fbpx

Tải mẫu hóa đơn bán lẻ theo quy định mới nhất

04/06/2024

30/05/2024

30

Trong quá trình kinh doanh, việc lập hóa đơn bán lẻ là một phần quan trọng không thể thiếu. Hóa đơn không chỉ là bằng chứng pháp lý cho các giao dịch mua bán mà còn là công cụ quản lý và kiểm soát thu nhập, chi phí của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ đúng quy định pháp luật, việc sử dụng mẫu hóa đơn bán lẻ theo quy định mới nhất là hết sức quan trọng.

Trong bài viết này, hãy cùng FAST tìm hiểu về các mẫu hóa đơn bán lẻ theo quy định mới nhất. Quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp nắm rõ các yêu cầu cần thiết để lập hóa đơn một cách đúng đắn mà còn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong quá trình kinh doanh.

1. Hóa đơn bán lẻ là gì?

Hóa đơn bán lẻ là chứng từ kế toán do người bán xuất cho người mua khi thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ tại các cửa hàng bán lẻ. Hóa đơn này đóng vai trò như một biên lai xác nhận việc mua bán đã diễn ra và cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch cho cả hai bên.

Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn phổ biến nhất, thường được sử dụng trong các cửa hàng nhỏ lẻ, shop bán hàng nhỏ, hộ kinh doanh, và các cơ sở kinh doanh không thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tài chính. Loại hóa đơn này chủ yếu được sử dụng trong các giao dịch mua bán trực tiếp giữa người bán và người mua khi thanh toán.

Do không có giá trị pháp lý cao và không được chi cục thuế quản lý, hóa đơn bán lẻ thường được thiết kế và in sẵn để sử dụng ngay. Các mẫu hóa đơn này có sẵn trên nhiều diễn đàn cung cấp tài liệu, nơi người dùng chỉ cần tải về, in ra và sử dụng. Ngoài ra, hóa đơn bán lẻ cũng có thể được mua dễ dàng tại các nhà sách trên toàn quốc hoặc tự in theo mẫu thiết kế riêng của từng công ty.

Hóa đơn bán lẻ là gì?

2. Quy định về mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ

Hóa đơn bán lẻ được coi là hợp lệ khi được lập đúng theo các nguyên tắc lập hóa đơn. Cụ thể, các quy định và yêu cầu sau đây cần được tuân thủ:

Nội dung trên hóa đơn

  • Tên và loại hàng hóa/dịch vụ: Hóa đơn phải thể hiện chính xác tên và loại hàng hóa hoặc dịch vụ mà cửa hàng hoặc nhà cung cấp bán lẻ đang kinh doanh. Điều này giúp người mua dễ dàng nhận biết và xác nhận các mặt hàng đã mua.
  • Không tẩy xóa, sửa chữa: Hóa đơn phải được viết rõ ràng, không có tẩy xóa hoặc sửa chữa. Việc giao hóa đơn viết sai cho khách hàng có thể dẫn đến việc bị lợi dụng và gây ảnh hưởng tiêu cực đến cửa hàng.

Quy tắc về mực viết

  • Sử dụng một màu mực duy nhất: Khi viết hóa đơn, chỉ sử dụng một màu mực duy nhất và mực này phải là loại không phai để đảm bảo hóa đơn có thể được lưu trữ lâu dài mà không bị mờ hoặc mất nét.

Thời điểm lập hóa đơn

  • Lập hóa đơn đúng thời điểm bán hàng: Hóa đơn bán lẻ phải được lập ngay tại thời điểm bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin trên hóa đơn.

Thông tin cần có trên hóa đơn bán lẻ

Hóa đơn bán lẻ cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau đây để được coi là hợp lệ:

  • Số hóa đơn: Mỗi hóa đơn phải có số hiệu riêng biệt để dễ dàng theo dõi và quản lý.
  • Ngày phát hành hóa đơn: Ghi rõ ngày tháng năm khi hóa đơn được lập.
  • Thông tin về người mua: Bao gồm tên và địa chỉ của người mua.
  • Thông tin về người bán: Bao gồm tên và địa chỉ của người bán.
  • Số lượng và đơn vị tính: Ghi rõ số lượng và đơn vị tính của hàng hóa hoặc dịch vụ.
  • Đơn giá: Giá của từng đơn vị hàng hóa hoặc dịch vụ.
  • Tổng cộng: Tổng số tiền phải trả, bao gồm cả thuế (nếu có).
  • Giảm giá: Ghi rõ các khoản giảm giá hoặc chiết khấu (nếu có).
  • Chữ ký: Hóa đơn cần có chữ ký của người mua, người bán hoặc đại diện ủy quyền của họ để xác nhận tính xác thực của giao dịch.

