fbpx

Hướng dẫn đăng ký chữ ký số với dịch vụ uy tín

31/12/2024

30/12/2024

59

Đăng ký chữ ký số là bước quan trọng để doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch điện tử hợp pháp và bảo mật. Tuy nhiên, nhiều khách hàng thường gặp khó khăn trong việc đăng ký và gia hạn chữ ký số. Qua bài viết dưới đây, FAST sẽ hướng dẫn bạn chi tiết quy trình đăng ký, gia hạn chữ ký điện tử và những lưu ý trong quá trình sử dụng nhé!

1. Chữ ký số là gì và tầm quan trọng trong kinh doanh

Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách sử dụng công nghệ mã hóa đặc biệt để biến đổi thông tin. Quá trình này giúp đảm bảo dữ liệu được ký là chính xác và không thể bị thay đổi. Các đặc điểm nổi bật của chữ ký số bao gồm:

  • Khả năng xác định nguồn gốc: Chữ ký số cho phép xác thực danh tính của người sở hữu qua chứng thư số. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của người ký (cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp).
  • Tính bảo mật cao: Chữ ký số sử dụng hai lớp mã khóa để đảm bảo an toàn, ngăn chặn việc đánh cắp thông tin hay tấn công từ hacker.
  • Tính toàn vẹn: Chữ ký số bảo vệ tính toàn vẹn của văn bản/tài liệu điện tử, đồng thời đảm bảo rằng chỉ người nhận có quyền truy cập vào tài liệu đã ký. 
  • Tính không thể phủ nhận: Chữ ký số không thể bị xóa bỏ hoặc thay thế. 
  • Rút ngắn thời gian và công sức: Người dùng dễ dàng thực hiện ký và chuyển giao tài liệu qua internet mà không cần phải gặp gỡ trực tiếp hoặc có mặt tại văn phòng. 

Chữ ký số đóng vai trò thiết yếu trong kinh doanh, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số và sự phát triển mạnh mẽ của giao dịch điện tử. Dưới đây là ứng dụng nổi bật cho thấy tầm quan trọng của chữ ký mã hóa: 

Chữ ký số cá nhân Chữ ký số doanh nghiệp, tổ chức Chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức
Hóa đơn điện tử Khai hồ sơ BHXH, BHYT Giao dịch điện tử, mua bán, thanh toán điện tử
Ký hợp đồng Hợp đồng điện tử Đăng ký doanh nghiệp
Chứng từ kế toán Biên bản họp, quyết định Đăng ký mã số thuế
Chứng nhận quyền sử dụng đất Khai thuế Chứng nhận quyền sở hữu tài sản
Quyết toán thuế TNCN Khai báo tài chính Giấy ủy quyền
Đăng ký kinh doanh Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp Đăng ký thuế cá nhân
Tham gia giao dịch trên sàn thương mại điện tử Gửi báo cáo tài chính, quyết toán thuế Ký kết các văn bản pháp lý

dang-ky-chu-ky-so-1

Hình 1: Chữ ký số cho phép xác thực danh tính của người sở hữu

2. Quy trình Đăng ký Chữ ký số

Để đảm bảo tính xác thực của các giao dịch trong kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình đăng ký chữ ký số với các cơ quan chức năng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các bước và thủ tục pháp lý để bạn có thể tham khảo. 

2.1. Các bước đăng ký

Doanh nghiệp có thể đăng ký chữ ký số trực tiếp qua cơ quan thuế hoặc hệ thống hải quan điện tử. Quy trình cụ thể như sau: 

Đăng ký chữ ký số với Cơ quan Thuế:

  • Bước 1: Bạn truy cập vào trang web Thuế điện tử tại địa chỉ: Thuedientu.gdt.gov.vn và chọn mục “Doanh nghiệp”.
  • Bước 2: Sau đó, bạn nhấn chọn “Đăng ký” để bắt đầu quy trình.
  • Bước 3: Nhập mã số thuế của doanh nghiệp vào ô yêu cầu và nhấn Tiếp tục.
  • Bước 4: Bạn điền đầy đủ thông tin đăng ký chữ ký số, bao gồm tên người đại diện pháp luật, số điện thoại, email, mật khẩu chữ ký số và xác nhận lại mật khẩu. Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn hãy chọn Đọc CKS và nhấn Tiếp tục.
  • Bước 5: Doanh nghiệp nhập mã PIN của USB Token và nhấn Chấp nhận.
  • Bước 6: Bạn nhấn Tiếp tục để tiếp tục quy trình.
  • Bước 7: Doanh nghiệp chọn “Ký và gửi” để gửi yêu cầu đăng ký chữ ký số.
  • Bước 8: Cuối cùng, bạn xác nhận lại thông tin chữ ký số và hoàn tất quá trình đăng ký.

Đăng ký thông qua hệ thống hải quan điện tử:

  • Bước 1: Người dùng cần cài đặt Java trên máy tính để có thể sử dụng hệ thống Hải quan điện tử.
  • Bước 2: Bạn truy cập vào website của Tổng cục Hải quan, điền thông tin yêu cầu như mã doanh nghiệp và số chứng minh thư (CMND/CCCD) của người đại diện pháp luật.
  • Bước 3: Trong giao diện chính của website, doanh nghiệp chọn tab “Dịch vụ công”, sau đó chọn mục “Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số”. Tiếp theo, bạn nhập mã số thuế của doanh nghiệp và số CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật, rồi nhấn “Xem thông tin”.
  • Bước 4: Tại phần Thông tin chứng thư số, người dùng chọn “Xem thông tin chứng thư số” rồi nhập ngày hiệu lực và ngày hết hạn. Sau đó, bạn nhấn “Đăng ký thông tin”.
  • Bước 5: Doanh nghiệp nhập mã PIN của USB Token, sau đó nhấn Ok” để hoàn tất quá trình đăng ký. Khi hệ thống thông báo thành công, người dùng chỉ cần chọn “Ok” để xác nhận và hoàn tất quy trình.

dang-ky-chu-ky-so-2

Hình 2: Bạn có thể đăng ký chữ ký số bằng nhiều cách khác nhau

2.2. Thời gian xử lý và cấp chữ ký số

Thời gian xử lý và cấp chữ ký số sẽ được thực hiện trong vòng 50 ngày kể từ khi doanh nghiệp nộp hồ sơ thẩm định. Nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện yêu cầu, giấy phép cung cấp dịch vụ chữ ký số sẽ được cấp trong thời gian này.

2.3. Chi phí đăng ký chữ ký số

Chi phí đăng ký chữ ký số có thể khác nhau tùy thuộc vào loại chữ ký và nhà cung cấp dịch vụ. Thông thường, thời hạn càng cao thì mức giá lại càng tiết kiệm. Dưới đây là những thông tin cơ bản về mức giá bạn dễ dàng lựa chọn gói dịch vụ phù hợp.

Loại chữ ký số 1 năm 2 năm 3 năm
Cá nhân 880.000đ 1.210.000đ 1.540.000đ
Doanh nghiệp 1.320.000đ 1.870.000đ 2.350.000đ

3. Hướng dẫn Gia hạn Chữ ký số

Gia hạn chữ ký số là quá trình cần thiết để duy trì tính hợp pháp và hiệu lực của chữ ký trong các giao dịch điện tử. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các bước cần làm để quy trình này diễn ra nhanh chóng: 

3.1. Khi nào cần gia hạn chữ ký số?

Mỗi chữ ký số đều có thời gian sử dụng cụ thể, tùy thuộc được cấp bởi cơ quan chứng thực hay dịch vụ cung cấp bên ngoài. Sau khi hết thời hạn, doanh nghiệp không thể tiếp tục sử dụng chữ ký. 

Do đó, để đảm bảo không gián đoạn trong công việc, bạn nên gia hạn chữ ký số khi còn khoảng 30 ngày sử dụng. Thời hạn có hiệu lực còn lại của chữ ký số sẽ được cộng dồn vào thời gian của chữ ký số mới khi gia hạn.

3.2. Quy trình gia hạn

Gia hạn chữ ký số thường không yêu cầu nhiều thủ tục phức tạp so với việc đăng ký. Do đó, doanh nghiệp, cá nhân có thể tiết kiệm nhiều thời gian khi thực hiện quy trình này. Dưới đây là các bước chi tiết và giấy tờ cần thiết để gia hạn:

  • Bước 1: Người dùng cần mang theo thiết bị USB Token cũ mà bạn đã sử dụng để lưu trữ và quản lý chữ ký số. 
  • Bước 2: Cá nhân/ doanh nghiệp cung cấp đầy đủ giấy tờ cho đơn vị
    • Đối với cá nhân: Cung cấp bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân của người yêu cầu gia hạn chữ ký số.
    • Đối với tổ chức/doanh nghiệp: 
  • Bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân của người đại diện pháp luật của tổ chức. 
  • Phiếu yêu cầu gia hạn chữ ký số có đóng dấu giáp lai của công ty và dấu mộc của tổ chức.
  • Giấy đăng ký kinh doanh.
  • Bước 3:  Sau khi nộp đầy đủ các giấy tờ cần thiết, bạn sẽ hoàn tất thủ tục gia hạn chữ ký số. Tiếp theo, bạn sẽ nhận lại thiết bị USB Token mới và hồ sơ gia hạn.
  • Bước 4: Phí gia hạn chữ ký số sẽ được thanh toán dựa trên bảng giá đã thỏa thuận trước đó với nhà cung cấp dịch vụ. Sau khi thanh toán, quy trình gia hạn sẽ hoàn tất và bạn có thể tiếp tục sử dụng chữ ký số như bình thường.

3.3. Lợi ích của việc gia hạn đúng hạn

Gia hạn chữ ký số đúng hạn là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định khi giao dịch điện tử. Sau đây là một số ưu điểm của quá trình này:  

  • Khi gia hạn chữ ký số, bạn sẽ tránh được chi phí phát sinh khi phải đăng ký lại từ đầu. 
  • Bên cạnh đó, quy trình gia hạn cũng khá đơn giản nên doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian vì không cần phải làm lại thủ tục phức tạp. 
  • Bạn sẽ giảm thiểu rủi ro bị gián đoạn giao dịch trong quá trình nộp thuế, khai báo hải quan, ký hợp đồng điện tử hoặc giao dịch tài chính. 
  • Chữ ký số đóng vai trò xác thực danh tính người ký và đảm bảo rằng dữ liệu không bị thay đổi. Khi tiến hành gia hạn chữ ký số, bạn cũng sẽ nhận được các bản cập nhật mới nhất của phần mềm, giúp nâng cao mức độ bảo mật cho các giao dịch và dữ liệu của mình

dang-ky-chu-ky-so-3

Hình 3: Chữ ký số đóng vai trò xác thực danh tính người ký

4. Các loại Chữ ký số phổ biến

Chữ ký số được áp dụng cho nhiều đối tượng khác nhau và tùy thuộc vào mục đích sử dụng. Sau đây là thông tin chi tiết về từng loại mà bạn có thể tham khảo: 

4.1. Chữ ký số cá nhân

Chữ ký số cá nhân là chữ ký điện tử được cấp cho các cá nhân độc lập, không thuộc tổ chức hay doanh nghiệp. Tuy nhiên, chữ ký vẫn có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và cho phép người dùng thực hiện nhiều loại giao dịch trực tuyến như:

  • Khai và nộp thuế cá nhân
  • Thực hiện thủ tục hành chính công
  • Giao dịch ngân hàng qua internet banking
  • Giao dịch chứng khoán trực tuyến, thanh toán điện tử
  • Tham gia thương mại điện tử
  • Ký hợp đồng, tài liệu điện tử như email, file doc, pdf…

dang-ky-chu-ky-so-4

Hình 4: Chữ ký số cá nhân là chữ ký điện tử được cấp cho các cá nhân độc lập

4.2. Chữ ký số doanh nghiệp

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, con dấu của doanh nghiệp có thể tồn tại dưới hai hình thức: con dấu vật lý được khắc tại cơ sở hoặc con dấu dưới dạng chữ ký số. Do đó, chữ ký số doanh nghiệp sẽ có giá trị pháp lý tương đương với con dấu của công ty trong môi trường giao dịch điện tử. Chữ ký số doanh nghiệp được sử dụng trong nhiều trường hợp và giao dịch quan trọng, bao gồm:

  • Kê khai và nộp thuế qua mạng
  • Kê khai thuế hải quan điện tử
  • Giao dịch ngân hàng điện tử
  • Giao dịch chứng khoán trực tuyến
  • Giao dịch qua các cổng thông tin hành chính điện tử
  • Ký hóa đơn điện tử hợp lệ
  • Thực hiện giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử
  • Ký hợp đồng trực tuyến với đối tác

dang-ky-chu-ky-so-5

Hình 5: Chữ ký số doanh nghiệp được sử dụng trong nhiều trường hợp 

4.3. Chữ ký số chuyên dùng

Chữ ký số chuyên dùng Chính phủ là một loại chữ ký điện tử sử dụng hệ thống mã hóa không đối xứng. Loại này dành riêng cho các cơ quan Đảng, Nhà nước hoặc cán bộ, công chức, viên chức tham gia giao dịch điện tử. Chữ ký số chuyên dùng đóng vai trò:

  • Xác nhận chữ ký được tạo từ đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai của người ký.
  • Đảm bảo nội dung không bị thay đổi kể từ khi ký.

5. Lưu ý quan trọng khi sử dụng Chữ ký số

Khi sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp và cá nhân cần chú ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp trong các giao dịch điện tử. Cụ thể như sau: 

5.1. Bảo mật thông tin

Khi sử dụng chữ ký số, bạn cần bảo mật thông tin để đảm bảo giao dịch điện tử được an toàn và xác thực. Để làm điều này, doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm bảo vệ thiết bị ký số, tránh cho những người không có quyền truy cập dữ liệu trái phép. 

Ngoài ra, nếu phát hiện chữ ký điện tử không còn thuộc quyền kiểm soát của mình, bạn phải thông báo ngay cho đơn vị cung cấp để ngừng sử dụng và có biện pháp bảo vệ kịp thời. Điều này giúp tránh việc lạm dụng chữ ký số và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp/ cá nhân. 

5.2. Tuân thủ quy định pháp luật

Khi chữ ký điện tử đã được chứng thực, người ký cần đảm bảo rằng mọi thông tin trong chứng thư điện tử là chính xác và không bị thay đổi. Do đó, trước khi ký, bạn cần kiểm tra kỹ tài liệu để chắc chắn rằng thông tin không bị sai lệch hoặc chỉnh sửa. Việc làm này giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, đồng thời đảm bảo chữ ký số sẽ được công nhận hợp pháp trong các thủ tục hành chính hoặc giao dịch thương mại.

dang-ky-chu-ky-so-6

Hình 6: Trước khi ký, bạn cần kiểm tra kỹ tài liệu để chắc chắn rằng thông tin không bị sai

5.3. Cập nhật thường xuyên

Để chữ ký số luôn hoạt động hiệu quả và có các tính năng mới nhất, doanh nghiệp và cá nhân cần thường xuyên cập nhật phần mềm chữ ký số. Thông qua đó, hệ thống sẽ bảo mật tốt hơn, đảm bảo chữ ký tính tương thích với các nền tảng và giao dịch điện tử. Đồng thời, những phiên bản cập nhật cũng thường xuyên khắc phục lỗi phần mềm và thêm các tính năng mới để người dùng dễ dàng sử dụng.

6. FAST – Đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín (Fast e-Invoice, Fast e-Contract và Fast Business Online)

FAST được biết đến là một trong những công ty phần mềm hàng đầu tại Việt Nam. Đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ tiên tiến giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số. Với các sản phẩm nổi bật như Fast e-Invoice, Fast e-Contract và Fast Business Online, FAST sẽ mang đến những giải pháp toàn diện, phù hợp với nhu cầu của nhiều doanh nghiệp và đơn vị hành chính công.

  • Fast e-Invoice: Phần mềm được Tổng cục Thuế công nhận đạt chuẩn các quy định pháp lý tại Việt Nam. Với giao diện thân thiện và các tính năng ưu việt, phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý hóa đơn, nâng cao tính minh bạch trong các giao dịch và tối ưu hóa quy trình làm việc.
  • Fast e-Contract: Đây là công cụ giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình quản lý hợp đồng. Ngoài ra, Fast e-Contract còn cung cấp các báo cáo chi tiết để nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình trạng hợp đồng và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh.
  • Fast Business Online: Fast Business Online là hệ thống ERP tích hợp 11 phân hệ lớn hỗ trợ quản lý toàn diện các hoạt động kinh doanh như mua hàng, bán hàng, phân phối, kho, tài chính kế toán, nhân sự, CRM và DMS. Với khả năng quản trị thông minh, Fast Business Online sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất vận hành và nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Ngoài ra, tại FAST, doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai dịch vụ chữ ký số để tối ưu hóa quy trình giao dịch cho các hoạt động kinh doanh trực tuyến. Chúng tôi tự hào cung cấp chữ ký số một cách nhanh chóng, đảm bảo tính hợp pháp và an toàn tuyệt đối nhờ vào công nghệ mã hóa tiên tiến. Điều này giúp doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi thực hiện các giao dịch trong môi trường kinh doanh số.

dang-ky-chu-ky-so-7

Hình 7: Bạn có thể tối ưu quy trình giao dịch bằng chữ ký số tại FAST

Đăng ký chữ ký số là bước khởi đầu quan trọng để doanh nghiệp có thể đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho các giao dịch điện tử. Bên cạnh đó, đây còn là công cụ hỗ trợ công ty, đơn vị, tổ chức tối ưu hóa quy trình công việc, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả trong công cuộc chuyển đổi số. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị hỗ trợ cung cấp chữ ký số uy tín thì hãy tham khảo FAST nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ: