Trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, việc quản lý và theo dõi các khoản phải thu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của công tác tài chính. Tài khoản 138 – Phải thu khác là một trong những tài khoản không thể thiếu trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Bài viết này FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ về cách hạch toán tài khoản 138 và áp dụng hiệu quả vào công việc kế toán hàng ngày.
1. Tài khoản 138 (Khoản phải thu khác) là gì?
Tài khoản 138 – Phải thu khác là tài khoản dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài các khoản phải thu đã được phản ánh ở các tài khoản phải thu khác như TK 131, 136, 141. Đây là tài khoản tổng hợp, theo dõi các khoản phải thu của doanh nghiệp với các đối tượng khác nhau, không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh chính.
Các khoản phải thu được phản ánh qua tài khoản 138 thường bao gồm: các khoản tạm ứng, các khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược, các khoản phải thu về bồi thường vật chất, các khoản phải thu về tiền phạt, tiền thưởng và các khoản phải thu khác ngoài hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp.
Tài khoản 138 còn được sử dụng để theo dõi các khoản thiếu tài sản chờ xử lý, các khoản phải thu từ cá nhân, tổ chức về tiền bồi thường, các khoản phải thu từ người lao động về tiền tạm ứng lương, và nhiều khoản phải thu đặc thù khác. Việc hiểu rõ bản chất và phạm vi sử dụng của tài khoản này sẽ giúp kế toán viên thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả.
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 138
Khi thực hiện hạch toán tài khoản 138, kế toán viên cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau đây một cách nghiêm ngặt để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
Thứ nhất, việc ghi nhận các khoản phải thu phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc. Điều này có nghĩa là các khoản phải thu được ghi nhận theo số tiền phát sinh ban đầu, không bao gồm các khoản dự phòng phải thu khó đòi. Nguyên tắc này giúp đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng trong việc theo dõi các khoản phải thu.
Thứ hai, kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng phải thu và từng khoản phải thu. Việc này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và theo dõi tình hình thu hồi nợ. Mỗi đối tượng phải thu cần được theo dõi riêng biệt về số tiền, thời hạn thanh toán và các điều kiện khác liên quan đến khoản phải thu.
Thứ ba, đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, kế toán phải thực hiện ghi sổ kế toán theo nguyên tệ và quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá hối đoái tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Việc đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ được thực hiện theo quy định hiện hành.
Ngoài ra, kế toán cần thường xuyên đối chiếu và kiểm tra các khoản phải thu để đảm bảo tính chính xác của số liệu. Việc đối chiếu này nên được thực hiện định kỳ và có sự xác nhận của các bên liên quan. Đồng thời, cần phân loại và theo dõi tuổi nợ của các khoản phải thu để có biện pháp thu hồi phù hợp.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 138
Tài khoản 138 được thiết kế với một kết cấu đặc thù để phản ánh đầy đủ và chính xác các khoản phải thu khác trong doanh nghiệp. Về cơ bản, kết cấu của tài khoản này được chia thành hai phần chính: bên Nợ và bên Có, mỗi bên đều có những đặc điểm và vai trò riêng trong việc phản ánh các nghiệp vụ kế toán.
Bên Nợ bao gồm có:
- Các khoản tài sản bị thiếu đang trong quá trình chờ xác minh và xử lý;
- Các khoản phải thu liên quan đến tài sản thiếu đã xác định được trách nhiệm cụ thể của cá nhân hoặc tập thể (nội bộ hoặc bên ngoài doanh nghiệp), có đầy đủ biên bản xử lý;
- Khoản phải thu từ hoạt động đầu tư tài chính như lãi cho vay, lãi tiền gửi ngân hàng, cổ tức và lợi nhuận được phân chia;
- Khoản chi trả hộ cần thu lại từ bên thứ ba và các khoản phải thu khác phát sinh;
- Tài sản doanh nghiệp đem đi làm tài sản đảm bảo (cầm cố, thế chấp) hoặc các khoản tiền ký quỹ, ký cược;
- Việc đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ khi tỷ giá tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán
Bên Có gồm có:
- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;
- Thu hồi được các khoản nợ phải thu khác;
- Doanh nghiệp nhận lại tài sản đã cầm cố hoặc thu hồi được tiền ký quỹ, ký cược, hoặc đã hoàn tất việc thanh toán;
- Ghi nhận khoản bị phạt bằng cách trừ vào tiền ký quỹ, ký cược và hạch toán vào chi phí khác;
- Thực hiện đánh giá lại cho các khoản phải thu khác bằng ngoại tệ khi tỷ giá giảm so với tỷ giá ghi sổ ban đầu.
Số dư bên Nợ:
- Những khoản phải thu khác mà công ty còn đang chờ thu hồi.
- Tài khoản này cũng có thể xuất hiện số dư bên Có: Điều này xảy ra trong một số trường hợp đặc biệt, khi xem xét từng đối tượng riêng lẻ, số tiền thực tế thu được vượt quá số tiền phải thu.
Về nội dung phản ánh, tài khoản 138 bao quát một phạm vi rộng các khoản phải thu khác nhau.
- Các khoản phải thu về các khoản phạt vi phạm hợp đồng kinh tế: Đây là những khoản tiền phát sinh khi đối tác vi phạm các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng, và doanh nghiệp có quyền thu các khoản phạt này theo quy định của pháp luật và thỏa thuận giữa các bên.
- Các khoản phải thu về bồi thường các thiệt hại về tài sản: Những khoản này phát sinh khi có các sự cố gây thiệt hại đến tài sản của doanh nghiệp, và bên gây thiệt hại có trách nhiệm bồi thường. Việc xác định giá trị bồi thường cần có đầy đủ căn cứ và được các bên liên quan thống nhất.
- Các khoản phải thu về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn: Đây là những khoản tiền mà doanh nghiệp đã chi trả thay cho người lao động hoặc các khoản phải thu từ cơ quan bảo hiểm xã hội. Việc theo dõi chi tiết các khoản này giúp doanh nghiệp quản lý tốt các khoản phải thu liên quan đến chế độ của người lao động.
- Các khoản ký cược, ký quỹ ngắn hạn và dài hạn: Đây là những khoản tiền mà doanh nghiệp đặt cọc hoặc ký quỹ tại các tổ chức khác để đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng hoặc theo quy định của pháp luật. Việc theo dõi các khoản này cần phân biệt rõ thời hạn và mục đích của việc ký cược, ký quỹ.
- Các khoản tạm ứng không thường xuyên cho cán bộ công nhân viên: Đây là những khoản tiền mà doanh nghiệp tạm ứng cho người lao động để thực hiện các công việc đột xuất hoặc không thường xuyên. Việc theo dõi các khoản tạm ứng này cần chi tiết theo từng đối tượng và có thời hạn hoàn ứng cụ thể.
- Các khoản thiếu tài sản chờ xử lý: Đây là những khoản thiếu hụt được phát hiện qua kiểm kê nhưng chưa xác định được nguyên nhân và trách nhiệm cụ thể. Việc theo dõi các khoản này cần được thực hiện cẩn thận và có đầy đủ hồ sơ kèm theo để phục vụ cho công tác xử lý sau này.
4. Phương pháp hạch toán khoản phải thu khác vào tài khoản 138
4.1 Tài sản cố định
Trường hợp TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh
Khi phát hiện tài sản cố định thiếu, chưa xác định được nguyên nhân, kế toán thực hiện bút toán:
- Nợ TK 138 (1381) – Giá trị còn lại của TSCĐ
- Nợ TK 214 (2141) – Giá trị hao mòn
- Có TK 211 (2111) – Nguyên giá
Trường hợp TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi
Quy trình hạch toán gồm hai bước:
- Ghi giảm tài sản cố định:
- Nợ TK 214 (2141) – Giá trị hao mòn
- Nợ TK 3533 – Giá trị còn lại
- Có TK 211 (2111) – Nguyên giá
- Phản ánh giá trị còn lại chờ xử lý:
- Nợ TK 138 (1381)
- Có TK 3532
4.2 Tiền mặt tồn quỹ, hàng hóa, vật tư… kiểm kê thiếu
Trong quá trình kiểm kê, nếu phát hiện thiếu hụt, kế toán cần thực hiện hạch toán ngay lập tức để đảm bảo tính chính xác của sổ sách. Việc hạch toán kịp thời giúp phản ánh đúng thực trạng tài sản và tạo cơ sở để xác định trách nhiệm bồi thường (nếu có).
Khi chưa xác định nguyên nhân
Khi phát hiện thiếu qua kiểm kê:
- Nợ TK 138 (1381)
- Có các TK 111, 112, 152, 153, 154, 155, 156 (tùy theo loại tài sản thiếu)
Khi có quyết định xử lý
Căn cứ vào biên bản xử lý:
- Nợ TK 111, 112 (nếu thu tiền bồi thường)
- Nợ TK 334 (trừ lương)
- Nợ TK 138 (1388)
- Nợ TK 632 hoặc 811 (phần giá trị tổn thất)
- Có TK 138 (1381)
4.3 Các khoản cho vay mượn
Đối với các khoản cho vay, mượn tạm thời, việc hạch toán được thực hiện bằng cách:
Cho mượn tài sản phi tiền tệ
- Nợ TK 138 (1388)
- Có các TK 152, 153, 155, 156
Cho vay tạm thời không tính lãi
- Nợ TK 138 (1388)
- Có TK 111, 112
4.4 Nhận ủy thác
Trong trường hợp doanh nghiệp nhận ủy thác từ bên thứ ba, việc hạch toán cần được thực hiện một cách cẩn thận và chi tiết. Việc theo dõi chi tiết các khoản nhận ủy thác này rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan và thực hiện đúng các cam kết trong hợp đồng ủy thác.
Chi hộ cho bên giao ủy thác
- Nợ TK 138 (1388) – Nếu chưa ứng tiền
- Nợ TK 338 (3388) – Trừ vào tiền đã nhận
- Có TK 111, 112
Khi được thanh toán
- Nợ TK 111, 112
- Nợ TK 338 (3388)
- Có TK 138 (1388)
4.5 Lãi, cổ tức được chia
Đối với các khoản lãi và cổ tức được chia từ các khoản đầu tư, kế toán cần thực hiện hạch toán kịp thời và chính xác.
Khi xác định được lãi, cổ tức:
- Nợ TK 111, 112 (phần đã thu)
- Nợ TK 138 (1388) (phần chưa thu)
- Có TK 515
4.6 Khi thu được các khoản nợ khác
Quá trình thu hồi các khoản phải thu đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý tài chính.
Khi thu được tiền:
- Nợ TK 111, 112
- Có TK 138 (1388)
4.7 Khi chi trả tiền trợ cấp cho người lao động
Đối với các khoản trợ cấp cho người lao động, việc hạch toán cần tuân thủ các quy định về chế độ kế toán và chính sách lao động.
Chi trả trợ cấp:
- Nợ TK 138
- Có TK 111, 112
Khi được hoàn trả:
- Nợ TK 111, 112
- Có TK 138
4.8 Những khoản chi trong hoạt động sự nghiệp
Đối với các khoản trợ cấp cho người lao động, việc hạch toán cần tuân thủ các quy định về chế độ kế toán và chính sách lao động.
- Nợ TK 111, 112;
- Có TK 1388 – Phải thu khác.
5. Các nghiệp vụ hạch toán tài khoản 138 thường gặp
5.1. Ghi nhận khoản phải thu từ nhân viên, đối tác
Việc phát sinh các khoản phải thu từ nhân viên và đối tác là điều thường xuyên xảy ra. Khi ghi nhận các khoản này, kế toán cần thực hiện hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và có đầy đủ chứng từ kèm theo. Khi phát sinh khoản phải thu từ nhân viên hoặc đối tác, kế toán thực hiện:
Ghi nhận khoản phải thu:
- Nợ TK 138
- Có TK liên quan
Ví dụ cụ thể, khi công ty cho nhân viên tạm ứng tiền để thực hiện công việc, kế toán sẽ ghi:
- Nợ TK 138
- Có TK 111 hoặc 112
5.2. Thu hồi khoản phải thu khác
Quá trình thu hồi các khoản phải thu cần được thực hiện một cách có hệ thống và được ghi nhận kịp thời vào sổ sách kế toán. Khi nhận được tiền thanh toán từ các khoản phải thu, kế toán thực hiện:
Thu bằng tiền mặt:
- Nợ TK 111
- Có TK 138
Thu qua ngân hàng:
- Nợ TK 112
- Có TK 138
Thu bằng tài sản:
- Nợ TK 152, 153, 156
- Có TK 138
Bù trừ công nợ:
- Nợ TK 331, 336
- Có TK 138
5.3. Xử lý khoản phải thu không thu hồi được
Đối với các khoản phải thu khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục xử lý theo quy định. Trước khi xử lý, cần có đầy đủ hồ sơ chứng minh việc không thể thu hồi được khoản nợ và được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Khi xử lý các khoản này, kế toán ghi:
Trích lập dự phòng:
- Nợ TK 642
- Có TK 139
Xử lý xóa nợ:
- Nợ TK 139
- Có TK 138
5.4. Hạch toán khoản lãi từ khoản phải thu khác
Các khoản lãi phát sinh từ các khoản phải thu cần được theo dõi và hạch toán riêng biệt. Khi phát sinh lãi từ các khoản phải thu, kế toán ghi:
Ghi nhận lãi phải thu:
- Nợ TK 138
- Có TK 515
Thu tiền lãi:
- Nợ TK 111, 112
- Có TK 138
5.5. Điều chỉnh tăng, giảm khoản phải thu
Trong quá trình theo dõi và quản lý các khoản phải thu, có thể phát sinh nhu cầu điều chỉnh tăng hoặc giảm số tiền phải thu. Việc điều chỉnh này cần có căn cứ xác đáng và được phê duyệt bởi người có thẩm quyền. Khi điều chỉnh tăng khoản phải thu, kế toán ghi:
Điều chỉnh tăng:
- Nợ TK 138
- Có TK liên quan
Điều chỉnh giảm:
- Nợ TK liên quan
- Có TK 138
6. Giải pháp hạch toán tài khoản 138 (Khoản phải thu khác) tối ưu tại Fast Accounting Online
Fast Accounting Online cung cấp giải pháp chuyên biệt cho việc quản lý tài khoản 138 – Phải thu khác, giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ các khoản tạm ứng, ký quỹ, ký cược và các khoản phải thu khác. Hệ thống tự động hóa việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến TK 138, đồng thời cho phép phân loại chi tiết theo từng đối tượng như nhân viên tạm ứng, đối tác ký quỹ hay các khoản phải thu khác.
Với các tính năng nổi bật như tạo bút toán tự động, báo cáo phân tích tuổi nợ theo thời gian thực và đối chiếu công nợ chi tiết cho TK 138, Fast Accounting Online giúp kế toán viên dễ dàng kiểm soát và theo dõi từng khoản phải thu. Hệ thống cũng hỗ trợ việc đối chiếu số liệu tự động và cảnh báo các khoản tạm ứng quá hạn, giúp doanh nghiệp kịp thời đưa ra các quyết định thu hồi công nợ.
Ngoài ra, về mặt bảo mật Fast Accounting Online áp dụng các biện pháp bảo mật cao cấp để bảo vệ dữ liệu kế toán của doanh nghiệp. Hệ thống được thiết kế với nhiều lớp bảo mật, đảm bảo thông tin được lưu trữ an toàn và chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập.
Để tối ưu hóa việc sử dụng tài khoản 138 trên Fast Accounting Online, doanh nghiệp nên thực hiện việc thiết lập mã đối tượng và phân loại khoản phải thu một cách logic và khoa học. Điều này giúp việc tra cứu và theo dõi các khoản phải thu trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời, việc thường xuyên đối chiếu và kiểm tra số liệu cũng rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác của sổ sách.
Kết luận, việc hạch toán tài khoản 138 đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc kế toán. Với sự hỗ trợ của FAST, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và theo dõi các khoản phải thu khác một cách hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp. Việc áp dụng công nghệ vào công tác kế toán không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast