Chữ ký số từ xa là gì? Tính pháp lý và ứng dụng

Sự ra đời của chữ ký số từ xa giúp người dùng có thể thực hiện được các công việc liên quan đến ký hợp đồng, ký các giấy tờ quan trọng từ xa, không bị giới hạn bởi thời gian hay địa lý. Cùng FAST tìm hiểu chữ ký số từ xa là gì và vì sao có thể mang lại hiệu quả tích cực như vậy.

Mục lục

1. Chữ ký số từ xa là gì?

Chữ ký số từ xa, còn được gọi là chữ ký số điện tử từ xa, chữ ký số online hoặc chữ ký số không cần Token. Thay vì sử dụng USB Token hay SIM vật lý như trước đây, ký số từ xa hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây (cloud-based), cho phép người dùng ký điện tử mọi lúc, mọi nơi mà không cần đến thiết bị phần cứng. Trong các giao dịch truyền thông thông thường, việc có chữ ký số từ xa cho phép các bên tham gia xác nhận và xác thực danh tính của nhau mà không cần phải gặp mặt hoặc chữ ký trên giấy tờ.

Với giải pháp ký số từ xa, cá nhân hoặc tổ chức có thể ký điện tử ngay trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng kết nối Internet mà không cần cài phần mềm hay mang theo USB Token. Công nghệ này đang được ứng dụng rộng rãi trong các giao dịch điện tử bởi tính tiện lợi, an toàn và giá trị pháp lý tương đương với chữ ký truyền thống.

Các đặc điểm nổi bật của chữ ký số từ xa:

Không cần thiết bị phần cứng: Không sử dụng USB Token hay SIM ký số.
Hoạt động hoàn toàn trên nền tảng đám mây: Ký điện tử thông qua dịch vụ cloud-based.
Ký mọi lúc mọi nơi: Chỉ cần thiết bị có kết nối Internet.
Đảm bảo an toàn, bảo mật: Dữ liệu được mã hóa và quản lý chặt chẽ.

Ứng dụng phổ biến của ký số từ xa

Chữ ký số từ xa hiện đang được ứng dụng ngày càng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong các hoạt động hành chính và tài chính điện tử:

Ký hoàn thiện các thủ tục hành chính trực tuyến như: Kê khai nộp thuế, thủ tục hải quan điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến, ký hóa đơn điện tử, và nhiều thủ tục khác.
Giao dịch tài chính – ngân hàng: Ký hợp đồng, xác nhận giao dịch, chuyển tiền online.
Mua bán trực tuyến: Ký hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ qua mạng.
Chứng khoán điện tử: Xác thực giao dịch đầu tư, ký lệnh đặt mua/bán.
Ký các văn bản và tài liệu điện tử như hợp đồng lao động và các tài liệu liên quan, hợp đồng điện tử giao dịch với ngân hàng, thỏa thuận khi sử dụng dịch vụ của ngân hàng, và các văn bản khác có tính pháp lý.

>>> Xem thêm: Chữ ký điện tử là gì? Hướng dẫn tạo và sử dụng chữ ký điện tử

2. Nguyên lý hoạt động của chữ ký số từ xa

Nguyên lý hoạt động của chữ ký số từ xa dựa trên việc đáp ứng các tiêu chuẩn châu Âu eIDAS (bộ quy định về định danh số). Theo đó, người dùng chỉ có thể sử dụng chữ ký số trên thiết bị di động khi chứng minh danh tính và được xác thực bởi nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số ủy thác (TSP – Trust Service Provider). Cụ thể, quá trình sử dụng chữ ký số từ xa gồm hai giai đoạn sau:

Giai đoạn tạo chữ ký số từ xa: Đơn vị TSP sẽ tạo và quản lý từ xa khóa bí mật thay vì lưu trên các thiết bị phần cứng theo sự ủy quyền của người dùng. Đồng thời, đơn vị TSP sẽ cấp cho người dùng chữ ký số từ xa một ID số dựa theo chứng thư số đã được xác thực.
Giai đoạn kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký: Khi người dùng sử dụng ID và mã PIN cá nhân (OTP hoặc sinh trắc học) để ký số, ứng dụng sẽ gửi thông báo xác minh quyền truy cập chữ ký số. Hệ thống sẽ xác nhận danh tính của người ký và xuất thông tin khóa bí mật cho phép ký số ngay trên thiết bị di động với tốc độ lên đến hàng nghìn TPS/s.

3. Ưu điểm và hạn chế của chữ ký số từ xa

Ưu điểm	Nhược điểm
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Người dùng có thể ký tài liệu trực tuyến mà không cần di chuyển, tiết kiệm thời gian và chi phí	Yêu cầu kết nối internet: Cần có kết nối internet ổn định để sử dụng chữ ký số từ xa
Tiện lợi và linh hoạt: Có thể ký tài liệu từ bất kỳ đâu và bất kỳ thời điểm nào	Chi phí đầu tư ban đầu: Cần đầu tư vào phần mềm và dịch vụ chữ ký số
Bảo mật cao: Mã hóa và bảo vệ tài liệu, đảm bảo tính toàn vẹn và không thể giả mạo	Phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ: Dịch vụ chữ ký số phụ thuộc vào nhà cung cấp và có thể gặp sự cố nếu nhà cung cấp gặp vấn đề
Dễ dàng kiểm tra và xác minh: Kiểm tra tính hợp lệ và xác thực của tài liệu một cách nhanh chóng.	Khả năng tiếp cận và đào tạo: Người dùng không quen với công nghệ có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng chữ ký số
Tuân thủ pháp lý: Chữ ký số từ xa hợp pháp và được chấp nhận bởi các cơ quan nhà nước	Vấn đề bảo mật và rủi ro tấn công mạng: Nếu không bảo vệ đúng cách, chữ ký số có thể bị tấn công và rò rỉ thông tin

4. So sánh chữ ký số từ xa với các loại hình ký số khác

Hiện nay, có 4 loại chữ ký số được các đơn vị dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp cho tổ chức và cá nhân (chữ ký số cá nhân) là chữ ký số từ xa với USB Token, Smart Card và HSM.

Điểm khác biệt cơ bản của chữ ký số từ xa so với các loại hình ký số thông thường là không cần sử dụng USB Token, ký nhanh, an toàn, có thể ký kết các văn bản và tài liệu điện tử mà không phụ thuộc vào nhà mạng, và có thể thực hiện ở bất cứ đâu ngay trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.

Tiêu chí	Chữ ký số từ xa	USB Token	Smart Card	HSM
Nguyên lý hoạt động	Cloud-based, ký qua Internet, không cần phần cứng	Cắm USB vào máy, mở phần mềm, nhập mã PIN để ký	Ký qua SIM điện thoại, cần thiết bị đọc SIM	Cần thiết bị HSM cắm vào PC để ký, hoạt động qua phần mềm riêng
Thiết bị phần cứng	❌ Không cần	✅ Cần USB Token	✅ Cần SIM và thiết bị đọc thẻ	✅ Cần thiết bị HSM chuyên dụng
Khả năng ký online	✅ Có	❌ Không	✅ Có	✅ Có
Tốc độ ký số	2.000 chữ ký/giây	4–5 chữ ký/phút	1 chữ ký/giây	1.200 chữ ký/giây
Lưu trữ khóa bí mật	TSP lưu trữ theo tiêu chuẩn eIDAS EU	Lưu trong Token, do người dùng giữ	Lưu trong SIM, người dùng nắm giữ OTP	Lưu trong HSM, thuộc quyền sở hữu của tổ chức
Tính bảo mật	✅ Cao, nhiều lớp xác thực (OTP, sinh trắc học…)	✅ Tốt nếu giữ Token an toàn	⚠️ Trung bình, phụ thuộc SIM và nhà mạng	✅ Rất cao, phù hợp môi trường ký bảo mật cao
Chi phí cá nhân	Từ 220.000 VNĐ/năm hoặc ~220.000 VNĐ/tháng	~500.000 VNĐ/Token + ~1.049.000 VNĐ/năm	~60.000–90.000 VNĐ/SIM + ~300.000 VNĐ/năm	❌ Không phù hợp cho cá nhân
Chi phí doanh nghiệp	Từ 1.350.000 VNĐ/năm	~1.829.000 VNĐ/năm	~300.000 VNĐ/năm	~5.500.000 VNĐ/năm
Đối tượng sử dụng	Mọi cá nhân, tổ chức; phù hợp mọi quy mô	Doanh nghiệp vừa và nhỏ	Doanh nghiệp nhỏ, ký nội bộ đơn giản	Doanh nghiệp lớn, cần ký số khối lượng lớn
Ưu điểm nổi bật	– Ký mọi lúc mọi nơi – Không cần phần cứng – Bảo mật cao- Chi phí hợp lý	– Bảo mật tốt – Tốc độ xử lý cao – Hoạt động online/offline	– Chi phí thấp – Linh hoạt trên điện thoại	– Tốc độ cao – Ký số đồng thời nhiều tài liệu – An toàn tuyệt đối
Nhược điểm chính	– Phụ thuộc Internet – Cần hạ tầng bảo mật vững	– Phụ thuộc thiết bị USB – Ký chậm – Không tiện khi di chuyển	– Phụ thuộc SIM và nhà mạng – Bảo mật thấp	– Chi phí cao – Không linh hoạt, phải gắn thiết bị vật lý

Từ bảng so sánh có thể thấy chữ ký số từ xa là giải pháp ký số hiện đại nhất hiện nay. Bạn hoàn toàn nên sử dụng bởi nó giúp bạn giải quyết tối ưu nhất bất cập của các loại hình ký số thông thường, giúp:

Giảm thời gian lưu trữ hồ sơ, đi lại, chờ đợi, tiết kiệm chi phí hành chính.
Ký số mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị Smartphone, Tablet, PC… chỉ cần có kết nối internet.
Bảo mật thông tin, an toàn tuyệt đối khi đáp ứng được các tiêu chuẩn an toàn eIDAS và các quy định của pháp luật.

5. Một số lưu ý khi sử dụng chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng, giúp đơn giản hóa quy trình ký kết văn bản điện tử, tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn và hiệu quả khi sử dụng chữ ký số từ xa, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín: Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu để đảm bảo tính bảo mật và độ tin cậy của chữ ký số từ xa. Nên chọn nhà cung cấp dịch vụ được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép hoạt động, có hạ tầng công nghệ tiên tiến, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và có uy tín trên thị trường.
Bảo mật khóa cá nhân: Để bảo vệ chữ ký số từ xa, bạn cần chú ý đến bảo mật khóa cá nhân (private key). Đảm bảo không chia sẻ khóa này với bất kỳ ai và lưu trữ nó ở nơi an toàn để tránh việc bị đánh cắp hoặc lạm dụng.
Sử dụng thiết bị và phần mềm phù hợp: Chữ ký số từ xa chỉ an toàn khi được sử dụng trên các thiết bị và phần mềm bảo mật phù hợp. Hãy chắc chắn rằng bạn chỉ sử dụng phần mềm từ các nhà cung cấp uy tín và thiết bị cá nhân của bạn đã được bảo vệ an toàn, tránh nguy cơ từ các phần mềm độc hại.
Cẩn thận với các email lừa đảo: Các email lừa đảo có thể là một nguy cơ lớn đối với chữ ký số. Tránh mở các email hoặc liên kết đáng ngờ, vì chúng có thể chứa mã độc hoặc tấn công phishing, dẫn đến việc đánh cắp thông tin cá nhân.
Thường xuyên thay đổi mật khẩu: Để tăng cường bảo mật, hãy thường xuyên thay đổi mật khẩu tài khoản chữ ký số và chọn mật khẩu mạnh, khó đoán. Điều này giúp bảo vệ tài khoản của bạn khỏi các cuộc tấn công xâm nhập.
Cập nhật thông tin cá nhân: Đảm bảo rằng thông tin cá nhân được cập nhật đầy đủ và chính xác, giúp việc sử dụng chữ ký số từ xa trở nên hợp pháp và chính xác.

6. Giải pháp chữ ký số từ xa hàng đầu từ FAST

Trong kỷ nguyên số, việc bảo mật thông tin và tối ưu hóa quy trình giao dịch điện tử là ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Trong top dịch vụ chữ ký số được ưa chuộng nhật 2025, FAST mang đến giải pháp chữ ký số từ xa đột phá và sự an tâm tuyệt đối cho mọi giao dịch của doanh nghiệp.

chữ ký số từ xa - FAST

Bảo mật cao: FAST sử dụng công nghệ HSM (Hardware Security Module), giúp bảo vệ các khóa riêng tư và dữ liệu quan trọng bằng phương pháp mã hóa tiên tiến, đảm bảo tính an toàn tuyệt đối cho các giao dịch chữ ký số từ xa.
Dễ dàng tích hợp với hệ thống quản lý: Giải pháp của FAST có tính tương thích cao với các phần mềm kế toán, ERP, HRM, giúp doanh nghiệp thực hiện các thao tác ký số trực tuyến một cách nhanh chóng và thuận tiện mà không gặp phải sự cố về phần mềm hoặc hệ thống.
Hỗ trợ đa dạng giao dịch điện tử: Giải pháp chữ ký số từ xa của FAST hỗ trợ ký các loại giao dịch điện tử như hóa đơn điện tử, hồ sơ bệnh án, thanh toán online, mua hàng trực tuyến và internet banking, giúp doanh nghiệp giải quyết mọi nhu cầu ký số trong môi trường số hiện đại.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần sử dụng thiết bị phần cứng như USB token hay Smartcard, chữ ký số từ xa của FAST giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư vào phần cứng, đồng thời giảm thiểu thời gian ký kết và xử lý tài liệu.
Đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ pháp lý: Dịch vụ chữ ký số từ xa của FAST hoàn toàn tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành, giúp các doanh nghiệp yên tâm khi sử dụng trong các giao dịch chính thức và pháp lý.
Hỗ trợ khách hàng nhanh chóng: FAST cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, giúp giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề và đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Các doanh nghiệp có nhu cầu có thể tham khảo bảng giá các dịch vụ chữ ký số từ xa và chữ ký số token của Công ty Phần mềm FAST.

Bảng giá dịch vụ chữ ký số FAST

Tên sản phẩm	01 năm	02 năm	03 năm
HSM cho cá nhân và doanh nghiệp	800.000đ	1.500.000đ	2.100.000đ
Token doanh nghiệp	1.200.000đ	1.700.000đ	1.800.000đ
Token cá nhân	800.000đ	1.100.000đ	1.400.000

Giá chưa bao gồm VAT

Chữ ký số từ xa không chỉ là một giải pháp bảo mật hiệu quả mà còn giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình ký kết các giao dịch điện tử. Với dịch vụ chữ ký số từ xa của FAST, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về tính bảo mật cũng như tối ưu hóa quy trình làm việc và bảo vệ thông tin quan trọng.

Thông tin liên hệ: