Quản lý hiệu quả quy trình mua hàng ngày nay đã trở thành yếu tố then chốt quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Khả năng tối ưu hóa chuỗi cung ứng không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu suất làm việc, giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường. Bài viết này, FAST sẽ giới thiệu đến bạn top 10 phần mềm quản lý mua hàng tốt nhất hiện nay, các thương hiệu đang dẫn đầu thị trường với các sản phẩm phần mềm quản lý doanh nghiệp chuyên nghiệp.
1. Phần mềm quản lý mua hàng là gì?
Phần mềm quản lý mua hàng (Procurement Management Software) là giải pháp công nghệ được thiết kế đặc biệt để tự động hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình mua hàng trong doanh nghiệp. Từ việc lập kế hoạch nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán giá cả, phê duyệt đơn hàng cho đến quản lý hợp đồng và thanh toán, phần mềm quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ mọi khâu trong chuỗi cung ứng.
Một phần mềm quản lý mua hàng hiện đại thường bao gồm các chức năng cốt lõi sau:
- Quản lý yêu cầu mua hàng: Tự động hóa quy trình tiếp nhận, phê duyệt và chuyển đổi yêu cầu mua hàng thành đơn hàng chính thức.
- Quản lý nhà cung cấp: Lưu trữ và phân tích thông tin chi tiết về nhà cung cấp, bao gồm lịch sử giao dịch, đánh giá chất lượng và điều khoản hợp tác.
- Quản lý đơn hàng: Theo dõi trạng thái đơn hàng, lịch trình giao hàng và kiểm soát chi phí theo thời gian thực.
- Quản lý hợp đồng: Số hóa và tập trung hóa việc quản lý hợp đồng, đảm bảo tuân thủ các điều khoản và thời hạn.
- Phân tích và báo cáo: Cung cấp các báo cáo chi tiết về chi tiêu, hiệu suất nhà cung cấp và xu hướng thị trường để hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược.
- Tích hợp với các hệ thống khác: Kết nối liền mạch với các phần mềm kế toán, quản lý kho và ERP để tạo thành một hệ sinh thái quản lý doanh nghiệp toàn diện.
Việc áp dụng phần mềm quản lý mua hàng mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Thống kê từ các nghiên cứu gần đây cho thấy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm từ 5-15% chi phí mua hàng, giảm 70-80% thời gian xử lý đơn hàng và cắt giảm đến 90% các lỗi trong quy trình mua hàng nhờ vào việc triển khai các giải pháp phần mềm chuyên nghiệp.
2. Top 10 phần mềm quản lý mua hàng cho doanh nghiệp phổ biến nhất
2.1. Phần mềm quản lý mua hàng Fast Purchasing
Fast Purchasing là giải pháp quản lý mua hàng hàng đầu được phát triển bởi FAST đơn vị tiên phong trong lĩnh vực phần mềm quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam với hơn 25 năm kinh nghiệm. Phần mềm được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và lớn tại thị trường Việt Nam, tích hợp sâu với văn hóa kinh doanh và quy định pháp lý trong nước.
Điểm mạnh nổi bật của Fast Purchasing:
- Giao diện thân thiện với người dùng Việt Nam, dễ dàng triển khai và sử dụng ngay mà không cần đào tạo chuyên sâu.
- Cung cấp quy trình mua hàng toàn diện từ lập kế hoạch đến thanh toán và đánh giá nhà cung cấp.
- Tích hợp liền mạch với hệ sinh thái ERP Fast Business Online, cho phép doanh nghiệp quản lý xuyên suốt từ mua hàng đến kế toán, tài chính và quản trị nhân sự.
- Báo cáo phân tích chuyên sâu với hơn 200 mẫu báo cáo chuẩn và khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu đặc thù của từng ngành nghề.
- Khả năng mở rộng cao, phù hợp với các doanh nghiệp đang trong giai đoạn phát triển nhanh chóng.
- Theo khảo sát gần đây, các doanh nghiệp sử dụng Fast Purchasing đã giảm được trung bình 30% thời gian xử lý đơn hàng và tiết kiệm khoảng 12% chi phí mua hàng trong năm đầu tiên triển khai.
2.2. Phần mềm quản lý mua hàng Fast Business Online
Fast Business Online (FBO) là phiên bản điện toán đám mây của hệ thống quản lý doanh nghiệp FAST, cung cấp mô-đun quản lý mua hàng tiên tiến với khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tối ưu hóa quy trình mua hàng mà không cần đầu tư lớn vào hạ tầng công nghệ thông tin.
Những ưu điểm vượt trội của Fast Business Online:
- Mô hình SaaS (Software as a Service) cho phép triển khai nhanh chóng, chỉ trong vòng 24-48 giờ.
- Chi phí đầu tư ban đầu thấp, thanh toán theo hình thức thuê bao hàng tháng/năm linh hoạt.
- Tự động cập nhật các tính năng mới và tuân thủ quy định pháp luật mà không cần can thiệp từ đội ngũ IT nội bộ.
- Tích hợp sẵn các tính năng quản lý mua hàng, kho hàng, bán hàng và kế toán trong một nền tảng thống nhất.
- Khả năng làm việc đồng bộ trên nhiều thiết bị, bao gồm máy tính, tablet và smartphone.
2.3. Phần mềm quản lý mua hàng Odoo ERP
Odoo ERP là giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện nguồn mở với mô-đun quản lý mua hàng mạnh mẽ. Phần mềm quản lý mua hàng này nổi tiếng với tính linh hoạt cao, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể mà không cần đầu tư vào các tính năng không cần thiết.
Các đặc điểm chính của phần mềm quản lý mua hàng Odoo:
- Giao diện hiện đại, trực quan và thân thiện với người dùng.
- Hệ sinh thái ứng dụng đa dạng với hơn 10,000 mô-đun bổ sung.
- Cung cấp cả phiên bản Community (miễn phí) và Enterprise (trả phí) phù hợp với ngân sách của từng doanh nghiệp.
- Khả năng tùy biến cao cho phép điều chỉnh quy trình mua hàng theo đặc thù ngành nghề.
- Cộng đồng người dùng và nhà phát triển rộng lớn, đảm bảo sự phát triển liên tục của nền tảng.
Tuy nhiên, so với Fast Purchasing, Odoo đòi hỏi nhiều công sức hơn trong việc tùy chỉnh để phù hợp với quy định và thực tiễn kinh doanh tại Việt Nam.
2.4. Phần mềm quản lý mua hàng Ecount ERP
Ecount ERP là giải pháp quản lý doanh nghiệp đến từ Hàn Quốc, được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mô-đun quản lý mua hàng của Ecount nổi bật với sự đơn giản, dễ sử dụng nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các chức năng cần thiết.
Điểm nổi bật của phần mềm quản lý mua hàng Ecount:
- Giao diện đơn giản, dễ học, phù hợp với các doanh nghiệp có nguồn lực IT hạn chế.
- Mô hình định giá rõ ràng, không có chi phí ẩn.
- Tích hợp sẵn các tính năng quản lý kho hàng và kế toán.
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, bao gồm tiếng Việt.
- Thời gian triển khai nhanh, thường chỉ trong vòng 1-2 tuần.
Tuy nhiên, Ecount còn hạn chế trong việc tùy biến theo quy trình đặc thù và không mạnh bằng FAST Purchasing trong khả năng đáp ứng các yêu cầu báo cáo quản trị phức tạp.
2.5. Phần mềm quản lý mua hàng ERP GSOFT
ERP GSOFT là giải pháp quản lý doanh nghiệp được phát triển bởi công ty phần mềm Việt Nam, với mô-đun quản lý mua hàng được thiết kế phù hợp với doanh nghiệp sản xuất và thương mại trong nước.
Điểm nổi bật của phần mềm quản lý mua hàng ERP GSOFT:
- Thiết kế phù hợp với quy trình mua hàng của doanh nghiệp Việt Nam.
- Chi phí hợp lý, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Hỗ trợ kỹ thuật từ đội ngũ tại Việt Nam, dễ dàng tiếp cận và giải quyết vấn đề.
- Tích hợp tốt với các phần mềm kế toán phổ biến tại Việt Nam.
- Cung cấp các mẫu báo cáo tuân thủ quy định của cơ quan thuế và quản lý.
2.6. Phần mềm quản lý mua hàng SAP Ariba
SAP Ariba là phần mềm quản lý mua hàng cao cấp đến từ tập đoàn phần mềm hàng đầu thế giới – SAP. Đây là lựa chọn hàng đầu cho các tập đoàn lớn và doanh nghiệp đa quốc gia với nhu cầu quản lý mua hàng phức tạp và quy mô lớn.
Đặc điểm nổi bật của phần mềm quản lý mua hàng SAP Ariba:
- Mạng lưới nhà cung cấp toàn cầu với hơn 4 triệu công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm đối tác kinh doanh mới.
- Công nghệ AI và machine learning tiên tiến giúp tự động hóa các quyết định mua hàng và dự báo nhu cầu.
- Khả năng xử lý khối lượng giao dịch cực lớn, phù hợp với các tập đoàn đa quốc gia.
- Tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về bảo mật và quản lý dữ liệu.
- Báo cáo phân tích chuyên sâu với khả năng theo dõi chi tiêu theo thời gian thực.
2.7. Phần mềm quản lý mua hàng Oracle Procurement Cloud
Oracle Procurement Cloud là phần mềm quản lý mua hàng trên nền tảng điện toán đám mây đến từ Oracle – một trong những nhà cung cấp phần mềm doanh nghiệp lớn nhất thế giới. Nền tảng này nổi bật với khả năng xử lý dữ liệu lớn và tích hợp sâu với các hệ thống tài chính, kế toán.
Đặc điểm nổi bật của phần mềm quản lý mua hàng Oracle Procurement Cloud:
- Tích hợp liền mạch với hệ sinh thái Oracle ERP Cloud, tạo nên giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện.
- Công nghệ blockchain đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong quản lý chuỗi cung ứng.
- Công cụ phân tích chi tiêu mạnh mẽ, giúp xác định cơ hội tiết kiệm chi phí.
- Giao diện người dùng hiện đại, hỗ trợ đầy đủ trên thiết bị di động.
- Cập nhật tự động các tính năng mới theo quý, đảm bảo phần mềm luôn được cải tiến.
2.8. Phần mềm quản lý mua hàng Coupa
Coupa là phần mềm quản lý chi tiêu và mua hàng dựa trên nền tảng điện toán đám mây, được nhiều tổ chức lớn trên thế giới tin dùng. Phần mềm nổi bật với khả năng tối ưu hóa toàn bộ quy trình từ yêu cầu đến thanh toán (P2P – Procure to Pay).
Điểm nổi bật của phần mềm quản lý mua hàng Coupa:
- Trải nghiệm người dùng xuất sắc, được thiết kế theo hướng tiếp cận của người tiêu dùng (B2C) để tăng tỷ lệ chấp nhận trong tổ chức.
- Cộng đồng nhà cung cấp toàn cầu rộng lớn với hơn 7 triệu doanh nghiệp kết nối.
- Chỉ số thông minh về mua hàng (BSM – Business Spend Management) giúp đo lường và cải thiện hiệu quả chi tiêu.
- Khả năng tự động hóa cao với việc áp dụng AI trong phê duyệt hóa đơn và đơn hàng.
- Tích hợp dễ dàng với các hệ thống ERP phổ biến như SAP, Oracle, và Microsoft Dynamics.
2.9. Phần mềm quản lý mua hàng PROCUVA (FPT)
Phần mềm quản lý mua hàng PROCUVA là giải pháp do FPT IS phát triển, thiết kế nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mua sắm, từ việc lập kế hoạch mua hàng cho đến việc quản lý và theo dõi đơn hàng. Đây là phần mềm quản lý mua sắm tích hợp nhiều tính năng giúp đơn giản hóa các công việc trong chuỗi cung ứng và quản lý tài chính liên quan đến mua sắm.
Những tính năng nổi bật của PROCUVA:
- Quản lý kế hoạch mua hàng: Giúp doanh nghiệp lập và theo dõi các kế hoạch mua hàng chi tiết, phù hợp với nhu cầu và chiến lược kinh doanh.
- Quản lý báo giá và đơn hàng: Người dùng có thể quản lý các báo giá từ các nhà cung cấp, so sánh và lựa chọn những đề xuất có giá trị tốt nhất. Đồng thời, theo dõi quá trình phát sinh đơn hàng từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành.
- Quản lý hợp đồng mua sắm: Phần mềm giúp theo dõi toàn bộ quá trình ký kết hợp đồng và các điều khoản liên quan đến việc mua hàng từ các nhà cung cấp.
- Kiểm soát chất lượng hàng hóa: PROCUVA có tính năng giúp theo dõi chất lượng hàng hóa mua vào, đảm bảo rằng các sản phẩm được mua đáp ứng đúng yêu cầu về chất lượng trước khi đưa vào sử dụng.
- Tích hợp linh hoạt: Phần mềm có thể tích hợp với các hệ thống khác như quản lý kho, bán hàng, và kế toán, giúp đồng bộ hóa và chia sẻ dữ liệu một cách hiệu quả trong toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp.
- Báo cáo và phân tích dữ liệu: PROCUVA cung cấp các báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu về tình hình mua sắm, chi phí, và hiệu quả sử dụng ngân sách, giúp các nhà quản lý có cái nhìn rõ ràng và đưa ra quyết định chính xác hơn.
2.10. Phần mềm quản lý mua hàng NetSuite Procurement
NetSuite Procurement là phần mềm quản lý mua hàng của Oracle NetSuite – nền tảng ERP điện toán đám mây hàng đầu thế giới. Giải pháp này cung cấp quy trình mua hàng toàn diện, tích hợp sâu với quản lý tài chính và kho hàng.
Điểm nổi bật của phần mềm quản lý mua hàng NetSuite Procurement:
- Tầm nhìn 360 độ về toàn bộ quy trình mua hàng, từ yêu cầu đến thanh toán.
- Tự động hóa các quy trình phê duyệt với luồng công việc linh hoạt.
- Quản lý hợp đồng tập trung với khả năng theo dõi điều khoản và thời hạn.
- Báo cáo chi tiêu theo thời gian thực với các dashboard trực quan.
- Khả năng mở rộng toàn cầu với hỗ trợ đa ngôn ngữ, đa tiền tệ và tuân thủ quy định địa phương.
3. Những lưu ý để doanh nghiệp quản lý mua hàng hiệu quả
Việc lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng phù hợp chỉ là bước đầu tiên trong hành trình tối ưu hóa quy trình mua hàng. Để đạt được hiệu quả tối đa, doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố sau:
- Xác định chính xác lượng hàng cần mua dựa trên kế hoạch kinh doanh, sản xuất và lượng tồn kho hiện tại. Cần tránh tình trạng mua dư hoặc thiếu gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động doanh nghiệp.
- Chọn lựa đối tác cung ứng uy tín với giá thành hợp lý và chất lượng đảm bảo. Nên tham khảo nhiều nguồn thông tin như bảng báo giá, đánh giá từ khách hàng để đưa ra lựa chọn tối ưu.
- Hoạch định kế hoạch mua sắm phù hợp dựa vào nhu cầu thực tế và dự báo tương lai. Việc này giúp đảm bảo đủ hàng phục vụ hoạt động mà không gây tồn đọng vốn không cần thiết.
- Vận hành hệ thống quản lý kho bãi một cách khoa học để tránh tình trạng thừa thiếu hàng hóa. Điều này giúp đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng đồng thời tối ưu chi phí mua hàng.
- Đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn chất lượng khi lựa chọn và mua hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo nguyên vật liệu, hàng hóa đầu vào đáp ứng yêu cầu sử dụng và mong đợi của khách hàng.
- Tiến hành kiểm định chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho để đảm bảo đúng tiêu chuẩn đã cam kết.
- Thực hiện đàm phán, thương lượng với nhà cung cấp về các điều khoản như giá cả, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, bảo hành để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.
- Thẩm định và đánh giá chất lượng hàng nhận được trước khi nhập kho. Khi phát hiện sai sót cần xử lý ngay bằng các biện pháp như đổi trả, yêu cầu đền bù.
- Điều phối công nợ với nhà cung cấp một cách hợp lý, lên kế hoạch thanh toán đúng hạn để tránh phát sinh chi phí và giữ uy tín doanh nghiệp.
- Áp dụng phần mềm quản lý mua hàng để tự động hóa quy trình, lưu trữ thông tin và tạo báo cáo phân tích, từ đó tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả tổng thể.
Fast Purchasing được thiết kế với các tính năng tuân thủ tích hợp, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý, kế toán và thuế của Việt Nam, giúp doanh nghiệp yên tâm trong các đợt kiểm tra của cơ quan chức năng.
Việc quản lý mua hàng hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa công nghệ, quy trình và con người. Bằng cách lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp như Fast Purchasing hoặc Fast Business Online và áp dụng những lưu ý nêu trên, doanh nghiệp Việt Nam có thể chuyển đổi hoạt động mua hàng từ chức năng hỗ trợ thuần túy thành nguồn lợi thế cạnh tranh bền vững trong thời đại số.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast