Hồ sơ nhân sự được chuẩn hóa là giải pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý hệ thống nhân sự tốt hơn. Ngoài ra, các doanh nghiệp cần phải đảm bảo lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả và chính xác. Vậy một bộ hồ sơ nhân sự cần những gì? Những quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự hiện nay như thế nào? Tất cả sẽ được FAST bật mí chi tiết thông qua bài viết dưới đây.
1. Khái niệm về hồ sơ nhân sự là gì?
Hồ sơ nhân sự là bộ hồ sơ lưu trữ thông tin thực tế về nhân sự trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức, được biên soạn và lưu trữ theo quy tắc nhất định, hỗ trợ cho việc quản trị các vấn đề liên quan đến nhân sự. Hồ sơ nhân sự bao gồm thông tin dành cho người sử dụng lao động và người lao động để đánh giá, mô tả công việc, tuyển dụng, lựa chọn, đào tạo nhân viên, thăng chức, lương thưởng, chế độ phúc lợi…
Hồ sơ nhân sự có thể bao gồm sơ yếu lý lịch, bảo hiểm, hợp đồng, lịch sử công tác, chế độ lương thưởng, lịch nghỉ phép… của người lao động.
Khái niệm về hồ sơ nhân sự là gì?
Các thông tin về hồ sơ nhân sự đóng vai trò quan trọng trong quản lý hành chính nhân sự. Bộ hồ sơ này được sử dụng để tính toán các khoản lương hay chấm công nhân sự nên cần phải bảo quản kỹ lưỡng hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp.
2. Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì?
Tùy theo quy định của từng tổ chức hay doanh nghiệp mà bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ sẽ bao gồm những chứng từ nào. Để hiểu cơ bản về thành phần của 1 bộ hồ sơ, có thể tham khảo quy định về lưu trữ hồ sơ nhân viên như sau:
>>> Xem thêm: Quản trị nhân sự là gì? Chức năng và vai trò của quản trị nhân sự
Quản lý hồ sơ nhân sự dành cho các đối tượng trong giai đoạn thử việc
Hồ sơ nhân sự đầy đủ bao gồm những giấy tờ sau đây:
- Sơ yếu lý lịch của người lao động.
- Đơn xin việc của người lao động.
- Bản sao CMND/CCCD (có công chứng) của người lao động.
- Một số giấy tờ, bằng cấp photo công chứng của người lao động.
Quản lý hồ sơ nhân sự dành cho các đối tượng trong giai đoạn thử việc
Trong trường hợp người lao động của công ty là người nước ngoài thì cần phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ trên cộng thêm visa lưu trú còn hạn và giấy phép lao động ở Việt Nam.
Trong trường hợp lao động của công ty trong độ tuổi từ 15 đến 18 tuổi thì phía người sử dụng lao động đảm bảo rằng mình đã có sự đồng ý giao kết hợp đồng và được sử dụng lao động bằng văn bản.
Bộ hồ sơ nhân sự cho những đối tượng dưới 15 tuổi
Doanh nghiệp sử dụng lao động có độ tuổi dưới 15 cần phải chuẩn bị những hồ sơ sau đây:
- CMND/CCCD/Hộ chiếu có công chứng của người đại diện theo pháp luật đối với người lao động.
- Văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật có thể đứng ra giao kết hợp đồng cho mình đối với người lao động dưới 15 tuổi.
Hồ sơ nhân sự cho những đối tượng dưới 15 tuổi
Hồ sơ nhân sự cho những đối tượng là nhân viên chính thức
Khi người lao động trở thành nhân viên chính thức trong doanh nghiệp thì người lao động cần phải bổ sung thêm giấy tờ vào bộ hồ sơ thử việc đã nộp trước đó. Những giấy tờ phát sinh và cần thiết trong quá trình làm việc bao gồm:
- Hợp đồng lao động chính thức do doanh nghiệp soạn và yêu cầu chữ ký đầy đủ của người lao động và người sử dụng lao động.
- Các khoản mà doanh nghiệp sẽ thực hiện đóng bảo hiểm cho người lao động với mức đóng sẽ dựa vào phần tiền lương hàng tháng của người lao động.
- Phần phụ lục trong hợp đồng lao động.
- Doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định khi có đề nghị thăng cấp và tăng lương cho người lao động.
- Những loại giấy tờ khi có sự phát sinh của người lao động cần phải có hai văn bản với đầy đủ chữ ký giữa hai bên và lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp.
Hồ sơ nhân sự đối cho những đối tượng là nhân viên chính thức
Những lao động chính thức sẽ có yêu cầu cao hơn về mặt giấy tờ nên doanh nghiệp cần phải thận trọng khi lưu giữ giấy tờ của người lao động.
*** Xem thêm: Phần mềm quản lý khách hàng nào đáng sử dụng nhất hiện nay?
3. Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự theo quy định
Hồ sơ nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Chính vì thế, doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ một cách cẩn thận và hiệu quả. Hiện nay, pháp luật Việt Nam đã ban hành 3 quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự cụ thể như sau:
- Khi nộp lên cơ quan thuế thì hồ sơ nhân sự phải gắn với hồ sơ lương. Chính vì vậy, khi thanh tra thuế kiểm tra quyết toán thì doanh nghiệp có thể dễ dàng đưa hồ sơ để kiểm tra đồng thời quản lý và sắp xếp hợp lý.
- Hồ sơ lưu trữ của nhân viên phải gắn liền với quá trình lao động trong công ty.
- Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự phải tuân thủ những tiêu chí cụ thể như sau: Quy chế lao động, quy chế lương, loại lao động, quy chế lương, thưởng, phạt đối với người lao động, hình thức trả lương cho lao động. Đối với mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có cách lưu trữ hồ sơ riêng biệt. Chính vì thế, phòng nhân sự cần phải linh hoạt sử dụng tùy theo quy chế và đưa ra phương pháp phù hợp.
Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự chuẩn nhất
Cách để lưu trữ hồ sơ nhân sự bao gồm:
Lựa chọn tủ hồ sơ hành chính văn phòng phù hợp
Số lượng hồ sơ, giấy tờ lớn thì không nên đựng hồ sơ trong các túi nhỏ hay cặp nhỏ vì có thể dẫn đến tình trạng quá tải ngoài tầm kiểm soát. Vì vậy, FAST khuyên bạn nên:
- Sử dụng tủ hồ sơ nhiều ngăn: Bạn nên sử dụng các loại tủ đứng với nhiều ngăn ở trên và hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn sẽ có kích thước phù hợp với mỗi loại hồ sơ.
- Sử dụng tủ treo tường: Trong những căn phòng có không gian nhỏ thì nên sử dụng tủ treo tường. Các loại tủ hồ sơ được treo gọn nhẹ có thể đựng một lượng lớn hồ sơ.
Phân loại hồ sơ
Cách phân loại hồ sơ rất quan trọng giúp hệ thống dễ dàng kiểm tra, sắp xếp và quản lý tốt hơn.
- Phân loại dựa trên chủ đề: Cùng một loại hồ sơ chúng ta nên chia nhỏ chủ đề để phân loại như chia theo hợp đồng, báo cáo, tiếp thị, quảng cáo…
- Phân chia dựa trên từng cụm: Đối với mỗi loại hồ sơ kể trên sẽ được chia nhỏ theo từng cụm, mỗi cụm sẽ bao gồm các quý 1,2,3,4…
- Phân loại theo từng nhóm: Cụm hồ sơ sẽ được chia nhỏ theo từng nhóm, mỗi nhóm bao gồm quý 1,2,3,4…
Sắp xếp hồ sơ
Sau quá trình phân loại hồ sơ thì chúng ta cần phải sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Dưới đây là một số cách sắp xếp hồ sơ cơ bản cần lưu ý:
- Sắp xếp dựa vào thời gian: Dựa vào thứ tự thời gian các sự việc diễn ra trong hồ sơ có thể sắp xếp theo thứ tự trước sau. Bạn cần phải ghi chú cẩn thận các thời điểm để tìm kiếm dễ dàng hơn.
- Sắp xếp dựa vào mẫu tự: Sắp xếp dựa vào mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ.
- Sắp xếp dựa vào tính chất: Sắp xếp dựa trên tính chất của hồ sơ.
Loại hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật…
Loại hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ giải quyết chưa dứt điểm, hồ sơ đã giải quyết xong…
Lập danh mục các loại hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê hệ thống hồ sơ của đơn vị. Dựa vào danh mục mà chúng ta có thể quản lý, sắp xếp và tra cứu hồ sơ một cách nhanh chóng.
- Tạo ra danh mục một cách cụ thể và chính xác: Sau khi thực hiện sắp xếp, chúng ta sẽ tiến hành tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Vì vậy, bạn nên đưa chúng lên máy vi tính, tạo cây thư mục và phân cấp chúng.
- Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên: Trước khi cập nhật bạn cần lưu ý lưu lại cây danh mục trước khi cập nhật để xem xét lại vào từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.
Lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ cần lưu trữ tại một vị trí cố định để có thể truy cập nhanh chóng và thuận tiện. Nhờ vào cây danh mục mà bạn có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu một cách nhanh chóng.
- Sử dụng bút để đánh số vào góc phải của hồ sơ lưu trữ.
- Các tập lưu trữ sẽ có nhãn in hồ sơ từ số…đến số…để dễ truy tìm.
- Sử dụng máy quét để quét hồ sơ vào máy tính ở dạng tập tin, đánh số để lưu trữ hồ sơ.
- Sử dụng bảng tính Excel để lưu trữ, chú thích. Dùng các tập tin và hình ảnh để ghi chú trong file.
4. Tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ nhân sự
Tuân thủ quy định pháp luật: Hầu hết các quốc gia đều có các quy định pháp luật yêu cầu các tổ chức lưu trữ hồ sơ nhân sự trong một khoảng thời gian nhất định. Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ và chính xác sẽ giúp các tổ chức tuân thủ các quy định pháp luật này.
Quản lý nhân sự hiệu quả: Hồ sơ nhân sự cung cấp thông tin quan trọng về nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, thông tin về công việc, thông tin về đào tạo và phát triển, v.v. Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ và chính xác sẽ giúp các tổ chức quản lý nhân sự hiệu quả, chẳng hạn như:
-
- Tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên
- Đánh giá hiệu suất
- Đào tạo và phát triển nhân viên
- Quản lý tiền lương và phúc lợi
Giải quyết tranh chấp: Hồ sơ nhân sự có thể được sử dụng như bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa nhân viên và tổ chức. Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ và chính xác sẽ giúp các tổ chức bảo vệ quyền lợi của mình trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
Tạo dựng niềm tin với nhân viên: Nhân viên mong đợi các tổ chức sẽ lưu trữ hồ sơ nhân sự của họ một cách an toàn và bảo mật. Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ và chính xác sẽ giúp các tổ chức tạo dựng niềm tin với nhân viên.
5. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả
Hiện nay, việc quản lý hồ sơ nhân sự đã dần được số hóa. Hồ sơ của nhân viên có thể quản lý thông qua các phần mềm nhân sự, phần mềm quản lý hồ sơ… giúp cho việc truy cập, tìm kiếm, xử lý các quy trình như tuyển dụng, đào tạo, chấm công, tính lương… được dễ dàng và chính xác hơn.
Một số chức năng cơ bản trên phần mềm nhân sự FAST HRM Online giúp quản lý hồ sơ hiệu quả hơn:
- Quản lý các thông tin cá nhân khác nhau của nhân viên như: Thông tin cá nhân, trình độ học vấn, quá trình làm việc, quá trình lương, khen thưởng, kỷ luật…
- Cho phép cập nhật các thông tin liên quan đến nhân sự như: Loại công việc, tính chất công việc, chức vụ, kiêm nhiệm…
- Hệ thống báo cáo đa dạng và đầy đủ thông tin, đảm bảo cho việc phân tích và lập kế hoạch nhân lực
- Kết nối chặt chẽ với phân hệ chấm công, tính lương để cập nhật đồng thời các số liệu về công, lương, phụ cấp được hưởng, số thuế thu nhập cá nhân phải nộp…
Trên đây là những thông tin tổng hợp về hồ sơ nhân sự và quy trình quản lý hồ sơ nhân sự mà fast.com.vn đã tổng hợp chi tiết. Thông qua bài viết này, chắc hẳn bạn đã hiểu hơn về vai trò của hồ sơ nhân viên đối với công tác quản lý nhân sự. Mọi thắc mắc liên quan đến phần mềm quản trị nhân sự cần được giải đáp vui lòng liên hệ với FAST để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.