Hợp đồng điện tử là gì? Tính pháp lý và quy định mới nhất

Hợp đồng điện tử (E-contract) ngày càng được quan tâm và dần thay thế cho hợp đồng truyền thống, nhất là khi chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ như hiện nay. Việc ký kết hợp đồng trở nên dễ dàng hơn nhờ có hợp đồng điện tử. Vậy hợp đồng điện tử là gì? Hợp đồng điện tử mang lại những lợi ích gì? Trong bài biết dưới đây, FAST sẽ giúp bạn làm rõ những nội dung về hợp đồng điện tử.

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Theo Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, hợp đồng điện tử là hợp đồng được xác lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, trong đó việc giao kết, thực hiện, lưu trữ và chứng minh hợp đồng được thực hiện bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật.

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng được xác lập bằng hình thức truyền thống, nếu đáp ứng các điều kiện về nội dung, chủ thể và hình thức theo quy định của pháp luật có liên quan.

Trong đó:

• Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Khoản 4 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023).

• Phương tiện điện tử bao gồm phần cứng, phần mềm, hệ thống thông tin hoặc các công nghệ điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học hoặc công nghệ tương tự (Khoản 2 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023).

Đặc điểm của hợp đồng điện tử

(Theo Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15)

• Thể hiện bằng thông điệp dữ liệu điện tử: Theo Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Khi một hợp đồng được xác lập dưới dạng này, nó được công nhận có giá trị như văn bản giấy truyền thống.
• Sự tham gia của các tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy: Khác với hợp đồng truyền thống, quá trình giao kết hợp đồng điện tử thường có sự tham gia gián tiếp của các bên thứ ba trung gian. Căn cứ theo Luật 2023, các Tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy hỗ trợ việc cấp chứng thư điện tử, xác thực chữ ký điện tử và lưu trữ thông điệp dữ liệu. Điều này giúp bảo đảm tính an toàn, toàn vẹn và giá trị chứng cứ cho giao dịch trên môi trường mạng.
• Phạm vi áp dụng mở rộng toàn diện: Theo Luật số 20/2023/QH15, phạm vi điều chỉnh đã được mở rộng, áp dụng cho mọi hoạt động của cơ quan nhà nước, lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác. Luật mới không còn loại trừ các lĩnh vực đặc thù (như bất động sản, thừa kế, hôn nhân gia đình…), tạo điều kiện cho việc chuyển đổi số toàn diện trong mọi giao dịch pháp lý.
• Tính phi biên giới: Việc giao kết hợp đồng điện tử không phụ thuộc vào vị trí địa lý hay múi giờ. Các bên không cần gặp mặt trực tiếp mà vẫn có thể thực hiện ký kết thông qua phương tiện điện tử. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí đi lại và thúc đẩy giao thương quốc tế một cách nhanh chóng.
• Tính vô hình và phi vật chất: Hợp đồng điện tử không tồn tại dưới hình thái vật chất hữu hình mà được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử trên các thiết bị lưu trữ, máy chủ hoặc điện toán đám mây. Việc truy cập, đọc và kiểm tra nội dung hợp đồng phải thông qua các thiết bị phần cứng và giao diện phần mềm tương thích.
• Tính hiện đại và độ chính xác cao: Hợp đồng điện tử gắn liền với việc ứng dụng các công nghệ tiên tiến như chữ ký số, công nghệ Blockchain và dấu thời gian (Timestamp). Điều này giúp nâng cao độ chính xác, ngăn chặn việc chỉnh sửa nội dung trái phép và tăng cường khả năng kiểm soát, truy soát dữ liệu so với phương thức ký kết truyền thống.

2. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử theo quy định của pháp luật Việt Nam

Đây là câu hỏi phổ biến khi các cá nhân, doanh nghiệp bắt đầu áp dụng hình thức giao kết hợp đồng điện tử trong công việc và giao dịch hằng ngày. Trên thực tế, pháp luật Việt Nam đã có những quy định rõ ràng về giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử, nhằm bảo vệ quyền lợi các bên và thúc đẩy chuyển đổi số.

Theo Điều 35 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, một hợp đồng không thể bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Bên cạnh đó, Điều 12 của cùng Luật cũng quy định rõ ràng rằng thông điệp dữ liệu – hình thức cơ bản của hợp đồng điện tử – có giá trị làm chứng cứ trước pháp luật nếu đảm bảo các yếu tố về độ tin cậy và tính toàn vẹn:

“Thông điệp dữ liệu được dùng làm chứng cứ theo quy định của Luật này và pháp luật về tố tụng. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận hoặc lưu trữ thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo, gửi, nhận thông điệp dữ liệu và các yếu tố phù hợp khác.”

2. Hợp đồng lao động điện tử cũng được thừa nhận

Pháp luật lao động cũng không nằm ngoài xu hướng này. Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 ghi nhận:

“Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng bằng văn bản.”

Điều này mở ra cơ hội để doanh nghiệp tối ưu quy trình tuyển dụng, ký kết và lưu trữ hợp đồng một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn.

3. Hợp đồng điện tử trong hoạt động Kho bạc Nhà nước

Mới đây, theo Điều 12 Thông tư 87/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, hợp đồng điện tử cũng được cho phép sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước và có giá trị tương đương hợp đồng giấy.

Từ các quy định pháp lý hiện hành, có thể khẳng định rằng hợp đồng điện tử – dù được thể hiện dưới dạng dữ liệu – vẫn có giá trị pháp lý đầy đủ nếu đáp ứng các điều kiện theo luật định. Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng hình thức này để tối ưu quy trình, giảm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, cần thường xuyên cập nhật các quy định pháp lý mới để đảm bảo tuân thủ đúng và đầy đủ.

3. Lợi ích của hợp đồng điện tử

• Dễ dàng quản lý, chỉnh sửa: Việc sửa đổi các điều khoản trên hợp đồng điện tử có thể dễ dàng thực hiện ngay lập tức. Dịch vụ hợp đồng điện tử cho phép tạo các mẫu hợp đồng và chữ ký điện tử có thể sử dụng nhiều lần. Phần mềm dễ dàng lưu các mẫu hợp đồng trên máy tính hoặc phần mềm. Điều này giúp dễ dàng trong việc tìm kiếm và đối soát hợp đồng theo số thứ tự, tên đối tác, loại hợp đồng… Khi đó, văn phòng trở nên gọn gàng và thông minh hơn nhờ vào quy trình hợp đồng không giấy.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian hiệu quả: Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn các chi phí in ấn, bảo trì thiết bị, giấy tờ và phí vận chuyển. Không chỉ tiết kiệm cho doanh nghiệp mà còn giảm chi phí cho khách hàng, đối tác. Đồng thời, quá trình ký kết diễn ra nhanh chóng, linh hoạt trên mọi thiết bị, mọi lúc, mọi nơi mà vẫn đảm bảo tính trang trọng. Điều này giúp tối ưu nguồn lực và thời gian, đặc biệt hữu ích trong những tình huống khó khăn khi việc gặp mặt trực tiếp bị hạn chế.
• Giảm thiểu rủi ro: Người tạo hợp đồng giấy có thể đã không đọc lại hợp đồng hoặc cung cấp dữ liệu chính xác. Người nhận hợp đồng giấy có thể đã không đọc một số điều kiện trong tài liệu. Trên hợp đồng điện tử có thể đưa ra các trường bắt buộc và chỉ định mọi người ký theo thứ tự cụ thể, giảm bớt lỗi thường gặp khi làm thủ công.
• Kết nối với hệ thống phần mềm khác: Doanh nghiệp dễ dàng quản lý hợp đồng điện tử trên phần mềm với nhiều tiện ích. Phần mềm hợp đồng điện tử có thể tích hợp API với các hệ thống phần mềm khác như phần mềm quản lý khách hàng CRM, phần mềm ERP, phần mềm hóa đơn điện tử và các phần mềm khác. Việc tích hợp API cho phép mở rộng tính năng của phần mềm hiện có và hợp lý hóa các quy trình nội bộ thông qua phương tiện điện tử.
• Mở rộng cơ hội hợp tác quốc tế: Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối và giao thương với đối tác trên toàn cầu mà không bị giới hạn bởi khoảng cách hay thời gian, tạo điều kiện mở rộng thị trường và thúc đẩy phát triển kinh doanh quốc tế.

4. Nguyên tắc ký và thực hiện hợp đồng điện tử

Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử theo Điều 37 Luật Giao dịch điện tử 2023 như sau:

• Các bên có quyền thỏa thuận sử dụng thông điệp dữ liệu, phương tiện điện tử một phần hoặc toàn bộ trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.

• Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023, quy định của pháp luật về hợp đồng và quy định khác của pháp luật có liên quan.

• Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

5. Quy định về giao kết hợp đồng điện tử

Theo Điều 36 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định về giao kết hợp đồng điện tử như sau:

• Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để thực hiện một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử.

• Đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Bên cạnh đó, cần lưu ý nguyên tắc tại Điều 37 của Luật này:

• Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023, quy định của pháp luật về hợp đồng và quy định khác của pháp luật có liên quan.

6. Mẫu hợp đồng điện tử phổ biến nhất 2025

6.1. Mẫu hợp đồng mua bán trực tuyến

Mẫu hợp đồng mua bán trực tuyến: Tải xuống

• Mẫu hợp đồng điện tử này thường được áp dụng cho các giao dịch mua bán hàng hóa hoặc sản phẩm trên các nền tảng thương mại điện tử như Tiki, Shopee, Lazada, hoặc các website bán hàng trực tiếp của doanh nghiệp.
• Quy định chi tiết về giá cả, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng và các điều kiện bảo hành.
• Hỗ trợ chữ ký điện tử để đảm bảo giao dịch nhanh chóng và an toàn.

6.2. Mẫu hợp đồng lao động điện tử

Mẫu hợp đồng lao động điện tử: Tải xuống

• Được sử dụng trong việc ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động khi tuyển dụng.
• Nội dung bao gồm thông tin về vị trí công việc, quyền lợi, nghĩa vụ của các bên, mức lương, thời gian làm việc và các điều khoản chấm dứt hợp đồng.
• Hỗ trợ lưu trữ trực tuyến, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hồ sơ nhân sự.

6.3. Mẫu hợp đồng dịch vụ trực tuyến

Mẫu hợp đồng dịch vụ trực tuyến: Tải xuống

• Hợp đồng dịch vụ này sử dụng cho các giao dịch cung cấp dịch vụ, chẳng hạn như dịch vụ tư vấn, thiết kế, bảo trì hệ thống, hoặc các dịch vụ kỹ thuật số (digital services).
• Nội dung bao gồm phạm vi công việc, thời hạn hợp đồng, chi phí dịch vụ, và trách nhiệm của các bên.
• Hỗ trợ tính năng cập nhật trạng thái công việc và quản lý trực tuyến.

7. Ký kết, lưu trữ và bảo mật hợp đồng điện tử với Fast e-Contract

Fast e-Contract cung cấp giải pháp ký kết hợp đồng điện tử bằng chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu trên văn bản truyền thống. Hệ thống đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ, giúp các doanh nghiệp yên tâm khi thực hiện giao kết hợp đồng hoàn toàn trực tuyến.

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử giữa khách hàng và Fast e-Contract được thực hiện qua 3 bước đơn giản.

• Bước 1: Trước tiên, bên bán tạo lập hợp đồng điện tử trên nền tảng Fast e-Contract – chẳng hạn như hệ thống Icontract – với đầy đủ thông tin cần thiết.
• Bước 2: bên bán thực hiện ký số lên hợp đồng và hệ thống sẽ tự động tạo một liên kết bảo mật, gửi đến bên mua qua email hoặc tin nhắn.
• Bước 3: Ở bước cuối cùng, bên mua chỉ cần truy cập vào đường link, xác minh thông tin và ký số theo hướng dẫn của hệ thống là hoàn tất.

Ngay sau khi hợp đồng được ký kết thành công bởi cả hai bên, Fast e-Contract sẽ tiến hành phát hành hóa đơn điện tử GTGT và gửi đề nghị thanh toán. Khách hàng chỉ cần kiểm tra lại thông tin, thực hiện thanh toán để hoàn tất toàn bộ quá trình giao kết hợp đồng.

Giải pháp của Fast e-Contract không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp, minh bạch và hợp pháp cho các giao dịch kinh doanh trong thời đại số.

8. Câu hỏi thường gặp về hợp đồng điện tử 

8.1. Hợp đồng điện tử có thể áp dụng trong những lĩnh vực nào?

Hợp đồng điện tử có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm:

• Lĩnh vực dân sự: Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, hợp đồng vay mượn, hợp đồng tặng cho, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng lao động.
• Lĩnh vực kinh doanh, thương mại: Hợp đồng mua bán hàng hóa hay mua bán quốc tế, dịch vụ, hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng vận chuyển, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng ủy quyền.

8.2. Hợp đồng điện tử không áp dụng cho các trường hợp nào?

Hợp đồng điện tử không áp dụng cho một số trường hợp sau:

• Hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở và tài sản gắn liền với đất
• Hợp đồng hôn nhân, ly hôn
• Hợp đồng di chúc, thừa kế
• Hợp đồng liên quan đến các giao dịch có giá trị lớn theo quy định của pháp luật

Ngoài ra, một số lĩnh vực khác có thể có quy định riêng về việc sử dụng hợp đồng điện tử. Do đó, bạn nên tham khảo các quy định pháp luật liên quan trước khi sử dụng hợp đồng điện tử trong các lĩnh vực này.

8.3. Làm thế nào để bảo mật thông tin khi sử dụng hợp đồng điện tử?

Để đảm bảo an toàn thông tin khi sử dụng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện việc sao lưu và lưu trữ trên hệ thống đám mây và đối với đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số, cần đề ra các quy định về bảo mật thông tin trong hợp đồng.

Fast e-Contract là giải pháp quản lý – ký số tài liệu, hợp đồng, văn bản được tự động hóa quy trình ký trên môi trường điện tử với đầy đủ tính pháp lý dành cho doanh nghiệp với doanh nghiệp/đối tác/cá nhân. Sản phẩm đảm bảo đủ tiêu chuẩn pháp lý về luật giao dịch điện tử và chứng thư điện tử theo Nghị định 165/2018/NĐ-CP.

8.4. Hợp đồng điện tử có hiệu lực khi nào?

Theo Điều 401 của Bộ Luật Dân Sự năm 2015, hiệu lực của hợp đồng điện tử được xác định như sau:

“Hợp đồng điện tử hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ khi có thỏa thuận khác hoặc quy định khác từ luật liên quan.

Kể từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực, các bên phải thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo cam kết. Hợp đồng chỉ có thể được sửa đổi hoặc hủy bỏ theo thỏa thuận của các bên hoặc theo quy định của pháp luật.”

8.5. Trong các hình thức hợp đồng điện tử dưới đây hình thức nào là an toàn nhất?