Việc tuân thủ các quy định trên không chỉ đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn bán lẻ mà còn giúp các cửa hàng và nhà cung cấp duy trì sự minh bạch và chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Hóa đơn hợp lệ sẽ hỗ trợ việc quản lý tài chính, kế toán một cách hiệu quả, đồng thời tạo lòng tin với khách hàng.

quy định về mẫu hóa đơn bán lẻ

3. Đối tượng nào được sử dụng hóa đơn bán hàng, bán lẻ?

Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC, hóa đơn bán hàng được áp dụng cho các đối tượng sau đây:

  1. Tổ chức và cá nhân kê khai, tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp: Bao gồm những tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa, xuất hàng vào khu phi thuế quan, và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
  2. Tổ chức và cá nhân trong khu phi thuế quan: Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa hoặc giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau. Trên hóa đơn phải ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Giá trị pháp lý của hóa đơn bán lẻ

Hiện nay, hóa đơn bán lẻ không có giá trị pháp lý cao và không được quản lý bởi cơ quan thuế. Các tổ chức, cá nhân có thể tự in mẫu hóa đơn bán lẻ theo nhu cầu sử dụng của mình.

4. Mẫu hóa đơn bán lẻ mới nhất theo quy định

in hóa đơn bán lẻ

TÊN ĐƠN VỊ BÁN HÀNG
LOGO ĐƠN VỊ
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Địa chỉ:……………

Điện thoại:………………

Mặt hàng bán (Hoặc ngành nghề kinh doanh)

Tên khách hàng:………………………………………………………………………………

Địa chỉ:……………………………………………………………………………………………

Số điện thoại: ………………….

STT TÊN HÀNG HÓA SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
1        
2        
3        
4        
5        
6        
7        
  CỘNG      

Thành tiền (bằng chữ): ……………………………………….

                                                                                                                                                              … Ngày ……… tháng ……… năm 20…

Người bán hàng

(Ký, đóng dấu) 

Khách hàng

(ký, ghi rõ họ tên)

 

5. Một số lưu ý khi viết hóa đơn bán lẻ

Sử dụng hóa đơn bán lẻ đúng cách và đầy đủ thông tin là điều cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và quản lý tốt các giao dịch. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn bán lẻ:

  • Thông tin của đơn vị bán hàng/cung cấp dịch vụ: Trên mẫu hóa đơn bán lẻ, cần thể hiện rõ ràng các thông tin của đơn vị bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại liên lạc, và mã số thuế (nếu có). Có thể kèm theo logo của đơn vị để tăng tính chuyên nghiệp.
  • Liên hóa đơn: Hiện nay, các mẫu hóa đơn bán lẻ thường có 02 liên. Người bán giữ 01 liên để lưu và quản lý, còn người mua giữ 01 liên để làm bằng chứng cho giao dịch.
  • Thông tin người mua hàng: Cần ghi rõ ràng và chính xác họ tên và địa chỉ của người mua hàng. Điều này giúp dễ dàng theo dõi và xác minh khi cần thiết.
  • Tên hàng hóa, dịch vụ: Phải ghi đầy đủ tên các mặt hàng hoặc dịch vụ được bán. Nếu không viết hết các dòng trên hóa đơn, cần gạch chéo các dòng còn trống để tránh việc điền thêm thông tin sau này.
  • Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính thực tế của hàng hóa, chẳng hạn như cái, chiếc, kg, lít, v.v. Trong trường hợp kinh doanh dịch vụ, không cần ghi đơn vị tính.
  • Số lượng hàng hóa: Ghi rõ số lượng thực tế của hàng hóa bán ra.
  • Đơn giá: Ghi rõ giá bán thực tế của hàng hóa hoặc dịch vụ, không bao gồm thuế GTGT.
  • Thành tiền: Ghi tổng giá trị của số lượng nhân với đơn giá. Điều này thể hiện giá trị thực tế của giao dịch.
  • Tổng cộng: Ghi tổng giá trị của tất cả các mặt hàng hoặc dịch vụ. Cần ghi cả bằng số và bằng chữ để tránh nhầm lẫn.
  • Ngày, tháng, năm bán hàng hóa/dịch vụ: Ghi rõ ngày tháng năm mà giao dịch được thực hiện. Điều này giúp theo dõi và quản lý thời gian bán hàng.
  • Chữ ký của người mua và người bán: Cả người mua và người bán cần ký tên vào hóa đơn bán lẻ. Người bán xé 01 liên giao cho người mua hàng. Nếu sử dụng hóa đơn in, cần in thành 02 bản, cả hai bên cùng ký vào 02 bản, mỗi bên giữ lại 01 bản để lưu.

in hóa đơn bán lẻ nhanh

Các bước cụ thể khi lập hóa đơn bán lẻ

  1. Chuẩn bị mẫu hóa đơn: Chọn mẫu hóa đơn bán lẻ phù hợp với các tiêu chuẩn và quy định, bao gồm đủ các thông tin cần thiết.
  2. Điền thông tin:
    • Điền thông tin của đơn vị bán hàng và người mua hàng đầy đủ và chính xác.
    • Ghi rõ tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, và thành tiền.
  3. Tổng kết và kiểm tra:
    • Tính tổng số tiền phải trả và ghi cả bằng số và bằng chữ.
    • Kiểm tra lại tất cả các thông tin đã điền để đảm bảo không có sai sót.
  4. Ký tên và giao liên:
    • Người bán và người mua cùng ký tên vào hóa đơn.
    • Người bán xé 01 liên giao cho người mua hoặc nếu là hóa đơn in, mỗi bên giữ lại 01 bản đã ký.
  5. Lưu trữ hóa đơn:
    • Lưu giữ liên hóa đơn của người bán cẩn thận để thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm tra sau này.

Việc tuân thủ các quy định và lưu ý khi lập hóa đơn bán lẻ không chỉ giúp cửa hàng và doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh một cách minh bạch, mà còn tạo sự tin tưởng và an tâm cho khách hàng trong quá trình mua bán

6. Tại sao cần phải sử dụng hóa đơn bán lẻ?

Sử dụng hóa đơn bán lẻ trong các giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ là một yêu cầu quan trọng dù không có giá trị pháp lý cao như các loại hóa đơn khác. Dưới đây là các lý do cụ thể vì sao cần phải sử dụng hóa đơn bán lẻ:

Chứng minh giao dịch:

  • Giá trị từ 200.000 đồng trở lên: Khi bán hàng hóa hoặc dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần bán, nếu người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì người bán vẫn phải lập hóa đơn. Trong trường hợp này, người bán phải ghi rõ nội dung: “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.”
  • Giá trị nhỏ hơn 200.000 đồng: Đối với các giao dịch có giá trị nhỏ hơn 200.000 đồng, người bán không cần lập hóa đơn cho từng lần bán. Tuy nhiên, vào cuối ngày, người bán phải lập một hóa đơn bán hàng tổng hợp, ghi rõ tổng số tiền đã bán trong ngày và kèm theo Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ hoặc bảng tổng hợp dữ liệu hàng hóa, dịch vụ bán ra trong ngày. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn sẽ ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn.”

Lợi ích đối với người bán và người mua:

  • Bằng chứng quan trọng: Hóa đơn bán lẻ là bằng chứng quan trọng trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa người mua và người bán. Nó chứng minh rằng giao dịch đã được thực hiện và các điều khoản của giao dịch.
  • Ghi nhận chi tiết giao dịch: Hóa đơn bán lẻ thể hiện chi tiết nội dung giao dịch, bao gồm tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, và ngày tháng giao dịch. Điều này giúp cả hai bên dễ dàng theo dõi và quản lý các giao dịch đã thực hiện.

Quản lý và kiểm tra nội bộ:

  • Theo dõi doanh thu: Sử dụng hóa đơn bán lẻ giúp người bán theo dõi doanh thu hàng ngày, từ đó có thể phân tích và đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.
  • Lưu trữ và quản lý hàng tồn kho: Hóa đơn bán lẻ giúp quản lý hàng tồn kho một cách chính xác, biết được số lượng hàng hóa đã bán ra và còn lại trong kho.

Tạo sự tin tưởng và chuyên nghiệp:

  • Chuyên nghiệp trong kinh doanh: Việc lập và cung cấp hóa đơn bán lẻ thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị bán hàng, tạo lòng tin cho khách hàng.
  • Minh bạch và rõ ràng: Hóa đơn bán lẻ giúp minh bạch hóa các giao dịch, đảm bảo rằng mọi thông tin đều được ghi nhận và xác thực.

Tuân thủ quy định pháp luật:

  • Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Dù không có giá trị pháp lý cao, việc sử dụng hóa đơn bán lẻ vẫn tuân thủ các quy định của pháp luật, đảm bảo rằng mọi giao dịch được ghi nhận và có chứng từ hợp lệ.

7. Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn bán lẻ

Thời điểm lập hóa đơn bán lẻ?

Căn cứ vào điểm g khoản 4 Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định như sau về thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể:

Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:

  1. g) Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính (trụ sở chính trực tiếp ký hợp đồng mua, bán hàng hóa, dịch vụ; hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ từng cửa hàng xuất cho khách hàng xuất qua hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng đứng tên trụ sở chính), hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống có in Phiếu tính tiền cho khách hàng, dữ liệu Phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống và khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử thì cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.

Hóa đơn bán lẻ có cần dấu không?

Không cần. Theo quy định hiện hành, hóa đơn bán lẻ không bắt buộc phải đóng dấu.

Lý do là vì hóa đơn bán lẻ thường chỉ ghi nhận những thông tin đơn giản về giao dịch như tên và địa chỉ người bán, tên và số lượng hàng hóa/dịch vụ, giá bán, thành tiền, tổng số tiền thanh toán, phương thức thanh toán, ngày tháng lập hóa đơn,… Do đó, việc đóng dấu không mang lại nhiều giá trị về mặt pháp lý và không ảnh hưởng đến tính xác thực của hóa đơn.

Tuy nhiên, việc đóng dấu có thể giúp tăng thêm độ tin cậy cho hóa đơn và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Do đó, nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn đóng dấu lên hóa đơn bán lẻ để tạo ấn tượng tốt với khách hàng.

Mua hóa đơn bán lẻ ở đâu?

Hiện nay, có hai cách chính để mua hóa đơn bán lẻ:

  1. Mua tại cơ quan tài chính:
  • Đối tượng: Cửa hàng, đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
  • Thủ tục:
    • Gửi đề nghị mua hóa đơn bằng văn bản lên cơ quan tài chính (Sở Tài chính hoặc Phòng Tài chính – Kế hoạch cấp huyện) nơi đơn vị đóng trụ sở.
    • Cơ quan tài chính xem xét và cung cấp số lượng hóa đơn phù hợp với số lượng hàng hóa thực tế.
  1. Mua tại các công ty in ấn hóa đơn:
  • Đối tượng: Bất kỳ ai.
  • Thủ tục:
    • Liên hệ với công ty in ấn hóa đơn uy tín.
    • Cung cấp thông tin cần thiết để in hóa đơn (tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế,…).
    • Thanh toán và nhận hóa đơn.

Lưu ý:

  • Khi mua hóa đơn bán lẻ, cần đảm bảo hóa đơn được in tại cơ sở có giấy phép kinh doanh hợp pháp và đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
  • Nên mua số lượng hóa đơn vừa đủ với nhu cầu sử dụng để tránh lãng phí.
  • Bảo quản hóa đơn cẩn thận để tránh bị rách nát, hư hỏng.

Trên hóa đơn bán lẻ có thể hiện mã số thuế của người bán không?

Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn bán lẻ không chỉ phải thể hiện mã số thuế của người bán mà còn phải bao gồm các thông tin sau:

  1. Tên người bán: Phải ghi chính xác tên của người bán theo thông tin trên các giấy tờ pháp lý như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, hoặc giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
  2. Địa chỉ người bán: Địa chỉ của người bán cũng phải được thể hiện đúng như thông tin trên các giấy tờ nêu trên.

Như vậy, hóa đơn bán lẻ không chỉ thể hiện mã số thuế của người bán mà còn phải bao gồm đầy đủ tên và địa chỉ của người bán theo đúng thông tin trên các giấy tờ pháp lý tương ứng.

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về hóa đơn bán lẻ và các mẫu hóa đơn bán lẻ theo quy định mới nhất, giúp các doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và quản lý giao dịch một cách hiệu quả. Từ việc nắm vững các thông tin cần thiết trên hóa đơn đến việc áp dụng quy định mới nhất, chúng ta đã có cái nhìn tổng quan về tầm quan trọng của việc sử dụng hóa đơn bán lẻ.

Đồng thời, không thể không nhắc đến sự phát triển của hóa đơn điện tử – một xu hướng mới trong quản lý giao dịch kinh doanh. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp nhanh chóng và tiện lợi cho việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, hãy khám phá ngay về FAST – nền tảng giải pháp hóa đơn điện tử hàng đầu. Với FAST, bạn sẽ trải nghiệm sự thuận tiện và đơn giản trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *