Top 16 phần mềm chấm công tốt, hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý chấm công hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng hoạt động quản lý nhân sự, tối ưu hóa năng suất làm việc và tiết kiệm chi phí. Việc sử dụng phần mềm chấm công nhằm hỗ trợ cho doanh nghiệp trong công tác quản lý nhân sự ngày càng phổ biến bởi những lợi ích vượt trội mang lại. Bài viết này, FAST sẽ giới thiệu đến bạn top 16 phần mềm quản lý chấm công, giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho nhu cầu của doanh nghiệp.

1. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý chấm công để cắt giảm chi phí?

Nhiều doanh nghiệp cho rằng hệ thống chấm công tự động không mang lại lợi ích rõ ràng về chi phí. Tuy nhiên, thực tế cho thấy giải pháp này giúp tiết kiệm đáng kể ngân sách nhờ loại bỏ các chi phí ẩn trong quá trình quản lý công – lương.

Các chi phí “vô hình” được cắt giảm nhờ phần mềm chấm công tự động gồm:

• Giảm vi phạm giờ làm việc: Dữ liệu ra vào được ghi nhận chính xác, giúp phát hiện và xử lý nhanh các trường hợp đi muộn, về sớm hay nghỉ không phép, đồng thời hạn chế tranh cãi về bảng công.

• Ngăn chặn gian lận chấm công (Buddy Punching): Nhờ công nghệ nhận diện khuôn mặt, vân tay hoặc sinh trắc học, việc chấm công hộ gần như bị loại bỏ hoàn toàn, đảm bảo kỷ luật và minh bạch.

• Tiết kiệm thời gian xử lý công – lương: Quy trình nhập liệu, đối chiếu và tính lương được tự động hóa chỉ trong vài thao tác, giúp bộ phận nhân sự tập trung vào công việc chiến lược hơn.

• Hạn chế sai sót tính lương: Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu, loại bỏ lỗi thủ công và đảm bảo tính chính xác, nhất quán trong từng kỳ lương.

• Quản lý chuyên cần trực quan: Bảng điều khiển hiển thị rõ thời gian vào – ra, số phút đi trễ, ngày phép còn lại…, giúp quản lý dễ dàng theo dõi và ra quyết định.

Tự động hóa chấm công không chỉ là bước chuyển đổi số mà còn là chiến lược tiết kiệm chi phí bền vững, giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành.

Xem thêm: Top 10 phần mềm giao việc giúp tối ưu quy trình cho doanh nghiệp

>> Xem thêm: Mẫu bảng chấm công đơn giản, hiệu quả nhất

2. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý chấm công phù hợp cho doanh nghiệp 

• Nhu cầu của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu của mình trước khi lựa chọn phần mềm chấm công. Doanh nghiệp cần xác định số lượng nhân viên cần quản lý, phương thức chấm công mong muốn (thẻ từ, vân tay, khuôn mặt…), các tính năng cần thiết (tính lương, quản lý ca làm việc…) và ngân sách cho phần mềm.
• Tính năng của phần mềm
  • Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của mình. Một số tính năng phổ biến của phần mềm chấm công bao gồm:
    • Chấm công: Hỗ trợ nhiều phương thức chấm công (thẻ từ, vân tay, khuôn mặt…).
    • Tính lương: Tự động tính lương theo thời gian làm việc, giờ làm thêm, giờ nghỉ phép…
    • Quản lý ca làm việc: Thiết lập ca làm việc cho nhân viên, theo dõi lịch làm việc của nhân viên.
    • Báo cáo: Cung cấp các báo cáo chi tiết về thời gian làm việc, giờ làm thêm, giờ nghỉ phép…
    • Quản lý nhân sự: Quản lý thông tin nhân viên, theo dõi lịch sử chấm công…
• Giá thành của phần mềm quản lý chấm công: Lựa chọn phần mềm có giá thành phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng cần phải xem xét. Nên so sánh giá thành của các phần mềm khác nhau trước khi lựa chọn.
• Dễ sử dụng: Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm dễ sử dụng để nhân viên dễ dàng thao tác. Nên thử dùng phần mềm trước khi mua để đánh giá mức độ dễ sử dụng của phần mềm.
• Hỗ trợ khách hàng: Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt. Cần tìm hiểu về dịch vụ hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp trước khi mua phần mềm.
• Tính bảo mật của phần mềm: Cần lựa chọn phần mềm có tính bảo mật cao để bảo vệ dữ liệu, thông tin nhân sự.
• Khả năng tích hợp với các phần mềm khác: Nên lựa chọn phần mềm có khả năng tích hợp với các phần mềm khác mà doanh nghiệp đang sử dụng (phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán, phần mềm ERP…).
• Uy tín của nhà cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP uy tín để đảm bảo chất lượng của phần mềm và dịch vụ hỗ trợ khách hàng.

3. Top 16 phần mềm quản lý chấm công phù hợp, dễ sử dụng

3.1 Phần mềm quản lý chấm công FAST HRM Online 

Fast HRM Online là phần mềm quản lý nhân sự toàn diện dựa trên nền tảng web, hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa các công việc liên quan đến quản lý nhân sự từ việc tuyển dụng đến quản lý nhân sự, chấm công tính lương.

Fast HRM Online cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp, bao gồm: Quản lý nhân sự, quản lý tuyển dụng, quản lý chấm công, quản lý đào tạo, bảo hiểm, thuế TNCN, Self-service…

Trong đó, chức năng quản lý chấm công bao gồm các tính năng chính như:

• Quản lý chi tiết thời gian làm việc và thời gian nghỉ của nhân viên.
• Linh hoạt trong việc khai báo ngày nghỉ lễ hoặc ngày nghỉ định kỳ hàng tuần.
• Quản lý ca làm việc chi tiết theo ca, công làm việc, dễ dàng theo dõi đi muộn/về sớm của nhân viên.
• Dễ dàng đăng ký ca làm việc, đăng ký tăng ca cho nhân viên.
• Quản lý nhân viên nghỉ/vắng mặt theo lý do nghỉ.
• Đăng ký nghỉ phép và duyệt nghỉ phép qua tin nhắn SMS hoặc mobile app.
• Dữ liệu chấm công được lấy từ máy chấm công hoặc chấm công bằng tay.
• Theo dõi được nhân viên sai số liệu chấm công.
• Tính công làm việc tự động, chính xác và nhanh chóng.
• Điều chỉnh giờ công, giờ vào/ra.
• Điều chỉnh giờ vào/ra nhân viên.
• Điều chỉnh bộ phận tính công cho nhân viên để tính công trong trường hợp nhân viên làm nhiều tại bộ phận trong tháng.
• Tự động chuyển dữ liệu công sang phân hệ tính lương.
• Hệ thống báo cáo chi tiết và trực quan.

Phần mềm chấm công Fast HRM Online có nhiều ưu điểm nổi bật như:

• Dễ sử dụng: Giao diện đơn giản, dễ thao tác.
• App mobile: Dễ dàng cập nhật và duyệt các yêu cầu nghỉ phép, vắng mặt, yêu cầu cấp phát công cụ dụng cụ, yêu cầu đào tạo…
• Tính bảo mật cao: Dữ liệu được bảo mật bằng công nghệ tiên tiến.
• Khả năng tích hợp cao: Có thể tích hợp với các phần mềm khác mà doanh nghiệp đang sử dụng.
• Giá thành hợp lý: Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Fast HRM Online là phần mềm chấm công online cho doanh nghiệp vừa và lớn. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm thông tin về phần mềm tại website Fast HRM Online.

3.2 Phần mềm hỗ trợ chấm công Wise Eye

Wise Eye là một trong những phần mềm quản lý chấm công đầu tiên tại Việt Nam, ra đời vào năm 2008. Phần mềm này hoạt động tốt khi được kết nối với máy chấm công Ronald Jack. Hiện nay, Wise Eye đã có phiên bản trên nền tảng web và hỗ trợ trên hệ điều hành Windows.

Lợi thế nổi bật:

• Thiết kế giao diện thân thiện với người dùng Việt, dễ làm quen và sử dụng ngay cả với người không chuyên về công nghệ.

• Thời gian triển khai nhanh chóng, không cần quy trình cài đặt phức tạp.

• Là phần mềm quản lý chấm công miễn phí, không phát sinh chi phí phần mềm trong quá trình sử dụng.

Hạn chế cần lưu ý:

• Chỉ hỗ trợ tốt cho các dòng máy chấm công nhất định, không linh hoạt khi doanh nghiệp muốn thay đổi thiết bị phần cứng.

• Giao diện và các chức năng đã không còn phù hợp với nhu cầu quản lý chấm công hiện đại như chấm công online, làm việc từ xa, v.v.

Tính năng chính:

• Ghi nhận dữ liệu ra/vào của nhân sự thông qua thiết bị chấm công.

• Tích hợp công nghệ sinh trắc học: nhận diện khuôn mặt, vân tay.

• Cho phép thiết lập lịch làm việc ngắn hạn – phục vụ tốt cho những tình huống cần thay đổi ca tạm thời. Dữ liệu từ lịch tạm này sẽ được phần mềm tự động áp dụng khi tính công và xuất dữ liệu phần mềm chấm công tính lương.

Chi phí triển khai: Phần mềm chấm công miễn phí. Tuy nhiên, để vận hành được, doanh nghiệp cần đầu tư thiết bị chấm công phù hợp từ các thương hiệu tương thích.

3.3. Phần mềm chấm công Base Checkin

Base Checkin là một giải pháp chấm công tự động thuộc bộ phần mềm Base HRM+, hỗ trợ toàn diện cho việc ghi nhận thời gian làm việc, phân ca, và tính công – lương. Phần mềm đặc biệt phù hợp với các tổ chức đang ứng dụng nền tảng số trong quản trị nhân sự tổng thể.

Tính năng nổi bật

• Chấm công đa dạng hình thức: Hỗ trợ GPS, WiFi, và nhận diện khuôn mặt (Face ID), phù hợp cho cả nhân viên văn phòng và lao động làm việc từ xa.

• Tự động tổng hợp công: Hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian xử lý thủ công cho bộ phận nhân sự.

• Kết nối liền mạch với phần mềm tính lương: Hỗ trợ quy trình HR & C&B tính lương nhanh chóng, chính xác.

• Quản lý và phân ca linh hoạt: Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều ca/kíp, ca gối đầu hoặc ca làm việc ngoài giờ.

• Cảnh báo bất thường: Nhận diện sớm các hành vi gian lận hoặc bất thường trong quá trình chấm công.

• Giao diện thân thiện: Dễ sử dụng trên cả trình duyệt web và ứng dụng di động.

Ưu điểm

• Nhật ký chấm công tổng hợp: Dễ dàng hiển thị dữ liệu từ nhiều nguồn và điểm chấm công khác nhau.

• Tích hợp sâu trong hệ sinh thái Base.vn: Giúp doanh nghiệp đồng bộ quy trình từ chấm công đến quản trị nhân sự, dự án, tài sản…

Nhược điểm

• Hạn chế tích hợp phần mềm bên ngoài: Phù hợp nhất với các doanh nghiệp đã hoặc đang sử dụng hệ sinh thái Base.

• Chi phí chưa phù hợp với startup nhỏ: Có thể là rào cản với doanh nghiệp có ngân sách hạn chế.

Chi phí sử dụng

• Gói Starter: 450.000 VNĐ/tháng cho tối đa 30 người dùng.

• Doanh nghiệp lớn: Liên hệ trực tiếp Base.vn để nhận báo giá tùy theo quy mô và nhu cầu.

3.4. Phần mềm quản lý chấm công hiện đại FTA 

FTA là phần mềm chấm công online đơn giản, hiện đại được phát triển trên nền tảng .Net 3.5, tích hợp firebird 2.5 hoặc MS SQL. Với khả năng kết nối linh hoạt với nhiều dòng máy chấm công phổ biến, FTA mang đến giải pháp chấm công hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên.

Ưu điểm:

• Kết nối linh hoạt với đa dạng các dòng máy chấm công phổ biến trên thị trường, đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp.

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng và được thiết kế tối ưu cho người Việt.

• Hỗ trợ xử lý dữ liệu nhanh, chính xác, giúp việc quản lý chấm công trở nên hiệu quả.

• Tích hợp tốt với các phần mềm phần mềm chấm công tính lương, giúp tự động hóa quy trình tính lương và báo cáo.

Nhược điểm:

• Phần mềm quản lý chấm công yêu cầu cấu hình máy chủ và hệ thống tương đối cao để khai thác tối đa tính năng.

• Đòi hỏi nhân viên IT hoặc quản trị viên có kỹ năng nhất định để cài đặt và vận hành ổn định.

• Chi phí ban đầu có thể cao đối với các doanh nghiệp nhỏ do cần đầu tư hệ thống cơ sở dữ liệu và máy chủ.

Tính năng nổi bật:

• Theo dõi và ghi nhận chính xác thời gian ra vào của nhân viên thông qua nhiều thiết bị chấm công khác nhau.

• Tính năng quản lý lịch làm việc, ca kíp linh hoạt, hỗ trợ lập kế hoạch và thay đổi lịch trình tức thời.

• Báo cáo đa dạng, chi tiết phục vụ cho việc phân tích và quản lý nhân sự.

• Hỗ trợ tích hợp dữ liệu chấm công với hệ thống tính lương, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý.

Chi phí sử dụng:

FTA là phần mềm chấm công với mức giá linh hoạt tùy theo quy mô doanh nghiệp và số lượng người dùng. Doanh nghiệp cần đầu tư thêm phần cứng như máy chủ và thiết bị chấm công tương thích để khai thác tối ưu các tính năng của phần mềm.

3.5. Phần mềm chấm công Hubstaff

Hubstaff là một trong những phần mềm quản lý chấm công đơn giản, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa, freelancer hoặc đội ngũ phân tán tại nhiều địa điểm. Với điểm đánh giá 9.2/10, Hubstaff không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận thời gian làm việc mà còn hỗ trợ quản lý dự án, giám sát năng suất và định vị vị trí nhân sự theo thời gian thực.

Tính năng nổi bật:

• Theo dõi thời gian theo từng nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể.

• Bảng chấm công tự động, có thể phê duyệt/thay đổi theo thời gian thực.

• Tạo hơn 17 loại báo cáo khác nhau về hiệu suất, thời gian làm việc, độ hiệu quả của nhân viên.

• Hoạt động linh hoạt trên trình duyệt, ứng dụng desktop, Android và iOS.

Điểm mạnh nổi bật:

• Giao việc và theo dõi thời gian thực: Phân công nhiệm vụ cụ thể và ghi lại thời lượng làm việc chi tiết cho từng cá nhân, giúp quản lý hiệu suất tốt hơn.

• Làm việc cả khi ngoại tuyến: Hubstaff vẫn ghi nhận dữ liệu ngay cả khi mất kết nối mạng và sẽ đồng bộ lại khi có Internet, rất phù hợp với môi trường di chuyển thường xuyên.

• Tích hợp rộng rãi: Kết nối dễ dàng với hơn 30 công cụ khác như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý dự án, nền tảng thanh toán…

• Theo dõi vị trí và hoạt động: Tích hợp GPS giúp theo dõi lộ trình di chuyển; ngoài ra, phần mềm cũng ghi lại các ứng dụng, website mà nhân viên sử dụng trong giờ làm.

Hạn chế cần lưu ý:

• Giao diện đồng hồ bấm giờ yêu cầu cài đặt thêm ứng dụng phụ trên máy tính.

• Một số thao tác như duyệt bảng công hoặc chỉnh sửa có thể cần nhập tay từ phía quản lý.

• Khả năng tạo báo cáo nâng cao còn giới hạn nếu không dùng gói cao cấp.

• Các tính năng giám sát có thể khiến nhân viên cảm thấy bị kiểm soát quá mức, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc nếu không được truyền thông rõ ràng.

Chi phí & gói dịch vụ:

• Dùng thử miễn phí trong 14 ngày để trải nghiệm đầy đủ tính năng.

• Starter – $4.99/người dùng/tháng: Theo dõi thời gian, bảng công cơ bản.

• Grow – $7.50/người dùng/tháng: Thêm các tính năng nâng cao cho nhóm nhỏ.

• Simple – $7/người dùng/tháng: Lựa chọn đơn giản với chức năng chuẩn.

• Premium – $10/người dùng/tháng: Bao gồm tích hợp nâng cao, thanh toán tự động, báo cáo chi tiết hơn.

Tóm lại, Hubstaff không chỉ là một phần mềm chấm công, mà còn là công cụ quản lý năng suất toàn diện, lý tưởng cho mô hình làm việc linh hoạt thời hiện đại. Tuy còn một vài hạn chế nhỏ, nhưng với tính năng phong phú và giá thành hợp lý, đây là lựa chọn đáng cân nhắc cho các doanh nghiệp đang muốn số hóa quy trình chấm công và theo dõi hiệu suất làm việc từ xa.

3.6 Phần mềm chấm công online Mitaco 

Mitaco là một phần mềm quản lý chấm công online hoạt động trên nền tảng Access, tiếp tục thuộc vào nhóm sản phẩm chấm công đời đầu. Phần mềm chấm công này thường được sử dụng để kết nối với các máy chấm công phiên bản cũ, tương tự như Wise Eye. Công cụ chấm công Mitaco có điểm đặc biệt là có khả năng truy xuất giờ làm việc của nhân viên và cung cấp báo cáo chấm công theo thời gian qua Excel. Đặc biệt, Mitaco được cung cấp hoàn toàn miễn phí, dễ dàng cài đặt, sử dụng và có dung lượng phù hợp với hầu hết các thiết bị truy xuất giờ khác trên thị trường.

Ưu điểm:

• Dễ dàng cài đặt và sử dụng: Giao diện đơn giản, phù hợp cho cả người không chuyên về công nghệ.

• Tương thích với các máy chấm công đời cũ: Đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp đang sử dụng thiết bị chấm công thế hệ cũ (tương tự Wise Eye).

• Báo cáo linh hoạt qua Excel: Có khả năng xuất báo cáo giờ công, giờ làm chi tiết qua Excel để phục vụ công tác tính lương, theo dõi nhân sự.

• Dung lượng nhẹ: Phù hợp với hầu hết các thiết bị và hệ thống có cấu hình cơ bản.

Nhược điểm: 

• Chỉ hỗ trợ tốt với máy chấm công đời cũ: Không tối ưu cho các thiết bị chấm công mới, công nghệ nhận diện khuôn mặt hoặc AI.

• Bảo mật và hiệu suất thấp: Dễ gặp lỗi khi sử dụng trong môi trường có lượng nhân sự lớn hoặc yêu cầu bảo mật cao.

• Thiếu tính năng nâng cao: Không có tính năng như chấm công qua GPS, qua điện thoại di động, cảnh báo bất thường…

3.7 Phần mềm chấm công Paradise 

Phần mềm quản lý chấm công ParadiseHR hiểu rõ người dùng cần gì, nắm vững nhu cầu và mục tiêu của họ trong việc sử dụng phần mềm. Tự động hóa các tác vụ phức tạp. ParadiseHR thực hiện nhiều công việc một cách tự động để giảm thiểu công sức của bạn.

Ưu điểm:

• Tự động hóa tác vụ: Các công việc quản lý nhân sự, chấm công, tính lương… được thực hiện tự động, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.

• Tối ưu quy trình: Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc hiệu quả, nhất quán và có thể mở rộng.

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Phù hợp cho cả người không chuyên về công nghệ.

Nhược điểm: 

• Chưa rõ khả năng tích hợp với thiết bị chấm công: Nếu doanh nghiệp đang sử dụng máy chấm công riêng, cần kiểm tra khả năng kết nối.

• Thiếu thông tin cụ thể về tính năng nâng cao: Ví dụ như chấm công qua GPS, phân ca linh hoạt, cảnh báo bất thường, v.v., chưa được đề cập rõ.

• Phụ thuộc vào chi phí dịch vụ: Vì là giải pháp phần mềm hiện đại, có thể có chi phí duy trì hàng tháng hoặc năm.

3.8. Phần mềm chấm công TSheets 

TSheets, hiện được biết đến với tên gọi QuickBooks Time, là một phần mềm chấm công chuyên biệt dành cho doanh nghiệp đã và đang sử dụng hệ sinh thái QuickBooks. Tuy nhiên, các tính năng mạnh mẽ như theo dõi thời gian thực, định vị GPS và phân quyền nhân viên cũng khiến TSheets trở thành công cụ hữu ích cho bất kỳ doanh nghiệp nào cần quản lý đội ngũ làm việc tại nhiều địa điểm hoặc từ xa.

Lợi ích nổi bật:

• Ghi nhận thời gian làm việc chính xác theo thời gian thực, giúp tăng độ tin cậy trong quản lý công.
• Tích hợp sâu với QuickBooks, đồng bộ dữ liệu công – lương chỉ với vài bước, giảm thiểu thời gian và lỗi thủ công.
• Giao diện trực quan, dễ dàng lập lịch ca, theo dõi giờ làm, kiểm soát nghỉ phép và phê duyệt bảng công nhanh chóng.
• Tính năng định vị thông minh (GPS & geofencing): Cho phép quản lý biết nhân viên có thực sự làm việc tại đúng vị trí hay không.
• Khả năng đính kèm hình ảnh: Nhân viên có thể chụp và gửi ảnh trực tiếp để xác minh công việc – đặc biệt hữu ích với các đội kỹ thuật hoặc công trình.

Điểm cần lưu ý:

• Không hỗ trợ lập lịch ca tự động, có thể gây bất tiện cho những doanh nghiệp vận hành theo mô hình ca kíp phức tạp.
• Thiếu các tính năng quản lý nghỉ phép đặc thù như FMLA – điều này có thể là hạn chế với doanh nghiệp Mỹ hoặc tuân thủ luật phức tạp.
• Chi phí cao hơn nếu không dùng QuickBooks – giá trị đầu tư tốt nhất khi sử dụng song song cả hai nền tảng.

Tính năng chính:

• Đồng hồ chấm công di động: Nhân viên có thể chấm công bằng điện thoại với tính năng nhận diện khuôn mặt hoặc sinh trắc học.
• Theo dõi vị trí làm việc theo thời gian thực với định vị GPS và ranh giới địa lý (geofence).
• Tạo và phê duyệt bảng công tự động, hỗ trợ theo ca, ngày, tuần – mọi dữ liệu được lưu trữ tập trung trên nền tảng đám mây.
• Báo cáo tùy chỉnh: Cung cấp báo cáo năng suất, bảng công chi tiết và thống kê theo từng phòng ban, dự án hoặc cá nhân.
• Tự động hóa thanh toán lương khi kết nối với QuickBooks – giúp giảm thiểu công việc cho phòng kế toán.

Chi phí sử dụng:

• Gói Premium:▸ $20 phí duy trì/tháng + $8/người dùng/tháng▸ Bao gồm tính năng cơ bản, quản lý ca làm, theo dõi thời gian.
• Gói Elite:▸ $40 phí duy trì/tháng + $10/người dùng/tháng▸ Có thêm quản lý dự án, giám sát nâng cao và báo cáo chuyên sâu.

Tóm lại, TSheets không chỉ là công cụ chấm công – mà còn là trợ lý quản lý thời gian chuyên nghiệp, đặc biệt mạnh khi kết hợp với hệ thống tài chính QuickBooks. Mặc dù chi phí có thể cao hơn so với một số giải pháp khác, nhưng giá trị mang lại sẽ đáng kể nếu doanh nghiệp cần quản lý nhân sự linh hoạt, minh bạch và tối ưu hoá quy trình trả lương.

3.9. Phần mềm chấm công Tanca

Tanca là phần mềm nhân sự chấm công cung cấp giải pháp quản lý nhân sự 4.0: chấm công, tính lương với dữ liệu theo thời gian thực.

Ưu điểm:

• Cung cấp bản dùng thử miễn phí trong 14 ngày, giúp doanh nghiệp trải nghiệm trước khi quyết định đầu tư.

• Giao diện trực quan, hiện đại, dễ sử dụng cho cả nhân viên và quản lý.

• Hoạt động linh hoạt cả online và offline, với phiên bản offline gọn nhẹ chỉ 10MB.

• Hỗ trợ đa dạng hình thức chấm công: qua Wifi, GPS trên điện thoại, nhận diện khuôn mặt hoặc máy chấm vân tay.

• Tính lương tự động chính xác, bao gồm giờ tăng ca, khấu trừ, thuế và các chỉ số KPI.

• Quản lý phê duyệt đơn từ nhanh chóng: xin nghỉ phép, tăng ca, đi muộn về sớm…

Nhược điểm:

• Một số tính năng quản lý thông tin vẫn cần được hoàn thiện hơn.

• Chi phí sử dụng thuộc nhóm trung bình đến cao, phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn.

Tính năng nổi bật:

• Tạo và quản lý nhiều ca làm việc linh hoạt, nhân viên có thể đăng ký ca và chờ xét duyệt trên cùng phần mềm.

• Hỗ trợ chấm công đa phương thức giúp tăng tiện ích và chính xác trong ghi nhận thời gian.

• Tự động hóa quy trình tính lương dựa trên các công thức phức tạp, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự.

• Hệ thống duyệt đề xuất, đơn từ được tích hợp sẵn, giúp xử lý nhanh các yêu cầu từ nhân viên.

Chi phí sử dụng:

• Miễn phí dùng thử cho tối đa 5 tài khoản.

• Phí sử dụng tính theo module và số lượng người dùng, ví dụ:

  • Tính năng chấm công: 10.000 VNĐ/người/tháng

  • Tính năng tính lương: 10.000 VNĐ/người/tháng

• Với 30 nhân sự dùng cả hai tính năng trên, chi phí hàng tháng khoảng 3.270.000 VNĐ.

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý máy chấm công từ xa online miễn phí và tiện lợi nhất

3.10. Phần mềm quản lý chấm công trực tuyến Ronald Jack Pro

Phần mềm chấm công Ronald Jack Pro là giải pháp quản lý thời gian và chấm công hiệu quả, hỗ trợ kết nối với các thiết bị chấm công như vân tay, thẻ từ và nhận diện khuôn mặt. Phần mềm cho phép quản lý lịch làm việc, tính lương, công, và các loại ngày nghỉ của nhân viên. Các báo cáo chi tiết về giờ làm, nghỉ phép được xuất dưới nhiều định dạng, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát. Giao diện phần mềm dễ sử dụng và có khả năng bảo mật dữ liệu cao.

Tuy nhiên, phần mềm có thể gặp khó khăn khi tích hợp với các hệ thống phần mềm khác trong doanh nghiệp nếu không được cấu hình đúng cách. Ngoài ra, việc cập nhật phần mềm và hỗ trợ kỹ thuật đôi khi có thể chậm, gây bất tiện trong quá trình sử dụng.

3.11. Phần mềm quản lý chấm công Replicon

Replicon là một trong những giải pháp tiên phong trong lĩnh vực phần mềm quản lý chấm công trên nền tảng điện toán đám mây. Hệ thống này không chỉ hỗ trợ theo dõi giờ làm việc, mà còn tích hợp nhiều tính năng phục vụ việc điều phối ca kíp, theo dõi dự án và xử lý bảng lương hiệu quả. Replicon đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp lớn có đội ngũ nhân viên đông đảo và hoạt động tại nhiều địa điểm khác nhau.

Ưu điểm nổi bật

• Dễ dàng triển khai cho toàn bộ nhân sự, kể cả nhân viên làm việc từ xa hoặc tại nhiều chi nhánh khác nhau
• Hỗ trợ đồng bộ hóa thời gian làm việc thông qua công nghệ đám mây, tăng tính chính xác trong ghi nhận dữ liệu
• Tích hợp công cụ xử lý yêu cầu nghỉ phép, chấm công và lịch làm việc ngay trên nền tảng duy nhất
• Có cả phiên bản trình duyệt web và ứng dụng di động, phù hợp cho doanh nghiệp có đội ngũ thường xuyên di chuyển
• Hệ thống thông báo tự động giúp cả quản lý và nhân viên chủ động trong quá trình làm việc và phê duyệt công

Nhược điểm cần cân nhắc

• Chi phí vận hành có thể cao đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc startup có ngân sách giới hạn
• Giao diện chưa thực sự thân thiện với người dùng mới, đòi hỏi thời gian làm quen ban đầu
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng đôi khi chưa đáp ứng tốt về mặt tốc độ phản hồi và hỗ trợ kỹ thuật

Tính năng chính

• Chấm công linh hoạt: Nhân viên có thể thực hiện chấm công trực tuyến trên nền web hoặc thông qua ứng dụng di động, kèm theo ghi nhận vị trí GPS, hình ảnh và thời gian thực
• Phân ca thông minh: Quản lý dễ dàng tạo, điều chỉnh và theo dõi lịch làm việc theo ngày, tuần hoặc tháng. Toàn bộ lịch trình được đồng bộ đến nhân viên chỉ trong vài bước
• Quản lý dự án và hiệu suất làm việc: Cho phép theo dõi thời gian dành cho từng dự án, từ đó đánh giá hiệu quả công việc theo nhóm hoặc cá nhân
• Tích hợp dữ liệu tự động: Toàn bộ dữ liệu từ chấm công, ngày phép đến ca làm được liên kết trực tiếp với hệ thống tính công và bảng lương
• Tùy chỉnh thông báo: Nhân viên sẽ nhận được nhắc nhở khi sắp đến giờ làm việc hoặc khi có thay đổi trong lịch trình. Quản lý cũng có thể nhận cảnh báo khi có bảng công cần duyệt

Chi phí sử dụng: Replicon áp dụng mô hình định giá dựa trên quy mô và nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp.

• Gói Quick Start: 30 USD/tháng, áp dụng cho tối đa 5 người dùng
• Từ người dùng thứ 6 trở đi, phần mềm tính thêm 5 USD/người/tháng

Với nhiều tính năng chuyên sâu, Replicon là một lựa chọn đáng cân nhắc cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm nhân sự chấm công mạnh mẽ, hỗ trợ đầy đủ từ vận hành đến quản lý nhân lực theo thời gian thực.

3.12. Phần mềm quản lý chấm công ACheckin

ACheckin là một giải pháp phần mềm chấm công hiện đại, được phát triển với định hướng thân thiện, linh hoạt và phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp. Ứng dụng này nổi bật nhờ khả năng tích hợp nhiều hình thức chấm công khác nhau, từ nhận diện khuôn mặt, mã QR đến định vị GPS, giúp các tổ chức dễ dàng quản lý nhân sự dù nhân viên làm việc tại văn phòng hay từ xa. Phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty trẻ, startup hoặc đơn vị có môi trường làm việc linh hoạt

Điểm mạnh nổi bật

• Cho phép nhân viên thực hiện chấm công trực tiếp từ điện thoại thông minh bằng nhiều phương thức như mã QR, định vị GPS, FaceID hoặc mạng Wifi nội bộ
• Toàn bộ dữ liệu chấm công được cập nhật theo thời gian thực, đồng bộ lên hệ thống giúp bộ phận quản lý giám sát chính xác và minh bạch
• Tích hợp tính năng tạo và phê duyệt đơn xin nghỉ phép nhanh chóng ngay trên ứng dụng
• Hệ thống báo cáo tự động giúp tiết kiệm thời gian tổng hợp bảng công và theo dõi năng suất nhân viên
• Có thể kết nối với các phần mềm tính lương, chia ca làm việc trong cùng hệ sinh thái, tạo nên chuỗi quản trị nhân sự khép kín

Hạn chế của phần mềm

• Một số tính năng trong hệ thống được đánh giá là thừa, không cần thiết đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ
• Tính năng quản lý hồ sơ nhân sự hiện tại chưa được tối ưu hóa để phục vụ nhu cầu tổng hợp dữ liệu nhân viên chuyên sâu

Các tính năng chính của phần mềm nhân sự chấm công ACheckin

• Chấm công thông minh: Nhân viên có thể thực hiện chấm công bằng điện thoại sử dụng nhiều công nghệ như QR code thời gian thực, định vị GPS hoặc nhận diện khuôn mặt thông qua FaceID
• Tích hợp AI Camera: Hệ thống ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong nhận diện hình ảnh nhằm nâng cao độ chính xác và giảm thiểu sai sót trong quá trình chấm công
• Hệ thống báo cáo linh hoạt: Thư viện hơn 50 mẫu báo cáo có sẵn giúp doanh nghiệp nhanh chóng tổng hợp thông tin chấm công, nghỉ phép, hiệu suất làm việc và các chỉ số nhân sự khác
• Giao diện trẻ trung, dễ sử dụng: Với thiết kế thân thiện và tích hợp thêm một số tính năng giải trí nội bộ, ACheckin đặc biệt phù hợp với môi trường doanh nghiệp trẻ, năng động
• Đồng bộ hóa dữ liệu: Dễ dàng kết nối với các phần mềm tính lương và phần mềm phân ca trong nội bộ, giúp quản lý nhân sự hiệu quả hơn

Chi phí sử dụng: ACheckin đang cung cấp gói Basic miễn phí trong 6 tháng dành cho doanh nghiệp có dưới 50 nhân viên. Gói này bao gồm đầy đủ các tính năng về quản lý nhân sự, chấm công, truyền thông nội bộ và phần mềm quản lý tài sản.

Sau thời gian dùng thử, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng dịch vụ với mức phí hợp lý, bắt đầu từ 199.000 VNĐ mỗi tháng.

3.13. Phần mềm nhân sự chấm công VeriClock

VeriClock là một phần mềm chấm công trực tuyến giúp tăng tính minh bạch giữa nhà quản lý và nhân viên bằng hệ thống chấm công theo thời gian thực, định vị GPS chính xác và hỗ trợ trao đổi hai chiều. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức cần kiểm soát thời gian làm việc từ xa và giảm thiểu tranh chấp về công giờ.

Ưu điểm

• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng: Giảm thời gian làm quen hệ thống cho cả nhân viên và nhà quản lý.

• Tích hợp GPS chính xác: Cho phép giám sát vị trí nhân viên tại thời điểm chấm công.

• Tùy biến báo cáo linh hoạt: Tạo báo cáo theo yêu cầu từng phòng ban, dự án hoặc nhóm.

• Hỗ trợ liên lạc nội bộ: Gửi tin nhắn, gọi điện hoặc email trực tiếp từ nền tảng (miễn phí).

• API mở: Dễ dàng tích hợp với phần mềm tính lương hoặc quản lý nhân sự khác.

Nhược điểm

• Không thân thiện lắm với người mới bắt đầu: Cần thời gian làm quen các chức năng nâng cao.

• Truy cập báo cáo còn hạn chế: Một số báo cáo cần thao tác thủ công hoặc nâng cấp gói.

Tính năng nổi bật

• Hệ thống chấm công thời gian thực: Giám sát chính xác thời điểm ra/vào của nhân viên tại mọi vị trí.

• Lưu trữ và truy xuất “thẻ thời gian”: Cả nhân viên và quản lý đều có thể xem lại lịch sử công giờ bất cứ lúc nào.

• Kênh giao tiếp nội bộ: Tăng tính minh bạch nhờ khả năng gửi/nhận tin nhắn, gọi điện ngay trên ứng dụng.

• Chữ ký số xác nhận công giờ: Cung cấp quy trình duyệt công minh bạch, hạn chế tranh chấp.

• Hệ thống điện toán đám mây: Truy cập từ mọi thiết bị, không cần cài đặt phức tạp.

• Tự động tổng hợp bảng công và tính lương: Hạn chế lỗi nhập tay, tiết kiệm thời gian xử lý bảng công.

Chi phí sử dụng

• Dùng thử miễn phí: Giúp doanh nghiệp trải nghiệm trước khi quyết định.

• Giá chính thức:

  • 5 USD/người dùng/tháng

  • Cộng thêm 10 USD/tháng phí duy trì tài khoản chung

3.14. Phần mềm quản lý chấm công OnTheClock

OnTheClock là một trong những phần mềm chấm công online đơn giản, dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí, lý tưởng cho doanh nghiệp cần quản lý giờ làm mà không cần đến hệ thống phức tạp.

Ưu điểm

• Dễ thiết lập và triển khai: Giao diện thân thiện với người dùng, không yêu cầu kỹ thuật cao.

• Tính bảo mật cao: Dữ liệu được mã hóa và lưu trữ an toàn.

• Hỗ trợ chấm công nhóm: Cho phép một người thay mặt cả nhóm thực hiện check-in/check-out.

• Tích hợp với hệ thống tính lương: Đồng bộ dữ liệu với phần mềm payroll, giảm thiểu lỗi nhập liệu.

• Chi phí hợp lý: Có gói sử dụng miễn phí và nhiều lựa chọn giá linh hoạt cho doanh nghiệp nhỏ.

Nhược điểm

• Hạn chế tùy chỉnh nâng cao: Không phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình quản lý phức tạp.

• Phê duyệt nghỉ phép còn đơn giản: Cần nâng cấp để tối ưu hóa quy trình duyệt đơn tự động.

Tính năng nổi bật

• Theo dõi GPS và thiết lập geofencing: Cho phép xác định vị trí nhân viên khi chấm công, đảm bảo họ có mặt tại khu vực được chỉ định.

• Xác minh hình ảnh khi check-in: Nhân viên phải chụp ảnh tại thời điểm chấm công, tăng tính minh bạch và phòng tránh gian lận.

• Tạo lịch làm việc dễ dàng: Giao diện lập lịch trực quan giúp quản lý tạo, chỉnh sửa, thông báo ca làm chỉ với vài thao tác.

• Tích hợp tính năng tính lương: Tự động chuyển đổi dữ liệu chấm công thành bảng công lương, giảm thiểu thao tác thủ công và sai sót.

• Quản lý PTO (nghỉ phép có lương): Cho phép nhân viên gửi yêu cầu nghỉ và nhà quản lý duyệt trực tiếp trên hệ thống.

• Tính giờ làm thêm tự động: Tổng hợp số giờ vượt chuẩn mỗi ngày, hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ quy định lao động và chi trả công bằng.

Chi phí sử dụng

• Gói Basic: Miễn phí cho 1–2 người dùng, phù hợp với cá nhân hoặc doanh nghiệp siêu nhỏ.

• Gói Standard: 2.50 USD/người dùng/tháng, bao gồm đầy đủ tính năng chấm công, lịch ca và báo cáo.

• Gói Premium: 5 USD/người dùng/tháng, mở rộng với các tính năng nâng cao như báo cáo nâng cao, hỗ trợ khách hàng ưu tiên.

3.15. Phần mềm quản lý chấm công UKG Ready

UKG Ready (trước đây là Kronos Workforce Ready) là một nền tảng chấm công đám mây toàn diện, nổi bật với khả năng quản lý ca làm việc linh hoạt, theo dõi nghỉ phép, và tự động hóa quy trình nhân sự trong doanh nghiệp lớn.

Tính năng nổi bật

• Hoạt động đa nền tảng: Hỗ trợ chấm công qua máy chấm vân tay, thẻ từ, trình duyệt web, và ứng dụng di động (iOS, Android).
• Theo dõi thời gian thực: Nhân viên có thể check-in, xem lịch làm việc, gửi đơn xin nghỉ phép mọi lúc.
• Quản lý PTO hiệu quả: Tự động cập nhật số dư ngày phép, lập lịch nghỉ, và phê duyệt đơn nghỉ trực tiếp trên app.
• Tích hợp phần mềm tính lương: Dễ dàng đồng bộ dữ liệu với các hệ thống tính lương và quản trị nhân sự khác.
• Phù hợp với ca kíp phức tạp: Hỗ trợ phân ca, luân ca, lịch làm việc linh hoạt cho hàng trăm đến hàng nghìn nhân viên.

Ưu điểm

• Giao diện người dùng trực quan và logic: Dễ sử dụng cho cả nhân viên và cấp quản lý.
• Khả năng mở rộng linh hoạt: Phù hợp với các tập đoàn hoặc doanh nghiệp đang mở rộng quy mô.
• Đa dạng hình thức chấm công: Bao gồm vân tay, thẻ từ, định vị GPS và cả web-based.

Nhược điểm

• Yêu cầu cấu hình cao: Tiêu tốn tài nguyên hệ thống, cần máy chủ mạnh nếu triển khai nội bộ.
• Không hỗ trợ nhập liệu thủ công: Hạn chế trong việc sửa lỗi chấm công nhanh chóng.
• Chi phí cao: Không phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ có ngân sách hạn chế.

Chi phí sử dụng

• Phí duy trì hệ thống: 40 USD/tháng.
• Phí theo nhân viên: 3.8 USD/người dùng/tháng.
• Tính năng nâng cao (app di động, thông báo, quản lý PTO,…): Cộng thêm 25 USD/tháng.
• Báo giá chi tiết: Doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp hoặc đại lý địa phương.

3.16. Phần mềm quản lý chấm công 1Office

1Office là một giải pháp chấm công tích hợp trong hệ thống quản trị nhân sự 1HRM, cho phép kết nối trực tiếp với máy chấm công, tự động đồng bộ dữ liệu và xử lý bảng công, tính lương chính xác.

Tính năng nổi bật

• Phân ca linh hoạt: Theo chức vụ, phòng ban, vị trí – phù hợp với môi trường làm việc đa dạng.
• Kết nối máy chấm công: Hỗ trợ nhiều hình thức chấm công (vân tay, thẻ từ, khuôn mặt) với khả năng đồng bộ dữ liệu tức thì.
• Tự động tính công: Bảng công mô phỏng theo Excel, tự động cộng trừ công, làm thêm, nghỉ phép, đi muộn – về sớm.
• Thiết lập quy trình đơn từ: Tự động duyệt đơn xin nghỉ, làm thêm giờ, đi trễ, về sớm theo luồng được cấu hình sẵn.
• Giao diện thân thiện: Nhân viên dễ dàng theo dõi bảng công cá nhân ngay trên nền tảng, hạn chế nhầm lẫn và khiếu nại.

Ưu điểm

• Tích hợp toàn diện: Dễ dàng kết nối với các module khác trong hệ sinh thái 1Office như tính lương, tuyển dụng, đánh giá nhân sự,…
• Phù hợp nhiều quy mô doanh nghiệp: Không giới hạn tính năng theo số lượng nhân sự.

Nhược điểm

• Không bán lẻ tính năng chấm công: Doanh nghiệp cần mua trọn gói hệ thống HRM để sử dụng.
• Khó tùy chỉnh riêng biệt nếu không dùng toàn bộ hệ sinh thái.

Chi phí sử dụng: Gói Standard HRM: 40.000 VNĐ/người dùng/tháng.→ Bao gồm các tính năng: chấm công, tính lương, quản lý đơn từ, tuyển dụng, quản lý tài sản, đánh giá hiệu suất,…

Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp thường sở hữu đặc thù riêng biệt về quy mô, lĩnh vực hoạt động, ngân sách,… dẫn đến nhu cầu sử dụng phần mềm chấm công cũng khác nhau. Lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý nhân sự và sự phát triển của doanh nghiệp. Hy vọng những bí quyết trên đây sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn sáng suốt và tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.

4. Các câu hỏi thường gặp về Phần mềm chấm công HRM

4.1. Có nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí không?

4.2. Phần mềm chấm công có thể kết hợp với những máy chấm công nào?

4.3. Phần mềm chấm công hoạt động như thế nào?

Thông tin liên hệ:

• Website: https://fast.com.vn/
• Email: info@fast.com.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST 
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast 

Xem thêm các bài viết liên quan: