Chữ ký điện tử ngày càng phổ biến và được ứng dụng rộng rãi trong tương lai với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ. Việc sử dụng chữ ký giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp và cá nhân. Vậy chữ ký điện tử là gì? Cách tạo và sử dụng loại chữ ký này như thế nào? Hãy cùng FAST tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết dưới đây ngay nhé!
1. Chữ ký điện tử là gì?
Theo quy định tại Khoản 11, Điều 3 của Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, chữ ký điện tử được định nghĩa là “Chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lôgic với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.“
Chữ ký điện tử có thể bao gồm các dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh, hoặc các hình thức khác được tạo ra bằng phương tiện điện tử, giúp xác minh danh tính và sự đồng ý của người ký đối với nội dung thông điệp.
2. Các loại chữ ký điện tử trên hợp đồng
Hiện nay, các bên có thể ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký trực tuyến theo một số cách phổ biến sau: Chữ ký số, chữ ký scan và chữ ký ảnh.
2.1 Chữ ký số
Chữ ký số được hiểu là một loại chữ ký điện tử, được hình thành bằng việc chuyển đổi dữ liệu thông qua hệ thống mật mã không tương ứng.
Khi sử dụng chữ ký số, người dùng có thể sử dụng thiết bị như USB Token để ký. Tuy nhiên, thiết bị này phải được cung cấp bởi đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng. Mỗi doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức khi đăng ký chữ ký điện tử sẽ có một chữ ký số riêng biệt để nhận biết và giao kết trong hợp đồng.
>>> Xem thêm: FAST hợp tác cung cấp dịch vụ chữ ký số
2.2 Chữ ký scan
Chữ ký scan hay còn gọi là chữ ký quét. Chữ ký này được hiểu là chữ ký được chuyển thành dạng điện tử sau khi ký tay trên hợp đồng giấy. Các bên có thể chuyển thành hợp đồng điện tử thông qua máy quét (scan), sau đó gửi qua thư điện tử.
Trong hợp đồng có nhiều bên nhưng không có mặt cùng nơi, chữ ký scan được sử dụng trong nhiều trường hợp. Đặc biệt, trong các hợp đồng liên quan đến giao dịch xuyên biên giới và có một hoặc nhiều bên ký kết là người nước ngoài.
2.3 Chữ ký hình ảnh
Chữ ký hình ảnh là chữ ký được người dùng ký bằng tay, sau đó chuyển thành hình ảnh và chèn vào hợp đồng điện tử. Hợp đồng điện tử sẽ được gửi qua thư điện tử.
Chữ ký ảnh thường được sử dụng trong các hợp đồng có giá trị không lớn nhưng được ký kết thường xuyên và khi người ký không có mặt tại địa điểm và ký hợp đồng bằng chữ ký mực ướt.
>>> Xem thêm: Chữ ký số từ xa là gì? Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số từ xa
3. Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số
Chữ ký điện tử và chữ ký số là hai công cụ phổ biến để xác thực người dùng trong môi trường điện tử. Tuy nhiên, giữa hai khái niệm này có một số điểm khác biệt quan trọng cần lưu ý như sau:
| Chữ ký điện tử | Chữ ký số | |
| Định nghĩa | Là bất cứ thông tin điện tử được gắn liền với dữ liệu điện tử nhằm xác định chủ thể của dữ liệu. Đồng thời, chữ ký thể hiện sự chấp thuận của chủ thể đối với nội dung dữ liệu. | Là một dạng của chữ ký điện tử, được tạo ra bằng phương tiện mật mã công khai. Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn, tính xác thực và tính không thể chối cãi của dữ liệu điện tử. |
| Công nghệ | Có thể sử dụng nhiều phương thức tạo lập khác nhau, bao gồm mật mã, hình ảnh, chữ ký viết tay được số hóa. | Sử dụng thuật toán mã hóa RSA để tạo và xác minh chữ ký, đảm bảo tính bảo mật cao hơn. |
| Giá trị pháp lý | Có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký viết tay nếu tuân thủ các quy định của pháp luật. | Có giá trị pháp lý cao hơn chữ ký điện tử thông thường, được công nhận rộng rãi trong các giao dịch điện tử. |
| Ứng dụng | Được sử dụng phổ biến trong các giao dịch điện tử thông thường như email, đăng ký tài khoản trực tuyến. | Thường sử dụng trong các giao dịch quan trọng của doanh nghiệp. |
| Mức độ bảo mật | Mức độ bảo mật phụ thuộc vào phương thức tạo lập. | Có mức độ bảo mật cao hơn do sử dụng thuật toán mã hóa tiên tiến. |
| Tính chất | Hình ảnh, biểu tượng được sử dụng để xác định danh tính và sự chấp thuận của người ký trên các văn bản, tài liệu. | Được mã hóa để xác định danh tính và được xem như “dấu vân tay” của người ký. |
| Tiêu chuẩn | Không sử dụng mã hóa và không có tiêu chuẩn chung. | Sử dụng mã hóa theo tiêu chuẩn quốc tế và được xác minh danh tính thông qua mã PIN điện thoại hoặc email của người ký. |
| Tính năng | Chủ yếu được sử dụng để xác minh tài liệu. | Có tính bảo mật cao hơn và được sử dụng để bảo mật dữ liệu. |
| Cơ chế xác thực | Xác minh danh tính thông qua email hoặc mã PIN điện thoại của người ký. | Xác minh ID kỹ thuật số thông qua chứng chỉ được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ. |
| Xác nhận | Không có quá trình xác nhận cụ thể. | Được xác nhận bởi nhà cung cấp dịch vụ CKS hoặc cơ quan chứng nhận. |
| Bảo mật | Dễ bị sao chép và giả mạo. | Khó có thể sao chép và giả mạo do sử dụng công nghệ mã hóa tiên tiến. |
| Phần mềm | Không cần phần mềm xác minh độc quyền. | Trong một vài trường hợp cần sử dụng phần mềm độc quyền để xác nhận. |
>>> Xem thêm: Chữ ký số HSM là gì? Những điều cần biết về chữ ký số HSM
4. Quy định về chữ ký điện tử hiện nay
Chữ ký điện tử đang dần trở thành xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số. Việc ứng dụng công nghệ này sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế số và nâng cao năng lực cạnh tranh của quốc gia. Người dùng chữ ký điện tử cần nắm rõ các nguyên tắc sử dụng để có thể tận dụng tối đa lợi ích của loại chữ ký này.
4.1 Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng các yêu cầu của Luật Giao dịch điện tử năm 2005, Điều 24. Cụ thể:
- Phương pháp tạo chữ ký: Phải đảm bảo khả năng xác minh người ký và thể hiện sự đồng ý đối với nội dung văn bản.
- Độ tin cậy: Phương pháp tạo chữ ký cần đủ tin cậy và phù hợp với mục đích giao dịch.
- Chứng thực chữ ký: Với các hợp đồng cần dấu cơ quan, chữ ký phải đáp ứng quy định tại Điều 22 Luật Giao dịch điện tử.
Chữ ký điện tử đảm bảo tính bảo mật cao, giúp giao dịch điện tử diễn ra nhanh chóng và chính xác, tránh sai sót trong hợp tác với đối tác. Để xác định tính pháp lý của chữ ký điện tử, cần tham khảo các văn bản pháp luật như: Luật Giao dịch điện tử 2005, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Nghị định 52/2013/NĐ-CP, và Bộ luật Dân sự 2015.
4.2 Nghĩa vụ của các bên khi sử dụng chữ ký điện tử
Khi sử dụng chữ ký điện tử, cả người ký và bên chấp nhận chữ ký đều có nghĩa vụ như sau:
Nghĩa vụ của người ký chữ ký điện tử (Khoản 2 Điều 25, Luật Giao dịch điện tử 2005):
- Bảo mật thông tin: Giữ bí mật mật khẩu, mã PIN, thiết bị lưu trữ để tránh sử dụng trái phép.
- Thông báo khi mất kiểm soát: Thông báo ngay khi nghi ngờ chữ ký bị đánh cắp hoặc mất kiểm soát.
- Bảo đảm tính chính xác: Đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn thông tin trong chứng thư điện tử.
Nghĩa vụ của bên chấp nhận chữ ký điện tử (Khoản 2 Điều 26, Luật Giao dịch điện tử 2005):
- Kiểm tra tính tin cậy: Xác minh nguồn gốc, tính hợp lệ của chứng thư điện tử và phương pháp tạo chữ ký.
- Xác minh giá trị pháp lý: Đảm bảo chữ ký điện tử phù hợp với quy định pháp luật.
Bên chấp nhận có trách nhiệm kiểm tra mức độ tin cậy của chữ ký điện tử trước khi chấp nhận
4.3 Hình ảnh và thông tin hiển thị chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử là thông tin điện tử gắn liền với dữ liệu để xác định chủ thể và thể hiện sự chấp thuận của họ đối với nội dung dữ liệu. Hình ảnh và thông tin chữ ký có sự khác biệt giữa doanh nghiệp và cá nhân:
Đối với doanh nghiệp:
- Hình ảnh chữ ký: Sử dụng hình ảnh con dấu đỏ, có giá trị pháp lý tương đương con dấu thật, kích thước đúng như con dấu thật và lưu dưới dạng .png.
- Thông tin: Bao gồm tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và thời gian ký theo tiêu chuẩn ISO 8601 (ngày/tháng/năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam).
Đối với cá nhân:
- Hình ảnh chữ ký: Sử dụng hình ảnh chữ ký tay có màu xanh, lưu và hiển thị dưới dạng .png.
- Thông tin: Không yêu cầu hiển thị thông tin người ký, chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ.
5. Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử là công cụ hữu ích giúp tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến, mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân.
- Rút ngắn thời gian: Chữ ký điện tử giúp quá trình giao dịch và lưu trữ diễn ra nhanh chóng và tiện lợi.
-
- Thay thế cho việc ký tay truyền thống, chữ ký điện tử giúp đẩy nhanh tốc độ ký kết hợp đồng, văn bản, tiết kiệm thời gian chờ đợi và xử lý thủ tục.
- Việc trao đổi, lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử cũng trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.
- An toàn và bảo mật cao: Nhờ áp dụng những công nghệ mã hoá dữ liệu thông qua chữ ký điện tử, thông tin của chủ thể dữ liệu được bảo mật tuyệt đối.
- Chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa tiên tiến, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật cho thông tin, chống giả mạo và lừa đảo.
- Danh tính của người ký được xác thực rõ ràng, giúp tăng cường sự tin cậy trong các giao dịch trực tuyến.
- Đa dạng và linh hoạt: Chữ ký có thể được sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng,… Người dùng có thể ký kết bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu, miễn là có kết nối internet.
- Rút gọn quy trình chứng nhận giấy tờ: Chữ ký điện tử giúp loại bỏ nhu cầu đóng dấu đỏ và công chứng giấy tờ truyền thống, tiết kiệm thời gian và chi phí. Từ đó, quy trình nộp hồ sơ, đăng ký thủ tục hành chính cũng được đơn giản hóa và nhanh chóng hơn.
- Quy trình nộp thuế đơn giản: Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký điện tử để kê khai, nộp thuế trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Đồng thời, việc nộp thuế online giúp tiết kiệm thời gian, chi phí di chuyển và giảm thiểu rủi ro thất lạc hồ sơ.
- Tăng hiệu quả hoạt động: Chữ ký doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ nên giúp doanh nghiệp, tổ chức nâng cao hiệu quả quản lý, vận hành và tối ưu hóa chi phí.
- Thúc đẩy minh bạch: Chữ ký tăng cường tính minh bạch trong các giao dịch, hạn chế tham nhũng và gian lận.
- Bảo vệ môi trường: Doanh nghiệp sẽ giảm thiểu sử dụng giấy tờ, góp phần bảo vệ môi trường khi sử dụng chữ ký điện tử.
6. Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử
Căn cứ theo Điều 22 của Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định về điều kiện để bảo đảm an toàn cho chữ ký điện tử như sau:
|
Chữ ký điện tử được tạo ra bằng phương pháp bảo mật, khó bị giả mạo giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Đồng thời tránh được các rủi ro bị giả mạo chữ ký, dẫn đến thiệt hại về tài chính và uy tín của doanh nghiệp.
7. Cách tạo chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử là công cụ hữu ích giúp xác thực danh tính và bảo mật thông tin trong các giao dịch trực tuyến. Việc tạo chữ ký ngày càng trở nên phổ biến và dễ dàng hơn với nhiều phương pháp khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo chữ ký điện tử bằng 3 cách phổ biến:
7.1 Tạo chữ ký điện tử bằng hình ảnh
Đây là phương pháp đơn giản nhất, phù hợp với những mục đích cá nhân. Bạn cần làm theo các bước trong quy trình sau:
- Bước 1: Ký tên lên một trang giấy trắng bằng bút bi.
- Bước 2: Sử dụng máy quét (scanner) để quét ảnh chữ ký với độ phân giải cao (ít nhất 300 dpi).
- Bước 3: Lưu ảnh chữ ký dưới định dạng .jpg hoặc .png.
- Bước 4: Căn chỉnh kích thước chữ ký phù hợp và chèn vào tài liệu cần ký.
7.2 Tạo chữ ký điện tử bằng Word
Microsoft Word không chỉ hỗ trợ soạn thảo văn bản mà còn cho phép bạn tạo chữ ký điện tử trực tiếp ngay trong file, rất tiện lợi cho các tài liệu cần ký kết. Bạn chỉ cần làm theo các bước đơn giản sau:
Bước 1: Mở file Word và chọn vị trí cần ký
-
Mở tài liệu Word (có thể là file mới hoặc file sẵn có).
-
Đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn chèn chữ ký.
Bước 2: Thêm dòng chữ ký (Signature Line)
-
Trên thanh công cụ, chọn Insert.
-
Chọn tiếp Text > Signature Line > Microsoft Office Signature Line (hoặc biểu tượng cây bút nếu có).
Bước 3: Nhập thông tin người ký
Cửa sổ Signature Setup sẽ hiện ra. Bạn cần điền các thông tin sau:
-
Suggested signer: Họ tên người ký (ví dụ: Nguyễn Văn A)
-
Title: Chức vụ (ví dụ: Trưởng phòng Nhân sự)
-
Email address: Email người ký (ví dụ: vana123@gmail.com)
Sau đó nhấn OK.
Bước 4: Tạo chữ ký và lưu lại
-
Sau khi nhấn OK, một dòng chữ ký mẫu sẽ xuất hiện tại vị trí bạn đã chọn.
-
Lưu file lại và gửi cho người cần ký hoặc in ra nếu cần.
Lưu ý:
-
Đây là mẫu dòng chữ ký, chưa phải chữ ký điện tử có giá trị pháp lý.
-
Nếu muốn chèn chữ ký thật, bạn có thể vẽ tay chữ ký, chèn hình ảnh chữ ký scan, hoặc tích hợp chữ ký số (digital signature) từ thiết bị USB Token.
7.3. Tạo chữ ký điện tử trên Microsoft Excel
Bên cạnh Word, Excel cũng hỗ trợ chèn chữ ký điện tử, rất hữu ích cho các tài liệu chứa số liệu cần xác nhận hoặc phê duyệt. Bạn có thể thực hiện theo các bước đơn giản sau:
Bước 1: Mở file Excel và chọn Insert
-
Mở file Excel bạn cần tạo chữ ký.
-
Trên thanh công cụ, chọn Insert.
Bước 2: Chọn dòng chữ ký (Signature Line)
-
Trong mục Text, nhấn Signature Line.
-
Chọn Microsoft Office Signature Line từ menu hiện ra.
Lưu ý: Nếu bạn dùng Excel 2007 hoặc 2010, có thể sẽ xuất hiện hộp thoại cảnh báo — chỉ cần nhấn OK để tiếp tục.
Bước 3: Nhập thông tin người ký
Khi cửa sổ Signature Setup hiển thị, bạn hãy điền:
-
Suggested signer: Họ tên người ký (ví dụ: Lê Thị B)
-
Title: Chức vụ (ví dụ: Kế toán trưởng)
-
Email: Email người ký (nếu cần)
Sau đó nhấn OK để tạo dòng chữ ký.
Một dòng chữ ký sẽ hiển thị tại vị trí bạn chọn trong file Excel. Bạn có thể gửi file để người khác ký, hoặc ký trực tiếp nếu đã cài đặt chữ ký số.
7.4 Tạo chữ ký điện tử trực tuyến
Hiện nay, có nhiều trang web cung cấp dịch vụ tạo chữ ký online miễn phí hoặc trả phí với nhiều mẫu mã đa dạng và tính bảo mật cao. Bạn cần thực hiện các bước sau để tạo được chữ ký điện tử nhanh chóng và bảo mật.
- Bước 1: Truy cập trang web tạo chữ ký online uy tín như Wikici, Smallpdf.com,…
- Bước 2: Chọn mẫu chữ ký yêu thích hoặc tự thiết kế chữ ký theo ý muốn.
- Bước 3: Nhập thông tin cá nhân và điều chỉnh các tùy chọn theo yêu cầu.
- Bước 4: Tải xuống chữ ký dưới dạng hình ảnh hoặc file PDF.
7.5. Tạo chữ ký số
Bên cạnh việc tự tạo chữ ký điện tử, doanh nghiệp và cá nhân có thể lựa chọn chữ ký số – một hình thức chữ ký điện tử hiện đại, bảo mật cao và có giá trị pháp lý rõ ràng. Đây là lựa chọn phổ biến trong các giao dịch yêu cầu tính pháp lý và độ tin cậy cao.
Chữ ký số hoạt động dựa trên công nghệ mã hóa hiện đại, sử dụng hai cặp khóa: khóa bí mật (private key) và khóa công khai (public key). Khi người dùng ký số, thông tin sẽ được mã hóa bằng khóa riêng và chỉ có thể xác thực bằng khóa công khai tương ứng. Điều này đảm bảo dữ liệu không thể bị can thiệp hay thay đổi trong suốt quá trình truyền tải.
Với khả năng xác thực mạnh và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, chữ ký số được áp dụng rộng rãi trong nhiều hoạt động quan trọng:
-
Thủ tục hành chính điện tử: quyết toán thuế, khai thuế, nộp bảo hiểm xã hội, xin cấp phép kinh doanh…
-
Giao dịch thương mại điện tử: ký hợp đồng điện tử, mua bán online, giao dịch ngân hàng – chứng khoán…
-
Email & tài liệu số: ký kết các văn bản, hợp đồng, thỏa thuận mà không cần bản in.
Sử dụng dịch vụ chữ ký số của FAST là một lựa chọn tốt nhất về chất lượng và dịch vụ
Trong đó, dịch vụ chữ ký số của công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST là một trong những đơn vị cung cấp uy tín. Đơn vị đã đồng hành và được tin dùng bởi hàng triệu doanh nghiệp nhờ những ưu điểm vượt trội:
- Giải pháp đa dạng: FAST là nhà cung cấp đa dạng các loại dịch vụ chữ ký số phù hợp với mọi nhu cầu của cá nhân và doanh nghiệp:
- Ưu đãi hấp dẫn: FAST luôn mang đến cho khách hàng mức giá tốt nhất, phù hợp với mọi ngân sách. Đơn vị thường xuyên triển khai các chương trình khuyến mãi hấp dẫn, giúp khách hàng tiết kiệm chi phí.
- Hệ thống hỗ trợ toàn diện: Đơn vị hỗ trợ khách hàng dễ dàng sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số cùng lúc với phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice. Đồng thời, người dùng có thể đăng ký và sử dụng dịch vụ hoàn toàn online, không cần đến địa điểm đăng ký.
- Đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng tận tâm: Công ty có đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng.
- Hệ sinh thái kế toán tài chính tối ưu: Khi sử dụng FAST, khách hàng chỉ cần làm việc với 1 đối tác duy nhất. Phần mềm là giải pháp giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng.
>>> Xem thêm: Bảng giá dịch vụ chữ ký số mới nhất 2025 của FAST
Trên đây, bài viết đã cung cấp đến bạn toàn bộ thông tin chi tiết hướng dẫn tạo và sử dụng chữ ký điện tử. Các tính năng nổi trội về tính bảo mật và độ chính xác cao, chữ ký được sử dụng rộng rãi trong thời đại chuyển đổi số. Để được tự vấn miễn phí về các dịch vụ chữ ký số cá nhân và doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ với FAST theo thông tin dưới đây!
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast