1. Hoá đơn điện tử là gì?
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Các loại hóa đơn điện tử hiện nay
Hóa đơn điện tử bao gồm 2 loại:
| ✅1. | Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm… |
| ✅2. | Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… |
Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
>> Xem thêm: Thuế xuất nhập khẩu là gì? Cách tính thuế xuất nhập khẩu chi tiết
3. Hóa đơn điện tử gốc khác gì bản thể hiện của hóa đơn điện tử
Khái niệm về hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử:
Hóa đơn điện tử gốc: Là loại hóa đơn được tạo ra trong quá trình thực hiện các giao dịch mua bán và được lưu trữ dưới định dạng XML để mã hóa thông tin, tạo điều kiện cho việc chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin.
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử: Là phiên bản của hóa đơn điện tử được xuất ra dưới dạng PDF, HTML hoặc in ra giấy, giúp người sử dụng dễ dàng kiểm tra và tra cứu thông tin trên Hóa Đơn Điện Tử (HĐĐT).
Dưới đây là bảng so sánh điểm khác biệt giữa hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử mà bạn có thể tham khảo:
| Tiêu chí | Hóa đơn điện tử gốc | Bản thể hiện hóa đơn điện tử |
| Định dạng dữ liệu | XML | PDF, HTML hoặc in ra giấy |
| Ký hiệu riêng | Không có | Phải có dòng thêm chữ “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” hoặc “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”. |
| Giá trị pháp lý | Có giá trị pháp lý được sử dụng làm căn cứ để:
|
Không có giá trị pháp lý chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. |
>> Xem thêm: Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và NĐ 123
4. Các quy định sử dụng hóa đơn điện tử cần nắm rõ
4.1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/07/2022
Từ ngày 19/10/2020 chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 59 Nghị định này nêu rõ:
“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”
Theo đó, pháp luật quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc là ngày 01/07/2022.
Theo Điều 60 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc hóa đơn điện tử mà không có mã của cơ quan thuế, hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, và đã mua hóa đơn từ cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020, sẽ được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 30/6/2022.
4.2. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
Nguyên tắc sử dụng hó
a đơn điện tử đảm bảo: xác định số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn đã được lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là Hóa Đơn Điện Tử (HĐĐT). HĐĐT sẽ có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoại trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.
- Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
4.3. HĐĐT phải đáp ứng các nội dung sau
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
e) Chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
4.4. Điều kiện của tổ chức khởi tạo HĐĐT là gì?
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐĐT theo quy định
d) Có chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, phần mềm quản lý khách hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của HĐĐT bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
>>> Xem thêm: Giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện Fast e-Invoice cho doanh nghiệp
5. Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Giai đoạn 1 (từ 01/01/2018):
Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn thực hiện chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế:
Đó là các DN, đơn vị sự nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử kể từ khi có mã số thuế và định kỳ kết chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế gồm:
– DN được thành lập theo quy định pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.
– Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định pháp luật.
– DN, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, gồm chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sờ chính cho kê khai, nộp thuế GTGT.
Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế:
Các DN, tổ chức sau sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế gồm:
– DN mới thành lập (không bao gồm DN thuộc nhóm sử dụng hóa đơn thực hiện chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế)
– Các DN, tổ chức đang mua hóa đơn của cơ quan thuế gồm: DN vi phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn; DN có rủi ro theo thông báo của cơ quan thuế và tổ chức, DN khác thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế trước 01/01/2018 phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế theo thông báo của cơ quan thuế.
Giai đoạn 2 (từ 01/01/2019): 30% các DN, tổ chức còn lại.
Giai đoạn 3 (từ 01/01/2020):80% các DN, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế.
(Theo Dự thảo Nghị định thay thế Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn)
5. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế
– Sử dụng chữ ký số từ xa được ký bằng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận.
– Đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và có khả năng truy cập, sử dụng Internet.
(Theo Dự thảo Nghị định thay thế Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn)
6. Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử
– Về chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử: trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ chứng từ khác thì Công ty lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
– Về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang: Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì Công ty thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:
Công ty được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xuất hoá đơn điện tử trên điện thoại
7. Các văn bản quy định về hóa đơn điện tử còn hiệu lực đến thời điểm hiện nay
– Thông tư 39/2014/TT-BTC
– Thông tư 10/2014/TT-BTC
– Nghị định 04/2014/NĐ-CP
– Nghị định 51/2010/NĐ-CP
– Thông tư 32/2011/TT-BTC
– Quyết định 2660/QĐ-BTC năm 2016
– Quyết định 1209/QĐ-BTC năm 2015
– Quyết định 1445/QĐ-TCT năm 2015
>>> Xem thêm: Bảng báo giá hoá đơn điện tử Fast e-Invoice