Để hoàn tất các thủ tục online như kê khai thuế, đóng bảo hiểm xã hội… doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký chữ ký số. Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản trị và đảm bảo cho giấy tờ được ký trực tuyến có giá trị về mặt pháp lý. Nhu cầu sử dụng dịch vụ chữ ký số của các doanh nghiệp hiện nay khá cao.
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số hay còn gọi là Token có thể được hiểu là một thiết bị đã thực hiện mã hóa toàn bộ thông tin, dữ liệu của một doanh nghiệp và được dùng thay thế cho chữ ký trên các văn bản, tài liệu số trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.
Chữ ký số là gì?
Doanh nghiệp thường dùng chữ ký số để làm gì?
Chữ ký số có mặt trong nhiều hoạt động quản lý doanh nghiệp như:
- Được sử dụng để thay thế cho chữ ký tay trong các trường hợp giao dịch thương mại điện tử.
- Sử dụng ký vào thư điện tử để các khách hàng và đối tác có thể xác minh được có phải do chính doanh nghiệp gửi hay không.
- Sử dụng trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng – bảo hiểm để đảm bảo tính nguyên vẹn, chống giả mạo các dữ liệu đã được ký.
- Các hoạt động như nộp thuế trực tuyến hoặc thực hiện thủ tục khai báo hải quan có thể sử dụng chữ ký số để kê khai mà không cần in ấn.
- Sử dụng cho việc đóng bảo hiểm xã hội.
- Trong trường hợp cần ký kết hợp đồng với đối tác chỉ cần đưa chữ ký vào file hợp đồng và gửi qua email…
Doanh nghiệp thường dùng chữ ký số để làm gì?
Cấu tạo của một chữ ký số
Chữ ký số được hoạt động dựa trên thuật toán mã hóa RSA – công nghệ mã hóa công khai. Trong mỗi chữ ký số sẽ có một cặp khóa gồm 2 khóa: 1 khóa bí mật (private key) và 1 khóa công khai (public key). Cụ thể:
- Khóa bí mật (private key): Thuộc hệ thống mã không đối xứng dùng để tạo chữ ký số.
- Khóa công khai (public key): Dùng để kiểm tra chữ ký số, được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa và cũng thuộc hệ thống mã không đối xứng.
Ngoài ra, chữ ký số còn có thêm các bộ phận khác:
- Người ký: Chủ thể dùng khóa bí mật để ký vào một dữ liệu nào đó cần thiết với tên mình.
- Người nhận: Là tổ chức hoặc cá nhân nhận thông điệp, dữ liệu từ người ký. Họ sẽ sử dụng chứng thư số của người ký để kiểm tra tính xác thực của chữ ký và tiến hành các giao dịch có liên quan.
- Ký số: Khóa bí mật sẽ được đưa vào một phần mềm tự động tạo và sau đó gắn chữ ký số vào dữ liệu cần ký.
Phân loại chữ ký số
Chữ ký số cá nhân
|
Đặc điểm |
Chi tiết |
|
Khái niệm |
Là một loại chữ ký điện tử có giá trị tương đương với chữ ký tay của một cá nhân. |
|
Mục đích |
Xác thực danh tính của người ký trong các hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn, kê khai thuế, mua bán trực tuyến,…
|
| Nội dung thể hiện | Tên cá nhân là chủ thể của chứng thư số; tên công ty cung cấp dịch vụ. |
Chữ ký số doanh nghiệp
|
Đặc điểm |
Chi tiết |
|
Khái niệm |
Thiết bị chứa các dữ liệu mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp. |
|
Mục đích |
Được dùng thay cho chữ ký của doanh nghiệp trên các loại văn bản, giấy tờ và giao dịch được thực hiện qua internet.
|
| Nội dung thể hiện | Các thông tin cơ bản của doanh nghiệp (tên, mã số thuế,…); số hiệu chứng thư và thời hạn có hiệu lực; tên và chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số; các thư hạn về mục đích, phạm vi sử dụng… |
Lợi ích khi sử dụng chữ ký số
Chữ ký số được xem là một yếu tố bắt buộc các doanh nghiệp cần có trong suốt quá trình hoạt động của mình. Vì vậy, ngay từ giai đoạn thành lập, mua chữ ký số là công việc luôn xuất hiện trong danh sách các hoạt động cần thực hiện sau khi nhận giấy Chứng nhận doanh nghiệp từ các cơ quan chức năng với những lợi ích vượt trội sau:
Đảm bảo tính hợp pháp trong các giao dịch
Nhờ sử dụng công nghệ cao, chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc khẳng định tính pháp lý của văn bản. Bởi, nó được sử dụng sau khi đã đăng ký với cơ quan chức năng và giúp dễ dàng xác định danh tính của tác giả. Dùng chữ ký số trên các giao dịch điện tử có vai trò tương đương với tài liệu giấy được ký tay và đóng mộc. Vì vậy, đây cũng được xem là phương thức xác thực uy tín các văn bản điện tử hiện nay.
Bảo mật thông tin
Như đã đề cập ở trên, chữ ký số được hoạt động dựa trên thuật toán mã hóa RSA. Công nghệ này sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng mà theo đó, người nhận được thông điệp dữ liệu và khóa công khai của người ký có thể xác định được tính chính xác.
Thêm vào đó, chữ ký số còn sử dụng hàm băm đặc biệt mà chỉ có người nhận mới có thể mở văn bản đã ký. Như vậy, tài liệu sẽ được bảo mật thông tin, trách tác động từ những yếu tố bên ngoài.
Tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực
Thay vì ngồi hàng giờ xử lý các giấy tờ, in ấn tài liệu, ký tay cho từng văn bản thì giờ đây, việc ứng dụng chữ ký số vào hoạt động quản lý doanh nghiệp sẽ làm giảm thời gian và công sức một cách hiệu quả. Bởi, chỉ cần thông qua vài thao tác, doanh nghiệp đã có thể hoàn thiện giấy tờ, văn bản và gửi cho khách hàng một cách nhanh chóng trên môi trường internet. Đặc biệt, ngay cả khi chủ thể không có mặt ở doanh nghiệp thì vẫn hoàn toàn có thể thực hiện thông qua những ứng dụng trên điện thoại thông minh với loại chữ ký số sử dụng công nghệ từ xa.
Những lợi ích khi sử dụng dịch vụ chữ ký số
Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số
Vì tầm quan trọng của chữ ký số, các doanh nghiệp cần lựa chọn những nhà cung cấp chữ ký số uy tín.
Tính an toàn, bảo mật
Điều kiện về tính an toàn, bảo mật cần được xem xét kỹ lưỡng vì chữ ký số tham gia khá nhiều vào các hoạt động quản trị của doanh nghiệp.
Cặp khóa phải đảm bảo được tạo ra ngẫu nhiên và chỉ xuất hiện đúng một lần duy nhất. Chúng cần thiết lập tính năng đảm bảo khóa bí mật không bị phát hiện khi xuất hiện một khóa công khai tương ứng. Ngoài ra, nhà cung cấp còn nên cài đặt những tiện ích giúp ngăn chặn và nhận biết các truy cập bất hợp pháp trên internet.
Hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình sử dụng
Trong quá trình sử dụng chữ ký số có thể gặp một số vấn đề kỹ thuật phát sinh. Vì thế, nhà cung cấp chữ ký số cần đảm bảo sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7 để tránh làm gián đoạn công việc kinh doanh.
Giá cả hợp lý
Hiện nay, việc đăng ký mua chữ ký số cho các doanh nghiệp khá dễ dàng do có nhiều nhà cung cấp khác nhau. Do có, trước khi quyết định “chốt đơn” dịch vụ chữ ký số, bạn nên tham khảo giá từ nhiều nhà cung cấp để đưa ra lựa chọn chính xác nhất. Tuy nhiên, việc ham rẻ là không được khuyến khích bởi dễ rơi vào tình trạng sử dụng dịch vụ dởm, kém chất lượng.
Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số
Đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số, chữ ký điện tử uy tín
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số. Tuy nhiên, vì tầm quan trọng của nó mà các doanh nghiệp cần lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng và FAST là phương án mà bạn không thể bỏ qua.
Giới thiệu Công ty Phần mềm FAST
FAST – tên đầy đủ là Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp – Là một trong những đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp, phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất hiện nay. Cụ thể:
- Cung cấp các phần mềm quản trị doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm ERP, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm hợp đồng điện tử……
- Dịch vụ công nghệ thông tin như bảo trì các hệ thống máy tính, dịch vụ mạng, bản quyền phần mềm…
Với hơn 25 năm phát triển, FAST đã khẳng định được uy tín trên thị trường với hơn 38.000 khách hàng tin dùng, nhận được nhiều giải thưởng cao quý như: Sao Khuê, Nhân tài Đất Việt, Top 5 ICT, Top 10 DN cung cấp dịch vụ và giải pháp phần mềm…
Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp
Lý do nên lựa chọn dịch vụ chữ ký số tại FAST
- Có nhiều dịch vụ chữ ký số đa dạng với các mức giá khác nhau.
- Có thể kết nối miễn phí và dễ dàng với phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice, chữ ký số.
- Thực hiện các thủ tục online tiện lợi và nhanh chóng mà không cần đến trực tiếp địa điểm đăng ký.
- Được hỗ trợ xử lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh trong suốt quá trình sử dụng.
- Tối ưu hệ sinh thái tài chính – kế toán, làm việc với 1 đối tác khi sử dụng phần mềm kế toán, ERP, hóa đơn điện tử và chữ ký số…
Thủ tục mua chữ ký số tại FAST
Để đăng ký mua chữ ký số tại FAST, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số giấy tờ sau đây:
- Giấy đăng ký cấp chứng thư số (3 bản gốc).
- Hợp đồng dịch vụ chứng thư số (3 bản gốc).
- CCCD/CMND/Hộ chiếu người đại diện pháp luật (bản scan).
- Trường hợp người ký hồ sơ là người được ủy quyền thì phải có bản gốc của giấy ủy quyền hoặc nếu giấy ủy quyền là bản chụp thì phải có dấu đỏ (đóng dấu treo) của doanh nghiệp.
- Cần ghi rõ họ và tên người ký hồ sơ trong phần ký tên, đóng dấu.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên, bạn sẽ nhận được chữ ký số với hình dạng tương tự như USB được bảo mật bằng một mật khẩu (mã pin). Tùy theo quy mô hoạt động của công ty mà bạn có thể lựa chọn các gói phù hợp 1, 2 hay 3 năm. Bên cạnh đó, hoạt động hỗ trợ, tư vấn sẽ được thực hiện xuyên suốt trong quá trình sử dụng chữ ký số.
Dịch vụ chữ ký số FAST
Chúng tôi mong rằng bài viết trên đây sẽ giúp bạn hiểu thêm về chữ ký số và những tiêu chí để lựa chọn dịch vụ chữ ký số. FAST luôn cam kết mang lại dịch vụ chữ ký số chất lượng với nhiều ưu điểm vượt trội, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới để được tư vấn cụ thể nhất!
- (024) 7108-8288 – FAST Hà Nội.
- (0236) 381-0532 – FAST Đà Nẵng.
- (028) 7108-8788 – FAST HCM.