fbpx

Mẫu giấy đề nghị thanh toán chuẩn nhất: Hướng dẫn cách viết chi tiết

21/01/2025

21/01/2025

30

Trong lĩnh vực thương mại, giấy đề nghị thanh toán là một tài liệu quan trọng giúp đảm bảo các khoản chi phí của doanh nghiệp được thanh toán nhanh chóng và minh bạch. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách soạn thảo đúng quy định và đầy đủ thông tin. Trong bài viết này, FAST sẽ cung cấp mẫu giấy đề nghị thanh toán chuẩn nhất kèm theo hướng dẫn chi tiết cách viết và các lưu ý cần thiết để giúp bạn thực hiện hiệu quả quy trình này.

1. Giấy đề nghị thanh toán là gì?

Giấy đề nghị thanh toán là văn bản được sử dụng để cá nhân hoặc bộ phận trong doanh nghiệp yêu cầu thanh toán các khoản chi phí chưa được chi trả hoặc đã tạm ứng trước. Các chi phí này thường phát sinh trong quá trình thực hiện các hoạt động phục vụ cho mục đích chung của doanh nghiệp, như:

  • Mua văn phòng phẩm.
  • Chi phí đi công tác.
  • Mua sắm trang thiết bị.

Giấy đề nghị thanh toán là gì

Mục đích của giấy đề nghị thanh toán

  • Hỗ trợ hoàn thành các khoản chi phí chung: Đảm bảo các chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh hoặc quản lý được chi trả đầy đủ và kịp thời.
  • Xác nhận và kiểm soát chi phí: Là căn cứ để kế toán và bộ phận quản lý tài chính kiểm tra, xác minh và phê duyệt thanh toán.
  • Đảm bảo quy trình thanh toán minh bạch: Chỉ những khoản chi phí hợp lệ, có sự đồng ý và chỉ đạo từ cấp trên mới được xét duyệt.

Giấy đề nghị thanh toán được xem là hợp lệ và được duyệt chi cho những công việc, hoạt động chung của doanh nghiệp khi có sự đồng ý và chỉ đạo của cấp trên. Trường hợp cá nhân tự chi mà không có sự đồng ý của cấp trên thì khoản thanh toán đó được xem là không hợp lệ và không được duyệt thanh toán.

2. Mẫu giấy đề nghị thanh toán được dùng trong trường hợp nào?

Mẫu giấy đề nghị thanh toán thường được sử dụng trong các trường hợp liên quan đến việc hoàn tất thủ tục chi trả các khoản chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh hoặc quản lý của doanh nghiệp. Cụ thể:

  • Thanh toán chi phí chưa được trả hoặc đã tạm ứng: Trường hợp cá nhân thực hiện các khoản chi theo chỉ đạo hoặc đã được cấp trên đồng ý nhưng chưa được thanh toán hoặc đã tạm ứng trước đó. Ví dụ, chi phí mua văn phòng phẩm, đi công tác, tiếp khách, hoặc tổ chức sự kiện.
  • Tổng hợp các khoản chi kèm hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Giấy đề nghị thanh toán giúp tổng hợp các khoản chi phí phát sinh, đính kèm hóa đơn, chứng từ theo quy định. Đây là cơ sở để doanh nghiệp kiểm tra và xác minh tính hợp lệ của các khoản chi.
  • Làm căn cứ cho thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán: Giấy đề nghị thanh toán là văn bản chính thức trong quy trình thanh toán, đồng thời là căn cứ để bộ phận kế toán ghi nhận và quản lý các khoản chi phí này trên sổ sách kế toán.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán được dùng trong trường hợp nào

3. Quy trình thanh toán trong kế toán như thế nào?

Quy trình thanh toán trong kế toán thường bao gồm các bước chi tiết nhằm đảm bảo sự minh bạch, chính xác và tuân thủ quy định. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình này:

3.1 Lập phiếu đề nghị thanh toán

Người thực hiện chi phí sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán kèm các hóa đơn, chứng từ liên quan. Phiếu đề nghị thanh toán cần ghi rõ thông tin như: tên người đề nghị, lý do thanh toán, số tiền, và các chứng từ đính kèm. Đây là bước đầu tiên để doanh nghiệp ghi nhận nhu cầu chi trả.

3.2 Duyệt đề nghị thanh toán 

Sau khi phiếu đề nghị thanh toán được lập, người có thẩm quyền (quản lý hoặc lãnh đạo) sẽ kiểm tra, xác nhận tính hợp lệ và phê duyệt. Việc duyệt dựa trên các tiêu chí: khoản chi có hợp lý không, đã đủ chứng từ hợp lệ chưa, và có phù hợp với ngân sách doanh nghiệp hay không.

Quy trình thanh toán trong kế toán như thế nào

3.3. Lập phiếu chi, ủy nhiệm chi

Sau khi đề nghị thanh toán được duyệt, bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt, hoặc lập ủy nhiệm chi nếu thanh toán qua ngân hàng. Phiếu chi và ủy nhiệm chi cần có đầy đủ chữ ký của kế toán, người duyệt và người nhận tiền.

3.4 Thu – chi tiền

Thực hiện thanh toán bằng cách chi tiền mặt trực tiếp hoặc chuyển khoản qua ngân hàng. Người nhận tiền phải ký xác nhận vào phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi để hoàn tất giao dịch.

3.5 Đối soát, kiểm tra số liệu và thực hiện báo cáo

Sau khi thanh toán, bộ phận kế toán sẽ đối chiếu các giao dịch với sổ sách, kiểm tra tính chính xác của số liệu và cập nhật vào hệ thống kế toán. Cuối cùng, kế toán sẽ lập báo cáo chi phí để trình bày tổng hợp các khoản đã chi trong kỳ.

4. Mẫu giấy đề nghị thanh toán chuẩn nhất

4.1. Mẫu đề nghị thanh toán theo thông tư 200

Đơn vị: ………………………

Bộ phận: ………………………

Mẫu số: 05-TT
(Ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
ngày 24/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

                                                           

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày … tháng … năm….

Kính gửi: ……………………………………………………………………..

Họ và tên người đề nghị thanh toán:…………………………………………………………………….

Bộ phận (hoặc địa chỉ):……………………………………………………………………………………..

Nội dung thanh toán:………………………………………………………………………………………..

Số tiền:…………………………………………………….. (Viết bằng chữ):…………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………

(Kèm theo:…………………………………………………….. chứng từ gốc).

 

Người đề nghị
thanh toán
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người duyệt
(Ký, họ tên)

Tải Mẫu đề nghị thanh toán theo thông tư 200 tại đây

4.2. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 133

Đơn vị: …………………….

Địa chỉ: ……………………

Mẫu số 05 – TT
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC
ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)

 

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày…..tháng…..năm…..

Kính gửi:……………………………………………………………………………………………………

Họ và tên người đề nghị thanh toán:…………………………………………………………………

Bộ phận (Hoặc địa chỉ):…………………………………………………………………………………

Nội dung thanh toán:…………………………………………………………………………………….

Số tiền: ……………………… (Viết bằng chữ):………………………………………………………

(Kèm theo ……………………… chứng từ gốc)

 

Người đề nghị thanh toán
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người duyệt
(Ký, họ tên)

Tải Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 133 tại đây

4.3. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 107

Đơn vị: …………………….

Mã QHNS: ………………..

Mẫu số: C43-BB

(Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính)

 

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG

Ngày…..tháng ……năm………

– Họ và tên người thanh toán:…………………………………………………………………………………….

– Bộ phận (hoặc địa chỉ):…………………………………………………………………………………………..

– Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:

Diễn giải Số tiền
A 1
I. Số tiền tạm ứng

 1. Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết

 2. Số tạm ứng kỳ này:

 – Phiếu chi số………………. ngày ……………..

 – Phiếu chi số………………. ngày ……………..

 – ….

 II. Số tiền đề nghị thanh toán

 1. Chứng từ: ……………số…………….. ngày………………….

 2 …………………………………………………………………….

 III. Số thừa tạm ứng đề nghị nộp trả lại

 IV. Số thiếu đề nghị chi bổ sung

 

 

THỦ TRƯỞNG
ĐƠN VỊ
(Ký, họ tên)
KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Ký, họ tên)
KẾ TOÁN
THANH TOÁN
(Ký, họ tên)
NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, họ tên)

 

Tải Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 107 tại đây

4.4. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 79

ĐƠN VỊ: …………………

Mã QHNS:……………….

Mẫu số: C43-BB
(Ban hành kèm theo Thông tư số 79/2019/TT-BTC ngày 14/11/2019 của Bộ Tài chính)

 

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG

Ngày ….. tháng ……. năm ……

– Họ tên người thanh toán: ……………………………………………………………….

– Bộ phận (hoặc địa chỉ): ……………………………………………………………….

– Đề nghị thanh toán tạm ứng theo bảng dưới đây:

Diễn giải Số tiền
A 1
I. Số tiền tạm ứng

1. Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết

2. Số tạm ứng kỳ này:

– Phiếu chi số …………. ngày ………

– Phiếu chi số …………. ngày ………

– …

II. Số tiền đề nghị thanh toán

1. Chứng từ: ……….. số………. ngày………….

2. ……………………………………………………

III. Số thừa tạm ứng đề nghị nộp trả lại

IV. Số thiếu đề nghị chi bổ sung

 

 

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký, họ tên)
KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Ký, họ tên)
KẾ TOÁN THANH TOÁN
(Ký, họ tên)
NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, họ tên)

Tải Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 79 tại đây

5. Hướng dẫn cách viết giấy đề nghị thanh toán

Giấy đề nghị thanh toán được thực hiện theo mẫu sẵn quy định, khi viết giấy đề nghị thanh toán cần lưu ý những nội dung sau:

  • Góc bên trái của Giấy đề nghị thanh toán ghi rõ nội dung về họ tên và bộ phận đề nghị thanh toán.
  • Ghi rõ tên và chức vụ của người có thẩm quyền xét duyệt giấy đề nghị thanh toán: Giám đốc, Tổng giám đốc.
  • Ghi đầy đủ thông tin họ tên, chức vụ, phòng ban người thực hiện đề nghị thanh toán.
  • Ghi rõ nội dung và mục đích thanh toán.
  • Số tiền bằng số và bằng chữ cần thanh toán.
  • Điền chi tiết phương thức thanh toán: Theo hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt. Trường hợp phương thức là chuyển khoản thì cần phải ghi rõ thông tin tài khoản ngân hàng, số tài khoản, chi nhánh ngân hàng.
  • Kinh phí được xác định là khoản chi thuộc đơn vị, phòng ban nào trong doanh nghiệp
  • Chi tiết hóa đơn gốc hoặc bản sao hóa đơn kèm các chứng từ.

Hướng dẫn cách viết giấy đề nghị thanh toán

6. Những lưu ý và các lỗi thường gặp khi soạn thảo giấy đề nghị thanh toán

Dưới đây là những lưu ý và các lỗi thường gặp khi soạn thảo giấy đề nghị thanh toán:

6.1. Những lưu ý khi soạn thảo giấy đề nghị thanh toán

  • Thông tin đầy đủ và chính xác: Đảm bảo các thông tin cơ bản như tên người đề nghị, lý do thanh toán, số tiền, và ngày tháng được ghi rõ ràng.
  • Đính kèm chứng từ hợp lệ: Các hóa đơn, phiếu thu, biên lai hoặc tài liệu liên quan cần được đính kèm đầy đủ để minh chứng cho khoản chi.
  • Tuân thủ biểu mẫu quy định: Sử dụng đúng mẫu giấy đề nghị thanh toán theo quy định của doanh nghiệp, đảm bảo nội dung trình bày rõ ràng, không bị sai sót.
  • Phê duyệt trước khi chi tiêu: Các khoản chi cần có sự đồng ý từ cấp trên trước khi phát sinh để tránh trường hợp không được thanh toán.
  • Trình bày rõ lý do thanh toán: Cụ thể hóa lý do chi tiêu, mục đích sử dụng để dễ dàng được xem xét và duyệt.

Những lưu ý và các lỗi thường gặp khi soạn thảo giấy đề nghị thanh toán

6.2. Các lỗi thường gặp khi soạn thảo giấy đề nghị thanh toán

  • Thiếu chứng từ đính kèm: Không cung cấp đủ hóa đơn, biên lai hoặc các giấy tờ liên quan dẫn đến việc đề nghị không được duyệt.
  • Sai sót trong thông tin: Nhập sai số tiền, tên người đề nghị hoặc lý do thanh toán, gây nhầm lẫn và mất thời gian chỉnh sửa.
  • Không rõ ràng về lý do chi tiêu: Trình bày lý do chung chung hoặc không hợp lý khiến cấp trên khó phê duyệt.
  • Sử dụng mẫu cũ hoặc không hợp lệ: Dùng mẫu giấy không đúng quy định hoặc thiếu các mục cần thiết.
  • Chậm trễ trong việc nộp giấy đề nghị: Không nộp giấy đúng thời hạn khiến việc thanh toán bị trì hoãn.

7. Tạo và lập mẫu giấy đề nghị thanh toán chuẩn cùng Fast Financial

Trong hoạt động kế toán tài chính, việc lập giấy đề nghị thanh toán chính xác, đúng chuẩn đóng vai trò quan trọng trong quy trình quản lý tài chính của doanh nghiệp. Phần mềm Fast Financial là giải pháp hiệu quả hỗ trợ doanh nghiệp tạo và quản lý mẫu giấy đề nghị thanh toán một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng và chính xác.

Phần mềm Fast Financial là giải pháp hiệu quả hỗ trợ doanh nghiệp tạo và quản lý mẫu giấy đề nghị thanh toán

7.1. Ưu điểm của việc sử dụng Fast Financial để lập mẫu giấy đề nghị thanh toán

  • Phù hợp cho doanh nghiệp vừa và lớn: Với khả năng xử lý khối lượng lớn giao dịch và quản lý cơ sở dữ liệu tập trung, Fast Financial đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp hoạt động ở nhiều địa điểm khác nhau.
  • Tính năng truy cập từ xa: Nhờ công nghệ 100% online, kế toán viên có thể tạo mẫu giấy đề nghị thanh toán và truy cập dữ liệu công ty mọi lúc, mọi nơi qua máy tính, laptop, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh.
  • Hỗ trợ báo cáo và ra quyết định: Phần mềm cung cấp các báo cáo phân tích và truy vấn nhanh số liệu, giúp quản lý dễ dàng theo dõi và phê duyệt các giấy đề nghị thanh toán chính xác, kịp thời.
  • Dễ dàng nâng cấp: Khi doanh nghiệp mở rộng, hệ thống có thể được nâng cấp lên giải pháp ERP Fast Business Online mà không cần thay đổi nhà cung cấp, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

7.2. Lợi ích khi sử dụng Fast Financial

  • Tăng tính chính xác và giảm thiểu sai sót trong quá trình lập giấy đề nghị thanh toán.
  • Tiết kiệm thời gian nhờ quy trình tự động hóa và đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban.
  • Tăng hiệu quả quản lý tài chính nhờ các báo cáo trực quan và công cụ phân tích mạnh mẽ.
  • Fast Financial không chỉ hỗ trợ việc lập giấy đề nghị thanh toán mà còn giúp doanh nghiệp quản trị tài chính kế toán hiệu quả, tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo minh bạch trong mọi giao dịch tài chính.

Việc sử dụng mẫu giấy đề nghị thanh toán chuẩn là bước quan trọng để đảm bảo quy trình thanh toán trong doanh nghiệp được minh bạch và hiệu quả. Để tối ưu hóa công tác kế toán tài chính, phần mềm Fast Financial là giải pháp hữu ích dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Với khả năng xử lý khối lượng giao dịch lớn, làm việc trực tuyến 100%, và hỗ trợ phân tích số liệu chi tiết, Fast Financial sẽ giúp bạn quản lý quy trình thanh toán nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp hơn. Hãy khám phá Fast Financial ngay hôm nay để nâng tầm quản trị tài chính doanh nghiệp của bạn

Thông tin liên hệ: