Tài khoản 131 là gì và được sử dụng như thế nào khi doanh nghiệp bán hàng nhưng chưa thu tiền? Đây là tài khoản quan trọng để kế toán theo dõi số phải thu, tiền khách hàng ứng trước và tình hình thanh toán theo từng đối tượng. Trong bài viết này, FAST sẽ giúp bạn hiểu nguyên tắc, kết cấu và cách hạch toán tài khoản 131 theo quy định đang áp dụng.
Những điểm chính của bài viết:
|
Lưu ý: Nội dung dưới đây trình bày theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và thay thế phần lớn hướng dẫn tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. Doanh nghiệp nhỏ và vừa đang áp dụng chế độ kế toán khác cần đối chiếu văn bản áp dụng tại đơn vị trước khi ghi sổ.
1. Tài khoản 131 là gì?
Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng dùng để phản ánh các khoản doanh nghiệp có quyền thu từ khách hàng và tình hình thanh toán các khoản đó. Quyền thu tiền phát sinh chủ yếu khi doanh nghiệp đã bán sản phẩm, hàng tồn kho, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, khoản đầu tư tài chính hoặc cung cấp dịch vụ nhưng chưa nhận đủ tiền.
Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh khoản phải thu của người nhận thầu xây dựng cơ bản đối với người giao thầu về khối lượng công việc đã hoàn thành. Điểm cốt lõi là doanh nghiệp đã phát sinh quyền thu tiền và việc thu tiền chỉ còn phụ thuộc vào thời gian thanh toán theo thỏa thuận.
TK 131 là tài khoản lưỡng tính. Số dư bên Nợ thể hiện số tiền khách hàng còn phải trả; số dư bên Có thể hiện số tiền khách hàng đã ứng trước hoặc thanh toán nhiều hơn số phải thu. Vì vậy, kế toán phải theo dõi chi tiết từng khách hàng thay vì chỉ nhìn vào số dư tổng hợp của tài khoản.
Tài khoản 131 phản ánh số phải thu và tình hình thanh toán của từng khách hàng.
>>> Xem thêm: Hệ thống tài khoản kế toán cho doanh nghiệp mới nhất
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 131
Khoản phải thu khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng, nội dung phải thu và từng lần thanh toán. Doanh nghiệp nên liên kết thông tin công nợ với hợp đồng, đơn hàng bán hoặc hóa đơn tương ứng để thuận tiện cho việc tra cứu, đối chiếu và kiểm soát chứng từ.
Kế toán cần căn cứ vào thời hạn thu hồi còn lại tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán để phân loại khoản phải thu. Các khoản có thời hạn thu hồi từ 12 tháng trở xuống hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường được trình bày là tài sản ngắn hạn; các khoản có thời hạn thu hồi trên 12 tháng được theo dõi và trình bày theo tính chất dài hạn phù hợp.
Doanh nghiệp không thực hiện bù trừ khoản phải thu của khách hàng này với số tiền ứng trước của khách hàng khác. Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, số dư Nợ chi tiết của TK 131 được trình bày tại phần tài sản; số dư Có chi tiết được trình bày tại phần nguồn vốn, tương ứng với chỉ tiêu Người mua trả tiền trước.
Đối với khoản phải thu có gốc ngoại tệ, doanh nghiệp cần theo dõi đồng thời giá trị nguyên tệ và giá trị quy đổi theo quy định về tỷ giá. Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được đánh giá lại; chênh lệch tỷ giá phát sinh được xử lý theo chính sách kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
Doanh nghiệp có thể thiết lập thêm tài khoản cấp chi tiết hoặc mã quản trị để đáp ứng yêu cầu quản lý và theo dõi công nợ. Các nội dung bổ sung cần được quy định rõ trong quy chế hạch toán kế toán, đồng thời bảo đảm không làm thay đổi bản chất của giao dịch và không ảnh hưởng đến việc phản ánh các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 131
| Nội dung | Bên Nợ TK 131 | Bên Có TK 131 |
| Phát sinh chủ yếu | Số tiền phải thu khi bán sản phẩm, hàng hóa, tài sản, khoản đầu tư tài chính hoặc cung cấp dịch vụ; số tiền thừa trả lại khách hàng | Số tiền khách hàng đã thanh toán hoặc ứng trước; khoản giảm công nợ do hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc chiết khấu thanh toán |
| Ngoại tệ | Chênh lệch tăng khi đánh giá lại khoản phải thu có gốc ngoại tệ | Chênh lệch giảm khi đánh giá lại khoản phải thu có gốc ngoại tệ |
| Số dư cuối kỳ | Số tiền còn phải thu của từng khách hàng | Số tiền đã nhận trước hoặc đã thu nhiều hơn số phải thu của từng khách hàng |
Có thể ghi nhớ ngắn gọn: khi quyền đòi tiền của doanh nghiệp tăng, TK 131 thường ghi bên Nợ; khi khách hàng trả tiền hoặc công nợ được giảm, TK 131 thường ghi bên Có. Tuy nhiên, kế toán vẫn phải căn cứ vào bản chất và chứng từ của từng nghiệp vụ.
Kết cấu tài khoản 131 gồm bên Nợ, bên Có và số dư chi tiết theo từng khách hàng.
4. Cách hạch toán tài khoản 131 – các nghiệp vụ thường gặp
4.1. Ghi nhận doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ chưa thu tiền
Khi doanh nghiệp bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ nhưng chưa thu tiền và có thể tách ngay thuế gián thu, kế toán ghi:
Sơ đồ định khoản:
Nợ TK 131 – Tổng giá thanh toán.
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá chưa có thuế.
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, nếu có.
Nếu không tách ngay được thuế gián thu, doanh thu ban đầu có thể bao gồm thuế. Định kỳ, doanh nghiệp xác định nghĩa vụ thuế và ghi giảm doanh thu theo chế độ kế toán áp dụng. Hồ sơ ghi nhận cần có hợp đồng, biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ liên quan.
4.2. Khách hàng ứng trước tiền hàng
Khi nhận tiền ứng trước của khách hàng trước thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, kế toán ghi:
Sơ đồ định khoản:
Nợ TK 111, 112 – Số tiền đã nhận.
Có TK 131 – Chi tiết khách hàng ứng trước.
Khoản này tạo số dư Có chi tiết trên TK 131. Khi doanh nghiệp giao hàng, cung cấp dịch vụ và ghi nhận doanh thu, số phải thu phát sinh bên Nợ TK 131 sẽ được đối trừ với khoản khách hàng đã ứng trước của chính đối tượng đó.
Đối với dịch vụ thực hiện qua nhiều kỳ, doanh nghiệp cần xem xét bản chất khoản tiền đã thu và điều kiện ghi nhận doanh thu. Không nên mặc định mọi khoản nhận trước đều xử lý giống nhau nếu giao dịch liên quan đến nhiều kỳ kế toán.
4.3. Thu hồi công nợ phải thu bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
Khi khách hàng thanh toán nợ bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, kế toán ghi:
Sơ đồ định khoản:
Nợ TK 111, 112 – Số tiền thực nhận.
Có TK 131 – Số công nợ được thanh toán.
Nếu khách hàng trả thêm tiền lãi do chậm thanh toán theo thỏa thuận và khoản lãi đủ điều kiện ghi nhận, phần tiền lãi được phản ánh vào TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính. Kế toán nên phân bổ số tiền thu được cho đúng hóa đơn để báo cáo tuổi nợ không còn treo sai.
4.4. Xử lý chiết khấu thanh toán, hàng bán bị trả lại
Khi khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán do trả tiền sớm, kế toán ghi:
Sơ đồ định khoản chiết khấu thanh toán:
Nợ TK 111, 112 – Số tiền thực nhận.
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính, bằng khoản chiết khấu thanh toán.
Có TK 131 – Tổng số công nợ được thanh toán.
Chiết khấu thanh toán khác với chiết khấu thương mại. Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán làm giảm doanh thu, còn chiết khấu thanh toán là chi phí tài chính của bên bán.
Khi hàng bán bị trả lại hoặc phát sinh khoản giảm trừ sau khi doanh thu đã được ghi nhận, kế toán thường ghi:
Sơ đồ định khoản hàng bán bị trả lại:
Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu.
Nợ TK 333 – Phần thuế phải điều chỉnh, nếu có.
Có TK 131 – Tổng số tiền giảm công nợ khách hàng.
Trường hợp khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá đã được thể hiện ngay trên hóa đơn, doanh thu được ghi nhận theo giá thuần. Kế toán không cần phản ánh riêng phần giảm trừ lần thứ hai.
4.5. Xử lý nợ phải thu khó đòi, nợ quá hạn
Nợ quá hạn không đồng nghĩa ngay với nợ phải xóa. Doanh nghiệp trước hết cần đối chiếu công nợ, xác nhận nguyên nhân chậm trả, đánh giá khả năng thu hồi và lưu hồ sơ đôn đốc. Khi đủ điều kiện trích lập dự phòng, kế toán căn cứ quy định tài chính hiện hành để xác định mức dự phòng.
Sơ đồ định khoản trích lập dự phòng:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Có TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi.
Nếu khoản nợ được xác định không còn khả năng thu hồi và có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, bút toán xóa sổ là:
Sơ đồ định khoản xóa sổ khoản phải thu:
Nợ TK 2293 – Phần đã lập dự phòng.
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp đối với phần tổn thất chưa được lập dự phòng.
Có TK 131 – Khoản phải thu được xử lý.
Doanh nghiệp vẫn phải mở sổ theo dõi khoản nợ đã xử lý để tiếp tục truy thu trong thời hạn quy định. Việc xóa sổ kế toán không tự động làm chấm dứt nghĩa vụ thanh toán của khách hàng. Nếu sau đó thu hồi được tiền, kế toán phải xử lý khoản thu theo quy định áp dụng tại doanh nghiệp.
Quy trình ghi nhận, thu hồi và xử lý công nợ phải thu trên tài khoản 131.
5. Ví dụ minh họa hạch toán tài khoản 131
Công ty A bán hàng cho Công ty B với giá chưa thuế là 200.000.000 đồng. Giả định hàng hóa áp dụng thuế GTGT 10%, tổng giá thanh toán là 220.000.000 đồng và Công ty B được mua chịu. Ví dụ chỉ nhằm minh họa cách vận động của TK 131 qua từng thời điểm thanh toán.
Nghiệp vụ 1 – Ghi nhận doanh thu bán chịu:
Nợ TK 131 – Công ty B: 220.000.000 đồng.
Có TK 511: 200.000.000 đồng.
Có TK 3331: 20.000.000 đồng.
Nghiệp vụ 2 – Khách hàng thanh toán một phần công nợ:
Công ty B chuyển khoản thanh toán 150.000.000 đồng:
Nợ TK 112: 150.000.000 đồng.
Có TK 131 – Công ty B: 150.000.000 đồng.
Nghiệp vụ 3 – Thanh toán phần còn lại và hưởng chiết khấu:
Số còn phải thu sau lần thanh toán này là 70.000.000 đồng. Theo chính sách thanh toán của Công ty A, khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán 1.000.000 đồng nếu trả phần còn lại trước hạn. Công ty B đáp ứng điều kiện và chuyển 69.000.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 112: 69.000.000 đồng.
Nợ TK 635: 1.000.000 đồng.
Có TK 131 – Công ty B: 70.000.000 đồng.
Nghiệp vụ 4 – Khách hàng ứng trước cho đơn hàng mới:
Sau bút toán trên, công nợ của hóa đơn bằng 0. Công ty B tiếp tục ứng trước 50.000.000 đồng cho đơn hàng mới. Khoản tiền này tạo số dư Có chi tiết của TK 131. Kế toán ghi:
Nợ TK 112: 50.000.000 đồng.
Có TK 131 – Công ty B: 50.000.000 đồng.
Khi đó, chi tiết TK 131 của Công ty B có số dư Có 50.000.000 đồng. Số dư này được trình bày là người mua trả tiền trước, không bù trừ với số dư Nợ của khách hàng khác. Kế toán cần tiếp tục theo dõi đến khi doanh nghiệp giao hàng và ghi nhận doanh thu.
Ví dụ hạch toán TK 131 từ khi phát sinh doanh thu đến khi khách hàng thanh toán hết công nợ.
6. Phân biệt tài khoản 131 với tài khoản 136, tài khoản 138
| Tiêu chí | TK 131 – Phải thu của khách hàng | TK 136 – Phải thu nội bộ | TK 138 – Phải thu khác |
| Đối tượng | Khách hàng mua sản phẩm, hàng hóa, tài sản hoặc nhận dịch vụ | Đơn vị trực thuộc và các bên trong quan hệ thanh toán nội bộ theo mô hình doanh nghiệp | Cá nhân, tổ chức có khoản phải thu không thuộc phạm vi TK 131 hoặc TK 136 |
| Nguồn phát sinh | Bán hàng, cung cấp dịch vụ, chuyển nhượng tài sản hoặc giao dịch tạo quyền thu từ khách hàng | Cấp vốn, giao dịch, thu hộ, chi hộ và nghĩa vụ phải thu trong nội bộ | Tài sản thiếu chờ xử lý, khoản bồi thường phải thu và các khoản phải thu khác |
| Cách quản lý | Theo từng khách hàng, hợp đồng, hóa đơn, hạn thanh toán | Theo từng đơn vị nội bộ và nội dung thanh toán | Theo từng đối tượng và bản chất khoản phải thu |
| Điểm cần tránh | Không dùng cho khoản phải thu không phát sinh từ quan hệ khách hàng | Không dùng cho khách hàng độc lập bên ngoài | Không dùng TK 138 như một tài khoản “gom” thay cho TK 131 hoặc TK 136 |
Để chọn đúng tài khoản, kế toán nên xác định quan hệ kinh tế trước khi nhìn vào tên khoản tiền. Nếu quyền thu phát sinh từ bán hàng cho khách hàng, ưu tiên xem xét TK 131. Nếu phát sinh trong nội bộ, xem xét TK 136; các khoản còn lại chỉ phản ánh vào TK 138 khi đúng bản chất.
>>> Xem thêm: Hệ thống tài khoản kế toán cho doanh nghiệp
>>> Xem thêm: Tài khoản 138
>>> Xem thêm: Tài khoản 911
7. Cách quản lý và theo dõi công nợ phải thu hiệu quả
Hạch toán đúng TK 131 mới là bước đầu. Để hạn chế nợ quá hạn và bảo vệ dòng tiền, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình quản lý công nợ thống nhất từ khâu bán hàng đến thu tiền.
- Thiết lập hạn mức tín dụng và điều khoản thanh toán theo từng nhóm khách hàng.
- Gắn từng khoản phải thu với hợp đồng, hóa đơn, ngày đến hạn và nhân sự phụ trách.
- Phân bổ tiền thu vào đúng hóa đơn; không để khoản đã thu vẫn xuất hiện trên báo cáo quá hạn.
- Đối chiếu công nợ định kỳ và gửi biên bản xác nhận cho khách hàng.
- Theo dõi báo cáo công nợ theo khách hàng và tuổi nợ theo các nhóm chưa đến hạn, quá hạn 1-30 ngày, 31-60 ngày, 61-90 ngày và trên 90 ngày; đồng thời kết hợp các chỉ số tài chính quan trọng để đánh giá chất lượng khoản phải thu.
- Phân công người đôn đốc, ghi nhận lịch sử trao đổi và kế hoạch thanh toán của khách hàng.
- Rà soát dấu hiệu suy giảm khả năng thanh toán để lập dự phòng và xử lý kịp thời.
Với doanh nghiệp có nhiều khách hàng và hóa đơn, theo dõi bằng bảng tính rời dễ dẫn đến nhập trùng, phân bổ sai tiền thu hoặc bỏ sót khoản đến hạn. Khi số lượng nghiệp vụ tăng, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán đám mây để tập trung dữ liệu và giảm phụ thuộc vào nhiều tệp theo dõi riêng lẻ. Báo cáo tuổi nợ cũng nên được kết hợp với kế hoạch tài chính nhằm dự báo dòng tiền và chủ động nguồn vốn cho từng kỳ. Dù sử dụng công cụ nào, doanh nghiệp vẫn cần thống nhất quy trình nhập liệu, phân quyền, đối chiếu và phê duyệt để bảo đảm số liệu công nợ đáng tin cậy.
Phần mềm kế toán hỗ trợ theo dõi công nợ theo khách hàng, hóa đơn và hạn thanh toán.
Bài viết đã giúp bạn hiểu rõ tài khoản 131 là gì, nguyên tắc kế toán, kết cấu, cách hạch toán và phương pháp quản lý công nợ phải thu. Việc theo dõi TK 131 cần được thực hiện chi tiết theo từng khách hàng, hóa đơn và thời hạn thanh toán, đồng thời đối chiếu thường xuyên để hạn chế sai lệch và nợ quá hạn. Với doanh nghiệp có nhiều khách hàng, hóa đơn hoặc chi nhánh, có thể tham khảo Fast Accounting và Fast Financial của FAST để lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô và nhu cầu quản lý tài chính – kế toán.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast