fbpx

Công nợ là gì? Khái niệm và vai trò liên quan đến công nợ

15/05/2024

15/05/2024

31

Trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, công nợ đóng vai trò vô cùng quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và tình hình tài chính của cá nhân. Hiểu rõ bản chất, vai trò và các khái niệm liên quan đến công nợ là nền tảng để xây dựng chiến lược quản lý tài chính hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Trong bài viết này, FAST sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản về công nợ, bao gồm khái niệm, vai trò và tầm quan trọng trong việc quản lý công nợ trong doanh nghiệp. 

1. Công nợ là gì?

Công nợ là khoản tiền mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp phải trả hoặc phải thu từ người khác, nhà cung cấp hay doanh nghiệp khác. Nói một cách đơn giản, công nợ là khoản tiền liên quan đến giao dịch giữa hai hoặc nhiều bên, trong đó một bên có nghĩa vụ thanh toán cho bên còn lại.

Ngoài ra, có thể hiểu công nợ có thể xảy ra giữa các doanh nghiệp khi họ mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhau mà không thanh toán ngay. Công nợ cũng có thể là kết quả của các giao dịch trao đổi hàng hóa hoặc dịch vụ giữa cá nhân và doanh nghiệp hoặc giữa các cá nhân mà không có thanh toán ngay lập tức. Thay vào đó, khoản tiền đó sẽ được trả trong một kỳ thanh toán sau, theo điều khoản đã thỏa thuận giữa các bên.

công nợ

2. Những khái niệm liên quan đến công nợ

2.1 Công nợ phải thu

Công nợ phải thu là số tiền mà cá nhân hoặc tổ chức đã bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho các bên khác mà vẫn chưa thu hồi hoặc chỉ thu hồi được một phần. Đây là các khoản tiền mà doanh nghiệp hoặc cá nhân cam kết nhận lại từ khách hàng, đối tác hoặc các bên liên quan, nhưng chưa thực sự nhận được.

Khi một doanh nghiệp có các khoản công nợ phải thu, việc quản lý và theo dõi các khoản nợ này trở nên vô cùng quan trọng. Nhân viên kế toán cần thường xuyên đối soát và theo dõi tình hình của các khoản công nợ để đảm bảo rằng chúng được thu hồi đúng hạn và đủ số tiền. Điều này giúp tránh được các tình trạng nghiêm trọng như việc gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Phân loại công nợ phải thu:

  • Theo đối tượng:
    • Công nợ khách hàng: Đại diện cho số tiền từ việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng mà doanh nghiệp chưa nhận được.
    • Công nợ đối tác: Bao gồm số tiền mà doanh nghiệp đã chi ra hoặc ứng trước cho đối tác mà chưa được hoàn trả lại.
    • Công nợ nội bộ: Là số tiền doanh nghiệp chi ra hoặc ứng trước cho các bộ phận hoặc phòng ban khác trong tổ chức mà vẫn chưa được thu hồi.

Theo thời hạn thanh toán, chúng ta có:

  • Công nợ ngắn hạn: Cần thu lại trong vòng 12 tháng kể từ ngày phát sinh.
  • Công nợ dài hạn: Đòi hỏi thu lại sau 12 tháng kể từ ngày phát sinh.

Theo khả năng thu hồi:

  • Công nợ dễ thu hồi: Đại diện cho các khoản có khả năng thu hồi cao và ít rủi ro.
  • Công nợ khó thu hồi: Bao gồm các khoản có khả năng thu hồi thấp và tiềm ẩn rủi ro cao.
  • Công nợ mất khả năng thu hồi: Là các khoản không thể thu hồi được.

Ngoài các loại công nợ chính đã nêu, doanh nghiệp cũng phải theo dõi các khoản công nợ phải thu khác như:

  • Tiền thu hộ nội bộ: Số tiền mà doanh nghiệp thu hộ cho các bộ phận hoặc phòng ban khác bên trong tổ chức.
  • Tạm ứng: Số tiền được chi ra tạm thời cho các mục đích như chi phí đi công tác hoặc mua sắm vật tư.
  • Thu tiền bồi thường: Số tiền thu được từ việc bồi thường thiệt hại từ các bên liên quan.
  • Trừ lương nhân viên: Số tiền bị trừ từ lương nhân viên do các mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa

>> Xem thêm: Quản lý công nợ phải thu trong phần mềm kế toán

2.2 Công nợ phải trả

Công nợ phải trả là khoản tiền mà doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp, đối tác hoặc các bên liên quan khác cho các giao dịch đã thực hiện nhưng chưa thanh toán đầy đủ hoặc chưa thanh toán. Đây là một phần quan trọng trong nguồn vốn của doanh nghiệp, thể hiện nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp đối với các bên liên quan.

Trong việc quản lý công nợ phải trả, bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi và giám sát cẩn thận. Họ phải đối chiếu sổ sách, kiểm tra số liệu và các thông tin liên quan, đồng thời đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn đối với các bên cung cấp. Điều này không chỉ làm tăng độ uy tín của doanh nghiệp mà còn giúp duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng và đối tác.

Phân loại công nợ phải trả:

    • Theo đối tượng:
      • Công nợ nhà cung cấp: Tiền mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp nhưng chưa thanh toán.
      • Công nợ vay: Tiền vay từ ngân hàng, tổ chức tín dụng nhưng chưa trả.
      • Công nợ thuế: Số tiền thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng,… đã phát sinh nhưng chưa nộp.
      • Công nợ lương: Số tiền lương, thưởng, phụ cấp của nhân viên nhưng chưa thanh toán.
      • Công nợ nội bộ: Số tiền nợ các bộ phận/phòng ban khác trong doanh nghiệp.
  • Theo thời hạn thanh toán:
    • Công nợ ngắn hạn: Phải trả trong vòng 12 tháng kể từ ngày phát sinh.
    • Công nợ dài hạn: Phải trả sau 12 tháng kể từ ngày phát sinh.
  • Theo khả năng thanh toán:
    • Công nợ dễ thanh toán: Có khả năng thanh toán cao, ít rủi ro.
    • Công nợ khó thanh toán: Có khả năng thanh toán thấp, tiềm ẩn rủi ro cao.

2.3 Công nợ sinh viên là gì?

Công nợ sinh viên là khoản tiền mà sinh viên vay từ các tổ chức tài chính, thường là chính phủ hoặc ngân hàng để chi trả cho chi phí học tập, bao gồm học phí, phí sinh hoạt, tài liệu giáo khoa, chỗ ở,…

Có hai loại chính của công nợ sinh viên:

  • Công nợ sinh viên được bảo đảm: Được chính phủ bảo đảm, nghĩa là chính phủ sẽ thanh toán khoản nợ nếu sinh viên không thể thanh toán. Loại nợ này thường có lãi suất thấp hơn và điều khoản thanh toán linh hoạt hơn.
  • Công nợ sinh viên không được bảo đảm: Không được chính phủ bảo đảm, nghĩa là sinh viên hoàn toàn chịu trách nhiệm thanh toán khoản nợ. Loại nợ này thường có lãi suất cao hơn và điều khoản thanh toán nghiêm ngặt hơn.

Công nợ sinh viên

2.4 Chốt công nợ là gì?

Chốt công nợ là quá trình cuối cùng trong việc xác nhận và cập nhật thông tin về các khoản nợ hoặc các khoản phải trả trong hệ thống tài chính của một cá nhân hoặc tổ chức. Quá trình này thường được thực hiện định kỳ, thường là vào cuối kỳ kế toán hoặc cuối tháng, để đảm bảo rằng dữ liệu về công nợ là chính xác và đầy đủ.

Quá trình này không chỉ dừng lại ở việc cập nhật thông tin về các khoản công nợ mới phát sinh, mà còn bao gồm việc tổng hợp, phân loại và phân tích số liệu liên quan. Đội ngũ kế toán sẽ so sánh các dữ liệu từ hợp đồng và các giao dịch thực tế để xác định tính đúng đắn của thông tin về công nợ.

Sau khi các số liệu đã được kiểm tra và khớp nhau, quá trình chốt sổ báo cáo được tiến hành. Điều này bao gồm việc xác nhận rằng tất cả các khoản công nợ đã được cập nhật và đối chiếu đúng với dữ liệu trong sổ sách của doanh nghiệp. Đồng thời, bộ phận kế toán cũng sẽ thúc đẩy việc thanh toán các khoản nợ phải trả đúng hạn bằng cách gửi thông báo hoặc yêu cầu thanh toán tới các đối tượng liên quan.

Quá trình chốt công nợ không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì được sự minh bạch và uy tín trong hoạt động kinh doanh mà còn giúp họ quản lý tài chính một cách hiệu quả hơn, đảm bảo rằng các khoản nợ được giải quyết đúng hạn và đồng thời cũng thúc đẩy quá trình dòng tiền trong doanh nghiệp.

3. Vai trò của công nợ đối với doanh nghiệp

Công nợ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính, dòng tiền và khả năng phát triển của doanh nghiệp. Cụ thể:

Giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh:

  • Doanh nghiệp có thể mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ… để sản xuất, kinh doanh mà chưa cần thanh toán ngay toàn bộ số tiền.
  • Việc sử dụng công nợ giúp doanh nghiệp tăng khả năng thanh toán, tạo điều kiện để mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh và thị trường mà không cần quá nhiều vốn tự có.

Tăng doanh thu và lợi nhuận:

  • Khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng mà chưa thu được tiền ngay, doanh nghiệp vẫn ghi nhận doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh đó.
  • Việc sử dụng công nợ hợp lý giúp doanh nghiệp tăng doanh thu và lợi nhuận trong ngắn hạn.

Tăng khả năng cạnh tranh:

  • Trong điều kiện thị trường cạnh tranh cao, việc sử dụng công nợ một cách hợp lý giúp doanh nghiệp đưa ra giá cả cạnh tranh, thu hút khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc sử dụng vốn:

  • Thay vì sử dụng toàn bộ vốn tự có để đầu tư, doanh nghiệp có thể sử dụng vốn vay từ các nhà cung cấp, ngân hàng… để tăng dòng tiền và linh hoạt trong việc sử dụng vốn.

Tuy nhiên, việc sử dụng công nợ cũng tiềm ẩn một số rủi ro:

  • Rủi ro nợ xấu: Nếu doanh nghiệp không thu hồi được nợ, sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hụt vốn, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và có thể dẫn đến phá sản.
  • Gánh nặng tài chính: Doanh nghiệp phải thanh toán lãi suất cho các khoản vay, gây áp lực lên lợi nhuận và tăng gánh nặng tài chính.
  • Mất uy tín: Nếu doanh nghiệp thường xuyên chậm thanh toán, sẽ mất uy tín với các nhà cung cấp, đối tác và khách hàng.

Vai trò của công nợ đối với doanh nghiệp

4. Quy trình thu hồi công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp 

4.1 Xác định và đánh giá công nợ

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình quản lý và thu hồi công nợ là “xác định và đánh giá công nợ”. 

Thông thường, bộ phận kế toán có cán bộ phụ trách về thanh toán, theo dõi đối chiếu, rà soát và thu hồi công nợ với khách hàng (thường là kế toán công nợ hoặc kế toán thanh toán). 

Xác định rõ ràng các khoản công nợ:

  • Danh sách chi tiết: Bao gồm tên khách hàng, số tiền nợ, thời hạn thanh toán, hóa đơn gốc (nếu có).
  • Phân loại theo nhóm: Nợ quá hạn 1-30 ngày, 31-60 ngày, 61-90 ngày, trên 90 ngày; Nợ dễ thu hồi, khó thu hồi, không thu hồi được.
  • Sử dụng công cụ hỗ trợ: Phần mềm quản lý công nợ, sổ theo dõi thu chi, báo cáo công nợ định kỳ.

Việc này giúp tránh sai sót và nhầm lẫn số liệu, từ đó giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.

Sau khi danh sách các khoản nợ đã được xác định, nhà quản trị cùng với bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh (nếu có) tiến hành đánh giá mức độ rủi ro của từng khoản nợ. Các tiêu chí cụ thể như giá trị của khoản nợ, thời gian nợ đã quá hạn, và lịch sử thanh toán của khách hàng thường được sử dụng để đánh giá này.

 Đánh giá mức độ rủi ro của từng khoản nợ:

  • Tiêu chí đánh giá: Giá trị nợ, thời gian quá hạn, lịch sử thanh toán, khả năng tài chính của khách hàng.
  • Phân loại theo mức độ rủi ro: Thấp, trung bình, cao.
  • Áp dụng thang điểm: Mỗi tiêu chí được gán điểm và tổng điểm cho ra mức độ rủi ro.

Quy trình này không chỉ giúp ưu tiên việc thu hồi những khoản nợ có khả năng thu cao nhất, mà còn hỗ trợ trong việc thiết lập các chiến lược thu hồi phù hợp cho từng nhóm khách hàng. Mỗi khoản nợ có thể được phân loại thành các nhóm rủi ro khác nhau, từ thấp đến cao, và từ đó áp dụng các biện pháp thu hồi tương ứng.

Quy trình thu hồi công nợ

4.2 Xây dựng kế hoạch thu hồi công nợ

Sau khi đã xác định và đánh giá các khoản công nợ, bước tiếp theo trong quy trình quản lý và thu hồi công nợ là lập kế hoạch thu hồi công nợ. 

Đầu tiên, các doanh nghiệp cần xác định mục tiêu thu hồi cụ thể cho mỗi nhóm nợ, dựa trên các tiêu chí đã được phân loại ở bước đầu. Mục tiêu này phải thực tế, khả thi, và cân nhắc đến tình hình tài chính của khách hàng và tiềm năng thu hồi của mỗi khoản nợ. Mục tiêu có thể được đặt ra theo số tiền cụ thể hoặc theo tỷ lệ phần trăm của tổng nợ.

Tiếp theo, nhà quản trị cần thiết lập thời hạn cụ thể cho việc thu hồi từng khoản nợ, vừa đảm bảo khách hàng có đủ thời gian để sắp xếp tài chính, vừa duy trì áp lực và khích lệ họ thanh toán. Đối với mỗi khoản nợ, cần có một người hoặc một nhóm người được chỉ định chịu trách nhiệm thu hồi, giúp đảm bảo sự theo dõi và giao tiếp liên tục với khách hàng.

Cuối cùng, phải lựa chọn phương pháp thu hồi phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Ví dụ:

  1. Với nhóm nợ đến hạn, các biện pháp có thể sử dụng bao gồm:
    • Thông báo nợ, gửi Đề nghị thanh toán.
    • Gửi email/fax/tin nhắn nhắc nợ.
    • Gọi điện nhắc nợ.
  2. Với nhóm nợ quá hạn, có thể áp dụng:
    • Gửi đề nghị thanh toán nợ quá hạn qua email/fax/tin nhắn/gọi điện.
    • Gặp gỡ trực tiếp tại văn phòng khách hàng.

Mỗi phương pháp cần được lựa chọn dựa trên sự cân nhắc về hiệu quả chi phí, tính cá nhân hóa trong giao tiếp, và khả năng tiếp cận khách hàng.

5. Cách quản lý công nợ hiệu quả 

Quản lý công nợ hiệu quả là một vấn đề quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dòng tiền, giảm thiểu tổn thất do nợ quá hạn và thúc đẩy sự phát triển bền vững. Dưới đây là một số cách quản lý công nợ hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

Xây dựng quy trình quản lý công nợ bài bản:

  • Xác định rõ ràng chính sách tín dụng: Bao gồm các tiêu chí đánh giá khách hàng, điều kiện thanh toán, mức tín dụng tối đa, lãi suất và các biện pháp xử lý vi phạm.
  • Theo dõi sát sao tình hình công nợ: Sử dụng phần mềm quản lý công nợ hoặc sổ theo dõi thu chi để ghi chép đầy đủ thông tin về các khoản nợ, bao gồm tên khách hàng, số tiền nợ, thời hạn thanh toán, lịch sử thanh toán và tình trạng nợ.
  • Phân loại công nợ theo mức độ rủi ro: Dựa trên các tiêu chí như giá trị nợ, thời gian quá hạn, lịch sử thanh toán và tình hình tài chính của khách hàng.
  • Lập kế hoạch thu hồi công nợ cụ thể: Xác định mục tiêu thu hồi cho từng nhóm nợ, thời hạn thu hồi và phương pháp thu hồi phù hợp.
  • Chỉ định người/nhóm chịu trách nhiệm thu hồi: Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân/nhóm trong việc theo dõi, nhắc nhở và thu hồi công nợ.
  • Áp dụng các biện pháp thu hồi công nợ hiệu quả: Sử dụng các biện pháp như thông báo nợ, đề nghị thanh toán, gặp gỡ trực tiếp, sử dụng dịch vụ thu hồi nợ chuyên nghiệp và khởi kiện pháp lý (khi cần thiết)

Nâng cao ý thức quản lý công nợ từ khâu bán hàng:

  • Đánh giá kỹ lưỡng khả năng thanh toán của khách hàng: Trước khi bán hàng, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng khả năng thanh toán của khách hàng thông qua việc kiểm tra tín dụng, lịch sử thanh toán và tình hình tài chính.
  • Thỏa thuận rõ ràng về điều khoản thanh toán: Các điều khoản thanh toán, bao gồm thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và lãi suất thanh toán quá hạn, cần được ghi rõ ràng trong hợp đồng bán hàng.
  • Theo dõi sát sao việc thanh toán của khách hàng: Ngay sau khi bán hàng, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao việc thanh toán của khách hàng và chủ động nhắc nhở thanh toán khi đến hạn.

Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý công nợ hiệu quả:

  • Phần mềm quản lý công nợ: Phần mềm quản lý công nợ giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều quy trình quản lý công nợ, bao gồm theo dõi công nợ, nhắc nhở thanh toán, lập báo cáo và phân tích dữ liệu.
  • Sổ theo dõi thu chi: Sổ theo dõi thu chi là một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả để theo dõi tình hình công nợ của doanh nghiệp.
  • Báo cáo công nợ định kỳ: Doanh nghiệp cần lập báo cáo công nợ định kỳ để theo dõi hiệu quả quản lý công nợ và đưa ra các biện pháp cải thiện kịp thời.

Đào tạo nhân viên kỹ năng thu hồi công nợ

  • Cung cấp đào tạo cho nhân viên về kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, và đàm phán để thu hồi công nợ một cách hiệu quả. Đảm bảo họ hiểu rõ quy trình và chính sách của công ty về việc thu hồi nợ.

Cách quản lý công nợ hiệu quả

6 Một số thuật ngữ có liên quan tới công nợ

Kiểm tra công nợ là gì?

Kiểm tra công nợ là một quy trình quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, nhằm mục đích đánh giá tình hình, xác định rủi ro và đưa ra các biện pháp thu hồi hiệu quả đối với các khoản công nợ còn tồn đọng.

Đối chiếu công nợ là gì?

Đối chiếu công nợ là quá trình so sánh và kiểm tra sự khớp nhau giữa các thông tin về công nợ trong hệ thống tài chính của một tổ chức và các thông tin về công nợ từ nguồn thông tin khác như hồ sơ khách hàng, hóa đơn bán hàng, hợp đồng, v.v. Mục đích của việc đối chiếu công nợ là đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu công nợ trong hệ thống quản lý tài chính và giúp phát hiện và khắc phục các sai sót, lỗi sót hoặc gian lận có thể xảy ra trong quá trình ghi nhận và xử lý công nợ.

Báo cáo công nợ là gì?

Báo cáo công nợ là một văn bản tóm tắt tình hình công nợ của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định, thường là cuối kỳ kế toán hoặc theo yêu cầu. Báo cáo công nợ cung cấp thông tin chi tiết về số dư công nợ, thời hạn thanh toán, khả năng thanh toán của khách hàng và các biện pháp thu hồi đã thực hiện.

Thu hồi công nợ là gì?

Thu hồi công nợ là quá trình mà một tổ chức hoặc doanh nghiệp tiến hành để thu hồi các khoản tiền mà họ đã cho vay hoặc đã bán hàng/dịch vụ nhưng chưa được thanh toán đầy đủ hoặc đúng hạn từ phía khách hàng hoặc đối tác. Quá trình này thường được thực hiện khi các khoản nợ trở nên quá hạn và cần phải được giải quyết để đảm bảo rằng tổ chức vẫn có đủ dòng tiền để tiếp tục hoạt động một cách bình thường và duy trì tình trạng tài chính ổn định.

Cấn trừ công nợ là gì?

Cấn trừ công nợ là một hình thức thanh toán nợ nần giữa hai bên có quan hệ mua bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc các khoản thu chi khác. Thay vì thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, hai bên sẽ dùng số tiền mà một bên đang nợ bên kia để trừ vào số tiền mà bên kia đang nợ bên này.

Tóm lại, công nợ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh tế của cá nhân, doanh nghiệp và cả nền kinh tế. Việc quản lý công nợ hiệu quả góp phần thúc đẩy lưu thông hàng hóa, dịch vụ, tăng hiệu quả sử dụng vốn và đảm bảo an toàn tài chính. Do đó, mỗi cá nhân, doanh nghiệp cần nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công nợ, áp dụng các biện pháp quản lý công nợ hiệu quả để tối ưu hóa lợi ích và hạn chế rủi ro.

FAST là công ty chuyên cung cấp Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp, hỗ trợ quản lý công nợ toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình thu hồi công nợ, theo dõi tình hình tài chính khách hàng, phân tích dữ liệu và đưa ra dự báo chính xác. FAST giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý công nợ, từ đó thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.

Hãy liên hệ với FAST ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí về giải pháp quản lý công nợ hiệu quả!

Thông tin liên hệ: 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *