Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

Ứng dụng phần mềm ERP vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp vừa là xu hướng, vừa là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn củng cố nội lực và nâng cao tính hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến bạn những kiến thức cơ bản về phần mềm ERP như ERP là gì, đặc điểm, chức năng của ERP… dựa trên việc tìm hiểu và tổng hợp thông tin từ các nguồn uy tín cũng như kinh nghiệm thực tế của FAST. Cùng xem ngay nhé!

ERP là gì? Phần mềm ERP là gì?

ERP là gì? ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

Phần mềm ERP là mô hình ứng dụng công nghệ cao vào hoạt động quản lý kinh doanh. Đơn giản và thực tế hơn, chúng ta có thể hiểu phần mềm ERP là một hệ thống bao gồm mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và có nhiệm vụ liên kết các quy trình lại với nhau thành một cơ sở dữ liệu đồng bộ, duy nhất cho doanh nghiệp.

ERP cho phép tạo ra một hệ thống quy trình làm việc tự động trong toàn bộ công ty với cấp độ phức tạp nhất. Chức năng liên kết các bộ phận khác nhau bao gồm bán hàng, nhân sự, kế toán, tồn kho, sản xuất, lập kế hoạch..

ERP là gì? Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm này ra đời nhằm thay thế hệ thống đơn lẻ và chỉ quản lý trên 1 phần mềm duy nhất. Chúng có nhiều phân hệ với mỗi phân hệ thể hiện một mục đích khác nhau, ví dụ như phân hệ nhân sự, phân hệ tài chính kế toán, phân hệ quản lý phân phối… nhưng dữ liệu không bị chia nhỏ mà được sử dụng chung 1 chỗ.

Tùy vào nhu cầu mỗi công ty mà có thể chọn mua phân hệ cụ thể chứ không nhất thiết phải sử dụng trọn bộ. Tất cả nhân viên đều được phân quyền để xem và sử dụng các thông tin của mình. Đặc biệt, người quản lý không cần có mặt tại công ty vẫn có thể theo dõi và nắm tình hình doanh nghiệp một cách chính xác nhất.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP tốt nhất 

Hệ thống ERP là gì?

Những giải pháp này làm thế nào để quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày của tổ chức, như kế toán, tài chính, mua hàng, quản lý dự án, chuỗi cung ứng và sản xuất?

Các hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp là các nền tảng hoàn chỉnh và tích hợp, hoặc trên cơ sở nội bộ hoặc trên đám mây, quản lý tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp sản xuất hoặc phân phối. Hơn nữa, các hệ thống ERP hỗ trợ tất cả các khía cạnh của quản lý tài chính, nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng và sản xuất cùng với chức năng kế toán cốt lõi của bạn.

Các hệ thống ERP cũng cung cấp sự minh bạch vào quy trình kinh doanh hoàn chỉnh của bạn bằng cách theo dõi tất cả các khía cạnh của sản xuất, logistics và tài chính. Những hệ thống tích hợp này hoạt động như trung tâm tập trung của doanh nghiệp cho quy trình làm việc và dữ liệu từ đầu đến cuối, cho phép nhiều bộ phận truy cập.

Hệ thống và phần mềm ERP hỗ trợ nhiều chức năng trên toàn doanh nghiệp, doanh nghiệp trung bình hoặc nhỏ, bao gồm cả các tùy chỉnh cho ngành của bạn.

Lịch sử phát triển của giải pháp ERP

Giai đoạn 1

Những năm 1960, chi phí chính là lực đẩy cạnh tranh của thị trường. Do đó, các doanh nghiệp tập trung vào sản xuất sản phẩm khối lượng lớn để tiết kiệm chi phí.

ROP (Reorder Point) được ra đời giúp công ty dự toán được các đơn hàng và điểm đặt lại hàng của thị trường để tiến hành lập kế hoạch.

Cuối những năm 1960, sự ra đời của MRP (tiền thân của MRP II và ERP) được đánh giá là một phương pháp tiên tiến cho việc lập kế hoạch và lên lịch nguyên vật liệu.

Giai đoạn 2

Vào cuối thập niên 1970, các công ty bắt đầu quan tâm hơn đến Marketing do thị trường bước vào giai đoạn cạnh tranh khốc liệt. Khi đó, MRP trở nên phù hợp và thịnh hành bởi các tính năng hữu ích: dự báo, lập kế hoạch tổng thể, kiểm soát hàng hóa.

Thời đại này cũng chứng kiến sự ra đời của COPICS – hệ thống kiểm soát thông tin sản xuất theo định hướng truyền thông và MMAS – hệ thống quản lý tài khoản và sản xuất và đây chính là tiền thân thực sự của ERP.

Giai đoạn 3

Bước vào những năm 1980, phần mềm cho hệ thống máy tính IBM 38 được J.D Edwards phát triển. Nó cho phép các doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin sản xuất, tiếp thị,  quản lý với dung lượng lớn.

Từ đó, cụm từ MRP bắt đầu được sử dụng rộng rãi cho chức năng mã hóa và “lập kế hoạch yêu cầu vật liệu” được dùng thường xuyên trước đây thay bằng “quy hoạch sản xuất”. Cụm từ MRP II cũng được đưa ra để xác định khả năng của hệ thống mới, đặt con đường từ MRP ⇒ MRP II ⇒ CIM ⇒ ERP.

Giai đoạn 4

Thuật ngữ ERP (hoạch định nguồn nhân lực) được ra đời bởi tập đoàn Garner vào những năm 1990 bao gồm các tiêu chí đáng giá mức độ tích hợp của các chức năng ERP vào hoạt động quản trị doanh nghiệp. Cụ thể:

• Thu mua nguyên vật liệu
• Quản lý hàng tồn
• Số liệu sản xuất
• Chi phí quản lý…

Cũng từ đây, ERP ngày càng phát triển và được mở rộng hơn đối với nhiều loại hình, quy mô doanh nghiệp.

Giá trị kinh doanh của ERP

Phân loại phần mềm ERP đang có trên thị trường

Phần mềm ERP có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau, nếu dựa theo nhà cung cấp có thể phân phần mềm ERP thành phần mềm trong nước và phần mềm nước ngoài.

Phần mềm nước ngoài

Do các nhà phát triển nước ngoài cung cấp, chẳng hạn như SAP, Oracle…

Ưu điểm:

• Nhà tư vấn giàu kinh nghiệm.
• Ứng dụng công nghệ tiên tiến.
• Quy trình chuẩn hóa cao.

Nhược điểm:

• Chi phí rất cao.
• Khả năng tùy biến không linh hoạt.
• Kém tương thích với các tiêu chuẩn kế toán Việt Nam.

Phần mềm trong nước

Là sản phẩm của các công ty công nghệ trong nước.

Ưu điểm:

• Tuân theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, cập nhật nhanh các quy định của Nhà nước.
• Chi phí hợp lý, phù hợp với các doanh nghiệp trong nước.
• Khả năng tùy biến cao phù hợp với từng nhu cầu doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Tính chuẩn hóa thấp hơn so với phần mềm nước ngoài.
• Khó đáp ứng được các hệ thống có độ phức tạp cao, hệ thống vận hành quá lớn.

Phần mềm ERP có những loại nào?

Chức năng của phần mềm ERP

• Thứ nhất, phần mềm ERP hợp nhất mọi quá trình sản xuất kinh doanh, quản trị trong doanh nghiệp thành một hệ thống có trật tự rõ ràng.
• Thứ hai, các phòng ban trong doanh nghiệp đã triển khai ERP đều được liên kết với nhau, do đó mọi vấn đề về trao đổi thông tin, hợp tác đều diễn ra rất dễ dàng.
• Thứ ba, với ERP, mọi kế hoạch đều được thể hiện chi tiết, cụ thể. Vì vậy, nhân viên cần xác định đúng nhiệm vụ của mình để áp dụng vào các kế hoạch đã đặt ra một cách hiệu quả.
• Thứ tư, đây là một giải pháp hỗ trợ cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơn chứ không hoàn toàn thay thế cho người lao động. Do đó, các doanh nghiệp cần xác định quan điểm rõ ràng trước khi quyết định đầu tư.

Lợi ích của phần mềm ERP

Phần mềm ERP mang lại nhiều  lợi ích cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hỗ trợ cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo.

Hạn chế tối đa các sai sót khi nhập cùng một dữ liệu

Một quy trình nghiệp vụ thường được thực hiện bởi rất nhiều phòng ban, vì vậy không thể tránh khỏi những sai sót dữ liệu khi qua từng bước thực hiện.

Ví dụ, một quy trình bán hàng do nhân viên 1 thực hiện, đơn hàng được lập với số lượng 20 thùng hàng, khách hàng tên “Nguyễn Văn A”. Đơn hàng được chuyển về bộ phận kho, do sai sót nhập liệu thành 28 thùng hàng. Đơn hàng chuyển về phòng kế toán, nhân viên kế toán nhập tên khách hàng thành “Trần Văn ”. Những sai sót này dễ xảy ra khi sử dụng quy trình thủ công, làm ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ quy trình bán hàng của doanh nghiệp.

Khi ứng dụng ERP, hệ thống sẽ đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban, vừa giúp hạn chế sai sót vừa tiết kiệm được tối đa thời gian nhập liệu, từ đó các quy trình làm việc được thống nhất và đồng bộ.

Tăng tốc độ, nâng cao năng suất làm việc

So với các cách làm thủ công, luân chuyển chứng từ từ phòng ban này sang phòng ban khác thì việc sử dụng giải pháp ERP sẽ giúp tăng tốc độ dòng công việc. Ngoài ra, ERP còn giải quyết được vấn đề “nút thắt cổ chai” trong doanh nghiệp. Ví dụ như các bộ phận kế toán và bán hàng đã được trang bị hệ thống phần mềm, tuy nhiên bộ phận kho lại chưa được triển khai phần mềm thì lúc này bộ phận kho sẽ là “nút thắt cổ chai” và là gánh nặng làm cho doanh nghiệp giảm tốc độ và năng suất làm việc khi các bộ phận khác bắt buộc phải dừng lại “chờ” bộ phận kho.

Phần mềm ERP sẽ giúp đồng bộ tức thời dữ liệu giữa các phòng ban, giúp dòng công việc được trôi chảy, loại bỏ hoàn toàn các “nút cổ chai” này.

Dữ liệu đồng bộ, tập trung

Đây là một trong những lợi ích lớn nhất của ERP. Thay vì phải duy trì nhiều cơ sở dữ liệu (CSDL) thì khi triển khai ERP, dữ liệu của doanh nghiệp sẽ hoàn toàn được tập trung và thống nhất.

Khi CSDL được quản lý tập trung cho phép nhân viên có thể lên các báo cáo kịp thời và chính xác để gửi cho lãnh đạo, khắc phục hoàn toàn tình trạng tổng hợp chậm số liệu khi lên các báo cáo, nhất là đối với các doanh nghiệp lớn và phức tạp như doanh nghiệp sản xuất, Tổng công ty, Tập đoàn.

Quản lý cơ sở dữ liệu tập trung còn là tiền đề để có thể phân tích dữ liệu nhiều chiều, từ đó đưa ra các báo cáo quản trị, hỗ trợ việc ra quyết định chính xác và hiệu quả hơn.

Quản lý hiệu quả, dễ dàng kiểm soát hoạt động

Phần mềm ERP cung cấp chức năng “tìm vết” (Audit Track) cho phép dễ dàng kiểm tra hoạt động của nhân viên trên hệ thống, từ đó nhanh chóng tìm ra những nghiệp vụ cần kiểm tra, cũng như tra soát được toàn bộ quy trình thực hiện của nghiệp vụ đó. Cơ sở dữ liệu tập trung cùng với quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa sẽ giúp người quản lý dễ dàng thực hiện các cơ chế kiểm soát nội bộ.

Lợi ích khi doanh nghiệp triển khai ERP

Sơ đồ quy trình hệ thống phần mềm ERP 

Hệ thống ERP bao gồm các phần chính như Quản lý Tài nguyên Nhân lực (HRM), Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM), Quản lý Chuỗi cung ứng (SCM), Quản lý Tài chính và Kế toán (F&A), Quản lý Quá trình Sản xuất (MES), và Quản lý Dữ liệu và Phân tích (BI),… Mỗi phần có các chức năng cụ thể nhằm hỗ trợ quản lý và tối ưu hóa các hoạt động của doanh nghiệp.

Quản lý tài nguyên nhân lực (HRM)

• Quản lý thông tin nhân viên
• Quản lý tiền lương và phúc lợi
• Quản lý hiệu suất và đào tạo

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

• Quản lý thông tin khách hàng
• Quản lý chiến lược marketing
• Quản lý dịch vụ khách hàng

Quản lý chuỗi cung ứng (SCM)

• Quản lý đặt hàng và nhập hàng
• Quản lý lịch trình sản xuất
• Quản lý kho và vận chuyển

Quản lý tài chính và kế toán (F&A)

• Quản lý kế toán tổng hợp
• Quản lý tài sản và công nợ
• Quản lý ngân sách và chi phí

Quản lý quá trình sản xuất (MES)

• Quản lý quá trình sản xuất
• Quản lý dữ liệu về sản phẩm
• Quản lý vận hành máy móc và nhân công

Quản lý dữ liệu và phân tích (BI)

• Quản lý và xử lý dữ liệu
• Phân tích thị trường và dự báo
• Báo cáo và phân tích hiệu suất

Các bạn có thể tham khảo quy trình hệ thống ERP của FAST tại Quy trình nghiệp vụ trong phần mềm ERP

Lợi ích của giải pháp phần mềm ERP trên nền web

1. Cung cấp một cái nhìn tổng thể tất cả các chi nhánh, địa điểm của công ty bạn với các yêu cầu cơ sở hạ tầng tối thiểu và không phức tạp về IT.
2. Chỉ cần một điểm bảo trì duy nhất: một máy chủ, một cơ sở dữ liệu, một đội ngũ IT, và do vậy chi phí vận hành, bảo trì và nâng cấp thấp hơn cũng như làm giảm đáng kể trong tổng chi phí sở hữu.
3. Mở rộng cho các điểm mới một cách dễ dàng với đầu tư tối thiểu cho IT. Không cần phải triển khai thêm một máy chủ hoặc một máy trạm với cấu hình mạnh. Một máy tính bình thường, có kết nối internet với một trình duyệt chuẩn là tất cả những gì cần phải có.
4. Cho phép truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi, từ bất cứ thiết bị nào.
   Chẳng hạn, bạn đang ở sân bay khi trên đường tới một cuộc họp, bạn có thể kết nối vào hệ thống ERP từ sân bay để lấy thêm một số thông tin cần thiết mà không cần phải gọi về văn phòng để nhờ tra cứu, tổng hợp và chuyển qua email. Bạn cũng không bắt buộc phải lựa chọn Windows. Nếu bạn hoặc nhân viên của bạn làm việc trên máy chạy MacOS của Apple, thì web-based ERP này cũng hoạt động trên đó (và kể cả trên Smart Phone hoặc máy tính bảng như iPad).
5. Cho phép tất cả các nhân viên tham gia hoạt động trong quá trình tự động hóa kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho dữ liệu sẽ tốt hơn, mọi thứ rõ ràng hơn và việc kiểm soát tốt hơn. Điều này có nghĩa là ta sẽ có một cái nhìn chính xác, kịp thời về hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp, giúp đưa ra quyết định tốt hơn.Ví dụ, đội ngũ bán hàng có thể truy cập xem hóa đơn và lịch sử thanh toán của khách hàng của họ bất kỳ lúc nào, bất cứ đâu mà không cần phải gọi cho bộ phận kế toán; điều này sẽ giảm tải cho bộ phận kế toán và cho phép họ thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn.
6. Cho phép doanh nghiệp với tất cả các thành phần liên quan – bao gồm tất cả các nhân viên, các nhà cung cấp và các khách hàng có được sự hợp tác hiệu quả hơn vì họ luôn có được sự kết nối với hệ thống thông tin của công ty.Ví dụ, nhà cung cấp có thể xem được mức độ tồn kho hiện tại của bạn và bổ sung kịp thời, trong khi khách hàng có thể xem được tình trạng của một đơn đặt hàng và biết được bao giờ nó được chuyển đi.
7. Cho phép dễ dàng tích hợp các dịch vụ mở rộng như email, công cụ phân tích hay CRM. Điều này sẽ mang lại nhiều giá trị hơn so với từng ứng dụng riêng lẻ.
8. Giúp bạn có thể “sống trên mây”, không lo lắng về việc không truy cập được vào hệ thống ERP khi máy tính của bạn gặp sự cố, hoặc không lo lắng về việc nhân viên làm mất máy tính xách tay với những thông tin quan trọng trong đó.
9. Cho phép kết nối từ xa và làm tăng tinh thần làm việc của nhân viên. Nhân viên làm việc tại khách hàng rơi vào ngày cuối tuần không cần phải quay về văn phòng công ty để hoàn thành nhật ký công việc. Họ có thể làm điều đó từ máy tính xách tay hay Smartphone trên đường về nhà mình.
10. Cho phép các nhân viên IT sau giờ làm việc hoặc những ngày cuối tuần tận hưởng thời gian với gia đình của họ, thay vì công việc cài đặt và nâng cấp phần mềm cho các máy trạm ở công ty.

7 lý do để chuyển sang một giải pháp ERP:

Khi nào cần đầu tư cho ERP?

Theo sổ tay đầu tư ERP của ICTRoi [9], để đi đến kết luận có nên đầu tư giải pháp ERP hay không, doanh nghiệp cần đánh giá mình đã ở một trong 5 tình huống sau:

1. Bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh, sai sót xảy ra ở khâu nhập, xuất kho, giao hàng, nhầm lẫn thông tin, hoá đơn… hoặc ngày càng nhiều khách hàng trung thành than phiền về sản phẩm/dịch vụ.
2. Bị cạnh tranh gay gắt, lợi nhuận giảm xuống, các yêu cầu về tiết kiệm chi phí, tối ưu hoá quy trình được ưu tiên xem xét.
3. Đang phát triển tốt, sinh lời, muốn mở rộng quy mô.
4. Xuất khẩu hoặc mở rộng thị trường ra quốc tế, cần một mô hình quản lý phù hợp.
5. Có bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém và đang thực hiện tái cấu trúc.

ERP khi được đầu tư và triển khai đúng cách sẽ mang lại hiệu quả đáng kể về mặt quản lý điều hành (kế hoạch kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động, dòng tiền), hiệu quả về kinh tế (chi phí quản lý, nhân sự, tồn kho…) cho doanh nghiệp và hiệu quả đến từng phòng ban bộ phận trong doanh nghiệp.

Tiêu chí đánh giá	Tỷ lệ hiệu quả
Giảm chi phí tồn kho	10%
Giảm chi phí quản lý	30%
Giảm chi phí phát sinh do giao hàng trễ	60%
Giảm đầu tư công nghệ thông tin cho các năm tiếp theo	20%
Hệ thống báo cáo online giảm chi phí giấy tờ	20%
Giảm thời gian chuẩn bị báo cáo tài chính và quản trị	Còn 5 ngày

So sánh hiệu quả trước và sau khi triển khai ERP (nguồn: Sổ tay đầu tư ERP, ICTRoi, 2014)

Fast Business Online – Phần mềm ERP tốt nhất hiện nay

Fast Business Online là giải pháp phần mềm ERP quản trị toàn diện cho doanh nghiệp được phát triển trên nền tảng web tốt nhất hiện nay dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Phần mềm cho phép truy cập làm việc mọi lúc, mọi nơi từ các thiết bị có kết nối internet. Tính đến tháng 6-2022 sản phẩm đã có hơn 2.300 doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực tin dùng bởi các đặc điểm nổi trội.

Fast Business Online – phần mềm ERP tốt nhất hiện nay

Về kỹ thuật, công nghệ:

• Làm việc online trên nền tảng web based, mobile web và mobile app. Người sử dụng chỉ cần một máy tính, laptop, máy tính bảng và kể cả điện thoại di động là có thể truy cập.
• Không cần cài đặt (No Install), không cần tải bất cứ tệp gì (No Download) và không cần cài thêm bất cứ thành phần nào khác như flash, silverlight (No Plug-in).
• Tốc độ cực nhanh, có thể truy xuất hàng triệu chứng từ nghiệp vụ chỉ trong vài giây.
• Tính bảo mật thông tin cao, sẵn sàng truyền số liệu qua giao thức https – Truyền số liệu qua tầng bảo mật (Secure Sockets Layer – SSL)
• Rất nhiều tiện ích cho phép thao tác dễ dàng trên mọi cửa sổ làm việc như nhập liệu, tra cứu, tìm kiếm thông tin…

Về chức năng nghiệp vụ:

• 12 phân hệ lớn giúp quản lý tổng thể doanh nghiệp từ mua hàng, bán hàng, phân phối, kho, tài chính kế toán, nhân sự, CRM, DMS…
• Phù hợp chế độ tài chính, kế toán và thuế
• Cho phép quản lý đa tiền tệ, quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở
• Tích hợp công cụ phân tích OLAP cho phép lập báo cáo từ bất kỳ dữ liệu có sẵn nào.

Phần mềm ERP Fast Business Online được nhiều doanh nghiệp tin dùng

Dưới đây là bảng giá tham khảo bản quyền Fast Business Online:

(Bảng giá có hiệu lực từ 1.1.2017 và có thể thay đổi theo chính sách của Công ty FAST)

Giá phần mềm ERP Fast Business Online

Theo Gartner, có những dấu hiệu hồi sinh mạnh mẽ và sự gia tăng đầu tư vào việc đổi mới và thay thế hệ thống ERP. Theo dự đoán năm 2022 hứa hẹn là một năm tăng trưởng với sự thống trị của các xu hướng: Điện toán đám mây, AI và IoT.

Như vậy đủ để thấy phần mềm ERP ngày càng được quan tâm và đưa vào ứng dụng cho doanh nghiệp. Việc sớm có được hiểu biết và am hiểu về lĩnh vực này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động khi tìm kiếm và lựa chọn giải pháp phù hợp cho mình, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian triển khai và nhanh chóng thu hồi giá trị đầu tư ban đầu khi phần mềm ERP thực sự đi vào vận hành erp là gì.