Trong thời đại số hóa hiện nay, chữ ký số đang trở thành một công cụ quan trọng và không thể thiếu trong việc xác thực và bảo mật các giao dịch điện tử. Vậy chữ ký số là gì, cách tạo và sử dụng chữ ký số như thế nào? Trong bài viết này, FAST sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về khái niệm chữ ký số, quy trình tạo chữ ký số, cũng như hướng dẫn cụ thể về cách áp dụng chữ ký số trong các hoạt động điện tử hàng ngày.
1. Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Chữ ký số đóng vai trò như một chữ ký tay cá nhân hoặc con dấu của doanh nghiệp, được thừa nhận về mặt pháp lý khi giao dịch trên môi trường điện tử như: Ký hợp đồng điện tử, ký kê khai thuế, ký phát hành hóa đơn điện tử, ký giao dịch tài chính…
Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận, đảm bảo về trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của các chủ thể tham gia ký kết văn bản hay giao dịch điện tử.
2. Cấu tạo của chữ ký số
Hiểu được định nghĩa chữ ký số, vậy còn cấu tạo của chữ ký số là gì? Dựa trên công nghệ RSA, cấu tạo của chữ ký số gồm một cặp khóa được mã hóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng: Một khóa công khai (Public Key) và một khóa bí mật (Private Key). Trong đó:
- RSA là thuật toán đầu tiên phù hợp với việc tạo ra chữ ký điện tử đồng thời với việc mã hóa. Nó đánh dấu một sự tiến bộ vượt bậc của lĩnh vực mật mã học trong việc sử dụng khóa công cộng. RSA đang được sử dụng phổ biến trong thương mại điện tử và được cho là đảm bảo an toàn với điều kiện độ dài khóa đủ lớn.
- Khóa bí mật (private key): Thuộc hệ thống mã không đối xứng dùng để tạo chữ ký số.
- Khóa công khai (public key): Dùng để kiểm tra chữ ký số, được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa và cũng thuộc hệ thống mã không đối xứng.
Ngoài ra, chữ ký số còn có thêm các bộ phận khác:
- Người ký: Chủ thể dùng khóa bí mật để ký vào một dữ liệu nào đó cần thiết với tên mình.
- Người nhận: Là tổ chức hoặc cá nhân nhận thông điệp, dữ liệu từ người ký. Họ sẽ sử dụng chứng thư số của người ký để kiểm tra tính xác thực của chữ ký và tiến hành các giao dịch có liên quan.
- Ký số: Khóa bí mật sẽ được đưa vào một phần mềm tự động tạo và sau đó gắn chữ ký số vào dữ liệu cần ký.
3. Đặc điểm nổi bật của chữ ký số
Dưới đây 4 đặc điểm nổi bật của chữ ký số mà bạn không thể bỏ qua khi sử dụng:
- Khả năng xác định nguồn gốc: Có thể xác thực danh tính chủ nhân của chữ ký số thông qua chứng thư số của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp.
- Tính bảo mật cao: Chữ ký số có 2 lớp mã khóa, đảm bảo tính bảo mật và không bị đánh cắp thông tin bởi hacker.
- Tính toàn vẹn: Đảm bảo chỉ có người nhận văn bản/tài liệu đã ký số mới có thể mở văn bản/tài liệu đó. Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản/tài liệu điện tử trong môi trường điện tử.
- Tính không thể phủ nhận: Chữ ký số không thể xóa bỏ cũng không thể thay thế.
4. Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay
Hiện nay, đang có 4 loại chữ ký số sử dụng nhiều nhất trên thị trường đó là: Chữ ký số USB token, chữ ký số SmartCard, chữ ký số HSM và chữ ký số từ xa.
4.1. Chữ ký số USB Token
Chữ ký số USB Token là loại chữ ký số truyền thống và được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Nó là loại chữ ký số cần dùng đến thiết bị phần cứng tích hợp – USB Token (dùng để lưu trữ dữ liệu mã hóa và thông tin của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân). Người dùng khi ký số bằng chữ ký số USB Token cần cắm USB vào máy tính để thực hiện ký tài liệu điện tử.
4.2. Chữ ký số Smartcard
Chữ ký số SmartCard là loại chữ ký số được thiết lập sẵn trên SIM do các nhà mạng nghiên cứu phát triển, có thể giúp người dùng sử dụng trên thiết bị di động nhanh chóng.
Tuy nhiên loại chữ ký số này vẫn còn nhiều hạn chế và nhược điểm khi phải phụ thuộc vào sim của các nhà mạng. Nếu người dùng có sim nằm ngoài vùng phủ sóng của nhà mạng hoặc có việc phải đi công tác nước ngoài thì việc ký số cũng không thể diễn ra được.
4.3. Chữ ký số HSM
Chữ ký số HSM là loại chữ ký số sử dụng công nghệ HSM để lưu trữ cặp khóa điện tử và sử dụng các giao thức mạng để truyền nhận, xử lý lệnh ký.
Trong đó HSM (Hardware Security Module) là một thiết bị vật lý được dùng để quản lý cũng như bảo vệ các cặp khóa chứng thư số cho các ứng dụng xử lý mật mã và có tính xác thực mạnh. HSM có hình thức dạng một card PCI cắm vào máy tính hoặc là một thiết bị phần cứng độc lập có kết nối mạng.
4.4. Chữ ký số từ xa
Chữ ký số từ xa (Remote Signature) hay còn được biết với một số cách gọi khác như: Chữ ký số không dùng USB Token, chữ ký số không cần USB, chữ ký số di động, chữ ký số online… là loại chữ ký số kiểu mới và được đánh giá là loại chữ ký số có công nghệ, tính năng và tính ứng dụng mạnh mẽ nhất.
Chữ ký số từ xa sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based) để ký số mà không cần sử dụng thêm bất kỳ thiết bị phần cứng nào.
Chữ ký số từ xa khắc phục hoàn toàn các nhược điểm của chữ ký số USB Token, khi cho phép người dùng ký số mọi lúc mọi nơi trên tất cả các thiết bị điện tử (mobile, PC, tablet…) mà không phụ thuộc vào các thiết bị phần cứng.
5. Chữ ký số được dùng cho mục đích gì?
Để làm rõ cho câu hỏi mục đích của chữ ký số là gì, ta có thể hình dung rằng, hiện nay, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương như cho chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu của doanh nghiệp/tổ chức trong các giao dịch điện tử trực tuyến và thủ tục hành chính của doanh nghiệp, cụ thể:
5.1. Chữ ký số cá nhân
Mục đích của chữ ký số cá nhân bao gồm:
- Mã hóa dữ liệu: Đảm bảo bảo mật thông tin và ngăn chặn truy cập trái phép.
- Kê khai và quyết toán thuế TNCN: Hỗ trợ nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân và thực hiện các thủ tục quyết toán thuế trực tuyến.
- Giao dịch ngân hàng và tín dụng: Thực hiện các giao dịch tài chính và tín dụng một cách an toàn và nhanh chóng.
- Giao dịch chứng khoán điện tử: Tham gia và quản lý các giao dịch chứng khoán trực tuyến một cách an toàn.
- Mua bán trực tuyến: Đảm bảo an toàn cho các giao dịch mua sắm và thanh toán qua mạng.
- Ký kết hợp đồng: Ký hợp đồng lao động và hợp đồng kinh tế một cách tiện lợi và bảo mật.
- Ký email và văn bản điện tử: Xác thực và đảm bảo tính toàn vẹn cho email và các tài liệu điện tử được ký kết.
5.2. Chữ ký số doanh nghiệp/tổ chức
Mục đích của chữ ký số cho doanh nghiệp/tổ chức bao gồm:
- Kê khai thuế điện tử: Hỗ trợ nộp tờ khai thuế và thực hiện các thủ tục thuế qua mạng.
- Lập và phát hành hóa đơn điện tử: Quản lý và gửi hóa đơn một cách tiện lợi và an toàn.
- Khai hồ sơ Bảo hiểm Xã hội (BHXH) trực tuyến: Thực hiện các thủ tục liên quan đến BHXH qua mạng.
- Đăng ký và báo cáo thống kê điện tử: Gửi báo cáo thống kê và đăng ký thông tin doanh nghiệp trực tuyến.
- Nộp thuế qua dịch vụ điện tử: Thực hiện việc nộp thuế một cách nhanh chóng và bảo mật.
- Sử dụng dịch vụ công điện tử của Kho bạc Nhà nước: Giao dịch với Kho bạc Nhà nước qua mạng.
- Thủ tục hải quan trực tuyến: Hoàn thành các thủ tục hải quan một cách hiệu quả và an toàn.
- Giao dịch ngân hàng điện tử: Thực hiện các giao dịch tài chính qua kênh điện tử.
- Đăng ký doanh nghiệp trực tuyến: Hoàn tất quy trình đăng ký kinh doanh qua mạng.
- Thương mại điện tử: Sử dụng chữ ký số trong các hoạt động mua bán và thanh toán trực tuyến.
- Ký kết hợp đồng và văn bản điện tử: Xác thực và bảo mật cho các hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế và các văn bản quan trọng khác.
- Sử dụng chứng từ nội bộ: Ký và quản lý các loại chứng từ nội bộ như phiếu tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, và báo cáo quản trị.
5.3. Chữ ký số cho cá nhân thuộc tổ chức
Mục đích của chữ ký số trong Giao dịch nghiệp vụ trong phạm vi nội bộ của tổ chức hoặc được đại diện tổ chức thực hiện giao dịch với bên ngoài theo sự ủy quyền:
- Các hoạt động nội bộ: Bao gồm việc ký xác nhận trên văn bản điện tử, email, đăng nhập vào hệ thống bảo mật của công ty; Các hoạt động ký chứng từ trong giao dịch nội bộ như thanh toán tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi…
- Giao dịch được ủy quyền: Bao gồm các hoạt động thương mại điện tử, thanh toán qua mạng, ký kết văn bản điện tử, và các hoạt động ngân hàng điện tử được thực hiện theo sự ủy quyền của tổ chức.
- Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng chữ ký số như một cam kết đồng ý về các điều khoản nội dung/thông điệp trên văn bản, hợp đồng, chứng từ hoặc các giao dịch điện tử. Chữ ký số đảm bảo tính chính xác, vẹn toàn và bảo mật dữ liệu cho các thông điệp nội dung trên văn bản đã ký.
- Sử dụng chữ ký số là yêu cầu bắt buộc trong một số giao dịch hành chính theo quy định của Cơ quan Nhà nước.
- Sử dụng chữ ký số giúp quá trình trao đổi dữ liệu giữa các tổ chức, cá nhân được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo pháp lý.
6. Quy định về chữ ký số cần nắm rõ
6.1. Về giá trị pháp lý
Nội dung tại Điều 8, Chương II Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số như sau:
- Trường hợp các văn bản cần có chữ ký theo yêu cầu của pháp luật: Nội dung/thông điệp trong văn bản được xem là có giá trị khi văn bản đó được ký bằng chữ ký số (với điều kiện chữ ký số đó đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn theo Điều 9, Chương II Nghị định 130/2018/NĐ-CP).
- Trường hợp các văn bản cần được đóng dấu cơ quan tổ chức theo yêu cầu của pháp luật: Nội dung/thông điệp trong văn bản được xem là có giá trị khi văn bản đó được ký bằng chữ ký số doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan (với điều kiện chữ ký số đó đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn theo Điều 9, Chương II Nghị định 130/2018/NĐ-CP).
- Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp phép sử dụng tại Việt Nam: Có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số do đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.
6.2. Về điều kiện đảm bảo an toàn
Để được pháp luật công nhận giá trị pháp lý thì chữ ký số cần đảm bảo được các điều kiện đảm bảo an toàn được quy định chi tiết tại điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP như sau:
- Chữ ký số phải được tạo trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai tương ứng với chứng thư số đó
- Chữ ký số được tạo ra bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số và do một trong 4 tổ chức dưới đây:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.
- Khóa bị mật sẽ chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
- Hiểu rõ chữ ký số là gì và các điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử dễ dàng, thuận lợi giảm thiểu tối đa các rủi ro khi giao kết đặc biệt là khi giao kết hợp đồng điện tử.
7. Quy trình khởi tạo chữ ký số
Để có thể đăng ký chữ ký số, bạn cần thực hiện theo quy trình 4 bước sau:
- Bước 1: Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số. Bạn cần lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép để đảm bảo rằng chữ ký số có giá trị pháp lý khi sử dụng.
- Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký như CMND/CCCD/Hộ chiếu, giấy phép kinh doanh… để đơn vị chứng thực chữ ký số xác thực thông tin.
- Bước 3: Liên hệ nhà cung cấp để lựa chọn gói dịch vụ chữ ký số, nộp hồ sơ và xác thực thông tin (Liên hệ tổng đài hỗ trợ FAST của văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh theo số điện thoại (028) 7108-8788)
- Bước 4: Nhà cung cấp xác thực thông tin và tạo chữ ký số: Ngay sau khi nhận được thông tin khách hàng nhà cung cấp sẽ thực hiện xác thực thông tin, tiến hành cấp chứng thư số và bàn giao cho khách hàng nếu hồ sơ đảm bảo được đầy đủ các yêu cầu theo quy định.
- Bước 5: Lưu trữ chữ ký số
Sau khi tạo ra chữ ký số, bạn cần lưu trữ nó một cách an toàn và bảo mật. Bạn có thể lưu trữ chữ ký số trên ổ đĩa USB hoặc trên máy tính của mình và đảm bảo rằng không có ai có thể truy cập vào nó.
Lưu ý: Sau khi sở hữu chữ ký số bạn cần thực hiện khai báo thông tin chữ ký số trên các hệ thống giao dịch điện tử mới đảm bảo chữ ký số hợp lệ khi sử dụng.
Đăng ký chữ ký số cá nhân
Bước 1: Tiến hành nộp hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân thông qua USB Token. Sau khi đặt mua chữ ký số thành công, cá nhân cần liên hệ và nộp hồ sơ trực tiếp cho đơn vị cung cấp.
Bước 2: Nhà cung cấp tiến hành thẩm định hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân
Bước 3: Sau khi hồ sơ được thẩm định thành công, USB được gửi về đơn vị để tiến hành cài đặt, kích hoạt để thực hiện ký số bằng USB.
Bước 4: Đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế.
Bước 5: Sau khi Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia chứng thực hồ sơ, cá nhân có thể tiến hành sử dụng chữ ký số để ký các văn bản điện tử.
Xem thêm: Bảng báo giá đăng ký mới chữ ký số
8. Chi phí sử dụng chữ ký số
Trên thị trường hiện nay, sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số mang lại lợi ích không nhỏ cho người tiêu dùng bởi sự đa dạng về sự lựa chọn cùng mức giá khá cạnh tranh. Một trong những lựa chọn nổi bật là dịch vụ chữ ký số FAST, đơn vị phần mèm đã tạo dựng được niềm tin với hơn 52.000 khách hàng doanh nghiệp và khách hàng cá nhân.
Dưới đây là bảng giá cho dịch vụ chữ ký số mới nhất 2024 từ FAST mà bạn có thể cân nhắc. FAST cam kết về sự an toàn, hiệu quả và tối ưu trong việc giải quyết các nhu cầu về ký kết văn bản điện tử của doanh nghiệp:
|
BẢNG GIÁ DỊCH VỤ CUNG CẤP CHỮ KÝ SỐ CỦA FAST (Bảng giá được tính theo đơn vị VNĐ) |
|||
| SẢN PHẨM | 1 NĂM | 2 NĂM | 3 NĂM |
| TOKEN CHO CÁ NHÂN | 880.000đ | 1.210.000đ | 1.540.000đ |
| TOKEN CHO DOANH NGHIỆP | 1.320.000đ | 1.870.000đ | 1.980.000đ |
| HSM CHO DOANH NGHIỆP | 2.750.000đ | 4.125.000đ | 4.950.000đ |
Lưu ý:
- Bảng giá chi tiết trên đã bao gồm 10% thuế VAT.
- Vui lòng liên hệ để được nhân viên tư vấn và hỗ trợ chi tiết.
9. Phân biệt chữ ký số và chứng thư số
| Chữ ký số | Chứng thư số | ||
| Giống nhau | Đều được các cá nhân, tổ chức sử dụng nhằm mục đích xác thực và bảo mật trong các giao dịch điện tử. | ||
| Khác nhau | Khái niệm | Là một dạng của chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc biến đổi một thông điệp dữ liệu. | Là một loại chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của cá nhân/ tổ chức, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số. |
| Đơn vị cung cấp |
|
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành. | |
| Mục đích sử dụng |
|
|
|
| Cấu tạo | Gồm một cặp khóa bí mật và khóa công khai thuộc hệ thống mật mã không đối xứng. Trong đó:
|
|
|
| Cách thức tạo ra | Biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. | ||
| Nội dung |
|
|
|
| Mối quan hệ giữa chứng thư số và chữ ký số |
|
||
10. Các câu hỏi thường gặp về chữ ký số
10.1. Trường hợp nào bắt buộc phải sử dụng chữ ký số online?
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, không phải trong mọi giao dịch điện tử đều phải sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên, có một số trường hợp sau đây nhất định phải sử dụng chữ ký số:
- Trong việc kê khai thuế, nộp tờ khai và nộp thuế: Theo Luật Quản lý thuế 2019 tại Điều 17 có quy định về trách nhiệm của người nộp thuế. Theo đó người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh trên địa bàn mà có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, khi thực hiện giao dịch như kê khai, nộp thuế cho cơ quan quản lý thuế bằng phương tiện điện tử tức sẽ sử dụng chữ ký số.
- Khi sử dụng hóa đơn điện tử.
- Căn cứ tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số.
- Kê khai bảo hiểm xã hội.: Căn cứ tại Điều 4 Quyết định số 838/QĐ-BHXH có quy định khi cá nhân, tổ chức muốn triển khai giao dịch điện tử để kê khai bảo hiểm xã hội thì yêu cầu phải có chữ ký số hợp pháp. Việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử của bảo hiểm xã hội gọi chung là ký điện tử.
10.2. Chữ ký số online có thực sự an toàn hay không?
Chữ ký số được dựa trên mật mã không đối xứng, chúng có một khóa riêng tư, mà chỉ người ký mới biết được mã khoá đó. Theo cách này, khi người dùng muốn ký một tài liệu thì họ phải sử dụng mã khóa cá nhân của mình. Do vậy, tính riêng tư và bảo mật của chữ ký số là hoàn toàn tuyệt đối.
Trường hợp giả mạo chữ ký số là hoàn toàn khó khăn. Bởi việc này chỉ được thực hiện khi bạn bị tiết lộ mã khoá cá nhân. Trong trường hợp điều đó xảy ra, người dùng có thể thu hồi hoặc khoá chữ ký khi bị xâm phạm.
10.3. Làm thế nào để chọn được nhà cung cấp chữ ký số uy tín nhất cho doanh nghiệp
Khi đưa ra quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số phù hợp bạn nên lưu ý 3 vấn đề sau:
- Tính pháp lý mà chữ ký số được cung cấp có đảm bảo hay không?
- Chữ ký số có giúp quy trình làm việc, đẩy nhanh phê duyệt các tài liệu hay không?
- Nhà cung cấp này có cung cấp những tùy chọn chữ ký số lượng lớn, để tự động hóa quy trình chữ ký cho hàng trăm tài liệu hay không?
Có thể nói, việc hiểu rõ khái niệm chữ ký số là gì và cách tạo ra chữ ký số sẽ giúp bạn áp dụng công cụ này một cách hiệu quả hơn trong công việc và cuộc sống. FAST cung cấp dịch vụ chữ ký số chất lượng, đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật cao và dễ dàng sử dụng. Với dịch vụ này, FAST cam kết mang đến cho khách hàng giải pháp toàn diện, tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho các giao dịch trực tuyến. Hãy khám phá và trải nghiệm dịch vụ chữ ký số của FAST ngay hôm nay để bắt kịp xu hướng công nghệ hiện đại!
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast