02, hàng tồn kho được xác định là:
- Các sản phẩm được giữ để bán trong quá trình sản xuất và kinh doanh thường xuyên;
- Các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất và kinh doanh đang diễn ra;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Những điểm chính cần nhớ về hàng tồn kho
- Hàng tồn kho được phân loại là một tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán của công ty.
- Hàng tồn kho được đánh giá theo một trong ba phương pháp, bao gồm phương pháp nhập trước – xuất trước (FI-FO), phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO) và phương pháp trung bình có trọng số.
- Quản lý hàng tồn kho cho phép các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí hàng tồn kho khi họ tạo ra hoặc nhận được hàng hóa theo nhu cầu thực tế.
2. Hàng tồn kho bao gồm những gì?
Theo Chuẩn mực kế toán công Việt Nam số 12
Hàng tồn kho bao gồm:
- Hàng hóa mua về để bán: bao gồm hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;
- Chi phí dịch vụ dở dang.
Ví dụ: Đối với doanh nghiệp sản xuất đường thì hàng tồn kho của doanh nghiệp này là:
- Nguyên vật liệu để làm nên đường: Mía.
- Những công cụ dụng cụ (có giá nhỏ hơn 30 triệu) tham gia vào quá trình sản xuất đường.
- Thành phẩm (là sản phẩm đường được tạo ra từ mía): Đường tinh luyện.
- Thành phẩm dở dang (tức là những sản phẩm chưa hoàn thành, hay còn gọi là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang): Mật mía, nước đường…
3. Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Có 2 phương pháp hạch toán hàng tồn khi là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.
| Phương pháp | Phương pháp kê khai thường xuyên | Phương pháp kiểm kê định kỳ |
| Khái niệm | Là phương pháp theo dõi và phản ánh đều đặn, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, nguyên vật liệu hàng hóa trong kỳ vào hệ thống sổ kế toán. | Là phương pháp chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh xuất nhập trong kỳ. (*) |
| Ưu điểm | – Giúp doanh nghiệp kiểm soát được số lượng tồn kho hàng hóa ở mọi thời điểm.
– Giảm thiểu tình trạng sai sót. – Phục vụ được nhiều yêu cầu cấp thiết trong hoạt động sản xuất kinh doanh. |
– Đơn giản, tinh giảm công việc kế toán gọn nhẹ. |
| Nhược điểm | – Tăng khối lượng công việc, kiểm kê, ghi chép hàng hóa hàng ngày. | – Không kiểm soát thường xuyên lượng hàng, không có sự linh hoạt.
– Ít phát hiện được sai sót. – Công việc kế toán, báo cáo bị dồn tập trung vào cuối kỳ. |
| Áp dụng | – Các công ty sản xuất, công nghiệp, xây dựng và các công ty kinh doanh các mặt hàng như máy móc, thiết bị, hàng kỹ thuật, chất lượng cao và có giá trị lớn. | – Các công ty có nhiều loại hàng hóa, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp.
– Hàng hóa, vật tư xuất dùng hoặc xuất bán nhiều, liên tục (cửa hàng bán lẻ…). |
| Công thức | Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ | Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ – Giá trị tồn cuối kỳ= Giá trị xuất cuối kỳ |
>> Xem thêm: Sơ đồ kho và quy trình quản lý kho tránh thất thoát cho doanh nghiệp
4. Cách hạch toán hàng tồn kho
Hạch toán hàng tồn kho là một phần quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, giúp theo dõi, quản lý và báo cáo giá trị của hàng hóa đang có trong kho. Dưới đây là các bước và phương pháp hạch toán hàng tồn kho phổ biến:
Phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp này ghi nhận sự thay đổi của hàng tồn kho ngay khi có nghiệp vụ nhập hoặc xuất kho xảy ra.
Các bút toán chính:
- Khi mua hàng hóa nhập kho:
- Nợ TK 156 (Hàng hóa)
- Có TK 331 (Phải trả cho người bán)
- Khi xuất hàng bán:
- Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán)
- Có TK 156 (Hàng hóa)
- Khi bán hàng:
- Nợ TK 131 (Phải thu của khách hàng)
- Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ)
- Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp – nếu có)
Phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp này chỉ ghi nhận sự thay đổi của hàng tồn kho vào cuối kỳ kế toán sau khi đã tiến hành kiểm kê.
Các bút toán chính:
- Khi mua hàng hóa:
- Nợ TK 611 (Mua hàng)
- Có TK 111/112/331 (Tiền mặt/ Tiền gửi ngân hàng/ Phải trả người bán)
- Khi xuất hàng bán:
- Không ghi nhận ngay trong kỳ mà đợi đến cuối kỳ mới ghi nhận giá vốn.
- Cuối kỳ, xác định giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán)
- Có TK 611 (Mua hàng)
- Cuối kỳ, kiểm kê xác định hàng tồn kho:
- Nợ TK 156 (Hàng hóa)
- Có TK 611 (Mua hàng)
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho
Có nhiều phương pháp để xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, trong đó phổ biến nhất là:
- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giả định là hàng hóa nhập trước sẽ được xuất trước.
- Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giả định là hàng hóa nhập sau sẽ được xuất trước.
- Phương pháp giá bình quân: Giá trị hàng tồn kho được tính dựa trên giá trị trung bình của hàng hóa trong kỳ.
- Phương pháp giá đích danh: Giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên từng loại hàng hóa cụ thể.
Ví dụ minh họa
Giả sử công ty ABC có các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho như sau:
- Ngày 01/01: Mua 100 sản phẩm A, giá 10.000 VND/sản phẩm, nhập kho.
- Nợ TK 156: 1.000.000 VND
- Có TK 331: 1.000.000 VND
- Ngày 15/01: Bán 50 sản phẩm A, giá 15.000 VND/sản phẩm.
- Nợ TK 632: 500.000 VND (Giá vốn)
- Có TK 156: 500.000 VND
- Nợ TK 131: 750.000 VND
- Có TK 511: 750.000 VND
Lưu ý
- Tùy vào chính sách kế toán của từng doanh nghiệp và quy định pháp luật mà phương pháp và bút toán hạch toán có thể có một số khác biệt.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định và chuẩn mực kế toán quốc gia (VAS) và quốc tế (IFRS) khi hạch toán hàng tồn kho.
Việc hạch toán chính xác hàng tồn kho giúp doanh nghiệp quản lý tốt nguồn lực, cung cấp thông tin đáng tin cậy cho việc lập báo cáo tài chính và đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý
5. Nguyên tắc tính hàng tồn kho
Nguyên tắc giá gốc
Hàng tồn kho cần được ghi nhận theo giá gốc, giá gốc của hàng tồn không được thay đổi, từ trường hợp có có quy định khác trong chuẩn mực kế toán.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí chế biến, chi phí mua hàng và các chi phí phát sinh trực tiếp liên quan để có được hàng tồn kho ở trạng thái và địa điểm hiện tại.
Cụ thể,
- Chi phí mua hàng
Bao gồm giá mua sản phẩm cùng với các loại thuế không được hoàn lại, các chi phí trực tiếp khác liên quan đến việc mua hàng tồn kho, cũng như chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo quản trong quá trình mua và lưu kho. Bất kỳ khoản giảm giá hoặc chiết khấu thương mại nào được áp dụng cho hàng mua không đúng quy cách cũng sẽ được trừ khỏi chi phí mua hàng.
- Chi phí chế biến
Bao gồm các chi phí trực tiếp liên quan đến việc sản xuất hàng, như chi phí sản xuất chung cố định và biến đổi, chi phí nhân công trực tiếp, cũng như chi phí phát sinh trong quá trình chuyển đổi vật liệu và nguyên liệu thành sản phẩm hoàn thiện.
- Các chi phí liên quan trực tiếp khác
Bao gồm các chi phí không thuộc vào mục chi phí chế biến hoặc mua hàng tồn kho, nhưng vẫn có liên quan trực tiếp đến việc sở hữu và duy trì hàng tồn kho.
- Chi phí cung cấp dịch vụ
Bao gồm chi phí nhân viên và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp dịch vụ, như chi phí giám sát và các chi phí chung có liên quan.
| Giá gốc | = Chi phí chế biến | + Chi phí mua hàng | + Chi phí phát sinh liên quan đến hàng hóa tồn kho |
Những chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho, bao gồm:
- Chi phí vượt quá mức bình thường của nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác.
- Chi phí bảo quản hàng tồn kho ngoài các chi phí bảo quản trong quá trình mua hàng và chi phí bảo quản cần thiết cho sản xuất tiếp theo.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí bán hàng.
Nguyên tắc nhất quán
Nguyên tắc tính hàng tồn kho mà doanh nghiệp chọn phải được áp dụng thống nhất và nhất quán ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Điều này là quan trọng vì các phương pháp định giá hàng tồn kho có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính hàng năm của doanh nghiệp.
Thường thì, các doanh nghiệp sẽ thay đổi phương pháp và nguyên tắc tính hàng tồn kho mỗi năm theo xu hướng lựa chọn mới. Họ thường chọn các phương pháp tính hàng tồn kho một cách khoa học, giúp tiết kiệm thời gian và làm cho việc lập báo cáo tài chính trở nên dễ dàng hơn.
Tuy nhiên, việc thay đổi cách tính hàng tồn kho hàng năm có thể làm cho việc so sánh báo cáo tài chính giữa các năm trở nên khó khăn. Do đó, các doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc tính hàng tồn kho nhất quán qua các kỳ kế toán, tạo ra sự thống nhất cho báo cáo tài chính hàng năm và giúp việc so sánh các số liệu trở nên thuận lợi hơn.
Tuy nhiên, nguyên tắc nhất quán không có nghĩa là doanh nghiệp không thay đổi phương pháp kế toán bao giờ. Nếu một phương pháp tính hàng tồn kho mới mang lại nhiều lợi ích và cải tiến trong việc lập báo cáo tài chính, thì có thể xem xét thay đổi phương pháp tính hàng tồn kho.
Ngoài ra, khi có sự thay đổi, doanh nghiệp cần áp dụng nguyên tắc công khai toàn bộ tính chất của sự thay đổi. Họ cũng cần kiểm tra xem việc thay đổi có ảnh hưởng như thế nào đến lãi ròng và công khai các số liệu này trong báo cáo tài chính.
Nguyên tắc thận trọng
Một trong những nguyên tắc quan trọng trong việc tính toán hàng tồn kho cho các doanh nghiệp ở Việt Nam là nguyên tắc thận trọng. Điều này đòi hỏi nhà quản lý cần phải cân nhắc kỹ lưỡng, đưa ra các đánh giá phù hợp để lập các ước tính kế toán trong bối cảnh không chắc chắn. Cụ thể, nguyên tắc này yêu cầu bộ phận kế toán của doanh nghiệp:
- Lập dự phòng nhưng không quá lớn.
- Không đánh giá cao hơn giá trị của các khoản thu nhập và tài sản.
- Ghi nhận và cung cấp bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.
Trong môi trường kinh tế thị trường và xu hướng chuyển đổi số, các doanh nghiệp phải cạnh tranh để tồn tại và phát triển. Để làm được điều này, nhà quản lý cần phải có kỹ năng ứng phó với các rủi ro, dự báo tình huống xấu nhất có thể xảy ra. Lúc này, nguyên tắc thận trọng trở nên cực kỳ quan trọng.
Dựa trên nguyên tắc này, giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi:
- Giá bán giảm, hàng trở nên lỗi thời hoặc hư hỏng.
- Chi phí để bán hàng tăng lên.
- Chi phí hoàn thiện hàng tăng.
Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho chỉ nên được thực hiện khi phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hoặc sử dụng chúng.
Cuối kỳ kế toán năm, nếu giá trị thuần của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc, doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng này được tính dựa trên sự chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần của hàng tồn kho. Điều này đòi hỏi sự cân đối trên bảng kế toán, với giá trị hàng tồn kho phản ánh theo giá trị ròng:
Giá trị tài sản ròng = Giá trị tài sản – Khoản dự phòng
Nguyên tắc phù hợp
Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được coi là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ kế toán, phù hợp với doanh thu liên quan được ghi nhận. Trong trường hợp số lượng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập ở cuối niên độ kế toán năm nay lớn hơn so với năm trước, các khoản dự phòng này, bao gồm các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ đi chi phí sản xuất chung không phân bổ và phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra, được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
Trong trường hợp số lượng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập ở cuối niên độ kế toán năm nay nhỏ hơn so với năm trước, thì số chênh lệch lớn hơn phải được ghi hoàn nhập vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán vào chi phí trong kỳ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. Giá vốn của nguyên vật liệu sản xuất ra hàng hoá mua vào được ghi nhận là chi phí thời kỳ vào kỳ kế toán mà nó được bán. Khi doanh nghiệp không tuân thủ nguyên tắc tính hàng tồn kho phù hợp, thông tin trên báo cáo tài chính có thể bị sai lệch, ảnh hưởng đến xu hướng phát triển thực tế của lợi nhuận. Trong trường hợp hàng tồn kho được sử dụng để sản xuất tài sản cố định như nhà xưởng, máy móc, thiết bị tự sản xuất, thì giá gốc hàng tồn kho này sẽ được hạch toán vào giá trị tài sản cố định của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Công thức tính đơn giản
5. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả với phần mềm quản lý kho FAST
Hiện nay, trong thời đại công nghệ số việc quản lý doanh nghiệp đã trở nên nhẹ nhàng hơn nhờ có sự hỗ trợ của các phần mềm. Đặc biệt, đối với việc quản lý kho và tồn kho, ứng dụng phần mềm quản lý thông minh sẽ mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Việc đưa các phần mềm vào sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng hiệu quả trong quản lý, từ đó nâng cao thế mạnh cạnh tranh. Có nhiều cách để doanh nghiệp có thể quản lý hàng tồn kho hiệu quả như:
- Thiết lập quy trình rõ ràng: Xây dựng và tuân thủ một quy trình quản lý hàng tồn kho chặt chẽ và rõ ràng từ việc nhập hàng, kiểm kê tồn kho, đến việc xuất hàng. Điều này giúp đảm bảo sự tổ chức và hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho.
- Đối chiếu tồn kho thường xuyên: Thực hiện kiểm kê tồn kho đều đặn để đối chiếu số lượng tồn kho với dữ liệu trong hệ thống quản lý. Điều này giúp phát hiện và khắc phục sớm các sai sót và thất thoát hàng hóa.
- Tối ưu hóa lượng tồn kho: Theo dõi và phân tích lượng tồn kho hiện có để đảm bảo rằng không có hàng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt. Tối ưu hóa lượng tồn kho giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ và tăng cường vòng quay vốn.
- Theo dõi xu hướng và dự báo: Theo dõi các xu hướng trong ngành và dự báo nhu cầu của thị trường để điều chỉnh kế hoạch quản lý hàng tồn kho một cách linh hoạt và hiệu quả.
Trong đó, sử dụng phần mềm quản lý kho chính là cách hiệu quả nhất để tối ưu quy trình quản lý kho. Phần mềm quản lý kho FAST không chỉ là một giải pháp quản lý kho tiện lợi mà còn là một công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý hàng tồn kho một cách thông minh và linh hoạt.
Với FAST, bạn có thể:
- Thiết lập quy trình rõ ràng: Xây dựng và tuân thủ một quy trình quản lý hàng tồn kho chặt chẽ và rõ ràng từ việc nhập hàng, kiểm kê tồn kho, đến việc xuất hàng. Giúp đảm bảo sự tổ chức và hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho.
- Đối chiếu tồn kho thường xuyên: Thực hiện kiểm kê tồn kho đều đặn để đối chiếu số lượng tồn kho với dữ liệu trong hệ thống quản lý. Doanh nghiệp sẽ phát hiện và khắc phục sớm các sai sót và thất thoát hàng hóa.
- Tối ưu hóa lượng tồn kho: Theo dõi và phân tích lượng tồn kho hiện có để đảm bảo rằng không có hàng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt. Tối ưu hóa lượng tồn kho giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ và tăng cường vòng quay vốn.
- Theo dõi xu hướng và dự báo: Theo dõi các xu hướng trong ngành và dự báo nhu cầu của thị trường để điều chỉnh kế hoạch quản lý hàng tồn kho một cách linh hoạt và hiệu quả.
Phần mềm quản lý kho Fast Business Online (Phân hệ thuộc giải pháp ERP) không chỉ là một giải pháp quản lý kho tiện lợi mà còn là một công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý hàng tồn kho một cách thông minh và linh hoạt.
- Cho phép ghi chép mọi hoạt động nhập xuất kho.
- Cho phép quản lý hiệu quả nhờ khả năng quản lý đến tận nơi cất giữ/vị trí của vật tư trong kho, quản lý hàng theo lô, theo thời hạn sử dụng.
- Quản lý theo nhiều đơn vị tính.
- Chương trình cung cấp nhiều báo cáo quản trị và phân tích về xuất nhập tồn kho, mức độ luân chuyển hàng trong kho, phân tích ABC…
- Kết nối với các phân hệ khác như mua hàng, bán hàng, kế toán…
Trên đây là những chia sẻ về hàng tồn kho là gì, có những loại nào và cách hạch toán hàng tồn kho như thế nào? Bạn có thể tham khảo và lựa chọn một giải pháp phù hợp. Các doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn giải pháp quản lý kho hàng/giải pháp ERP xin vui lòng chat trực tiếp tại website https://fast.com.vn/ để được hỗ trợ.
>> Xem thêm: Quản lý kho bằng QR Code là gì? Lợi ích khi quản lý kho bằng QR Code