Chữ ký số là gì? Quy định và cách đăng ký chữ ký số mới 2026

Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng (gồm khóa bí mật và khóa công khai) để xác thực danh tính người ký và bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản điện tử. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay hoặc con dấu doanh nghiệp khi đáp ứng đủ điều kiện an toàn. Trong bài viết này, FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ chữ ký số là gì, cấu tạo và cách hoạt động, các loại chữ ký số phổ biến, quy định pháp lý cập nhật đến 2026, chi phí tham khảo, và hướng dẫn từng bước cách đăng ký chữ ký số cho cá nhân lẫn doanh nghiệp.

1. Chữ ký số là gì?

1.1. Khái niệm

Theo Khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 (hiệu lực từ ngày 01/7/2024), chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật dùng để ký số và khóa công khai dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ của thông điệp dữ liệu, nhưng không bảo đảm tính bí mật của nội dung thông điệp đó.

Nói cách dễ hiểu hơn: chữ ký số đóng vai trò như chữ ký số cá nhân hoặc con dấu doanh nghiệp, nhưng được thực hiện trên môi trường điện tử dùng để ký hợp đồng điện tử, ký kê khai thuế, ký phát hành hóa đơn điện tử, ký giao dịch tài chính…

Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận, đảm bảo về trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của các chủ thể tham gia ký kết văn bản hay giao dịch điện tử.

1.2. Đặc điểm nổi bật

Chữ ký số không chỉ giúp xác thực danh tính người ký mà còn hỗ trợ bảo vệ tính toàn vẹn và độ tin cậy của văn bản điện tử. Dưới đây là những đặc điểm nổi bật giúp chữ ký số trở thành giải pháp quan trọng trong giao dịch điện tử:

• Xác thực danh tính chủ nhân: Mỗi chữ ký số gắn với một chứng thư số duy nhất, cho phép xác định chính xác ai là người đã ký, điều mà chữ ký tay scan hoặc ảnh chụp không đảm bảo được.
• Bảo mật hai lớp: Cơ chế cặp khóa bí mật, công khai khiến việc đánh cắp hoặc sao chép chữ ký gần như không thể thực hiện nếu không có quyền truy cập vào khóa bí mật gốc.
• Toàn vẹn dữ liệu: Bất kỳ thay đổi nào trên văn bản sau khi ký số, dù chỉ một ký tự, đều khiến chữ ký số bị vô hiệu, giúp phát hiện ngay hành vi chỉnh sửa trái phép.
• Không thể chối bỏ: Vì khóa bí mật chỉ người ký nắm giữ tại thời điểm ký, người ký không thể phủ nhận việc đã ký văn bản. Đây là cơ sở quan trọng để giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử.

Những đặc điểm phổ biến của chữ ký số trong doanh nghiệp

1.3. Cấu tạo của chữ ký số

Chữ ký số được xây dựng dựa trên thuật toán RSA (Rivest – Shamir – Adleman), một thuật toán mã hóa khóa công khai được ứng dụng rộng rãi trong thương mại điện tử nhờ độ an toàn cao khi độ dài khóa đủ lớn. Cấu tạo gồm:

• Khóa bí mật (Private Key): chỉ người ký nắm giữ, dùng để tạo chữ ký số. Đây là yếu tố quyết định tính duy nhất và khó giả mạo của chữ ký.
• Khóa công khai (Public Key): được tạo cùng cặp với khóa bí mật, dùng để bên nhận kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số.
• Người ký: chủ thể sử dụng khóa bí mật để ký lên dữ liệu (văn bản, hóa đơn, hợp đồng…).
• Người nhận: tổ chức/cá nhân nhận dữ liệu đã ký, dùng chứng thư số của người ký để xác thực chữ ký và tiến hành các giao dịch liên quan.

Mô hình hoạt động cơ bản diễn ra theo trình tự sau:

• Dữ liệu cần ký được “băm” (hash) thành một chuỗi mã đại diện duy nhất.
• Chuỗi mã này được mã hóa bằng khóa bí mật của người ký để tạo thành chữ ký số, gắn kèm vào văn bản.
• Người nhận dùng khóa công khai tương ứng để giải mã và đối chiếu với dữ liệu gốc. Nếu khớp, chữ ký số hợp lệ và văn bản chưa bị chỉnh sửa sau khi ký.

Các thành phần cấu tạo cơ bản của một loại chữ ký số

2. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số

Các giá trị lớn nhất của chữ ký số nằm ở 4 nhóm lợi ích sau:

• Rút ngắn thời gian giao dịch: Doanh nghiệp không còn phải in ấn, chuyển phát tài liệu hay chờ đối tác ký tay trực tiếp. Hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo quản trị có thể ký và luân chuyển qua internet trong vài phút, kể cả trên thiết bị di động với chữ ký số từ xa.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Chi phí in ấn, chuyển phát nhanh, lưu trữ hồ sơ giấy được cắt giảm đáng kể khi số hóa toàn bộ quy trình ký kết và lưu trữ chứng từ.
• Hạn chế rủi ro giả mạo chữ ký: Chữ ký tay hoặc ảnh chữ ký scan có thể bị sao chép, trong khi chữ ký số rất khó giả mạo vì gắn với khóa bí mật mà chỉ người ký nắm giữ và được xác thực bằng chứng thư số.
• Đảm bảo giá trị pháp lý đầy đủ: Khi đáp ứng điều kiện an toàn theo quy định, văn bản ký bằng chữ ký số có giá trị tương đương văn bản ký tay hoặc đóng dấu, làm cơ sở giải quyết tranh chấp nếu phát sinh.

Chữ ký số đem lại những lợi ích tiết kiệm cho người dùng

3. Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay

3.1. Chữ ký số USB Token

Chữ ký số USB Token là loại chữ ký số truyền thống và được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Nó là loại chữ ký số cần dùng đến thiết bị phần cứng tích hợp – USB Token (dùng để lưu trữ dữ liệu mã hóa và thông tin của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân). Người dùng khi ký số bằng chữ ký số USB Token cần cắm USB vào máy tính để thực hiện ký tài liệu điện tử.

3.2. Chữ ký số Smartcard (SIM PKI)

Chữ ký số SmartCard là loại chữ ký số được thiết lập sẵn trên SIM do các nhà mạng nghiên cứu phát triển, có thể giúp người dùng sử dụng trên thiết bị di động nhanh chóng.

Tuy nhiên loại chữ ký số này vẫn còn nhiều hạn chế và nhược điểm khi phải phụ thuộc vào sim của các nhà mạng. Nếu người dùng có sim nằm ngoài vùng phủ sóng của nhà mạng hoặc có việc phải đi công tác nước ngoài thì việc ký số cũng không thể diễn ra được.

3.3. Chữ ký số HSM

Chữ ký số HSM là loại chữ ký số sử dụng công nghệ HSM để lưu trữ cặp khóa điện tử và sử dụng các giao thức mạng để truyền nhận, xử lý lệnh ký.

Trong đó HSM (Hardware Security Module) là một thiết bị vật lý được dùng để quản lý cũng như bảo vệ các cặp khóa chứng thư số cho các ứng dụng xử lý mật mã và có tính xác thực mạnh. HSM có hình thức dạng một card PCI cắm vào máy tính hoặc là một thiết bị phần cứng độc lập có kết nối mạng.

3.4. Chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa (Remote Signature) hay còn được biết với một số cách gọi khác như: Chữ ký số không dùng USB Token, chữ ký số không cần USB, chữ ký số di động, chữ ký số online… là loại chữ ký số kiểu mới và được đánh giá là loại chữ ký số có công nghệ, tính năng và tính ứng dụng mạnh mẽ nhất.

Chữ ký số từ xa sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based) để ký số mà không cần sử dụng thêm bất kỳ thiết bị phần cứng nào.

Chữ ký số từ xa khắc phục phần lớn các nhược điểm của chữ ký số USB Token, khi cho phép người dùng ký số mọi lúc mọi nơi trên tất cả các thiết bị điện tử (mobile, PC, tablet…) mà không phụ thuộc vào các thiết bị phần cứng.

Mô hình ký số từ xa được ghi nhận tại Điểm c Khoản 1 Điều 26 Nghị định 23/2025/NĐ-CP. Theo Khoản 4 Điều 37 của Nghị định này, tổ chức cung cấp dịch vụ ký số từ xa được lưu giữ khóa bí mật của thuê bao nhưng phải áp dụng phương thức lưu trữ an toàn (Nghị định 23/2025/NĐ-CP).

Đây là 4 loại chữ ký số phù hợp để doanh nghiệp tham khảo

4. Mục đích của chữ ký số

5. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số chi tiết từng bước

Bước 1: Chọn nhà cung cấp

Việt Nam hiện có nhiều tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép (cơ quan quản lý hiện nay là Bộ Khoa học và Công nghệ, sau khi hợp nhất với Bộ Thông tin và Truyền thông), phổ biến gồm VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, MISA eSign. Bên cạnh đó, FAST cũng cung cấp dịch vụ chữ ký số được tích hợp sẵn với phần mềm FAST. Nên cân nhắc theo 3 tiêu chí: tính pháp lý được đảm bảo đầy đủ, khả năng tích hợp với phần mềm kế toán/hóa đơn điện tử đang sử dụng, và chất lượng hỗ trợ kỹ thuật.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

• Cá nhân: CCCD/thẻ căn cước hoặc hộ chiếu còn hiệu lực (CMND đã hết giá trị sử dụng từ ngày 01/01/2025 theo Luật Căn cước 2023).
• Doanh nghiệp/tổ chức: bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc quyết định thành lập) và CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật.

Bước 3: Đăng ký và lựa chọn gói dịch vụ

Liên hệ nhà cung cấp đã chọn, nộp hồ sơ để xác thực thông tin, sau đó chọn gói dịch vụ phù hợp (thường theo thời hạn 1–3 năm, vì chứng thư chữ ký số công cộng có hiệu lực tối đa 3 năm) và loại chữ ký số (USB Token, HSM hoặc chữ ký số từ xa) tùy nhu cầu sử dụng.

Bước 4: Nhận và kích hoạt chữ ký số

Sau khi hồ sơ được xác thực đầy đủ, nhà cung cấp sẽ cấp chứng thư số và bàn giao thiết bị (USB Token) hoặc quyền truy cập ứng dụng (với chữ ký số từ xa). Người dùng thực hiện kích hoạt theo hướng dẫn của nhà cung cấp là có thể sử dụng ngay.

Khi lựa chọn chữ ký số, doanh nghiệp nên cân nhắc nhu cầu sử dụng, hình thức ký và khả năng tích hợp với các hệ thống đang vận hành. Dịch vụ chữ ký số FAST cung cấp các giải pháp chữ ký số theo nhu cầu của cá nhân và doanh nghiệp, hỗ trợ thực hiện các giao dịch điện tử và xử lý hồ sơ trực tuyến.

Đặc biệt, chữ ký số có thể kết hợp với hệ sinh thái phần mềm FAST, bao gồm phần mềm kế toán Fast Accounting, giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình xử lý nghiệp vụ kế toán và các chứng từ liên quan. Doanh nghiệp có thể tham khảo thông tin chi tiết về dịch vụ và liên hệ FAST để được tư vấn giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế.

FAST cung cấp dịch vụ chữ ký số tự động và hiện đại cho doanh nghiệp

>>> Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký và gia hạn chữ ký số với dịch vụ uy tín

6. Phân biệt chữ ký số và chứng thư số

Để lựa chọn hình thức ký phù hợp trong các giao dịch và hồ sơ doanh nghiệp, cần phân biệt rõ chữ ký số, chữ ký tay, chữ ký điện tử và chứng thư số đúng theo quy định Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023. Mỗi loại có đặc điểm, cách xác thực và mục đích sử dụng riêng, cụ thể như sau:

7. Các câu hỏi thường gặp về chữ ký số

7.1. Chữ ký số có bắt buộc sử dụng không?

Không bắt buộc trong mọi giao dịch điện tử, nhưng doanh nghiệp gần như luôn cần chữ ký số trong 3 trường hợp: kê khai/nộp thuế điện tử, sử dụng hóa đơn điện tử, và kê khai bảo hiểm xã hội điện tử.

7.2. Chữ ký số online có thực sự an toàn không?

Có. Chữ ký số dựa trên mật mã không đối xứng với khóa bí mật chỉ người ký nắm giữ, khiến việc giả mạo gần như bất khả thi trừ khi khóa bí mật bị lộ. Trường hợp này người dùng có thể yêu cầu thu hồi hoặc khóa chứng thư số ngay lập tức.

7.3. Chữ ký số có thời hạn sử dụng không? Hết hạn phải làm sao?

Có, chữ ký số thường có thời hạn 1–3 năm tùy gói đã mua; chứng thư chữ ký số công cộng có hiệu lực tối đa 3 năm theo Khoản 3 Điều 7 Nghị định 23/2025/NĐ-CP. Trước khi hết hạn, nhà cung cấp thường gửi thông báo để người dùng gia hạn kịp thời, tránh gián đoạn việc kê khai thuế, nộp BHXH hay xuất hóa đơn điện tử.

7.4. Một doanh nghiệp có thể dùng nhiều chữ ký số không?

Có. Doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều chữ ký số cho các mục đích khác nhau, ví dụ một chữ ký số cho kê khai thuế và một chữ ký số HSM cho phát hành hóa đơn, hoặc cấp chữ ký số cho cá nhân được ủy quyền trong tổ chức.

Tóm lại, chữ ký số là giải pháp giúp xác thực danh tính người ký, kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu và hỗ trợ bảo đảm độ tin cậy trong các giao dịch điện tử. Việc hiểu rõ đặc điểm, cách hoạt động và giá trị pháp lý của chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn phương thức ký phù hợp với nhu cầu sử dụng. Với các giải pháp phần mềm và quản trị doanh nghiệp từ FAST, doanh nghiệp có thể từng bước số hóa quy trình ký kết, xử lý hồ sơ và nâng cao hiệu quả vận hành.

Nội dung bài viết được biên soạn và tham khảo từ các nguồn uy tín trong lĩnh vực kế toán – tài chính và giao dịch điện tử, kết hợp kinh nghiệm triển khai thực tế của FAST qua gần 30 năm hoạt động, nhằm mang đến thông tin chính xác và hữu ích nhất cho doanh nghiệp.

Đăng ngày: 30 Tháng 5, 2024 · Cập nhật lần cuối: 14 Tháng 10, 2026

Thông tin liên hệ:

• Website: https://fast.com.vn/
• Email: info@fast.com.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast

Tài liệu tham khảo

• Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023 (Luật số 20/2023/QH15)
• Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy