Trong thời đại số hóa ngày nay, việc quản lý tài sản hiệu quả và an toàn là một yếu tố quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, các phần mềm quản lý tài sản đã trở thành công cụ không thể thiếu giúp các tổ chức theo dõi, bảo vệ và tối ưu hóa việc sử dụng tài sản của mình. Trong bài viết này, FAST sẽ giúp bạn tìm hiểu về phần mềm quản lý tài sản, các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn, tầm quan trọng của tính năng bảo mật, và giới thiệu top 10 phần mềm quản lý tài sản phổ biến và tốt nhất trên thị trường hiện nay.
1. Phần mềm quản lý tài sản là gì?
Phần mềm quản lý tài sản là một giải pháp công nghệ được thiết kế để giúp các doanh nghiệp và tổ chức theo dõi, quản lý và tối ưu hóa việc sử dụng tài sản của họ. Tài sản ở đây có thể bao gồm nhiều loại khác nhau như:
- Tài sản cố định: máy móc, thiết bị, xe cộ, bất động sản
- Tài sản công nghệ thông tin: máy tính, điện thoại, phần mềm, giấy phép
- Tài sản tài chính: tiền mặt, đầu tư, khoản phải thu
- Tài sản vô hình: bằng sáng chế, thương hiệu, bản quyền
Một phần mềm quản lý tài sản hiệu quả sẽ cung cấp các tính năng chính sau:
- Theo dõi vòng đời tài sản: từ mua sắm, sử dụng đến thanh lý
- Quản lý bảo trì và bảo dưỡng: lịch bảo trì, lịch sử sửa chữa
- Quản lý kho: vị trí, số lượng, tình trạng tài sản
- Báo cáo và phân tích: tạo báo cáo chi tiết về hiệu suất và giá trị tài sản
- Tích hợp với các hệ thống khác: kế toán, mua sắm, quản lý dự án
- Bảo mật và kiểm soát truy cập: bảo vệ thông tin tài sản khỏi truy cập trái phép
Việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Cụ thể, giúp tăng hiệu quả sử dụng tài sản, giảm chi phí vận hành và bảo trì, đồng thời cải thiện quy trình ra quyết định. Không chỉ vậy, phần mềm này còn hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định và chuẩn mực kế toán, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc trộm cắp tài sản. Với những vai trò quan trọng như vậy, việc lựa chọn một phần mềm quản lý tài sản phù hợp trở thành điều cần thiết đối với mọi doanh nghiệp.
2. Khó khăn trong quản lý tài sản doanh nghiệp
Tài sản doanh nghiệp thường bao gồm các loại tài sản hữu hình như nhà cửa, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Mặc dù là những vật dụng có thể nhìn thấy và kiểm soát, nhưng thực tế cho thấy công tác quản lý tài sản vẫn tồn tại nhiều vấn đề, gây thất thoát và lãng phí nghiêm trọng. Một số khó khăn phổ biến gồm:
- Thất thoát tài sản trong quá trình sử dụng, điều chuyển nhưng không có cơ chế kiểm soát chặt chẽ.
- Bảo trì, bảo dưỡng không đầy đủ, khiến tài sản nhanh xuống cấp, giảm tuổi thọ sử dụng.
- Mua sắm tài sản mới không hợp lý, trong khi nhiều tài sản cũ vẫn có thể tận dụng, dẫn đến lãng phí nguồn lực.
- Cấp phát tài sản thiếu kiểm soát, không đảm bảo tính tiết kiệm và tối ưu.
- Không có danh sách quản lý chi tiết, gây khó khăn trong việc kiểm kê, xác định người sử dụng và vị trí tài sản.
Những vấn đề trên không chỉ làm thất thoát tài sản mà còn tiêu tốn đáng kể chi phí vận hành hàng năm. Với các doanh nghiệp vừa và lớn, tình trạng này có thể gây thiệt hại lên đến hàng trăm triệu hoặc thậm chí hàng tỷ đồng mỗi năm.
Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp công nghệ trong quản lý tài sản, giúp tối ưu hóa quá trình sử dụng, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả vận hành.
3. Top 10 phần mềm quản lý tài sản phổ biến, tốt nhất cho doanh nghiệp
Sau khi đã hiểu rõ tầm quan trọng của tính năng bảo mật trong phần mềm quản lý tài sản, chúng ta hãy cùng điểm qua Top 10 phần mềm nổi bật trên thị trường hiện nay:
3.1. Phần mềm quản lý tài sản toàn diện Fast Business Online
Fast Business Online là giải pháp quản lý tài sản hàng đầu tại Việt Nam, được phát triển bởi FAST Software. Với hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm quản trị doanh nghiệp, FAST đã tạo ra một sản phẩm đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý tài sản của các doanh nghiệp vừa và lớn.
Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tài sản Fast Business Online:
- Phần mềm quản lý tài sản toàn diện vòng đời tài sản cố định từ mua sắm đến thanh lý
- Tích hợp liền mạch với các phân hệ kế toán và quản trị khác
- Báo cáo chi tiết và trực quan hóa dữ liệu tài sản cố định
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ và đa tiền tệ
- Tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam và quốc tế
Phần mềm Fast Business Online không chỉ đảm bảo quản lý tài sản cố định hiệu quả mà còn mang lại sự an tâm tuyệt đối về bảo mật thông tin cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về an ninh dữ liệu trong môi trường kinh doanh hiện đại.
3.2. Phần mềm quản lý tài sản toàn diện 365
Phần mềm 365 cung cấp một nền tảng tập trung giúp doanh nghiệp quản lý tài sản cố định và theo dõi toàn bộ quy trình cấp phát, thu hồi, bảo trì, thanh lý tài sản một cách hiệu quả.
Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tài sản 365
- Quản lý danh mục tài sản: Hệ thống hóa, phân loại và theo dõi số lượng tài sản theo từng phòng ban, cá nhân trong doanh nghiệp.
- Cấp phát & thu hồi: Tạo và quản lý phiếu cấp phát, thu hồi tài sản linh hoạt, đảm bảo sử dụng tài sản hiệu quả.
- Xử lý tài sản hư hỏng, mất mát: Theo dõi tình trạng tài sản, hỗ trợ các nghiệp vụ báo hỏng, mất, hủy hoặc thanh lý theo quy trình.
- Kiểm kê tự động: Hỗ trợ kiểm kê định kỳ, tạo báo cáo rà soát, đối chiếu tài sản theo từng giai đoạn.
3.3. Phần mềm quản lý tài sản Faceworks
Faceworks là phần mềm quản lý tài sản cố định, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tài sản một cách toàn diện. Từ việc nhập thông tin, giám sát tình trạng, đến lập kế hoạch bảo dưỡng và theo dõi lịch sử sử dụng, Faceworks đảm bảo quy trình quản lý hiệu quả, minh bạch và chính xác.
Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tài sản Faceworks:
- Quản lý danh mục tài sản: Hệ thống hóa thông tin về tài sản theo nhóm, loại, nhà sản xuất, đơn vị sử dụng,… giúp dễ dàng tra cứu và theo dõi.
- Quản lý tài sản chi tiết: Ghi nhận số lượng, tình trạng tài sản theo thời gian thực; cập nhật biến động tăng, giảm theo nhu cầu sử dụng.
- Theo dõi hao mòn, khấu hao: Tự động tính toán nguyên giá, khấu hao, giá trị còn lại, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý chi phí tài sản.
- Quản lý cấp phát và điều chuyển: Theo dõi nhập – xuất – tồn kho, đề xuất cấp tài sản và quản lý lịch sử giao nhận trong nội bộ doanh nghiệp.
- Tùy chỉnh linh hoạt: Doanh nghiệp có thể tự thiết lập các module quản lý phù hợp mà không cần thay đổi quy trình hiện có.
- Hệ thống quản lý tập trung: Dữ liệu tài sản được lưu trữ an toàn, giúp các phòng ban dễ dàng chia sẻ thông tin, tránh thất thoát.
3.4. Phần mềm quản lý tài sản MISA QLTS
MISA QLTS là phần mềm chuyên biệt quản lý tài sản dành cho các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập và doanh nghiệp Nhà nước, đảm bảo tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật về quản lý và sử dụng tài sản công.
Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tài sản Misa QLTS:
- Quản lý tài sản toàn diện: Theo dõi tài sản theo từng danh mục, phòng ban, tình trạng sử dụng, biến động tăng/giảm và đánh giá giá trị tài sản.
- Hỗ trợ quản lý tài sản đặc thù: Đáp ứng nhu cầu quản lý tài sản hạ tầng đường bộ, thiết bị y tế, tài sản cố định vô hình và các loại tài sản đặc thù theo danh mục quy định của từng địa phương.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Thiết kế trực quan, hỗ trợ nhập liệu nhanh, tra cứu thông tin tài sản hiệu quả.
- Cập nhật chính sách kịp thời: Luôn tuân thủ các quy định mới nhất như Thông tư 144/2017/TT-BTC và Thông tư 45/2018/TT-BTC.
- Phù hợp với nhiều đối tượng: Đáp ứng nhu cầu của cơ quan Nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp, UBND xã/phường trong quản lý tài sản công.
3.5. Phần mềm quản lý tài sản Bravo
Phần mềm BRAVO cung cấp giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp trong việc quản lý hệ thống nhà xưởng, máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải. Với khả năng hỗ trợ các bộ phận hành chính, cơ điện, kỹ thuật và sản xuất, BRAVO giúp tối ưu hóa quá trình vận hành và bảo trì tài sản.
Tính năng nổi bật của quản lý tài sản Bravo:
- Đăng ký & quản lý danh mục tài sản: Lưu trữ thông tin chi tiết về thiết bị như nhà sản xuất, năm sản xuất, thông số kỹ thuật, công suất hoạt động,…
- Theo dõi bàn giao & cấp phát: Quản lý việc phân bổ tài sản cho từng bộ phận hoặc nhân sự, cập nhật tình trạng sử dụng.
- Bảo trì & sửa chữa: Ghi nhận lịch sử bảo dưỡng, nhắc nhở khi đến hạn bảo trì hoặc cần thay thế linh kiện.
- Báo cáo tài sản chuyên sâu: Cung cấp báo cáo về nhu cầu sử dụng, tình trạng vận hành, nhật ký sử dụng thiết bị giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về tài sản của mình.
3.6. Phần mềm quản lý tài sản IBM Maximo
IBM Maximo là một phần mềm quản lý tài sản hàng đầu, đặc biệt lý tưởng cho các ngành công nghiệp nặng như sản xuất, năng lượng và giao thông vận tải. Maximo cung cấp nền tảng duy nhất để quản lý tất cả các loại tài sản, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và bảo trì tài sản hiệu quả.
Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tài sản IBM:
- Quản lý tài sản toàn diện: Dễ dàng quản lý từ tài sản sản xuất đến hạ tầng và phương tiện vận tải.
- Khả năng tích hợp mạnh mẽ: Tích hợp với các hệ thống doanh nghiệp khác để nâng cao hiệu quả.
- Dự báo bảo trì: Tiên đoán và xử lý các yêu cầu bảo trì kịp thời để tối ưu hoạt động.
3.7. Phần mềm quản lý tài sản Oracle Enterprise Asset Management
Oracle Enterprise Asset Management (EAM) là phần mềm quản lý tài sản mạnh mẽ nằm trong bộ giải pháp Oracle E-Business Suite, giúp các doanh nghiệp lớn tối ưu hóa hiệu suất tài sản và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động. Với khả năng tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI), Oracle EAM giúp xây dựng các chiến lược bảo trì tiên tiến, kéo dài tuổi thọ tài sản và nâng cao hiệu quả vận hành.
Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tài sản Oracle:
- Xử lý dữ liệu phức tạp: Quản lý tài sản hiệu quả với công nghệ mạnh mẽ.
- Bảo trì và dự báo thông minh: Dự đoán và xử lý bảo trì kịp thời, giảm thiểu thời gian dừng máy.
- Quản lý vòng đời tài sản: Tối ưu hóa hiệu suất và tuổi thọ của tài sản.
- Giảm thiểu chi phí bảo trì và kéo dài tuổi thọ tài sản.
- Phù hợp với doanh nghiệp có yêu cầu quản lý tài sản phức tạp và quy mô lớn
3.8. Phần mềm quản lý tài sản Infor EAM
Infor EAM là phần mềm quản lý tài sản dựa trên đám mây, cung cấp các công cụ mạnh mẽ để tối đa hóa tuổi thọ và hiệu suất của tài sản. Phần mềm này giúp các doanh nghiệp áp dụng các phương pháp bảo trì tiên tiến và phân tích dự đoán để giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa quy trình vận hành.
Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tài sản toàn diện Infor EAM:
- Giao diện người dùng thân thiện: Dễ dàng sử dụng và tùy chỉnh cho từng ngành công nghiệp.
- Phân tích dự đoán: Giúp dự đoán và xử lý vấn đề bảo trì từ sớm.
- Giải pháp đa ngành: Phù hợp cho nhiều ngành công nghiệp như sản xuất, chăm sóc sức khỏe, và công cộng.
3.9. Phần mềm quản lý tài sản toàn diện AssetWorks
AssetWorks cung cấp giải pháp toàn diện cho quản lý tài sản cơ sở hạ tầng và đội xe, phù hợp với các tổ chức có đội xe lớn. Phần mềm hỗ trợ toàn bộ vòng đời của phương tiện, từ mua sắm đến bảo trì và thanh lý, giúp tối ưu hóa hoạt động và giảm thiểu chi phí vận hành.
Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tài sản AssetWorks:
- Quản lý đội xe và tài sản cơ sở hạ tầng: Tối ưu hóa vận hành phương tiện và tài sản.
- Bảo trì và quản lý nhiên liệu: Giúp tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường.
- Tuân thủ quy định: Đảm bảo tuân thủ các quy định về vận hành và bảo trì.
3.10. Phần mềm quản lý tài sản UpKeep
UpKeep là phần mềm quản lý bảo trì và tài sản dựa trên đám mây, thiết kế theo phương pháp “mobile-first” giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ dễ dàng theo dõi và quản lý tài sản từ mọi nơi. Phần mềm cung cấp giao diện trực quan và dễ sử dụng, đơn giản hóa quy trình bảo trì.
Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tài sản UpKeep:
- Giao diện dễ sử dụng: Tương thích trên cả máy tính và thiết bị di động.
- Quản lý bảo trì linh hoạt: Giúp theo dõi và hoàn thành công việc bảo trì mọi lúc, mọi nơi.
- Phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tối ưu hóa quy trình bảo trì với chi phí hợp lý.
Việc lựa chọn phần mềm phù hợp còn phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Các yếu tố như quy mô doanh nghiệp, loại tài sản cần quản lý, ngân sách, và yêu cầu bảo mật đặc thù của ngành đều cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam và khu vực Đông Nam Á, Fast Business Online nổi bật như một lựa chọn hàng đầu với khả năng tùy chỉnh linh hoạt và đặc biệt là sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu và quy định của thị trường địa phương. Bất kể lựa chọn nào, việc đầu tư vào một phần mềm quản lý tài sản có tính năng bảo mật cao sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa việc sử dụng tài sản mà còn bảo vệ được những thông tin quan trọng, đảm bảo sự phát triển bền vững trong dài hạn.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast