Hướng dẫn xuất hóa đơn cho cá nhân đúng quy định mới nhất

Từ ngày 01/6/2025, việc xuất hóa đơn cho cá nhân phải tuân theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC với nhiều điểm mới. Trong một số trường hợp, hóa đơn không bắt buộc phải ghi đầy đủ thông tin người mua, đặc biệt khi giao dịch với cá nhân không kinh doanh. Trong bài viết dưới đây, FAST sẽ giúp bạn nắm rõ cách xuất hóa đơn đúng quy định, tránh rủi ro về thuế và các mức xử phạt không đáng có.

Mục lục

1. Cá nhân có cần hóa đơn không? Khi nào cần xuất hóa đơn cho cá nhân?

Trong giao dịch thông thường, cá nhân không bắt buộc phải lấy hóa đơn khi mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ. Tuy nhiên, người bán vẫn có trách nhiệm xuất hóa đơn cho cá nhân trong một số trường hợp nhất định theo quy định pháp luật.

Thứ nhất, nếu cá nhân có yêu cầu, người bán bắt buộc phải xuất hóa đơn, bất kể giá trị giao dịch lớn hay nhỏ. Đây là quyền lợi chính đáng của người mua nhằm đảm bảo minh bạch thông tin và có cơ sở khi cần khiếu nại hoặc bảo hành.
Thứ hai, trong một số lĩnh vực bắt buộc phải xuất hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế, người bán phải lập hóa đơn cho cả khách hàng là cá nhân, dù họ không yêu cầu. Điều này thường áp dụng đối với các ngành như bất động sản, ô tô, điện máy, nhà hàng, khách sạn, và các lĩnh vực có doanh thu lớn hoặc dễ thất thu thuế.
Thứ ba, đối với các doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ, việc xuất hóa đơn là bắt buộc trong mọi trường hợp, kể cả khi người mua là cá nhân không yêu cầu. Việc lập hóa đơn không chỉ phục vụ quản lý thuế mà còn giúp ghi nhận doanh thu minh bạch và đúng quy định kế toán.

Tóm lại, cá nhân không bắt buộc phải lấy hóa đơn, nhưng có quyền yêu cầu khi cần thiết. Trong khi đó, người bán có nghĩa vụ xuất hóa đơn trong nhiều trường hợp, đặc biệt khi thuộc ngành nghề bắt buộc hoặc người mua có yêu cầu cụ thể.

Thông thường, cá nhân không bắt buộc phải lấy hóa đơn nhưng người bán vẫn có trách nhiệm xuất hóa đơn cho cá nhân

2. Quy định mới nhất về xuất hóa đơn cho cá nhân (cập nhật 2025)

Từ ngày 01/6/2025, việc xuất hóa đơn cho cá nhân sẽ được thực hiện theo các quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Các doanh nghiệp, tổ chức cần tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn và đảm bảo đầy đủ nội dung bắt buộc để tránh bị xử phạt hành chính hoặc phát sinh sai sót khi quyết toán thuế.

2.1. Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho cá nhân

Tùy từng loại hình giao dịch, thời điểm lập hóa đơn được quy định như sau:

Đối với bán hàng hóa: Hóa đơn được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Việc này áp dụng dù người bán đã hoặc chưa thu tiền.

Ví dụ: Ngày 5/6/2025, anh Minh mua một chiếc tủ lạnh tại cửa hàng điện máy. Tủ lạnh được giao trong ngày và chưa thanh toán tiền. Cửa hàng vẫn phải lập hóa đơn vào ngày 5/6/2025.

Đối với xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là ngày làm việc tiếp theo sau ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.

Ví dụ: Doanh nghiệp A xuất khẩu hàng vào ngày 10/6/2025 và được thông quan cùng ngày. Hóa đơn xuất khẩu cần được lập chậm nhất vào ngày 11/6/2025.

Đối với cung cấp dịch vụ: Hóa đơn phải được lập khi hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước, hóa đơn lập tại thời điểm thu tiền.

Lưu ý: Trường hợp tiền thu là đặt cọc hoặc tạm ứng cho các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thiết kế kỹ thuật, thẩm định giá… thì không lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, mà chờ đến khi dịch vụ hoàn thành.

Ví dụ: Ngày 3/6/2025, chị Hằng đặt cọc 5 triệu đồng để thuê thiết kế nội thất. Hóa đơn sẽ được lập khi đơn vị thiết kế hoàn tất dịch vụ và bàn giao bản vẽ, không lập ngay khi nhận cọc.

Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao theo giai đoạn: Mỗi lần giao hàng hay hoàn thành một phần công việc đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng đã hoàn thành.

Ví dụ: Công ty B xây dựng nhà cho cá nhân theo 3 giai đoạn. Sau mỗi giai đoạn bàn giao, công ty phải lập một hóa đơn tương ứng.

Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho cá nhân

2.2. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn xuất cho cá nhân

Khi lập hóa đơn cho khách hàng là cá nhân, doanh nghiệp cần đảm bảo các nội dung sau:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số: Giúp xác định loại hóa đơn đang sử dụng.
Số hóa đơn: Là số thứ tự duy nhất trong dãy hóa đơn của đơn vị phát hành.
Thông tin người bán: Gồm tên, địa chỉ, mã số thuế.
Thông tin người mua: Gồm tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Nếu cá nhân không có mã số thuế, mục này có thể bỏ trống.
Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Gồm tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Thuế GTGT: Bao gồm thuế suất, số tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.
Chữ ký số của người bán: Là yếu tố xác thực hóa đơn điện tử.

Khi lập hóa đơn cho khách hàng là cá nhân, doanh nghiệp cần đảm bảo các nội dung thông tin đầy đủ và chính xác

2.3. Một số trường hợp đặc thù được miễn ghi đầy đủ thông tin

Quy định mới theo khoản 14, điều 10 thuộc Nghị định 123 cho phép một số loại hình giao dịch không cần ghi đầy đủ tất cả thông tin người mua, giúp đơn giản hóa thủ tục, đặc biệt khi người mua không yêu cầu lấy hóa đơn.

Mua lẻ tại siêu thị, trung tâm thương mại: Không cần ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.

Ví dụ: Anh Tuấn mua thực phẩm tại siêu thị mà không yêu cầu hóa đơn. Siêu thị vẫn lập hóa đơn điện tử nhưng không cần điền thông tin cá nhân anh Tuấn.

Mua xăng dầu: Không cần thể hiện các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua.

Ví dụ: Cửa hàng xăng dầu bán lẻ cho xe máy, hóa đơn có thể chỉ ghi tổng số tiền và thông tin của người bán.

Tem, vé, thẻ điện tử: Không bắt buộc chữ ký số người bán và thông tin người mua, nếu không phải là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã.

Ví dụ: Khách hàng mua vé tàu điện ngầm qua ứng dụng, hóa đơn điện tử gửi qua email không cần thể hiện thông tin chi tiết người mua.

Dịch vụ vận tải hàng không qua website: Không cần thể hiện ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, thuế suất, chữ ký số, địa chỉ người mua.

Ví dụ: Chị Hoa mua vé máy bay khứ hồi qua website hãng hàng không, hóa đơn tự động gửi qua email chỉ thể hiện mã giao dịch và giá trị thanh toán.

Trường hợp người mua không có mã số thuế: Trên hóa đơn có thể để trống phần mã số thuế người mua.

Ví dụ: Anh Bình là cá nhân không kinh doanh, mua dịch vụ bảo trì máy lạnh từ công ty điện lạnh. Khi xuất hóa đơn, công ty chỉ cần ghi tên và địa chỉ, không cần ghi mã số thuế của anh Bình.

Trường hợp người mua là cá nhân tiêu dùng thông thường: Theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123, không cần ghi tên, địa chỉ người mua trên hóa đơn.

Ví dụ: Một khách hàng mua hàng điện tử tại trung tâm thương mại nhưng không yêu cầu xuất hóa đơn. Hóa đơn vẫn được lập theo quy định nhưng không ghi thông tin cá nhân người mua.

Khách nước ngoài đến Việt Nam: Có thể thay thế địa chỉ người mua bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng.

Ví dụ: Ông John (quốc tịch Anh) mua trang sức tại một cửa hàng ở TP.HCM. Khi xuất hóa đơn, cửa hàng có thể ghi “Passport No. B1234567 – UK” thay cho địa chỉ và mã số thuế.

Một số trường hợp đặc thù được miễn ghi đầy đủ thông tin

2.4. Mức phạt khi không xuất hóa đơn cho cá nhân

Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua, kể cả cá nhân không yêu cầu hóa đơn, sẽ bị xử phạt như sau:

Phạt từ 10 triệu đến 20 triệu đồng nếu không lập hóa đơn theo quy định.
Phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng nếu không lập hóa đơn cho hàng khuyến mãi, biếu tặng, trả thay lương (trừ hàng hóa nội bộ).
Biện pháp khắc phục: Buộc lập hóa đơn bổ sung nếu người mua có yêu cầu.

Doanh nghiệp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua, kể cả cá nhân không yêu cầu hóa đơn, sẽ bị xử phạt

3. Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn cho cá nhân

Việc lập hóa đơn cho khách hàng là cá nhân cần thực hiện đầy đủ và chính xác để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời hạn chế rủi ro xử phạt về thuế. Dưới đây là các bước chi tiết để doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn đúng quy trình khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho cá nhân.

3.1. Bước 1: Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn

Tùy vào từng loại giao dịch, cần xác định thời điểm lập hóa đơn như sau:

Bán hàng hóa: Lập hóa đơn khi giao hàng cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
Cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành dịch vụ. Trường hợp đã thu tiền trước, hóa đơn lập tại thời điểm thu tiền, trừ một số dịch vụ tư vấn, thiết kế, giám sát…
Xuất khẩu: Hóa đơn lập trong ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
Giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ từng phần: Lập hóa đơn sau mỗi lần bàn giao tương ứng với khối lượng đã hoàn thành.

Ví dụ: Công ty xây dựng hoàn thành phần móng vào ngày 10/6/2025, cần lập hóa đơn phần giá trị tương ứng trong ngày này, không dồn hóa đơn vào cuối dự án.

Trước tiên, bạn cần xác định đúng thời điểm lập hóa đơn

3.2. Bước 2: Chuẩn bị thông tin hóa đơn

Khi lập hóa đơn cho cá nhân, doanh nghiệp cần điền đủ các trường thông tin bắt buộc sau (trừ một số trường hợp đặc thù):

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn
Số hóa đơn: Số thứ tự phát hành liên tục trong năm hoặc theo từng ký hiệu hóa đơn.
Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị lập hóa đơn.
Thông tin người mua: Ghi rõ họ tên, địa chỉ. Nếu cá nhân không có mã số thuế thì không cần điền mã số thuế.
Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Thông tin thuế GTGT (nếu có): Thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
Chữ ký số của người bán: Áp dụng với hóa đơn điện tử.

Ví dụ: Khi bán gói khám sức khỏe cho chị Lan, phòng khám cần điền thông tin người mua: Họ tên “Nguyễn Thị Lan”, địa chỉ cư trú. Vì chị Lan không có mã số thuế cá nhân, mục này để trống. Hóa đơn ghi rõ tên dịch vụ, đơn giá, tổng tiền và ký bằng chữ ký số.

3.3. Bước 3: Lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử

Hiện nay, việc xuất hóa đơn cho cá nhân chủ yếu thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử. Các bước cụ thể:

Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử (doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm do nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp hoặc hệ thống của cơ quan thuế).
Chọn loại hóa đơn phù hợp: Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng.
Nhập thông tin chi tiết người mua, hàng hóa, dịch vụ, mức thuế.
Chữ ký điện tử và gửi hóa đơn cho người mua qua email, Zalo hoặc in bản chuyển phát (nếu có yêu cầu).
Truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã (nếu sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế).

Ngày nay, việc xuất hóa đơn cho cá nhân chủ yếu thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử

3.4. Bước 4: Gửi hóa đơn cho khách hàng

Sau khi lập và ký điện tử, doanh nghiệp có thể:

Gửi hóa đơn qua email đã đăng ký của khách hàng;
In hóa đơn giấy nếu khách hàng yêu cầu;
Gửi qua Zalo, ứng dụng điện tử hoặc QR code theo thông lệ.

Ví dụ: Quán cafe gửi hóa đơn mua hàng qua mã QR để khách quét lấy hóa đơn sau khi thanh toán tại quầy.

3.5. Bước 5: Lưu trữ và tra cứu hóa đơn

Cuối cùng, hóa đơn điện tử cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định. Khách hàng có thể tra cứu hóa đơn qua trang web của doanh nghiệp hoặc cổng tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.

Lưu ý: Nếu khách hàng là cá nhân nước ngoài, doanh nghiệp có thể thay thế thông tin địa chỉ trên hóa đơn bằng số hộ chiếu hoặc thông tin xuất nhập cảnh của người mua. Điều này giúp đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn và thuận tiện trong việc kê khai thuế. Trường hợp cung cấp dịch vụ xuyên biên giới, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử và thực hiện kê khai thuế GTGT theo chính sách thuế hiện hành.

Theo quy định, hóa đơn điện tử cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm

4. Một số câu hỏi thường gặp khi xuất hóa đơn cho cá nhân

Xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân là hoạt động thường xuyên trong hoạt động kinh doanh, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều thắc mắc do tính đa dạng của các tình huống thực tế. Dưới đây là tổng hợp một số câu hỏi phổ biến và giải đáp theo quy định pháp luật hiện hành (cập nhật đến 2025):

4.1. Xuất hóa đơn VAT cho cá nhân để làm gì?

Việc xuất hóa đơn VAT cho cá nhân là nghĩa vụ bắt buộc của người bán khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Hóa đơn không chỉ là căn cứ ghi nhận doanh thu, nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp mà còn phục vụ các mục đích của người mua như kê khai thuế thu nhập cá nhân, chứng minh chi phí hợp lệ (trong trường hợp là cá nhân kinh doanh hoặc hành nghề tự do) hoặc dùng để bảo hành, đổi trả sản phẩm khi phát sinh tranh chấp về chất lượng.

4.2. Cá nhân cho thuê nhà có phải xuất hóa đơn?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cá nhân cho thuê nhà không bắt buộc phải xuất hóa đơn. Tuy nhiên, nếu bên thuê là doanh nghiệp hoặc tổ chức có nhu cầu lấy hóa đơn để hạch toán chi phí, cá nhân có thể thực hiện một trong hai cách: (i) Đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ nếu doanh thu cho thuê từ 100 triệu đồng/năm trở lên và đã kê khai, nộp thuế GTGT, TNCN theo quy định; (ii) Trường hợp không thể xuất hóa đơn, doanh nghiệp thuê nhà có thể tự lập bảng kê kèm hợp đồng thuê và chứng từ thanh toán để đưa vào chi phí được trừ.

4.3. Cá nhân bán xe cho công ty có phải xuất hóa đơn không?

Cá nhân không kinh doanh khi bán tài sản như xe ô tô cho doanh nghiệp không phải xuất hóa đơn. Doanh nghiệp mua xe có thể hạch toán chi phí hợp lệ bằng các giấy tờ như hợp đồng mua bán có công chứng hoặc chứng thực, chứng từ thanh toán hợp lệ (chuyển khoản hoặc tiền mặt), giấy tờ xe và hồ sơ sang tên. Vì cá nhân không thuộc đối tượng kinh doanh nên không phát sinh nghĩa vụ kê khai thuế GTGT và không cần lập hóa đơn.

4.4. Xuất hóa đơn cho cá nhân có cần ghi mã số thuế không?

Việc ghi mã số thuế của người mua cá nhân không bắt buộc trong mọi trường hợp. Nếu cá nhân có mã số thuế và yêu cầu xuất hóa đơn để phục vụ kê khai (ví dụ: cá nhân hành nghề tự do có thu nhập chịu thuế), doanh nghiệp nên ghi đầy đủ thông tin. Ngược lại, nếu cá nhân không có mã số thuế, phần này trên hóa đơn có thể để trống mà hóa đơn vẫn được xem là hợp lệ theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP..

4.5. Cá nhân không lấy hóa đơn, doanh nghiệp có cần lập hóa đơn không?

Có. Dù người mua là cá nhân không yêu cầu hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định. Một số trường hợp đặc biệt được miễn ghi đầy đủ thông tin người mua như: bán lẻ tại siêu thị, cửa hàng tiện lợi; bán xăng dầu cho cá nhân; hóa đơn điện tử cho vé máy bay, vé xem phim, vé xe gửi… Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không lập hóa đơn khi phát sinh nghĩa vụ, có thể bị xử phạt từ 10 triệu đến 20 triệu đồng theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

4.6. Xuất hóa đơn cho cá nhân cần thông tin gì?

Để xuất hóa đơn cho cá nhân, cần các thông tin cơ bản sau:

Họ và tên người mua hàng
Địa chỉ người mua (có thể là địa chỉ cư trú hoặc địa chỉ nhận hàng)
Số điện thoại (nếu cần để liên hệ hoặc in trên hóa đơn)
Tên hàng hóa/dịch vụ
Số lượng và đơn giá
Thành tiền (có/không có thuế GTGT, tùy trường hợp)
Ngày lập hóa đơn

Lưu ý:

Cá nhân không cần cung cấp mã số thuế nếu không sử dụng cho mục đích kê khai thuế.

Hóa đơn xuất cho cá nhân thường là hóa đơn bán lẻ hoặc hóa đơn điện tử thông thường (không ghi tên công ty, MST).

Với hóa đơn điện tử, hệ thống của bên bán sẽ gửi file PDF hoặc XML qua email/Zalo cho người mua.

Xuất hóa đơn cho cá nhân tưởng chừng đơn giản, nhưng nếu thực hiện sai quy định, doanh nghiệp có thể đối mặt với các khoản phạt hành chính từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng. Việc nắm rõ thời điểm lập hóa đơn, các trường hợp ngoại lệ và nội dung bắt buộc sẽ giúp tổ chức, hộ kinh doanh tuân thủ đúng pháp luật, đồng thời quản lý doanh thu hiệu quả và minh bạch. Để đơn giản hóa quy trình lập hóa đơn, giảm thiểu sai sót và tự động cập nhật theo quy định mới nhất, bạn có thể lựa chọn Fast Business Online – phần mềm hóa đơn điện tử và kế toán hàng đầu hiện nay. FAST hỗ trợ lập, ký số và gửi hóa đơn điện tử chỉ trong vài bước, tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán, đảm bảo tính chính xác và đồng bộ dữ liệu kế toán – thuế.

Thông tin liên hệ:

Website: https://fast.com.vn/
Email: info@fast.com.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
Zalo: https://zalo.me/phanmemfast