Ứng dụng phần mềm ERP vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp vừa là xu hướng, vừa là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn củng cố nội lực và nâng cao tính hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong bài viết dưới đây, FAST sẽ chia sẻ đến bạn những kiến thức cơ bản về phần mềm ERP như ERP là gì, đặc điểm, chức năng của ERP… dựa trên việc tìm hiểu và tổng hợp thông tin từ các nguồn uy tín cũng như kinh nghiệm thực tế. Cùng xem ngay nhé!
1. ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, nghĩa là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp tích hợp và quản lý các nguồn lực như tài chính, nhân sự, sản xuất, và vận hành trong một hệ thống duy nhất. Với khả năng tự động hóa và đồng bộ dữ liệu, ERP giúp tối ưu thời gian làm việc, tăng hiệu quả hoạt động và mang lại sự chính xác trong quản lý toàn diện.
2. Phần mềm ERP là gì?
Phần mềm ERP là giải pháp công nghệ cao tích hợp toàn bộ hoạt động quản lý kinh doanh vào một hệ thống đồng bộ duy nhất, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và tối ưu hóa quy trình. Khác với việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ như quản lý công việc, quản lý nhân sự hay quản lý thu chi, ERP System cung cấp một nền tảng liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban như bán hàng, kế toán, nhân sự, tồn kho và sản xuất.
Ứng dụng ERP mang lại lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp, bao gồm tự động hóa quy trình làm việc, hạn chế phân tán dữ liệu và cải thiện khả năng giám sát của nhà quản lý. Hệ thống này tích hợp các tính năng quản trị quan hệ khách hàng (CRM), quản lý tài chính, sản phẩm, dịch vụ và nhiều hơn thế. Với ERP, các doanh nghiệp có thể giải quyết triệt để bài toán quản lý phức tạp, từ tuyển dụng, chăm sóc khách hàng, đến lập kế hoạch chiến lược marketing.
Phần mềm ERP không chỉ giúp liên kết thông tin giữa các phòng ban, mà còn cải thiện hiệu suất làm việc, giảm thiểu sai sót và tăng cường năng lực cạnh tranh. Đây chính là giải pháp toàn diện, được nhiều doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng để nâng cao hiệu quả vận hành và gia tăng doanh thu.
ERP là gì? Phần mềm ERP là gì?
>>> Xem thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP tốt nhất
3. Lịch sử phát triển của giải pháp ERP
Giai đoạn 1
Những năm 1960, chi phí chính là lực đẩy cạnh tranh của thị trường. Do đó, các doanh nghiệp tập trung vào sản xuất sản phẩm khối lượng lớn để tiết kiệm chi phí. ROP (Reorder Point) được ra đời giúp công ty dự toán được các đơn hàng và điểm đặt lại hàng của thị trường để tiến hành lập kế hoạch. Cuối những năm 1960, sự ra đời của MRP (tiền thân của MRP II và ERP) được đánh giá là một phương pháp tiên tiến cho việc lập kế hoạch và lên lịch nguyên vật liệu.
Giai đoạn 2
Vào cuối thập niên 1970, các công ty bắt đầu quan tâm hơn đến Marketing do thị trường bước vào giai đoạn cạnh tranh khốc liệt. Khi đó, MRP trở nên phù hợp và thịnh hành bởi các tính năng hữu ích: dự báo, lập kế hoạch tổng thể, kiểm soát hàng hóa. Thời đại này cũng chứng kiến sự ra đời của COPICS – hệ thống kiểm soát thông tin sản xuất theo định hướng truyền thông và MMAS – hệ thống quản lý tài khoản và sản xuất và đây chính là tiền thân thực sự của ERP.
Giai đoạn 3
Bước vào những năm 1980, phần mềm cho hệ thống máy tính IBM 38 được J.D Edwards phát triển. Nó cho phép các doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin sản xuất, tiếp thị, quản lý với dung lượng lớn. Từ đó, cụm từ MRP bắt đầu được sử dụng rộng rãi cho chức năng mã hóa và “lập kế hoạch yêu cầu vật liệu” được dùng thường xuyên trước đây thay bằng “quy hoạch sản xuất”. Cụm từ MRP II cũng được đưa ra để xác định khả năng của hệ thống mới, đặt con đường từ MRP ⇒ MRP II ⇒ CIM ⇒ ERP.
Giai đoạn 4
Thuật ngữ ERP (hoạch định nguồn nhân lực) được ra đời bởi tập đoàn Garner vào những năm 1990 bao gồm các tiêu chí đáng giá mức độ tích hợp của các chức năng ERP vào hoạt động quản trị doanh nghiệp. Cụ thể:
- Thu mua nguyên vật liệu
- Quản lý hàng tồn
- Số liệu sản xuất
- Chi phí quản lý…
Cũng từ đây, ERP ngày càng phát triển và được mở rộng hơn đối với nhiều loại hình, quy mô doanh nghiệp.
4. Đặc điểm của hệ thống ERP
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản lý doanh nghiệp được xây dựng từ nhiều phân hệ chuyên môn khác nhau, hay còn gọi là các module. Mỗi phân hệ được thiết kế để xử lý các mảng chuyên môn riêng biệt trong doanh nghiệp như tài chính, nhân sự, sản xuất, kho vận, bán hàng, v.v. Tất cả các phân hệ này trao đổi dữ liệu thông qua một cơ sở dữ liệu chung (database), giúp các bộ phận trong doanh nghiệp có thể đồng bộ và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả. Đây là đặc điểm quan trọng của phần mềm ERP, khi mỗi phân hệ đều có một giao diện và cách vận hành riêng biệt nhưng lại có sự liên kết chặt chẽ.
Phần mềm ERP là một giải pháp giúp quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện nhất. Tính tích hợp của phần mềm ERP thể hiện qua khả năng liên kết toàn bộ các phân hệ trong doanh nghiệp, giúp quy trình hoạt động diễn ra một cách nhịp nhàng và thống nhất. Ví dụ, thông tin về số lượng hàng tồn kho trong phân hệ Quản lý Kho có thể được sử dụng trong phân hệ Bán hàng để phục vụ các nghiệp vụ bán hàng. Mỗi phân hệ được kết nối với nhau, chia sẻ thông tin qua một nền tảng chung, đảm bảo sự chính xác và kịp thời trong mọi quyết định và hành động.
5. Các tính năng của phần mềm ERP
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) hiện nay bao gồm các phân hệ tính năng cơ bản giúp tối ưu hóa mọi quy trình trong doanh nghiệp. Dưới đây là những tính năng chính của phần mềm ERP:
- Phần mềm kế toán: Phần mềm ERP theo dõi và phân tích dữ liệu tài chính như chi tiêu, thu nhập, ngân sách. Một số hệ thống ERP còn hỗ trợ các tác vụ nâng cao như quản lý thuế và tài sản cố định.
- Quản lý tài chính: ERP giúp các doanh nghiệp tổ chức và hoạch định việc sử dụng nguồn vốn, đồng thời cung cấp báo cáo tài chính chính xác để hỗ trợ ra quyết định. Đặc biệt, ERP trở thành công cụ đắc lực trong các doanh nghiệp lớn, giúp tối ưu hóa công tác quản lý tài chính.
- Quản trị quan hệ khách hàng (CRM): Phần mềm ERP tích hợp đầy đủ tính năng của phần mềm CRM, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc theo dõi và tối ưu hóa quan hệ với khách hàng.
- Quản lý bán hàng và tiếp thị: ERP cung cấp thông tin toàn diện về quy trình bán hàng, từ tạo báo giá, quản lý đơn hàng đến dự báo và theo dõi lợi nhuận.
- Quản lý nhân sự: Tính năng quản lý nhân sự trong ERP hỗ trợ từ tuyển dụng đến quản lý lương thưởng, chấm công và phúc lợi. ERP giúp tự động hóa các chức năng phức tạp như khấu trừ thuế, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
- Quản trị chuỗi cung ứng: ERP theo dõi quy trình sản xuất, phân phối, và hàng tồn kho, giúp tự động hóa và tích hợp toàn bộ chuỗi cung ứng.
Bên cạnh đó, phần mềm ERP còn cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu và báo cáo chi tiết về hoạt động bán hàng, nhân sự và kinh doanh. Dựa vào thông tin này, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chiến lược và điều chỉnh hoạt động kịp thời. Các báo cáo này thường được thể hiện dưới dạng đồ thị, biểu đồ và dashboard trực quan.
Một số phần mềm ERP còn được phát triển theo yêu cầu ngành nghề, đáp ứng nhu cầu quản lý chuyên sâu cho từng lĩnh vực. Thị trường hiện nay có hai loại ERP: ERP mã nguồn đóng (có bản quyền) và ERP mã nguồn mở (miễn phí bản quyền).
6. Lợi ích của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp
Việc triển khai ERP giúp doanh nghiệp có một hệ thống quản lý tập trung, kết nối các quy trình và phòng ban, tạo cơ sở dữ liệu duy nhất. Điều này không chỉ hỗ trợ việc phân tích dữ liệu (data mining) mà còn giúp đưa ra quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời.
6.1 ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính
Với phần mềm ERP, tất cả dữ liệu tài chính được đồng bộ và lưu trữ trên một nền tảng duy nhất, giúp giảm thiểu độ chênh lệch giữa các phòng ban. Mọi thay đổi về con số sẽ tự động được tính toán và cập nhật trên toàn hệ thống, đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu sai sót trong báo cáo tài chính, giúp các doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và báo cáo tài chính mọi lúc, mọi nơi.
6.2 ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc
Một trong những ứng dụng ERP quan trọng là tối ưu hóa tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp. Bằng việc tích hợp dữ liệu và quy trình làm việc, ERP system giúp chuyển giao thông tin nhanh chóng và không bị gián đoạn, từ đó tăng hiệu quả công việc và giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các bộ phận.
6.3 ERP giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu
Trong môi trường làm việc truyền thống, việc nhập liệu nhiều lần có thể dẫn đến sai sót. Tuy nhiên, với phần mềm ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất và được đồng bộ trên toàn hệ thống. Nhờ đó, các nhân viên có thể truy cập vào thông tin gốc mà không lo về việc dữ liệu bị sai lệch, tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác.
6.4 ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
Các phân hệ ERP giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát công việc của nhân viên hiệu quả. Tính năng Audit track trong ERP cho phép nhà quản lý nhanh chóng xác định nguồn gốc các bút toán cần kiểm tra và các nhân viên liên quan. Điều này giúp tối ưu hóa việc giám sát quy trình làm việc và tăng cường kiểm soát nội bộ.
6.5 ERP giúp tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp
Phần mềm ERP còn tích hợp các tính năng giao tiếp nội bộ như chat, cập nhật trạng thái, giúp nhân viên và các phòng ban trong doanh nghiệp dễ dàng trao đổi thông tin, hỗ trợ công việc và kết nối các bộ phận. Điều này tạo ra một môi trường làm việc liền mạch và hiệu quả hơn.
Lợi ích khi doanh nghiệp triển khai ERP
7. Sơ đồ quy trình hệ thống phần mềm ERP
Hệ thống ERP bao gồm các phần chính như Quản lý Tài nguyên Nhân lực (HRM), Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM), Quản lý Chuỗi cung ứng (SCM), Quản lý Tài chính và Kế toán (F&A), Quản lý Quá trình Sản xuất (MES), và Quản lý Dữ liệu và Phân tích (BI),… Mỗi phần có các chức năng cụ thể nhằm hỗ trợ quản lý và tối ưu hóa các hoạt động của doanh nghiệp.
Quản lý tài nguyên nhân lực (HRM)
- Quản lý thông tin nhân viên
- Quản lý tiền lương và phúc lợi
- Quản lý hiệu suất và đào tạo
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
- Quản lý thông tin khách hàng
- Quản lý chiến lược marketing
- Quản lý dịch vụ khách hàng
Quản lý chuỗi cung ứng (SCM)
- Quản lý đặt hàng và nhập hàng
- Quản lý lịch trình sản xuất
- Quản lý kho và vận chuyển
Quản lý tài chính và kế toán (F&A)
- Quản lý kế toán tổng hợp
- Quản lý tài sản và công nợ
- Quản lý ngân sách và chi phí
Quản lý quá trình sản xuất (MES)
- Quản lý quá trình sản xuất
- Quản lý dữ liệu về sản phẩm
- Quản lý vận hành máy móc và nhân công
Quản lý dữ liệu và phân tích (BI)
- Quản lý và xử lý dữ liệu
- Phân tích thị trường và dự báo
- Báo cáo và phân tích hiệu suất
Các bạn có thể tham khảo quy trình hệ thống ERP của FAST tại Quy trình nghiệp vụ trong phần mềm ERP
8. Phân loại phần mềm ERP đang có trên thị trường
Phần mềm ERP có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau, nếu dựa theo nhà cung cấp có thể phân phần mềm ERP thành phần mềm trong nước và phần mềm nước ngoài.
Chi tiết hơn xem tại: Top 11 phần mềm ERP tốt nhất hiện nay 2025
8.1 Phần mềm nước ngoài
Do các nhà phát triển nước ngoài cung cấp, chẳng hạn như SAP, Oracle…
Ưu điểm:
- Nhà tư vấn giàu kinh nghiệm.
- Ứng dụng công nghệ tiên tiến.
- Quy trình chuẩn hóa cao.
Nhược điểm:
- Chi phí rất cao.
- Khả năng tùy biến không linh hoạt.
- Kém tương thích với các tiêu chuẩn kế toán Việt Nam.
8.2 Phần mềm trong nước
Là sản phẩm của các công ty công nghệ trong nước.
Ưu điểm:
- Tuân theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, cập nhật nhanh các quy định của Nhà nước.
- Chi phí hợp lý, phù hợp với các doanh nghiệp trong nước.
- Khả năng tùy biến cao phù hợp với từng nhu cầu doanh nghiệp.
Nhược điểm:
- Tính chuẩn hóa thấp hơn so với phần mềm nước ngoài.
- Khó đáp ứng được các hệ thống có độ phức tạp cao, hệ thống vận hành quá lớn.
Phần mềm ERP có những loại nào?
9. Tổng chi phí triển khai ERP
Chi phí cho phần mềm ERP có thể biến động dựa trên nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, đơn vị triển khai tại Việt Nam (đặc biệt nếu sử dụng ERP từ nước ngoài), các phân hệ mà doanh nghiệp lựa chọn, và hình thức triển khai (tại chỗ hay đám mây).
Thông thường, việc triển khai ERP trên nền tảng đám mây có chi phí thấp hơn so với triển khai tại chỗ. Điều này là do doanh nghiệp không cần đầu tư vào phần cứng hoặc thuê chuyên gia CNTT để vận hành nội bộ. Đơn vị triển khai sẽ đảm nhận việc bảo trì và thu phí hàng năm hoặc hàng tháng từ khách hàng, thường tùy thuộc vào số lượng người dùng.
Khi đánh giá lợi tức đầu tư (ROI) và tổng chi phí sở hữu (TCO) của việc triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP mới, chi phí nhân lực ban đầu và duy trì là yếu tố quan trọng không kém gì chi phí lựa chọn và triển khai phần mềm. Các yếu tố như chi phí bảo trì, cơ sở hạ tầng, thời gian ngừng hoạt động, phục hồi, bảo mật, quyền riêng tư và chi phí cho chuyên gia CNTT đều cần được xem xét cẩn thận.
Như đã đề cập trước đó, việc triển khai đám mây có thể giúp giảm đáng kể cả chi phí đầu tư và vận hành, nâng cao cả ROI và TCO cho doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Tất tần tật về chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp
10. Khi nào doanh nghiệp nên đầu tư cho ERP?
Theo sổ tay đầu tư ERP của ICTRoi [9], để đi đến kết luận có nên đầu tư giải pháp ERP hay không, doanh nghiệp cần đánh giá mình đã ở một trong 5 tình huống sau:
- Bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh, sai sót xảy ra ở khâu nhập, xuất kho, giao hàng, nhầm lẫn thông tin, hoá đơn… hoặc ngày càng nhiều khách hàng trung thành than phiền về sản phẩm/dịch vụ.
- Bị cạnh tranh gay gắt, lợi nhuận giảm xuống, các yêu cầu về tiết kiệm chi phí, tối ưu hoá quy trình được ưu tiên xem xét.
- Đang phát triển tốt, sinh lời, muốn mở rộng quy mô.
- Xuất khẩu hoặc mở rộng thị trường ra quốc tế, cần một mô hình quản lý phù hợp.
- Có bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém và đang thực hiện tái cấu trúc.
ERP khi được đầu tư và triển khai đúng cách sẽ mang lại hiệu quả đáng kể về mặt quản lý điều hành (kế hoạch kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động, dòng tiền), hiệu quả về kinh tế (chi phí quản lý, nhân sự, tồn kho…) cho doanh nghiệp và hiệu quả đến từng phòng ban bộ phận trong doanh nghiệp.
| Tiêu chí đánh giá | Tỷ lệ hiệu quả |
| Giảm chi phí tồn kho | 10% |
| Giảm chi phí quản lý | 30% |
| Giảm chi phí phát sinh do giao hàng trễ | 60% |
| Giảm đầu tư công nghệ thông tin cho các năm tiếp theo | 20% |
| Hệ thống báo cáo online giảm chi phí giấy tờ | 20% |
| Giảm thời gian chuẩn bị báo cáo tài chính và quản trị | Còn 5 ngày |
So sánh hiệu quả trước và sau khi triển khai ERP (nguồn: Sổ tay đầu tư ERP, ICTRoi, 2014)
11. Fast Business Online – Phần mềm ERP tốt nhất hiện nay
Fast Business Online là giải pháp phần mềm ERP quản trị toàn diện cho doanh nghiệp được phát triển trên nền tảng web tốt nhất hiện nay dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Phần mềm cho phép truy cập làm việc mọi lúc, mọi nơi từ các thiết bị có kết nối internet. Tính đến tháng 6-2022 sản phẩm đã có hơn 2.300 doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực tin dùng bởi các đặc điểm nổi trội.
Fast Business Online – phần mềm ERP tốt nhất hiện nay
Về kỹ thuật, công nghệ:
- Nền tảng hoạt động: Phần mềm ERP system hoạt động online trên nền tảng web-based, mobile web và mobile app, giúp người dùng truy cập dễ dàng từ máy tính, laptop, máy tính bảng và điện thoại di động.
- Cài đặt và tải về: Không cần cài đặt (No Install), không cần tải tệp (No Download) hay cài thêm thành phần như flash, silverlight (No Plug-in).
- Tốc độ: Hệ thống có tốc độ truy xuất cực nhanh, có thể tìm kiếm và truy xuất hàng triệu dữ liệu chỉ trong vài giây.
- Bảo mật: Phần mềm đảm bảo tính bảo mật cao với giao thức https và bảo mật SSL khi truyền số liệu.
- Tiện ích: Cung cấp nhiều tiện ích cho phép thao tác dễ dàng trên mọi cửa sổ làm việc như nhập liệu, tra cứu và tìm kiếm thông tin.
Về chức năng nghiệp vụ:
- Phân hệ quản lý: Phần mềm ERP cung cấp 12 phân hệ lớn giúp quản lý tổng thể doanh nghiệp, bao gồm: mua hàng, bán hàng, phân phối, kho, tài chính kế toán, nhân sự, CRM, DMS…
- Chế độ tài chính, kế toán và thuế: Hệ thống phù hợp với các chế độ tài chính, kế toán và thuế hiện hành.
- Đa tiền tệ và đa đơn vị cơ sở: Hỗ trợ quản lý đa tiền tệ và quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở.
- Phân tích dữ liệu: Tích hợp công cụ phân tích OLAP mạnh mẽ, cho phép lập báo cáo từ bất kỳ dữ liệu có sẵn nào, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
Phần mềm ERP Fast Business Online được nhiều doanh nghiệp tin dùng
Dưới đây là bảng giá phần mềm ERP tham khảo bản quyền Fast Business Online:
(Bảng giá có hiệu lực từ 1.1.2017 và có thể thay đổi theo chính sách của Công ty FAST)
Giá phần mềm ERP Fast Business Online
Theo Gartner, có những dấu hiệu hồi sinh mạnh mẽ và sự gia tăng đầu tư vào việc đổi mới và thay thế hệ thống ERP. Theo dự đoán năm 2022 hứa hẹn là một năm tăng trưởng với sự thống trị của các xu hướng: Điện toán đám mây, AI và IoT.
Như vậy đủ để thấy phần mềm ERP ngày càng được quan tâm và đưa vào ứng dụng cho doanh nghiệp. Việc sớm có được hiểu biết và am hiểu về lĩnh vực này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động khi tìm kiếm và lựa chọn giải pháp phù hợp cho mình, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian triển khai và nhanh chóng thu hồi giá trị đầu tư ban đầu khi phần mềm ERP thực sự đi vào vận hành ERP là gì.
Xem thêm các bài viết liên quan:
Top 11 phần mềm ERP Việt Nam và nước ngoài tốt nhất hiện nay