Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì? Quy định thế nào?

Quản lý chi phí kinh doanh tốt sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, hợp lý hóa các khoản phát sinh không cần thiết, làm chủ tài chính của doanh nghiệp. Vậy khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Công ty cần làm gì để quản lý chi phí hiệu quả? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những kiến thức mà các bạn đang quan tâm đến, đừng bỏ lỡ bài viết này nhé!

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là một loại chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức các hoạt động doanh nghiệp. Chi phí quản lý của doanh nghiệp liên quan đến tất cả các hoạt động kinh doanh, không tách rời cho từng hoạt động cụ thể. Đồng thời, tùy theo cách thức hoạt động của doanh nghiệp mà chi phí quản lý cũng khác nhau.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Tóm lại, chi phí doanh nghiệp là gì? Đây là một khối xây dựng quan trọng trong hệ thống chi phí của một công ty. Vì vậy, điều mà các nhà quản lý quan tâm nhất là làm cách nào để quản lý tốt nhất các khoản chi phí cho doanh nghiệp.

2. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì?

Trong kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ bao gồm những loại chi phí như sau:

• Chi phí quản lý nhân viên: Đây là loại chi phí mà doanh nghiệp nào cũng phải chi trả cho nhân sự để quản lý nhân viên, bao gồm: Tiền lương, tiền bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, tiền phụ cấp… của nhân viên quản lý ở các bộ phận, hoặc ban giám đốc của doanh nghiệp.

• Chi phí vật liệu quản lý: Được coi là các khoản  chi phí phải trả cho công tác  quản lý doanh nghiệp như các công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm… Loại chi phí này được quy định là tài khoản 6422.

• Chi phí đồ dùng văn phòng: Đây là loại chi phí phải trả cho các dụng cụ, đồ dùng văn phòng sẽ được quy định là tài khoản 6423.

• Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Dùng để phản ánh khấu hao các tài sản cố định thường dùng trong các văn phòng làm việc như máy móc, thiết bị quản lý, vật liệu truyền dẫn… được quy định là tài khoản 6424.

• Thuế và các loại lệ phí khác: Đây là chi phí thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản lệ phí khác… được quy định là tài khoản 6425.

• Chi phí dự phòng: Dự phòng các khoản phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty hạch toán qua tài khoản 6426.

• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Đây là khoản chi phí dùng để phục vụ các khoản dịch vụ bên ngoài nhằm phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp, chi phí mua và sử dụng tài liệu kỹ thuật, sáng chế, thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ… hạch toán qua tài khoản 6427.

• Các khoản chi bằng tiền khác: Các khoản chi khác như chi hội nghị, chi phí đi lại, tàu xe…

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

>> CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: TOP 5 phần mềm quản lý khách hàng CRM HIỆU QUẢ nhất

3. Lợi ích của việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những chi phí quan trọng khi hoạt động, vì vậy nhà quản lý cần theo dõi và nắm bắt các chi phí này một cách hiệu quả. Việc xác định rõ chi phí quản lý kinh doanh sẽ mang lại những lợi ích sau cho tổ chức:

• Là cơ sở giúp các công ty lập dự toán hoạt động sản xuất kinh doanh, vì để lập dự toán chi phí nhân sự cần có các thông số về định mức ngày công, tính giá nguyên vật liệu cần phải có định mức nguyên vật liệu.

• Người quản lý dễ dàng kiểm soát các hoạt động kinh doanh của tổ chức hơn, vì đây là cơ sở để đánh giá và là giá thành định mức chuẩn.

• Giúp cung cấp thông tin cho các nhà quản lý doanh nghiệp một cách nhanh chóng để đưa ra quyết định đầu tư, đặt giá bán hoặc phân tích khả năng tạo lợi nhuận  hiệu quả hơn.

• Tiết kiệm trong quản lý và sử dụng các nguồn lực của tổ chức.

4. Cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, theo quy định tại Điều 31 Thông tư 177/2015/TT-BTC, được thực hiện một cách cụ thể và có tổ chức. Trong quy trình này, việc ghi chép được chia thành bên Nợ và bên Có như sau:

Bên Nợ:

• Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ được ghi vào sổ cái.
• Số dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả (với điều kiện số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).

Bên Có:

• Các khoản giảm chi phí quản lý kinh doanh được ghi vào sổ cái.
• Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả (số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
• Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản phải trả cho nhân viên, cán bộ (ghi vào Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp) và Có TK 338, 334.
• Giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào sử dụng ngay (ghi vào Nợ TK 642 và Nợ TK 133 nếu được khấu trừ, và Có các TK 152, 111, 112, 242, 331…).
• Giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng mua về sử dụng ngay (ghi vào Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ, và Có các TK 111, 112, 331…).

Quy trình này giúp doanh nghiệp ghi chép một cách chi tiết và minh bạch, hỗ trợ trong việc quản lý chi phí và báo cáo tài chính.

5. Một số cách quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả hiện nay

Tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp bao nhiêu là hợp lý?

Để tính toán tỷ suất chi phí của công ty một cách hiệu quả, chúng ta phải căn cứ vào đặc điểm của từng lĩnh vực và quy mô của công ty để đi đến một con số tỷ lệ phù hợp. Mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau, chúng ta sẽ có một tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp khác nhau tùy thuộc vào chu kỳ sống và vòng đời của sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp.

Một số cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả hiện nay

Theo kinh nghiệm của một số chuyên gia, tỷ lệ chi phí của công ty nên chiếm khoảng 1% đến 5% tổng thu nhập của một tổ chức. Tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp trên tổng doanh thu chỉ từ 2% trở xuống được coi là hợp lý và tối ưu.

Cách quản lý chi phí hiệu quả 

Quản lý chi phí doanh nghiệp là vô cùng quan trọng và phức tạp vì nó đòi hỏi các công ty phải biết cách nắm bắt thông tin trên sơ đồ tổ chức và chuẩn hóa toàn bộ quy trình nhằm mang lại lợi ích lớn hơn cho doanh nghiệp của bạn.

Để làm được điều này, các công ty cần tăng doanh thu tối đa và giảm chi phí tối đa. Đối với một số doanh nghiệp, chi phí phát sinh để hoạt động kinh doanh là rất lớn và để quản lý chi phí hiệu quả chúng ta cần xác định định mức chi phí quản lý doanh nghiệp.

Trong việc thiết lập các tiêu chuẩn chi phí quản lý doanh nghiệp, các nhà quản lý nên đưa ra những con số hợp lý dựa trên dữ liệu doanh thu và các chính sách phát triển từ những năm trước. Cần quy định theo từng khoản mục chi phí nhỏ và kèm theo các chỉ tiêu định lượng như chi phí quản lý cố định, quản lý khả biến, lượng hao mòn …

Khi xây dựng định mức chi phí quản lý doanh nghiệp, nếu chúng ta tiết kiệm quá mức sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Từ đó, doanh thu cũng giảm theo, do đó các công ty nên cân nhắc lựa chọn cách tiêu dùng hợp lý hoặc tiết kiệm.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác đáng tin cậy để hỗ trợ trong việc quản lý chi phí, đừng bỏ qua Fast. Với cam kết đem đến giải pháp thanh toán linh hoạt và hiệu quả, Fast không chỉ giúp giảm chi phí giao dịch mà còn nâng cao trải nghiệm của khách hàng thông qua quy trình thanh toán nhanh chóng và thuận tiện. Điều đặc biệt là Fast có thể hiểu rõ các vấn đề về chi phí của mỗi doanh nghiệp, luôn sẵn lòng tư vấn và đưa ra những giải pháp tối ưu nhất để đáp ứng đúng nhu cầu của từng đối tác. Liên hệ với Fast ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí về giải pháp quản lý chi phí phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

>>> Xem thêm: 10 lời khuyên hàng đầu để cải thiện hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp

Với bài viết mà chúng tôi chia sẻ, bạn sẽ nắm được khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp là gì cũng như các cách giúp nhà quản lý quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả. Từ đó, có phương án áp dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty để đạt hiệu quả tốt nhất.

Chi phí quản lý doanh nghiệp ảnh hưởng đến giá sản phẩm, dịch vụ như thế nào?

Chi phí quản lý doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến giá cả sản phẩm hoặc dịch vụ một cách trực tiếp và gián tiếp:

Chi phí trực tiếp vào giá thành: Một phần của chi phí quản lý, như chi phí văn phòng, lương bổng nhân viên quản lý và chi phí marketing, có thể được tính trực tiếp vào giá thành của sản phẩm hoặc dịch vụ. Khi giá thành tăng lên, giá cả sản phẩm hoặc dịch vụ cũng sẽ tăng theo.

Chi phí gián tiếp vào giá cả: Ngoài các chi phí trực tiếp, một số chi phí quản lý khác, như chi phí nghiên cứu và phát triển, chi phí hỗ trợ khách hàng và các chi phí hành chính, không thể tính trực tiếp vào giá thành mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Tuy nhiên, chúng vẫn ảnh hưởng đến tổng chi phí hoạc lợi nhuận của doanh nghiệp và trong một mức độ nào đó, chúng có thể ảnh hưởng đến giá cả tổng thể của các sản phẩm hoặc dịch vụ.

Hiệu quả kinh doanh: Chi phí quản lý thấp giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý chi phí và làm việc hiệu quả, họ có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ với giá cả cạnh tranh hơn, thu hút khách hàng và gia tăng doanh số bán hàng.

Đối thủ cạnh tranh: Giá cả sản phẩm hoặc dịch vụ cũng phụ thuộc vào mức độ cạnh tranh trong ngành. Nếu các doanh nghiệp cạnh tranh có chi phí quản lý thấp hơn, họ có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ với giá cả thấp hơn, gây áp lực cạnh tranh lên doanh nghiệp khác để cân nhắc giảm giá hoặc tối ưu hóa chi phí quản lý.

Do đó, quản lý chi phí quản lý một cách hiệu quả và cân nhắc kỹ lưỡng trong việc tính toán giá cả là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự cạnh tranh và thành công của doanh nghiệp trên thị trường.

Cách tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Tối ưu hóa các hoạt động quản lý là một phương pháp quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí. Việc xây dựng một hệ thống quản trị chất lượng sẽ cải thiện chất lượng sản phẩm, quản lý hoạt động kinh doanh và nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.

Doanh nghiệp cần kiểm soát các hoạt động làm việc theo đúng quy trình. Những công việc không quan trọng có thể được loại bỏ để giảm chi phí thừa. Quy trình làm việc không rõ ràng, không cụ thể dễ dẫn đến sự suy giảm về năng suất, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức.

Sử dụng công nghệ hiện đại là một phần không thể thiếu để giảm chi phí quản lý. Việc áp dụng các phần mềm quản lý dữ liệu, quản lý nhân sự, quản trị tài chính,… có thể giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất là một yếu tố quan trọng để tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xem xét các mục tiêu và yêu cầu của mình và lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp nhất. Cân nhắc từ dịch vụ, chất lượng sản phẩm, đến chi phí để đảm bảo sự phù hợp và tiết kiệm chi phí.