Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phiếu thu là một chứng từ pháp lý quan trọng ghi nhận việc nhận tiền của các bên trong giao dịch mua bán hàng hóa hoặc thực hiện các đợt thanh toán theo hợp đồng dịch vụ. Đồng thời, đây là chứng từ do kế toán lập ra để quản lý, theo dõi việc nhập quỹ tiền tệ của doanh nghiệp và cũng chính là chứng từ kế toán hợp pháp của doanh nghiệp đó. Vậy phiếu thu là gì? Và có những cách sử dụng phiếu thu theo quy định nào? Trong bài viết này, FAST sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để giải đáp những thắc mắc này.
1. Phiếu thu là gì?
Phiếu thu là một loại chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận việc thu tiền mặt hoặc chuyển khoản từ khách hàng, đối tác cho doanh nghiệp hoặc cá nhân. Phiếu thu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính, theo dõi doanh thu và đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch.
Căn cứ vào đó, doanh nghiệp hay cơ quan có thẩm quyền thực hiện quản lý các nguồn tiền nội tệ và ngoại tệ được nhập vào theo từng kỳ kế toán, từng giai đoạn.
>> Xem thêm: Mẫu phiếu chi và cách ghi phiếu chi mới nhất theo quy định
2. Các loại phiếu thu phổ biến hiện nay
Trong quản lý tài chính và giao dịch kinh doanh, việc ghi nhận các khoản thu là một phần quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài sản. Trong khi thực hiện quy trình này, các loại phiếu thu phổ biến đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và xác nhận các khoản thu được. Dưới đây là một số loại phiếu thu phổ biến hiện nay:
- Phiếu thu tiền mặt: Đây là loại phiếu thu được sử dụng để ghi nhận việc thu tiền mặt trực tiếp từ khách hàng. Khi một cá nhân hoặc tổ chức nhận được thanh toán bằng tiền mặt từ khách hàng, họ sẽ lập phiếu thu này để ghi nhận giao dịch.
- Phiếu thu tiền chuyển khoản: Đây là loại phiếu thu dùng để ghi nhận việc thu tiền qua ngân hàng hoặc các hình thức chuyển khoản khác. Thay vì nhận tiền mặt trực tiếp, người gửi thanh toán sẽ chuyển khoản tiền vào tài khoản của người nhận, và phiếu thu này sẽ ghi lại thông tin về giao dịch này.
- Phiếu thu tạm ứng: Loại phiếu này được sử dụng để ghi nhận việc thu tạm ứng tiền từ khách hàng trước khi thực hiện giao dịch. Điều này thường xảy ra khi khách hàng cần thanh toán một khoản tiền trước khi sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp hoặc hoàn thành.
- Phiếu thu thanh toán hóa đơn: Loại phiếu này được sử dụng để ghi nhận việc thu tiền thanh toán cho các hóa đơn đã bán trước đó. Khi một khách hàng thanh toán cho một hóa đơn đã phát hành, phiếu thu này sẽ được lập ra để ghi nhận số tiền được nhận và thông tin chi tiết về hóa đơn tương ứng.
Các loại phiếu thu này đều đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và theo dõi các giao dịch tài chính, giúp đảm bảo rằng các khoản thu được ghi nhận chính xác và được quản lý hiệu quả.
>> Xem thêm: Phiếu kế toán là gì? Tổng hợp các mẫu phiếu kế toán chuẩn nhất
3. Nội dung chính của phiếu thu
Thông tin chung:
- Tên doanh nghiệp/cá nhân lập phiếu.
- Địa chỉ.
- Số hiệu phiếu thu.
- Ngày lập.
Thông tin về người nộp tiền:
- Họ tên.
- Địa chỉ.
- Số điện thoại: (Tùy chọn).
Thông tin về khoản thu:
- Số tiền nộp: (Bằng cả chữ và số).
- Hình thức thanh toán: (Tiền mặt, chuyển khoản…).
- Nội dung thanh toán: (Mô tả rõ ràng lý do thu tiền).
Ký xác nhận:
- Ký tên người lập phiếu.
- Ký tên người nộp tiền: (Tùy chọn).
- Dấu giáp (nếu có).
Lưu ý:
- Nội dung trên chỉ là các thông tin cơ bản, có thể thay đổi tùy theo loại hình doanh nghiệp và mục đích sử dụng phiếu thu.
- Phiếu thu cần được lập đầy đủ, chính xác và rõ ràng.
- Phiếu thu phải được lập hai liên, một liên để lưu giữ tại nơi lập và một liên để giao cho người nộp tiền.
- Phiếu thu phải được bảo quản cẩn thận để tránh thất lạc hoặc bị giả mạo.
4. Công dụng của phiếu thu
Phiếu thu hợp pháp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích thiết thực như sau:
Xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ:
- Phiếu thu giúp ghi chép chính xác số tiền mặt thực tế mà doanh nghiệp thu được từ khách hàng, đối tác.
- Căn cứ vào số liệu trên phiếu thu, thủ quỹ có thể ghi sổ quỹ tiền mặt một cách chính xác và minh bạch.
- Kế toán cũng có thể sử dụng thông tin từ phiếu thu để ghi sổ các khoản thu liên quan, đảm bảo tính chính xác của hệ thống sổ sách kế toán.
Làm căn cứ cho các hoạt động kế toán và quản lý:
- Phiếu thu là bằng chứng hợp pháp cho các khoản thu tiền của doanh nghiệp.
- Căn cứ vào phiếu thu, doanh nghiệp có thể thực hiện các công việc như:
- Báo cáo thuế với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Giải quyết tranh chấp thanh toán với khách hàng, đối tác.
- Phân tích doanh thu theo từng mặt hàng, khách hàng, khu vực,… để đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.
Tiết kiệm thời gian và nhân lực:
- Việc sử dụng phiếu thu giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực cho công tác kế toán.
- Thay vì phải nhập liệu thủ công, kế toán chỉ cần kiểm tra và ghi chép thông tin từ phiếu thu vào hệ thống sổ sách kế toán.
Đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh:
- Phiếu thu không chỉ là một công cụ ghi nhận các khoản thu và chi tài chính, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và minh chứng cho sự trung thực trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng phiếu thu một cách hợp pháp và đầy đủ, doanh nghiệp không chỉ thể hiện sự minh bạch về quy trình thu chi tài chính mà còn tạo ra sự tin cậy và uy tín trong cộng đồng kinh doanh.
- Việc sử dụng phiếu thu theo đúng quy định và thường xuyên làm thủ tục ghi chép các giao dịch tài chính không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là biện pháp cơ bản để đảm bảo sự minh bạch và trung thực trong hoạt động kinh doanh. Khách hàng và đối tác sẽ có niềm tin hơn vào doanh nghiệp khi thấy rằng các giao dịch được ghi nhận một cách rõ ràng và chính xác thông qua phiếu thu. Điều này góp phần tạo ra một môi trường kinh doanh lành mạnh và tạo ra cơ hội phát triển dài lâu cho doanh nghiệp.
Làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp:
- Trong trường hợp xảy ra tranh chấp về thanh toán giữa doanh nghiệp và khách hàng hoặc đối tác, phiếu thu đóng vai trò là bằng chứng pháp lý quan trọng và không thể phủ nhận. Bằng cách sử dụng phiếu thu, doanh nghiệp có thể chứng minh một cách rõ ràng và minh bạch rằng đã thu đủ tiền từ khách hàng hoặc đối tác.
- Phiếu thu không chỉ là một tài liệu ghi nhận việc thu tiền mặt, mà còn là một bằng chứng hợp pháp mạnh mẽ trong trường hợp có tranh chấp phát sinh. Việc lưu giữ và bảo quản phiếu thu đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp có trong tay những bằng chứng cần thiết để bảo vệ quyền lợi và xác định trách nhiệm trong các vấn đề liên quan đến thanh toán.
- Ngoài việc chứng minh việc thu tiền, phiếu thu còn ghi lại thông tin chi tiết về ngày, số tiền, và thông tin về người nộp tiền, tạo nên một hồ sơ đầy đủ và minh chứng cho các giao dịch tài chính. Điều này giúp tăng cường tính minh bạch và tin cậy trong quản lý tài chính của doanh nghiệp và giảm thiểu rủi ro trong các trường hợp tranh chấp.
Việc sử dụng phần mềm kế toán cũng giúp doanh nghiệp quản lý phiếu thu hiệu quả hơn. Phần mềm kế toán có thể tự động tạo phiếu thu, theo dõi số lượng phiếu thu còn lại, cảnh báo khi phiếu thu sắp hết,…
5. Các mẫu phiếu thu phổ biến hiện nay
5.1 Biểu mẫu phiếu thu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
PHIẾU THU Quyển số:………… Ngày …….tháng …….năm ……. Số:……………. Nợ:…………… Có:……………. Họ và tên người nộp tiền:…………………………………………………………………………………….. Địa chỉ:……………………………………………………………………………………………………………… Lý do nộp:………………………………………………………………………………………………………….. Số tiền:……………………………….(Viết bằng chữ):……………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………. Kèm theo:……………………………………………………………Chứng từ gốc:
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ……………………………………………………………………………. + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): …………………………………………………………………………. + Số tiền quy đổi :……………………………………………………………………………………………………. (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
5.2 Biểu mẫu phiếu thu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
PHIẾU THU
Họ và tên người nộp tiền: …………………………………………………………………… Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………… Nội dung: ………………………………………………………………………………………… Số tiền: ………………………………………………………………………………. (loại tiền) (viết bằng chữ): ………………………………………………………………………………… Kèm theo: ………………………………………………………………………………………..
Đã nhận đủ số tiền: – Bằng số: …………………………………………………………….. – Bằng chữ: ………………………………………………………………………………………
+ Tỷ giá ngoại tệ: ……………………………………………………………………………… + Số tiền quy đổi: ………………………………………………………………………………
|
6. Cách ghi phiếu thu
Để thực hiện quy trình ghi nhận và quản lý các khoản thu một cách chính xác và hiệu quả, việc sử dụng phiếu thu là điều không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Dưới đây là các bước cụ thể để lập và ghi phiếu thu:
- Ghi rõ thông tin doanh nghiệp: Trên phiếu thu, cần ghi rõ tên đầy đủ của doanh nghiệp cũng như địa chỉ chi tiết của nơi hoạt động kinh doanh.
- Lập phiếu thu: Phiếu thu không chỉ là một tài liệu ghi chép thông tin về các khoản thu mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong quản lý tài chính. Việc lập phiếu thu nhằm xác định số tiền mặt hoặc ngoại tệ thực tế được nhập vào quỹ, từ đó tạo ra căn cứ cho việc thu tiền, ghi sổ quỹ và kế toán các khoản thu liên quan. Mỗi khoản tiền, bao gồm cả ngoại tệ, nhập vào quỹ đều phải được ghi nhận thông qua phiếu thu. Đối với giao dịch liên quan đến ngoại tệ, cần thực hiện kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” để đính kèm với phiếu thu. Phiếu thu cần được lập thành quyển và ghi số quyển cùng số phiếu thu liên tục trong một kỳ kế toán. Chi tiết về ngày, tháng, năm lập phiếu và ngày, tháng, năm thu tiền cũng cần được ghi rõ trên phiếu.
- Ghi rõ nội dung nộp tiền: Trên phiếu thu cần ghi rõ các thông tin chi tiết về nội dung nộp tiền, như thu tiền từ việc bán hàng hoá, sản phẩm, hoặc thu tiền tạm ứng còn thừa.
- Ghi số tiền bằng số và bằng chữ: Số tiền nộp quỹ cần được ghi bằng số và bằng chữ, đồng thời cần ghi rõ đơn vị tiền tệ như đồng Việt Nam (VNĐ), hoặc USD.
- Ghi số lượng chứng từ gốc: Cần ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu thu để minh chứng cho khoản thu đó.
- Ghi rõ tỷ giá nếu thu ngoại tệ: Trong trường hợp thu ngoại tệ, cần ghi rõ tỷ giá hối đoái tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng VNĐ để ghi sổ
7. Những lưu ý khi lập phiếu thu
Khi lập phiếu thu, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần xem xét để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quy trình quản lý tài chính và ghi nhận các khoản thu. Dưới đây là những lưu ý cần lưu ý khi lập phiếu thu:
Xác định rõ mục đích:
Trước khi lập phiếu thu, hãy xác định rõ mục đích của giao dịch và khoản thu. Điều này giúp đảm bảo rằng các thông tin trên phiếu thu được ghi rõ ràng và chính xác.
Đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác:
Khi điền thông tin vào phiếu thu, hãy đảm bảo rằng tất cả các trường thông tin được điền đầy đủ và chính xác. Thông tin cần bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, ngày tháng, số tiền thu, nội dung nộp tiền và các thông tin liên quan khác.
Giữ phiếu thu một cách an toàn và có tổ chức:
Sau khi lập phiếu thu, đảm bảo rằng nó được giữ một cách an toàn và có tổ chức. Điều này giúp dễ dàng tìm kiếm và tra cứu thông tin khi cần thiết trong tương lai.
Lưu trữ chứng từ gốc:
Mỗi phiếu thu cần được kèm theo chứng từ gốc, như hóa đơn hoặc biên nhận. Việc này giúp chứng minh nguồn gốc của khoản thu.
Kiểm tra và rà soát:
Trước khi ký duyệt và ghi nhận phiếu thu, hãy tiến hành kiểm tra và rà soát thông tin trên phiếu. Điều này giúp đảm bảo rằng không có sai sót nào xảy ra trong quá trình ghi nhận.
Tuân thủ quy trình và quy định của doanh nghiệp:
Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng quá trình lập phiếu thu tuân thủ các quy trình và quy định của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
8. Cách sử dụng phiếu thu hợp lý
Sử dụng phiếu thu theo đúng quy định
Doanh nghiệp cần sử dụng phiếu thu do Bộ Tài chính ban hành. Phiếu thu phải được lập đầy đủ, chính xác và rõ ràng theo quy định. Phiếu thu phải được đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Phiếu thu phải được bảo quản cẩn thận để tránh thất lạc hoặc bị giả mạo.
Sử dụng phiếu thu cho từng khoản thu cụ thể
Mỗi khoản thu phải được ghi chép trên một phiếu thu riêng. Không được ghi nhiều khoản thu trên cùng một phiếu thu. Việc ghi chép rõ ràng từng khoản thu giúp cho việc theo dõi và quản lý tài chính dễ dàng hơn.
Sử dụng phiếu thu đúng mục đích
Phiếu thu chỉ được sử dụng để ghi chép việc thu tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ. Không được sử dụng phiếu thu cho các mục đích khác như ghi chép chi tiêu, ghi nợ. Việc sử dụng phiếu thu đúng mục đích giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hệ thống sổ sách kế toán.
Kết hợp sử dụng phiếu thu với các chứng từ khác
Phiếu thu thường được sử dụng kết hợp với các chứng từ khác như hóa đơn bán hàng, hóa đơn thu tiền, biên lai thu tiền. Việc sử dụng kết hợp các chứng từ giúp cho việc kiểm tra và đối chiếu thông tin dễ dàng hơn.
Sử dụng phần mềm kế toán để quản lý phiếu thu
Sử dụng phần mềm kế toán giúp tự động hóa việc lập phiếu thu, theo dõi số lượng phiếu thu còn lại, cảnh báo khi phiếu thu sắp hết. Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho công tác quản lý phiếu thu.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý nâng cao ý thức của cán bộ, nhân viên về việc sử dụng phiếu thu hợp lý. Thường xuyên kiểm tra và giám sát việc sử dụng phiếu thu, đồng thời có các biện pháp xử lý nghiêm đối với những hành vi vi phạm quy định về việc sử dụng phiếu thu.
Bằng cách sử dụng phiếu thu hợp lý, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý tài chính
Phần mềm kế toán Fast Accounting là một giải pháp hiệu quả cho việc quản trị tài chính kế toán của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Được thiết kế đơn giản, thông minh và an toàn, Fast Accounting hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý phiếu thu một cách chính xác và hiệu quả.
Điểm nổi bật của Fast Accounting:
- Đầy đủ nghiệp vụ đáp ứng tốt nhu cầu quản lý của từng loại hình doanh nghiệp.
- Báo cáo quản trị đa dạng.
- Tốc độ truy xuất nhanh, nhiều tính năng, tiện ích vượt trội.
- An toàn bảo mật cao.
- Hướng dẫn sử dụng chi tiết.
- Dịch vụ chuyên nghiệp, tận tâm, lập trình chỉnh sửa theo yêu cầu.
- Trải nghiệm dùng thử trước khi quyết định mua sản phẩm.
- Hệ sinh thái kết nối của Fast Accounting kết nối với chữ ký số, hóa đơn điện tử, Cơ quan Thuế…
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast