Phần mềm tuyển dụng là một công cụ quan trọng trong quá trình quản lý hoạt động tìm kiếm, thu hút và phỏng vấn, tuyển dụng nhân sự cho một tổ chức. Việc ứng dụng phần mềm này sẽ giúp các doanh nghiệp xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu quả, tiết kiệm chi phí và thời gian. Cùng FAST tìm hiểu thêm về phần mềm tuyển dụng nhân sự trong bài viết dưới đây!
1. Phần mềm tuyển dụng là gì?
Phần mềm tuyển dụng là một hệ thống được thiết kế để hỗ trợ quá trình tuyển dụng và tuyển chọn nhân sự của một tổ chức. Các phần mềm này cung cấp các tính năng như quản lý hồ sơ ứng viên, đăng tin tuyển dụng, lập lịch phỏng vấn, thăm dò ý kiến, theo dõi tiến trình tuyển dụng và lập các báo cáo, phân tích giúp cho người quản lý hoặc bộ phận nhân sự nhanh chóng nắm bắt được tình hình và lên kế hoạch kịp thời.
Phần mềm tuyển dụng thường được xem là hệ thống theo dõi ứng viên ATS (Applicant Tracking System) nhưng khi công nghệ phát triển, phân loại này không còn chính xác nữa. Hiện nay, ATS chỉ là một phần của phần mềm tuyển dụng.
2. Một số khó khăn của doanh nghiệp trong việc quản lý tuyển dụng
Trong quá trình quản lý tuyển dụng, doanh nghiệp thường gặp phải các khó khăn như:
Tốn kém thời gian và chi phí
Tuyển dụng là một quy trình tốn kém về thời gian và chi phí. Tìm kiếm ứng viên phù hợp, tiến hành phỏng vấn và xử lý hồ sơ đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư về chi phí (đăng tin tuyển dụng, tham dự ngày hội việc làm…) và cả thời gian từ giai đoạn bắt đầu cho đến khi hoàn thành quy trình.
Cạnh tranh
Trong thị trường lao động hiện nay, việc thu hút và giữ chân nhân tài có thể là một thách thức. Các doanh nghiệp phải cạnh tranh với các đối thủ khác để thu hút ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm và phù hợp với nhu cầu của công ty.
Quản lý hồ sơ ứng viên và quy trình tuyển dụng
Lưu trữ và quản lý hồ sơ ứng viên một cách hiệu quả có thể trở thành một thách thức, đặc biệt là khi có kế hoạch tuyển dụng thường xuyên và số lượng lớn. Ngoài ra, việc chọn lọc các ứng viên phù hợp cũng có thể là một quá trình phức tạp và đôi khi đòi hỏi một số tiêu chí khách quan và chủ quan.
Giao tiếp với ứng viên
Duy trì giao tiếp hiệu quả với ứng viên và cung cấp phản hồi một cách đúng thời hạn có thể là một thách thức, nhưng lại rất quan trọng để duy trì hình ảnh tích cực của doanh nghiệp.
Để loại bỏ hoặc giảm bớt đi những khó khăn này trong quá trình tuyển dụng, các doanh nghiệp có thể lựa chọn ứng dụng một phần mềm tuyển dụng hiện đại và kết hợp với các phương pháp tuyển dụng thông minh hơn.
3. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm tuyển dụng cho doanh nghiệp
Phần mềm tuyển dụng không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và tối ưu quy trình tuyển dụng mà còn mang lại nhiều lợi ích khác. Với một quy trình tuyển dụng thông minh, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian và chi phí mà vẫn mang về những ứng viên xuất sắc cho vị trí công việc cần tuyển.
Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, việc sử dụng phần mềm tuyển dụng đã trở thành một yếu tố không thể thiếu trong các hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp. Không chỉ đáp ứng được nhu cầu chuyển đổi số, phần mềm còn là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp tuyển dụng ứng viên tiềm năng một cách hiệu quả, toàn diện.
Dưới đây là các lợi ích mà phần mềm tuyển dụng mang lại:
Tiết kiệm thời gian và nguồn lực
Phần mềm tuyển dụng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tự động hóa nhiều tác vụ tuyển dụng như: Lưu trữ hồ sơ ứng viên, gửi thông báo, lập lịch phỏng vấn, và xác nhận tiến trình tuyển dụng. Chỉ với một hoặc vài nhân viên, doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai các hoạt động tuyển dụng một cách hiệu quả.
Nâng cao hiệu suất tuyển dụng
Phần mềm tuyển dụng giúp nhà tuyển dụng thu nhận được số lượng lớn hồ sơ ứng tuyển, cung cấp chức năng phân loại (gắn tag), sàng lọc ứng viên để lựa chọn những ứng viên tốt nhất và phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo việc đánh giá năng lực của ứng viên diễn ra một cách chuẩn xác, giảm thiểu sai sót. Đồng thời, các tin tuyển dụng cũng được phân phối trên nhiều kênh khác nhau, mở rộng phạm vi tiếp cận với ứng viên.
Quản lý dữ liệu dễ dàng
Tất cả các hoạt động lưu trữ hồ sơ và thông tin ứng viên đều được đồng bộ hóa và lưu trữ một cách dễ dàng trên hệ thống. Dữ liệu được quản lý một cách khoa học và an toàn.
Đánh giá hiệu suất tuyển dụng
Toàn bộ quy trình tuyển dụng được theo dõi và đánh giá thông qua các công cụ phân tích và báo cáo. Các chỉ số đánh giá hiệu quả tuyển dụng được trình bày một cách trực quan và chính xác, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về quá trình tuyển dụng và đề xuất các cải tiến hoặc điều chỉnh trong tương lai.
4. Các tính năng của phần mềm tuyển dụng nhân sự
Hiện nay, có khá nhiều phần mềm tuyển dụng có sẵn trên thị trường và việc lựa chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn là rất quan trọng. Vì vậy, để hỗ trợ bạn đưa ra quyết định phù hợp khi chọn lựa, FAST sẽ đưa ra các tính năng cơ bản nhất mà bất kỳ phần mềm tuyển dụng nào cũng nên có.
- Quản lý thông tin tuyển dụng: Lưu trữ và quản lý hồ sơ ứng viên một cách hiệu quả, bao gồm thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc, học vấn, kỹ năng, và các tài liệu khác. Đồng thời, phần mềm phải quản lý được các thông tin liên quan đến các đợt tuyển dụng, kết quả tuyển dụng.
- Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS): Theo dõi quá trình tuyển dụng của từng ứng viên từ khi nộp đơn đến khi được nhận vào công ty hoặc bị từ chối.
- Tạo lịch trình phỏng vấn: Tạo và quản lý lịch trình phỏng vấn cho ứng viên, bao gồm lập lịch, gửi lời mời, và nhận xác nhận.
- Phản hồi tự động: Tự động gửi email hoặc tin nhắn thông báo cho ứng viên về tiến trình tuyển dụng, bao gồm cả lời mời phỏng vấn và thông báo từ chối.
- Phân tích và báo cáo: Cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất tuyển dụng, bao gồm số lượng ứng viên nộp đơn, tỷ lệ chấp nhận/phỏng vấn, và thời gian tuyển dụng trung bình.
Bên cạnh đó, khi công nghệ ngày càng phát triển, các chức năng của phần mềm tuyển dụng cũng được nâng cao hơn nhằm đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp. Một số chức năng nâng cao của hệ thống tuyển dụng có thể kể đến như:
- Tự động hóa nhập dữ liệu: Chức năng này giúp tối ưu hóa quá trình nhập dữ liệu bằng cách loại bỏ các xử lý thủ công. Tất cả các nhiệm vụ tốn thời gian và lặp lại trong quá trình tuyển dụng sẽ được xử lý tự động. Các công nghệ mới được ứng dụng trong phần mềm tuyển dụng nhân sự giúp tự động nhập liệu như:
- Tích hợp API với các hệ thống khác (website, email, cơ sở dữ liệu công ty…) để kết nối dữ liệu.
- Sử dụng công nghệ OCR (Optical character recognition): Công nghệ này có thể chuyển đổi văn bản dạng ảnh sang dạng văn bản điện tử, giúp phần mềm tuyển dụng tự động nhận dạng và nhập dữ liệu từ CV và các tài liệu khác.
- Sử dụng Forms trực tuyến: Tạo các biểu mẫu trực tuyến cho ứng viên điền thông tin trực tiếp, sau đó tự động chuyển dữ liệu từ các biểu mẫu này vào hệ thống tuyển dụng.
5. Top 6 phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự tốt nhất hiện nay
Phần mềm quản lý nhân sự Fast HRM Online
Fast HRM Online là một phần mềm tuyển dụng hiệu quả được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý quy trình tuyển dụng một cách thông minh và hiệu quả nhất. Với những tính năng nổi bật và hiện đại, Fast HRM Online hứa hẹn sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy của mọi doanh nghiệp trong việc tìm kiếm và thu hút tài năng.
Các tính năng tuyển dụng cơ bản của Fast HRM Online bao gồm:
- Quản lý chi tiết các thông tin về đợt tuyển dụng, hồ sơ ứng viên, kết quả thi tuyển, phỏng vấn.
- Theo dõi nhu cầu tuyển dụng từ các bộ phận, phòng ban chi tiết theo từng vị trí công việc.
- Cho phép khai báo nhanh các thông tin ứng tuyển của ứng viên, kèm theo các thông tin chi tiết như: trình độ học vấn, chứng chỉ, các kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, thông tin sức khỏe…
- Cho phép lập lịch thi tuyển, phỏng vấn các ứng viên chi tiết theo từng vị trí tuyển dụng, vòng tuyển dụng.
- Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ ứng viên sau mỗi vòng thi tuyển, phỏng vấn.
- Cho phép gửi mail tự động đến các ứng viên về lịch thi tuyển, phỏng vấn, quyết định tuyển dụng, từ chối tuyển dụng …
- Lưu trữ chi tiết, đầy đủ các thông tin ứng viên chưa được tuyển để có thể sử dụng cho các lần tuyển dụng tiếp theo, giúp giảm chi phí về tuyển dụng.
- Cung cấp kịp thời, đầy đủ các báo cáo thống kê, phân tích tình hình tuyển dụng, yêu cầu tuyển dụng…
- Tự động chuyển đổi toàn bộ thông tin ứng viên sang thông tin nhân viên mới với những hồ sơ trúng tuyển được duyệt.
Đặc biệt, Fast HRM Online còn là phần mềm quản lý nhân sự giúp xử lý các công việc trong quản lý nhân sự như đào tạo, phát triển, đánh giá, cho thôi việc, chấm công – tính lương, BHXH… Phần mềm cho phép làm việc mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị, dễ dàng duyệt các yêu cầu về nhân sự ngay trên Mobile app.
Phần mềm AMIS tuyển dụng
AMIS Tuyển dụng là phân hệ tuyển dụng nằm trong bộ giải pháp Quản trị nhân sự MISA AMIS HRM, phần mềm cung cấp giải pháp quản lý công tác tuyển dụng tập trung trên một nền tảng, hỗ trợ tìm kiếm ứng viên đa kênh, đồng thời theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả tuyển dụng chi tiết và khoa học.
Các chức năng chính:
- Tích hợp email vào hệ thống, lưu trữ thông tin trao đổi giữa ứng viên và công ty.
- Hỗ trợ nghiệp vụ giới thiệu nội bộ (Referral).
- Quản lý Talent pool (các ứng viên tiềm năng) để phục vụ công tác tuyển dụng.
- Thông tin ứng viên từ nhiều nguồn đều được tổng hợp tại 1 nơi duy nhất là AMIS Tuyển dụng.
- Quá trình ứng viên ứng tuyển, phỏng vấn, ghi chú cho từng ứng viên cũng được ghi lại mà không phải tổng hợp từ các phần mềm khác nhau
Nguồn: https://amis.misa.vn/amis-tuyen-dung/
Phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự Viindoo Recruitment
Viindoo Recruitment tự động hóa quy trình tuyển dụng, thu hút nhân tài và giúp tiết kiệm đến 80% thời gian và chi phí tuyển dụng nhân sự cho các doanh nghiệp.
Các chức năng chính:
- Kết nối với các website tuyển dụng hàng đầu: ITviec Vietnamwork, Careerbuilder… Mạng xã hội: Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter…
- Ghi nhận chính xác nguồn của hồ sơ ứng viên đến từ đâu, theo chiến dịch tuyển dụng nào.
- Tự động tạo liên hệ gắn với hồ sơ ứng viên khi nhấn vào nút Ứng tuyển trên website, cơ sở tạo ra nguồn ứng viên cho công ty.
- Tạo lịch phỏng vấn ngay trong hồ sơ ứng viên.
Nguồn: https://viindoo.com/vi/intro/recruitment
Phần mềm quản lý tuyển dụng trực tuyến FastWork Hiring
Nằm trong hệ thống phần mềm Quản trị nhân sự HRM+ bao gồm: Quản lý tuyển dụng, số hóa hồ sơ và đánh giá năng lực KPI, FastWork giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự dễ dàng hơn và nâng cao chất lượng đội ngũ ngay từ khâu tuyển dụng đầu vào.
Các chức năng chính:
- Thiết lập, theo dõi và báo cáo định biên nhân sự, tuyển dụng.
- Thiết lập quy trình tuyển dụng chi tiết từ: xây dựng các trang web tuyển dụng – thu thập hồ sơ ứng viên- phân loại hồ sơ – đặt lịch phỏng vấn – phỏng vấn lần 1, lần 2 – đánh giá kết quả và kết luận hồ sơ trúng tuyển hay thất bại.
- Tạo và quản lý nguồn ứng viên.
- Cập nhật các ghi chú, đánh giá trực tiếp cho mỗi ứng viên sau khi phỏng vấn.
- Tích hợp API để tự động lấy CV sau khi đăng ký trên website.
- Hỗ trợ nhập CV thủ công, upload CV từ file excel.
Nguồn: https://fastwork.vn/hiring/
Phần mềm tuyển dụng Zoho Recruit
Với khả năng mở rộng, tùy chỉnh và công cụ tuyển dụng từ xa, Zoho Recruit đáp ứng nhu cầu tuyển dụng mà công ty dịch vụ nhân sự hoặc đội ngũ nhân sự nội bộ cần để tìm được đúng ứng viên phù hợp với vai trò.
Các chức năng chính:
- Hợp nhất thông tin ứng viên vào một cơ sở dữ liệu dễ sử dụng.
- Nhập dữ liệu ứng viên từ nhiều nguồn, chẳng hạn như sự giới thiệu từ nhân viên hoặc đối tác, trang tuyển dụng, tập tin đính kèm qua email và biểu mẫu web.
- Xây dựng báo cáo tùy chỉnh để tạo dữ liệu về nhu cầu tuyển dụng.
- Các mẫu thư mời nhận việc của Zoho Recruit tích hợp sẵn chữ ký điện tử để nhà quản lý tuyển dụng có thể ký duyệt tuyển dụng mới và ứng viên có thể chấp nhận thư mời làm việc nhanh hơn bao giờ hết.
Nguồn: https://www.zoho.com/vi/recruit/
Phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự CoDX Talent
CoDX Talent là phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự thuộc hệ thống quản trị nhân sự HRM của CoDX. Hệ thống tuyển dụng tập trung vào các hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp, xuyên suốt từ giai đoạn lập kế hoạch đến triển khai.
Các chức năng chính:
- Quản lý theo kênh tuyển dụng: tự động kết nối hồ sơ ứng viên, input hồ sơ vào hệ thống và sàng lọc ứng viên theo tiêu chí riêng biệt.
- Theo dõi sát sao hồ sơ và quy trình hoạt động của ứng viên.
- Dễ dàng sàng lọc và tìm kiếm hồ sơ ứng viên theo từng giai đoạn tuyển dụng.
- Đo lường và tính toán chi phí tuyển dụng, giúp doanh nghiệp tối ưu kế hoạch tuyển dụng hiệu quả.
Nguồn: https://www.codx.vn/quan-tri-nguon-nhan-luc/
>>> Xem thêm: Quản lý tuyển dụng trên phần mềm quản lý nhân sự Fast HRM Online