Cloud ERP là gì? Cách thức hoạt động và lưu ý khi triển khai

Cloud ERP là gì? Đây không chỉ là một xu hướng công nghệ mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động. Trong bài viết này, FAST sẽ giải đáp chi tiết Cloud ERP là gì, cách thức hoạt động Ngoài ra, làm rõ những đặc điểm nổi bật, lợi ích thiết thực khi ứng dụng và đặc biệt là những lưu ý quan trọng khi triển khai Cloud ERP để đảm bảo thành công cho doanh nghiệp của bạn. Hãy cùng khám phá ngay!

Mục lục

1. Cloud ERP là gì?

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là một nền tảng tích hợp đa chức năng, tập hợp các công cụ quản lý quan trọng như kế toán – tài chính, nhân sự, kho vận, quan hệ khách hàng (CRM) và sản xuất. Điểm cốt lõi của ERP là sự đồng nhất dữ liệu trên toàn bộ hệ thống, thông tin chỉ cần nhập một lần duy nhất và sẽ được chia sẻ tức thời đến tất cả các bộ phận liên quan, tạo điều kiện cho các hoạt động phối hợp nhịp nhàng trên một nền tảng chung.

Cloud ERP, hay còn gọi là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trên nền tảng đám mây, đang được giới chuyên gia đánh giá là một giải pháp đầy tiềm năng. Mô hình này mang đến cho doanh nghiệp khả năng tận dụng toàn bộ tiềm năng của hệ thống ERP, bao gồm các tính năng và dịch vụ đa dạng, mà không đòi hỏi việc xây dựng và duy trì một cơ sở hạ tầng IT phức tạp.

Thay vào đó, giải pháp ERP sẽ được triển khai và mọi dữ liệu liên quan sẽ được bảo mật an toàn trên nền tảng đám mây do nhà cung cấp dịch vụ quản lý. Dự kiến công nghệ ERP đám mây sẽ ngày càng được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, ưu tiên lựa chọn trong tương lai. Thực tế cho thấy, Cloud ERP đã trải qua một quá trình phát triển đáng kể trong thời gian qua.

Hình 1: Cloud ERP, hay còn gọi là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trên nền tảng đám mây

2. Đặc điểm của Cloud ERP

Sau khi đã hiểu rõ định nghĩa cơ bản về Cloud ERP, chúng ta hãy cùng khám phá những đặc điểm nổi bật làm nên sức mạnh và sự khác biệt của hệ thống quản trị doanh nghiệp tiên tiến này:

Khả năng truy cập từ xa, mọi lúc mọi nơi: Cloud ERP cho phép người dùng tiếp cận dữ liệu và hệ thống ERP từ bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời điểm nào. Chỉ cần kết nối Internet thông qua thiết bị di động hoặc máy tính cá nhân, người dùng có thể linh hoạt làm việc và quản lý doanh nghiệp.

Triển khai nhanh chóng và dễ dàng: Doanh nghiệp có thể tận dụng hạ tầng đám mây sẵn có từ nhà cung cấp hoặc bên thứ ba để triển khai ERP mà không cần tốn thời gian và chi phí xây dựng cơ sở hạ tầng IT phức tạp và cài đặt phần mềm trên từng máy chủ.

Tối ưu hóa chi phí hiệu quả: Việc sử dụng Cloud ERP giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể chi phí đầu tư và quản lý hệ thống IT. Không cần xây dựng đội ngũ nhân sự IT chuyên trách để quản lý hệ thống, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi. Hơn nữa, Cloud ERP thường áp dụng mô hình thanh toán theo mức sử dụng, nghĩa là doanh nghiệp chỉ trả phí cho những tính năng và dịch vụ mà họ thực sự cần, giúp tiết kiệm chi phí ban đầu.

Khả năng tích hợp và kết nối linh hoạt: Cloud ERP được thiết kế để dễ dàng tích hợp và kết nối với nhiều ứng dụng và hệ thống khác trong doanh nghiệp, chẳng hạn như phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), phần mềm kế toán, phần mềm quản lý chuỗi cung ứng (SCM), phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý nhân sự…

Hình 2: Cloud ERP triển khai nhanh chóng và dễ dàng

3. Lợi ích khi ứng dụng Cloud ERP trong doanh nghiệp

Một hệ thống ERP đám mây ưu việt không chỉ tự động hóa các quy trình một cách thông minh mà còn cung cấp những phân tích sâu sắc nhờ tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học. Điều này tạo điều kiện cho các công ty đổi mới mô hình kinh doanh và đạt được nhiều lợi ích hơn thế nữa. Dưới đây là những lợi ích khác của ứng dụng Cloud ERP:

Tăng cường sự linh hoạt và khả năng thích ứng: ERP đám mây giúp doanh nghiệp nhanh chóng mở rộng quy mô hoạt động và dễ dàng thu thập dữ liệu quan trọng phục vụ cho quá trình kinh doanh. Khả năng tích hợp liền mạch với các phần mềm khác cho phép thông tin được đồng bộ hóa, các phòng ban kết nối chặt chẽ, đồng thời người dùng có thể truy cập và xử lý dữ liệu một cách linh hoạt.

Hỗ trợ đắc lực cho quản trị tài chính – kế toán: Cloud ERP cho phép doanh nghiệp tích hợp các quy trình kế toán vào các hoạt động kinh doanh hàng ngày, giúp theo dõi sát sao tình hình tài chính, các khoản thu chi, và lập các báo cáo tài chính chuyên nghiệp một cách hiệu quả.

Tối ưu hóa chi phí và cập nhật theo thời gian thực: ERP đám mây giúp doanh nghiệp tích hợp nhiều phần mềm và tối ưu hóa các quy trình quản lý vận hành. Nhờ đó, một khoản chi phí đáng kể mà doanh nghiệp đầu tư cho việc quản lý các nguồn lực được giảm thiểu, tạo điều kiện tập trung ngân sách cho các mục tiêu phát triển dài hạn. Hơn nữa, khả năng cập nhật hệ thống theo thời gian thực của ERP đám mây giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu tối đa sự gián đoạn trong quá trình làm việc.

Hỗ trợ quyết định thông minh và kịp thời: ERP đám mây cung cấp dữ liệu cập nhật liên tục theo thời gian thực, giúp các nhà quản lý nắm bắt thông tin quan trọng một cách nhanh chóng, từ đó đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.

Nâng cao tương tác và sự gắn kết với khách hàng: Cloud ERP có khả năng tích hợp với phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), cho phép doanh nghiệp phân tích và lưu trữ dữ liệu khách hàng. Điều này giúp cung cấp các dịch vụ và sản phẩm mới phù hợp hơn, tăng cường độ tin cậy và tương tác tích cực với khách hàng.
Cải thiện hiệu suất hoạt động kinh doanh: ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh, giảm thiểu các lỗi và sai sót có thể xảy ra khi nhập liệu thủ công. Nhờ đó, nguồn thông tin trở nên chính xác và đáng tin cậy hơn, giảm chi phí cho các hoạt động nhập liệu và nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể.

4. Phân biệt Cloud ERP và On Premise ERP

Tiêu chí	Cloud ERP	On Premise ERP
Phương thức triển khai phần mềm	Cloud ERP tận dụng các tài nguyên được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ (lưu trữ trên đám mây của nhà cung cấp)	On-Premise ERP được cài đặt trực tiếp tại cơ sở của doanh nghiệp, trên hệ thống máy chủ thuộc quyền sở hữu và quản lý của doanh nghiệp đó (lưu trữ trên đám mây riêng của doanh nghiệp)
Chi phí	Chi phí khởi điểm thấp hơn do không cần đầu tư vào phần cứng và đội ngũ IT quản trị hệ thống. Thanh toán định kỳ (tháng/năm) cho nhà cung cấp dịch vụ. Chi phí nâng cấp thường được bao gồm do nhà cung cấp tự động thực hiện.	Chi phí đầu tư ban đầu đáng kể cho phần cứng và đội ngũ IT. Yêu cầu chi phí duy trì liên tục cho nhân sự IT, phòng máy chủ và phần cứng. Phát sinh chi phí cho các lần nâng cấp phần mềm.
Quyền sở hữu & Kiểm soát	Được cung cấp như một dịch vụ, hệ thống ERP và dữ liệu liên quan được quản lý tập trung bởi nhà cung cấp.	Được cài đặt trực tiếp trên phần cứng và máy chủ của doanh nghiệp, việc quản lý hệ thống do đội ngũ IT nội bộ đảm nhiệm.
Bảo mật	Phụ thuộc vào uy tín và năng lực của nhà cung cấp giải pháp.	Doanh nghiệp chủ động hoàn toàn trong việc thiết lập và kiểm soát các biện pháp bảo mật.
Thời gian triển khai	Nhanh chóng	Tốn nhiều thời gian
Nâng cấp & Tùy chỉnh	Khả năng tùy chỉnh thường hạn chế hơn. Việc nâng cấp phần mềm do nhà cung cấp tự động thực hiện cho tất cả người dùng.	Khả năng tùy chỉnh cao, dễ dàng điều chỉnh theo các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù. Việc nâng cấp thường cần thực hiện thủ công và có thể phát sinh chi phí.

5. Các thành phần của phần mềm Cloud ERP

Các phần mềm ERP đám mây thường được trang bị các chức năng nền tảng về quản lý tài chính và kế toán. Ngoài ra, để đáp ứng các yêu cầu đặc thù của từng ngành nghề và nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp, các tổ chức có thể tùy chọn và tích hợp thêm các chức năng khác. Dưới đây là các chức năng phổ biến mà một hệ thống Cloud ERP có thể cung cấp:

Quản lý tài chính và kế toán: Bao gồm các nghiệp vụ liên quan đến sổ sách kế toán, kế toán phải thu, kế toán phải trả, quản lý tài sản cố định, báo cáo tài chính,…
Quản lý nhân sự (HCM) hoặc Phần mềm quản lý nguồn nhân lực (HRMS): Hỗ trợ các hoạt động quản lý thông tin nhân viên, tuyển dụng, quản lý hiệu suất, tính lương, phúc lợi,…
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Tập trung vào quản lý tương tác với khách hàng, theo dõi thông tin khách hàng, quản lý bán hàng và marketing,…
Quản lý kho hàng: Theo dõi số lượng hàng tồn kho, quản lý nhập xuất, vị trí lưu trữ, kiểm kê,…
Quản lý đơn hàng: Xử lý đơn hàng từ khi nhận đến khi giao hàng, theo dõi trạng thái đơn hàng,…
Quản lý mua sắm: Quản lý quy trình mua hàng, theo dõi nhà cung cấp, quản lý hợp đồng mua hàng,…
Quản lý chuỗi cung ứng: Tối ưu hóa toàn bộ quá trình từ cung ứng nguyên vật liệu đến phân phối sản phẩm.
Quản lý dự án: Lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý nguồn lực và chi phí của các dự án.
Lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP): Lên kế hoạch sản xuất và mua sắm vật liệu dựa trên nhu cầu dự kiến.

Hình 4: Các phần mềm ERP đám mây thường được trang bị các chức năng nền tảng về quản lý tài chính và kế toán

6. Các loại hình Cloud ERP

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ngày càng trở thành công cụ không thể thiếu trong quản lý và vận hành doanh nghiệp. Hiện nay, có nhiều mô hình triển khai ERP khác nhau, mỗi mô hình sở hữu những đặc điểm, ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng loại hình và quy mô doanh nghiệp. Dưới đây là ba mô hình ERP phổ biến:

6.1. Cloud ERP (ERP Đám Mây)

Cloud ERP tận dụng sức mạnh của công nghệ điện toán đám mây, cho phép doanh nghiệp truy cập và sử dụng hệ thống ERP thông qua internet. Mô hình này đang ngày càng được ưa chuộng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, và được giới chuyên gia đánh giá là một xu hướng đầy tiềm năng.

Điểm mạnh:
- Triển khai nhanh chóng: Không tốn nhiều thời gian cài đặt phức tạp do dữ liệu và ứng dụng được lưu trữ trực tuyến, chỉ cần kết nối internet là có thể sử dụng.
- Truy cập mọi lúc mọi nơi: Người dùng có thể truy cập hệ thống từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, tăng tính linh hoạt cho công việc.
- Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ các khoản đầu tư lớn vào phần cứng, máy chủ, cũng như chi phí bảo trì và nâng cấp hệ thống.
Lưu ý:
- Doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng hiện trạng hoạt động, nhu cầu thực tế, đánh giá khả năng ứng dụng công nghệ thông tin, lập kế hoạch chi tiết và trao đổi chặt chẽ với nhà cung cấp giải pháp để lựa chọn gói Cloud ERP phù hợp nhất.

Hình 5: Cloud ERP tận dụng sức mạnh của công nghệ điện toán đám mây

6.2. ERP On-Premise (ERP Tại Chỗ)

Mô hình ERP on-premise, hay còn gọi là ERP tại chỗ, thường là lựa chọn ưu tiên của các doanh nghiệp quy mô tầm trung nhờ khả năng tùy chỉnh sâu và đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù. Để triển khai mô hình này, doanh nghiệp cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng CNTT riêng như máy chủ, thiết bị mạng và xây dựng đội ngũ nhân viên kỹ thuật có chuyên môn để quản lý và hỗ trợ hệ thống.

Điểm mạnh:
- Khả năng tùy biến cao: Các module ERP và chức năng có thể được điều chỉnh và xây dựng theo quy trình và nhu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp.
- Tính độc lập và kiểm soát: Doanh nghiệp có toàn quyền quản lý và kiểm soát hệ thống ERP, từ dữ liệu đến cơ sở hạ tầng.
- Bảo mật dữ liệu: Do hệ thống hoạt động độc lập và không kết nối trực tiếp với internet công cộng, nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp cảm thấy an tâm hơn về vấn đề bảo mật thông tin so với các mô hình ERP khác.
Điểm yếu:
- Chi phí đầu tư ban đầu lớn: Yêu cầu khoản đầu tư đáng kể vào phần cứng, phần mềm và nhân lực CNTT.
- Kém linh hoạt khi thay đổi: Khi cấu trúc kinh doanh của công ty có sự thay đổi, việc điều chỉnh hệ thống ERP on-premise có thể phức tạp và tốn kém.

6.3. Mobile ERP (ERP Di Động)

Dựa trên nền tảng Cloud ERP, các nhà phát triển đã mở rộng khả năng truy cập bằng cách xây dựng các ứng dụng ERP trên thiết bị di động. Mô hình này đặc biệt phù hợp với các ngành nghề có tính di động cao như logistics, bán lẻ hoặc các doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa.

Điểm mạnh:
- Tăng tính linh hoạt và thuận tiện: Nhân viên có thể dễ dàng truy cập, cập nhật thông tin và thực hiện các nghiệp vụ mọi lúc mọi nơi thông qua điện thoại hoặc máy tính bảng.
- Cập nhật thông tin thời gian thực: Ứng dụng di động kết nối liên tục với hệ thống ERP chính, đảm bảo thông tin được cập nhật ngay lập tức và thông báo kịp thời, hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
- Cải thiện hiệu suất làm việc: Khả năng truy cập và xử lý thông tin mọi lúc mọi nơi giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, đặc biệt là những người thường xuyên di chuyển.

Điểm yếu:
Kết nối internet: Ứng dụng di động phụ thuộc vào kết nối mạng ổn định để hoạt động hiệu quả.
Bảo mật thiết bị: Thiết bị di động dễ bị mất hoặc xâm nhập, tiềm ẩn rủi ro lộ dữ liệu doanh nghiệp.
Tương thích và cập nhật: Đảm bảo ứng dụng hoạt động tốt trên nhiều thiết bị và thường xuyên cập nhật có thể phức tạp.
Chi phí phát triển: Việc xây dựng và duy trì ứng dụng cho nhiều nền tảng tốn kém.
Quản lý thiết bị: Hỗ trợ người dùng trên nhiều loại thiết bị di động khác nhau là một thách thức.

7. Những lưu ý khi triển khai Cloud ERP

Trước khi quyết định triển khai hệ thống Cloud ERP, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý và chuẩn bị kỹ lưỡng những yếu tố then chốt sau đây để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả:

Yếu tố con người: Để triển khai Cloud ERP thành công, điều quan trọng là phải có sự đồng thuận và hiểu biết sâu sắc về hệ thống mới từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên. Mọi người cần sẵn sàng thay đổi cách làm việc và có khả năng khai thác hiệu quả các chức năng mà ERP mang lại.

Kế hoạch triển khai chi tiết và đánh giá kỹ lưỡng: Doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá một cách nghiêm túc các quy trình hiện tại để xác định xem chúng có thực sự phù hợp với việc triển khai ERP hay không. Việc xây dựng một kế hoạch theo dõi tiến độ dự án ERP chi tiết, bao gồm việc kiểm soát và đánh giá quy trình vận hành/kinh doanh của từng phòng ban, tính toán ngân sách và lựa chọn thời điểm triển khai thích hợp nhất là vô cùng quan trọng.

Hình 6: Doanh nghiệp cần chú ý xem xét kế hoạch triển khai chi tiết và đánh giá kỹ lưỡng

Lựa chọn đối tác cung cấp giải pháp uy tín: Triển khai và tùy chỉnh ERP, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy trình đặc thù và phức tạp, đòi hỏi sự chuyên môn cao. Do đó, việc tham khảo, đánh giá kỹ lưỡng và lựa chọn một đơn vị cung cấp giải pháp Cloud ERP uy tín, có nhiều năm kinh nghiệm và đã triển khai thành công cho các doanh nghiệp trong cùng ngành là một quyết định mang tính chiến lược.

Đảm bảo cơ sở hạ tầng kỹ thuật ổn định: Với đặc thù hoạt động trên nền tảng Internet, doanh nghiệp cần trang bị một hệ thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật vững chắc, bao gồm đường truyền mạng ổn định, cấu hình máy tính đáp ứng yêu cầu,… Điều này đảm bảo quá trình triển khai ERP diễn ra nhanh chóng, việc cập nhật dữ liệu kịp thời và khả năng xử lý thông tin liên tục, ổn định.

Xây dựng đội ngũ triển khai chuyên trách: Quá trình triển khai Cloud ERP bao gồm nhiều công đoạn phức tạp và đòi hỏi kiến thức chuyên môn về công nghệ. Vì vậy, việc thành lập một đội ngũ riêng, có trách nhiệm đánh giá quy trình, thực hiện các giai đoạn chạy thử, kiểm tra và đảm bảo tính chính xác của hệ thống trong quá trình sử dụng là rất cần thiết.

Tập trung và phối hợp chặt chẽ trong quá trình triển khai: Ngoài sự hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp giải pháp, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp là yếu tố then chốt để đảm bảo dự án ERP thành công. Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình làm việc thống nhất, thể hiện rõ vai trò, trách nhiệm và mối liên kết công việc giữa các bộ phận, đồng thời đảm bảo sự chuẩn hóa và thống nhất dữ liệu khi chuyển lên hệ thống ERP mới.

8. Fast Accounting Online – giải pháp ERP chuyên biệt cho doanh nghiệp

Tại Việt Nam, Fast Accounting Online nổi bật như một giải pháp ERP chuyên biệt cho quản lý tài chính, mang đến sự khác biệt nhờ khả năng đáp ứng sâu sắc nghiệp vụ kế toán đặc thù của doanh nghiệp Việt. Dưới đây là một số lợi ích của Fast Accounting Online:

Truy cập mọi lúc mọi nơi: Được xây dựng trên nền tảng đám mây, Fast Accounting Online cho phép kế toán viên và nhà quản lý truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi, từ đó nâng cao tính linh hoạt và đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
Tự động hóa quy trình: Phần mềm này giúp tự động hóa nhiều quy trình kế toán phức tạp như nhập liệu, hạch toán, và lập báo cáo, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và giảm thiểu tối đa sai sót do thao tác thủ công.
Báo cáo theo thời gian thực: Fast Accounting Online cung cấp các báo cáo tài chính trực quan, cập nhật theo thời gian thực, giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng tình hình kinh doanh và đưa ra các quyết định chiến lược kịp thời.
Triển khai nhanh chóng: Với giao diện tiếng Việt thân thiện và đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, Fast Accounting Online là lựa chọn nhanh chóng và hiệu quả để doanh nghiệp Việt Nam chuyển đổi số quy trình kế toán của mình lên nền tảng đám mây.

Tóm lại, Cloud ERP không chỉ là một giải pháp công nghệ mà còn là một chiến lược thông minh giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao hiệu suất và thích ứng linh hoạt với những thay đổi của thị trường. Việc hiểu rõ cách thức hoạt động và những lưu ý quan trọng khi triển khai sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn và gặt hái được những lợi ích to lớn từ Cloud ERP. Hãy bắt đầu khám phá tiềm năng của Cloud ERP ngay hôm nay để đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.

Thông tin liên hệ: