Workflow là gì? Các bước xây dựng quy trình workflow hiệu quả

Workflow là một khái niệm không còn xa lạ trong nền kinh doanh hiện đại. Trong một thị trường đầy cạnh tranh và biến đổi nhanh chóng, việc tổ chức và quản lý các quy trình làm việc một cách hiệu quả trở thành một yếu tố quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, để hiểu rõ hơn về Workflow và cách xây dựng quy trình Workflow hiệu quả, hãy cùng FAST khám phá sâu hơn vào bản chất của nó và những bước cụ thể để thực hiện. Trên hết, chúng ta cần tìm hiểu “Workflow là gì?” và sau đó, đào sâu vào các bước cần thiết để xây dựng và triển khai quy trình Workflow một cách có hiệu quả nhất.

1. Workflow là gì?

Workflow là một thuật ngữ phổ biến trong nhiều lĩnh vực, từ công nghệ thông tin đến sản xuất và quản lý dự án. Đơn giản, workflow (luồng công việc) là cách thức tổ chức và quản lý các quy trình làm việc để hoàn thành một nhiệm vụ hay dự án nào đó. Nó thường bao gồm các bước cụ thể, từng giai đoạn, và các quy trình được thực hiện để đạt được kết quả cuối cùng.

Mỗi workflow đều có thể định nghĩa các quy trình cụ thể, người thực hiện và công cụ cần thiết để hoàn thành công việc. Đối với các tổ chức lớn, các workflow thường được xây dựng và tối ưu hóa để đảm bảo hiệu suất cao nhất và tiết kiệm thời gian. Trong khi đó, cá nhân cũng có thể áp dụng workflow cho các mục tiêu cá nhân hoặc dự án nhỏ của mình.

Các bước trong một workflow có thể linh hoạt và thay đổi tùy thuộc vào mục tiêu cụ thể của nó. Tuy nhiên, một số yếu tố chung thường bao gồm:

• Xác định mục tiêu: Bước đầu tiên trong một workflow là xác định rõ ràng mục tiêu cần đạt được. Điều này giúp định hình các bước cụ thể cần thực hiện.
• Phân tích quy trình: Sau khi xác định mục tiêu, các quy trình và bước cần thiết để đạt được mục tiêu đó được phân tích và thiết lập. Đây là giai đoạn mà những quyết định quan trọng về cách thức tổ chức và thực hiện công việc được đưa ra.
• Gán nguồn lực: Một phần quan trọng của quy trình workflow là việc gán nguồn lực, bao gồm con người, thiết bị và các công cụ cần thiết để thực hiện các bước công việc. Việc này đảm bảo rằng mọi người và tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả.
• Thực hiện công việc: Đây là giai đoạn thực hiện các bước và quy trình đã được xác định trước đó. Công việc được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm hoặc bộ phận được giao trách nhiệm.
• Theo dõi và đánh giá: Sau khi công việc được hoàn thành, quy trình tiếp tục với việc theo dõi và đánh giá kết quả. Các điểm mạnh và điểm yếu được xác định và các điều chỉnh có thể được thực hiện để cải thiện hiệu suất trong tương lai.
• Quy trình workflow có thể được biểu diễn dưới dạng sơ đồ hoặc biểu đồ dễ hiểu, giúp mọi người trong tổ chức hoặc nhóm dự án hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động và mối quan hệ giữa các bước khác nhau.

Trong thời đại công nghệ hiện đại, các công cụ và phần mềm quản lý workflow đã trở nên phổ biến để tự động hóa các quy trình và tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Điều này giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn, tăng cường tính hiệu quả và giảm bớt thời gian cần thiết cho việc quản lý và thực hiện công việc.

2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Workflow

Doanh nghiệp nên sử dụng Workflow vì nó mang lại nhiều lợi ích quan trọng, từ việc tăng cường hiệu suất làm việc đến việc cải thiện quản lý tổ chức và tối ưu hóa quy trình làm việc. Dưới đây là một số lý do cụ thể:

• Tăng cường hiệu suất: Workflow giúp tăng cường hiệu suất làm việc bằng cách tự động hóa các quy trình lặp lại và tối ưu hóa luồng công việc. Các nhiệm vụ được tổ chức rõ ràng và phân phối đến những người thích hợp, giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung vào công việc cốt lõi và nâng cao hiệu suất làm việc.
• Tăng tính nhất quán và chất lượng: Bằng cách sử dụng Workflow, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính nhất quán trong cách thức thực hiện các nhiệm vụ. Các quy trình được xác định rõ ràng và tuân thủ một cách nghiêm ngặt, từ đó giảm thiểu sự nhầm lẫn và lỗi phát sinh. Điều này dẫn đến việc cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ cuối cùng.
• Tối ưu hóa quản lý và phân phối nguồn lực: Workflow giúp quản lý và phân phối nguồn lực hiệu quả hơn bằng cách xác định rõ ràng người thực hiện và thời gian cần thiết cho mỗi bước trong quy trình làm việc. Việc này giúp tối ưu hóa sử dụng nhân lực và thiết bị, từ đó giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu suất.
• Tăng tính linh hoạt và thích ứng: Workflow cho phép doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với các thay đổi và điều chỉnh trong quy trình làm việc. Các quy trình có thể được điều chỉnh và cập nhật một cách linh hoạt để đáp ứng nhu cầu mới, từ đó giúp doanh nghiệp duy trì tính linh hoạt và cạnh tranh trong môi trường kinh doanh biến đổi nhanh chóng.
• Tăng khả năng theo dõi và đánh giá: Sử dụng Workflow giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và các quy trình công việc. Các công cụ quản lý Workflow cung cấp thông tin chi tiết về thời gian và tiến độ của các nhiệm vụ, từ đó giúp quản lý đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
• Tăng độ tin cậy và bảo mật: Workflow giúp tăng cường độ tin cậy và bảo mật bằng cách xác định rõ ràng quyền truy cập và phân phối thông tin. Các quy trình được thiết kế để đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ các quy định về quản lý thông tin, từ đó giảm thiểu rủi ro về lỗi và sự cố bảo mật.

Tóm lại, việc sử dụng Workflow không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc và chất lượng sản phẩm, mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý nguồn lực, tăng khả năng thích ứng và cải thiện khả năng theo dõi và đánh giá. Điều này làm tăng tính cạnh tranh và sự bền vững của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.

3. Doanh nghiệp nên sử dụng Workflow khi nào

3.1. Thời điểm thích hợp các doanh nghiệp nên sử dụng Workflow

Việc sử dụng Workflow là cần thiết cho mọi doanh nghiệp, nhưng có những tình huống cụ thể nơi mà sự áp dụng của nó mang lại lợi ích lớn nhất. Dưới đây là các tình huống quan trọng khi doanh nghiệp nên sử dụng Workflow:

• Quy mô lớn và tăng trưởng nhanh: Khi một doanh nghiệp phát triển và mở rộng, quy mô của các quy trình kinh doanh cũng tăng lên. Sự tăng trưởng nhanh chóng có thể làm mất kiểm soát và gây ra sự lãng phí nguồn lực. Sử dụng Workflow trong tình huống này giúp tổ chức và quản lý các quy trình một cách hiệu quả, từ đó đảm bảo rằng doanh nghiệp vẫn hoạt động một cách mạnh mẽ và linh hoạt.
• Cần tối ưu hóa hiệu suất và tiết kiệm thời gian: Khi mà thời gian trở thành một yếu tố quan trọng, sử dụng Workflow giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian. Các quy trình tự động hóa và tối ưu hóa giúp giảm thiểu thời gian cần thiết cho các nhiệm vụ lặp lại, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc và tạo ra thời gian dành cho các hoạt động quan trọng hơn.
• Cần đảm bảo tính nhất quán và chất lượng: Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, tính nhất quán và chất lượng là yếu tố quyết định thành công. Sử dụng Workflow giúp đảm bảo rằng các quy trình làm việc được thực hiện một cách nhất quán và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng. Việc này giúp cải thiện hài lòng của khách hàng và tạo ra một hình ảnh uy tín cho doanh nghiệp.
• Cần tối ưu hóa quản lý nguồn lực: Khi doanh nghiệp đối mặt với sự giảm nguồn lực hoặc áp lực tài chính, việc tối ưu hóa quản lý nguồn lực trở nên cực kỳ quan trọng. Sử dụng Workflow giúp phân phối nguồn lực một cách hiệu quả, từ đó giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.
• Cần tính linh hoạt và thích ứng: Trong một thị trường biến đổi nhanh chóng, khả năng linh hoạt và thích ứng là rất quan trọng. Sử dụng Workflow giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với các thay đổi và điều chỉnh trong môi trường kinh doanh, từ đó giữ cho doanh nghiệp luôn cạnh tranh và phát triển.
• Cần tăng cường khả năng theo dõi và đánh giá: Việc theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc là quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp đang hoạt động một cách hiệu quả và hiệu suất. Sử dụng Workflow giúp tổ chức dễ dàng theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất của các quy trình làm việc, từ đó giúp quản lý đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Có thể nói rằng, doanh nghiệp nên sử dụng Workflow khi cần tăng cường hiệu suất, đảm bảo tính nhất quán và chất lượng, tối ưu hóa quản lý nguồn lực, tăng cường tính linh hoạt và thích ứng, cũng như cần tăng cường khả năng theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh và biến đổi.

>> Xem thêm: Quản trị doanh nghiệp là gì? Chức năng và nguyên tắc quản trị

3.2. Bộ phận nào trong doanh nghiệp thường dùng đến Workflow?

• Phòng sản xuất kinh doanh: bộ phận quản lý sản xuất, bộ phận quản lý chất lượng, bộ phận mua hàng, bộ phận kỹ thuật và bảo trì,…
• Phòng bán hàng: bộ phận tiếp thị, bộ phận kinh doanh, bộ phận chăm sóc khách hàng,…
• Phòng marketing: bộ phận nghiên cứu thị trường, bộ phận Digital marketing, PR, content, media,…
• Phòng vận hành: bộ phận quản lý chuỗi cung ứng, bộ phận bảo trì và sửa chữa, bộ phận quản lý chuỗi cung ứng,…
• Phòng đào tạo: bộ phận triển khai, bộ phận phát triển đào tạo, bộ phận thiết kế nội dung,…

4. Các bước xây dựng Workflow hiệu quả cho doanh nghiệp

4.1 Các loại sơ đồ Workflow

Có nhiều loại sơ đồ Workflow được sử dụng để mô tả và biểu diễn các quy trình làm việc khác nhau trong các tổ chức và ngành công nghiệp. Dưới đây là một số loại phổ biến:

• Sơ đồ dòng công việc (Flowchart): Đây là loại sơ đồ Workflow phổ biến nhất và được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp. Sơ đồ dòng công việc biểu diễn các bước trong quy trình theo thứ tự từ trên xuống dưới, với các hình dạng và biểu tượng khác nhau đại diện cho các bước, quyết định, và luồng dữ liệu.

• Sơ đồ quy trình (Process Map): Sơ đồ quy trình tương tự như sơ đồ dòng công việc, nhưng thường chú trọng vào việc mô tả các quy trình cụ thể trong một hệ thống hoặc tổ chức. Nó có thể bao gồm các chi tiết hơn về các quy trình, bao gồm thông tin về người thực hiện, thời gian, và các bước cụ thể.

• Sơ đồ UML (Unified Modeling Language): Sơ đồ UML thường được sử dụng trong phát triển phần mềm để mô tả các quy trình và tương tác giữa các thành phần trong hệ thống phần mềm. Nó bao gồm các loại sơ đồ như sơ đồ lớp, sơ đồ tuần tự, sơ đồ trạng thái, và nhiều loại khác.
• Sơ đồ BPMN (Business Process Model and Notation): Được sử dụng trong quản lý quy trình kinh doanh, sơ đồ BPMN cung cấp một cách tiêu chuẩn hóa để mô tả các quy trình kinh doanh và tương tác giữa các quy trình. Nó sử dụng các biểu tượng đặc biệt để biểu diễn các khái niệm như hoạt động, sự kiện, và quyết định.
• Sơ đồ Gantt (Gantt Chart): Thường được sử dụng trong quản lý dự án, sơ đồ Gantt biểu diễn các nhiệm vụ và thời gian hoàn thành của chúng trong một biểu đồ thanh dọc. Nó cho phép người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án và lập kế hoạch cho các hoạt động tương lai.
• Sơ đồ Swimlane: Sơ đồ Swimlane (hoặc Cross-Functional Flowchart) chia quy trình làm việc thành các phần riêng biệt dựa trên các đơn vị hoặc bộ phận thực hiện. Điều này giúp hiểu rõ hơn về vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận trong quy trình.
• Sơ đồ Value Stream Mapping: Thường được sử dụng trong Lean Manufacturing, sơ đồ Value Stream Mapping biểu diễn các quy trình sản xuất hoặc dịch vụ từ đầu đến cuối để xác định và loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa hiệu suất.

Mỗi loại sơ đồ Workflow có ưu điểm và ứng dụng riêng biệt, và việc chọn loại phù hợp phụ thuộc vào mục đích cụ thể của quy trình và nhu cầu của tổ chức.

4.2 Các bước xây dựng quy trinh Workflow

Dưới đây là các bước xây dựng quy trình Workflow hiệu quả:

Bước 1: Xác định nguồn dữ liệu

Bước đầu tiên trong việc xây dựng một workflow là xác định nguồn dữ liệu. Điều này là cực kỳ quan trọng vì nguồn dữ liệu sẽ tạo nên cơ sở cho quy trình làm việc và đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin. Điều này không chỉ giúp tăng cường hiệu suất mà còn đảm bảo chất lượng công việc.

Có hai loại nguồn dữ liệu chính mà bạn cần xác định: 

• Nguồn dữ liệu nội bộ bao gồm tất cả các thông tin và dữ liệu mà tổ chức sở hữu và tự lưu trữ. Đây có thể là thông tin về nhân sự như hồ sơ cá nhân, thông tin về kho hàng, thông tin về dự án hoặc các dữ liệu kinh doanh của doanh nghiệp. Việc này giúp cho quy trình làm việc được nội bộ hóa và tối ưu hóa dựa trên thông tin chính xác và cụ thể của tổ chức.
• Nguồn dữ liệu bên ngoài là thông tin và dữ liệu được thu thập từ các nguồn không thuộc sở hữu hoặc kiểm soát của tổ chức. Điều này có thể bao gồm tin tức thị trường, các biến động trong xã hội hoặc các dữ liệu được thu thập từ người dùng, khách hàng hoặc bất kỳ bên nào khác ngoài tổ chức. Việc này giúp mở rộng phạm vi thông tin và cung cấp các góc nhìn bổ sung, giúp tổ chức đưa ra các quyết định có cơ sở và hiệu quả.

Bước 2: Liệt kê các nhiệm vụ cần làm

Để tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả, việc liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện là một bước quan trọng không thể bỏ qua. Hoạt động này giúp đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong quy trình làm việc, đồng thời tránh khỏi các sai sót có thể xảy ra. Để thực hiện việc này một cách chính xác, bạn có thể tuân theo quy trình sau:

• Xác định mục tiêu của quy trình: Trước tiên, hãy xác định mục tiêu hoặc kết quả cuối cùng mà quy trình cần đạt được. Điều này giúp định hình rõ ràng các nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó.
• Phân tích quy trình và xác định các bước chính: Tiếp theo, phân tích quy trình làm việc hiện tại và xác định các bước chính cần thực hiện để hoàn thành quy trình đó. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về các hoạt động cần thiết và sự liên quan giữa chúng.
• Xác định các công việc cần làm: Dựa trên các bước đã xác định, liệt kê một cách chi tiết các công việc cần thực hiện trong mỗi bước của quy trình. Đảm bảo rằng mỗi công việc được mô tả đầy đủ, xác định rõ ràng, cụ thể và theo đúng thứ tự.
• Xác định thứ tự và sự liên quan giữa các công việc: Sắp xếp các công việc theo thứ tự logic và xác định các mối quan hệ hoặc phụ thuộc giữa chúng. Điều này giúp đảm bảo rằng quy trình diễn ra một cách mạch lạc và không gặp trở ngại.
• Phân công công việc cho những nhân sự phù hợp: Xác định và phân công các công việc cho những nhân sự có kỹ năng và năng lực phù hợp. Điều này giúp đảm bảo rằng mỗi người đảm nhận nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.
• Đánh giá và thay đổi khi cần thiết: Kiểm tra và đánh giá quy trình làm việc sau khi hoàn thành để xác định các điểm mạnh và điểm yếu. Nếu cần thiết, điều chỉnh và cải thiện quy trình để tối ưu hóa hiệu suất và hiệu quả.

Chú ý rằng, các nhiệm vụ được liệt kê phải được mô tả đầy đủ, xác định rõ ràng và cụ thể, và tuân thủ đúng thứ tự để đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong quy trình làm việc. Ví dụ như trong quy trình tuyển dụng nhân sự, việc liệt kê và mô tả chi tiết các bước từ xác định nhu cầu tuyển dụng cho đến chào đón ứng viên giúp tổ chức thực hiện một cách mạch lạc và chuyên nghiệp.

Bước 3: Phân công vai trò, người chịu trách nhiệm cho từng bước

Trong quy trình xây dựng Workflow, việc phân công vai trò và người chịu trách nhiệm cho từng bước cụ thể giúp đảm bảo rằng mỗi công việc được giao cho người có trách nhiệm phù hợp, tăng tính nhất quán và hiệu quả của quy trình làm việc.

Để thực hiện bước này, bạn có thể tuân theo các bước sau:

• Đánh giá khả năng và trách nhiệm của từng thành viên: Đầu tiên, xác định và đánh giá khả năng, kỹ năng và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm.
• Bàn bạc và trao đổi trước: Tiếp theo, thực hiện cuộc họp hoặc trao đổi trực tiếp với những người sẽ tiếp nhận công việc, để đảm bảo sự cân đối và đồng thuận trong việc phân công.
• Giao nhiệm vụ: Dựa trên đánh giá và thảo luận, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên dựa trên khả năng và trách nhiệm của họ.
• Xác định rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn: Đảm bảo rằng mỗi thành viên hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của mình trong quy trình làm việc.
• Xây dựng cơ chế liên lạc và giao tiếp: Tạo ra các cơ chế liên lạc và giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên để đảm bảo sự phối hợp trong việc thực hiện nhiệm vụ.
• Theo dõi và đánh giá kết quả: Theo dõi và đánh giá kết quả công việc của từng thành viên để đảm bảo tiến độ và chất lượng của quy trình làm việc.
• Đảm bảo sự hợp tác và mối quan hệ: Xây dựng và duy trì một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ, đảm bảo sự hợp tác và mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong quá trình làm việc.

 

Ví dụ, trong quy trình tuyển dụng nhân viên kinh doanh, các vai trò và người chịu trách nhiệm có thể được phân công như sau:

• CEO: Phê duyệt yêu cầu tuyển dụng.
• Trưởng phòng kinh doanh: Lập đề xuất tuyển dụng, phối hợp với bộ phận HR trong việc sàng lọc và đánh giá ứng viên, tiến hành phỏng vấn và tiếp đón ứng viên.
• Bộ phận HR: Lên kế hoạch tuyển dụng và triển khai các hoạt động tuyển dụng như tìm kiếm ứng viên, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn và đánh giá ứng viên, cũng như mời ứng viên nhận việc.

Qua việc phân công các vai trò và người chịu trách nhiệm cụ thể, quy trình làm việc sẽ diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả hơn.

Bước 4: Thiết kế hồ sơ quy trình làm việc

Thiết kế hồ sơ quy trình làm việc là một phần phần không thể thiếu để hình thành nên workflow diagram. Nó mô tả chi tiết các bước, tương tác và tổng hợp các dữ liệu liên quan trong quy trình. Qua đó giúp mọi người hiểu rõ quy trình, đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong công việc. Trong thiết kế hồ sơ quy trình làm việc bao gồm các hạng mục như: 

• Sơ đồ/ biểu đồ/ mô hình quy trình: Một phần quan trọng của hồ sơ quy trình làm việc là sơ đồ, biểu đồ hoặc mô hình quy trình, mô tả các bước cụ thể và liên kết giữa chúng trong quy trình làm việc.
• Mô tả công việc: Cung cấp mô tả chi tiết về từng công việc trong quy trình, bao gồm các hành động cần thực hiện, thông tin cần được thu thập, và các tiêu chuẩn hoặc yêu cầu cụ thể.
• Người chịu trách nhiệm: Xác định rõ ràng các vai trò và người chịu trách nhiệm cho từng công việc trong quy trình, đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch về trách nhiệm của mỗi cá nhân.
• Thời gian và tiến độ: Đặt ra các thời hạn và tiến độ cụ thể cho từng bước trong quy trình, giúp quản lý và theo dõi tiến trình một cách hiệu quả.
• Nguồn lực: Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện mỗi công việc, bao gồm nhân lực, vật lực, và tài nguyên khác.
• Tiêu chuẩn đánh giá: Định rõ các tiêu chuẩn hoặc yêu cầu để đánh giá hiệu suất và chất lượng công việc, giúp đảm bảo tính chất lượng và nhất quán trong quy trình.
• Quy định chung: Cung cấp các quy định hoặc hướng dẫn chung để hỗ trợ thực hiện quy trình một cách hiệu quả và nhất quán.
• Kiểm soát và đánh giá: Thiết lập các cơ chế kiểm soát và đánh giá để đảm bảo rằng quy trình được thực hiện đúng cách và đạt được các mục tiêu đề ra.

Bước 5: Kiểm tra quy trình công việc đã tạo

Kiểm tra và đánh giá quy trình công việc đã tạo để đảm bảo tính khả thi, nâng cao hiệu quả. Đây cũng là cách để tìm những lỗi có thể xảy ra trong quá trình triển khai. Sau đó, bạn tiến hành tìm hướng khắc phục và dự phòng.

Để kiểm tra quy trình công việc đã tạo, bạn thực hiện theo cách làm như sau:  

• Xây dựng các tiêu chí để đánh giá, so sánh về độ chính xác, thời gian, khả năng thực thi, độ tin cậy, nguồn lực thực tế,…
• Thu thập phản hồi/ đánh giá từ các bên có liên quan như nhân sự tham gia thực hiện, nhà quản lý, người điều phối công việc,…
• Đề xuất cải tiến nếu phát hiện lỗi.
• Đánh giá lại quy trình sau khi điều chỉnh.

Ví dụ: Trong quy trình tuyển dụng nhân viên kinh doanh, doanh nghiệp có thể kiểm tra quy trình công việc đã tạo như sau: 

• Xây dựng các tiêu chí đánh giá: ứng viên, tính khả thi của kế hoạch, nguồn lực doanh nghiệp, chi phí tuyển dụng, thị trường tuyển dụng, thời gian thực hiện và hoàn thành,…
• HR trao đổi thông tin với trưởng phòng kinh doanh về kế hoạch để đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ về thông tin.
• Trong quá trình trao đổi, nếu phát hiện lỗi hoặc quy trình chưa phù hợp sẽ tiến hành chỉnh sửa. Sau đó, tất cả các thành viên tham gia vào hoạt động tuyển dụng rà soát và đánh giá lại quy trình.

Bước 6: Hướng dẫn và tổ chức quy trình làm việc đã tạo

Hướng dẫn và tổ chức workflow cho các thành viên tham gia để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong quy trình làm việc. Mọi người sẽ hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình nhanh chóng. 

Doanh nghiệp có thể thực hiện các hoạt động sau để hướng dẫn và tổ chức quy trình làm việc đã tạo đến đội ngũ nhân sự: 

• Hướng dẫn và huấn luyện
• Tổ chức các buổi họp/ đào tạo/ trao đổi
• Triển khai mẫu 1 workflow
• Thiết lập hệ thống thông báo về workflow
• Theo dõi và hỗ trợ nhân sự
• Tăng cường trao đổi, giao tiếp với các thành viên

Ví dụ: Khi doanh nghiệp hoàn thiện quy trình làm việc (workflow), doanh nghiệp cần phải hướng dẫn những người tham gia vào quy trình về workflow. Trước tiên, doanh nghiệp cần tổ chức một cuộc họp để hướng dẫn, chia sẻ về quy trình đó để hiểu sơ bộ về quy trình. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành phân công nhiệm vụ đến từng đối tượng để nắm bắt công việc trong quy trình. Đồng thời, trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cũng cần theo dõi, hỗ trợ và hỏi đáp liên tục với nhân sự đảm bảo các thành viên nắm được quy trình để triển khai tốt các công việc. Tuyệt đối không gửi file quy trình để nhân sự tự đọc, tự hiểu, tự triển khai. 

Bước 7: Triển khai quy trình công việc mới

Bước cuối cùng khi xây dựng workflow là triển khai quy trình công việc mới trong tổ chức. Các hoạt động nhằm góp phần cải thiện hiệu suất, tính nhất quán và chất lượng công việc trong tổ chức. 

Công tác triển khai quy trình công việc mới cụ thể như sau: 

• Chuẩn bị tài nguyên và lên lịch triển khai.
• Thực hiện triển khai quy trình mới.
• Đo lường, đánh giá và tinh chỉnh.
• Hỗ trợ, đào tạo và đảm bảo tuân thủ theo quy trình.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

5. Những điều cần lưu ý khi xây dựng Workflow

Khi xây dựng Workflow, có một số điều cần lưu ý để đảm bảo rằng quy trình làm việc được thiết kế và triển khai một cách hiệu quả và nhất quán:

• Xác định mục tiêu và yêu cầu: Trước hết, bạn cần hiểu rõ mục tiêu và yêu cầu của quy trình làm việc. Điều này giúp định hình rõ ràng mục đích và phạm vi của Workflow từ đầu.
• Tập trung vào tính linh hoạt: Thiết kế Workflow cần linh hoạt để có thể điều chỉnh và thích ứng với các thay đổi trong môi trường làm việc.
• Đảm bảo tính tương tác: Quy trình Workflow nên bao gồm các bước tương tác giữa các thành viên và phòng ban khác nhau để đảm bảo sự hợp tác và thông tin chính xác.
• Tối ưu hóa quy trình: Loại bỏ hoặc giảm bớt các bước không cần thiết để tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất.
• Đảm bảo tính nhất quán: Các quy trình Workflow cần được thiết kế và triển khai một cách nhất quán để mọi người trong tổ chức có thể hiểu và tuân thủ dễ dàng.
• Kiểm soát và đánh giá: Thiết lập các cơ chế kiểm soát và đánh giá để đảm bảo rằng quy trình được thực hiện đúng cách và đạt được các mục tiêu đề ra.
• Tương thích công nghệ: Chọn các công nghệ và công cụ hỗ trợ phù hợp để triển khai và quản lý Workflow một cách hiệu quả.
• Huấn luyện và hỗ trợ người dùng: Đảm bảo rằng các thành viên được huấn luyện và hỗ trợ đầy đủ về việc sử dụng quy trình Workflow mới.
• Liên tục cải tiến: Quy trình Workflow cần được đánh giá và cải tiến liên tục để đáp ứng nhu cầu thay đổi của tổ chức và môi trường kinh doanh.

Trong bài viết này, chúng ta đã thảo luận về khái niệm Workflow và các bước cần thiết để xây dựng quy trình Workflow hiệu quả. Workflow không chỉ là một công cụ quản lý quy trình làm việc mà còn là một phương tiện để tăng cường hiệu suất và tính nhất quán trong tổ chức. Bằng cách thiết kế và triển khai quy trình Workflow một cách cẩn thận và có mục tiêu, tổ chức có thể tối ưu hóa các hoạt động hàng ngày, giảm thiểu lãng phí và tăng cường khả năng cạnh tranh.