Báo cáo xuất nhập tồn giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình hàng hóa, vật tư trong từng kỳ, từ số lượng tồn đầu kỳ, phát sinh nhập xuất đến tồn cuối kỳ. Việc lập và đối chiếu báo cáo thường xuyên giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho, phát hiện chênh lệch và có cơ sở đưa ra quyết định nhập hàng, sản xuất hoặc điều chuyển phù hợp. Trong bài viết này, FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ nội dung, cách lập và tham khảo các mẫu báo cáo xuất nhập tồn bằng Excel.
| Tóm tắt nhanh: Báo cáo xuất nhập tồn là một trong những công cụ thường được sử dụng để theo dõi biến động hàng hóa, vật tư trong kỳ. Khi được lập đầy đủ về cả số lượng và giá trị, báo cáo giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng hàng còn lại, đối chiếu với sổ kho và số liệu kế toán, đồng thời phát hiện sớm những sai lệch cần xử lý. Bài viết sẽ giúp bạn:
|
1. Báo cáo xuất nhập tồn là gì?
1.1. Khái niệm
Báo cáo xuất nhập tồn là bảng tổng hợp dùng để theo dõi lượng hàng hóa, vật tư còn lại trong kho sau khi phát sinh các nghiệp vụ nhập và xuất trong kỳ. Tùy nhu cầu quản lý, báo cáo có thể được lập theo từng mã hàng, kho, nhóm hàng, lô hàng hoặc khoảng thời gian cụ thể.
Mô hình khái niệm báo cáo xuất nhập tồn
>> Xem thêm: Quy trình nghiệp vụ quản lý kho, cách áp dụng từ A đến Z
1.2. Mục đích sử dụng
Báo cáo giúp doanh nghiệp nắm được lượng hàng đang tồn, lượng hàng đã nhập hoặc xuất trong kỳ và giá trị tồn kho tương ứng. Đây cũng là cơ sở để bộ phận kho, kế toán và quản lý đối chiếu số liệu, phát hiện những trường hợp tồn kho bất thường hoặc chênh lệch so với thực tế.
Ngoài kiểm soát nội bộ, báo cáo còn hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tốc độ luân chuyển hàng hóa, xác định nhu cầu nhập thêm hàng và hạn chế tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng.
Mục đích sử dụng của báo cáo xuất nhập tồn
2. Nội dung của báo cáo xuất nhập tồn
Tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về nội dung của báo cáo xuất nhập tồn, bao gồm các thông tin cần theo dõi để kiểm soát tình hình nhập, xuất và tồn kho. Dưới đây là các nội dung chính của báo cáo:
2.1. Thông tin kho, vật tư và kỳ báo cáo
Phần đầu báo cáo thường xác định phạm vi số liệu cần theo dõi, chẳng hạn tên doanh nghiệp, kho, mã hàng, tên hàng, đơn vị tính và khoảng thời gian lập báo cáo. Việc xác định rõ kho và kỳ báo cáo giúp hạn chế tình trạng lấy nhầm dữ liệu giữa các kho hoặc cộng gộp số liệu của những kỳ khác nhau.
Các thông tin cơ bản cần xác định trước khi lập báo cáo xuất nhập tồn
>> Xem thêm: Quy trình xuất nhập kho hàng hoá CHUẨN cho doanh nghiệp
2.2. Tồn đầu kỳ
Tồn đầu kỳ thể hiện số lượng và giá trị hàng hóa, vật tư còn lại tại thời điểm bắt đầu kỳ báo cáo. Số liệu này thường được lấy từ số tồn cuối của kỳ trước hoặc số dư tồn kho được xác lập khi bắt đầu theo dõi dữ liệu.
Ví dụ: Nếu cuối tháng 8 doanh nghiệp còn 500 sản phẩm thì số lượng này sẽ là cơ sở để xác định tồn đầu kỳ tháng 9.
2.3. Nhập và xuất trong kỳ
Phần nhập và xuất phản ánh các nghiệp vụ làm tăng hoặc giảm lượng hàng trong kho trong phạm vi kỳ báo cáo. Số liệu có thể được tổng hợp từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chứng từ điều chuyển hoặc các nghiệp vụ điều chỉnh liên quan.
Luồng hàng hóa nhập và xuất trong kỳ báo cáo
>> Xem thêm: Quản lý tồn kho là gì? 12 phương pháp quản lý hàng tồn kho
2.4. Tồn cuối kỳ
Tồn cuối kỳ là số hàng còn lại sau khi cộng lượng nhập và trừ lượng xuất trong kỳ. Công thức cơ bản được sử dụng như sau:
Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ
Công thức này có thể áp dụng cho cả số lượng và giá trị, nhưng cách xác định giá trị xuất kho cần phù hợp với phương pháp tính giá hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Ví dụ: Một mặt hàng có tồn đầu 100 sản phẩm, nhập thêm 50 sản phẩm và xuất 30 sản phẩm thì tồn cuối kỳ là 120 sản phẩm. Với giá trị tồn kho, doanh nghiệp cần xác định giá trị nhập, xuất và tồn theo phương pháp tính giá đang sử dụng.
3. 8+ mẫu báo cáo xuất nhập tồn bằng Excel
Tùy quy mô kho và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu báo cáo đơn giản hoặc bổ sung thêm thông tin về giá trị, lô hàng, hạn sử dụng, mã vạch và nhiều kho. Dưới đây là các mẫu phổ biến để bạn tham khảo và điều chỉnh theo nhu cầu thực tế:
3.1. Mẫu xuất nhập tồn cơ bản
Mẫu này dùng để theo dõi số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ. Phù hợp với cửa hàng, kho nhỏ hoặc doanh nghiệp chỉ cần quản lý tồn kho ở mức cơ bản, không cần theo dõi quá nhiều thông tin chi tiết.
Mẫu xuất nhập tồn cơ bản
>> Tải ngay mẫu xuất nhập tồn cơ bản: TẠI ĐÂY
3.2. Mẫu xuất nhập tồn chi tiết
Mẫu xuất nhập tồn chi tiết bổ sung thêm các trường như đơn giá, thành tiền và giá trị tồn kho. Mẫu phù hợp với doanh nghiệp cần vừa theo dõi số lượng hàng hóa, vừa kiểm soát giá trị nhập – xuất – tồn để phục vụ kế toán và đối soát chi phí.
Mẫu xuất nhập tồn chi tiết
>> Tải ngay mẫu xuất nhập tồn chi tiết: TẠI ĐÂY
3.3. Mẫu tồn kho theo giá trị
Mẫu tồn kho theo giá trị tập trung vào việc theo dõi giá trị tiền của hàng hóa thay vì chỉ quản lý số lượng. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu để nhanh chóng xác định tổng giá trị hàng tồn đầu kỳ, phát sinh nhập – xuất và giá trị còn lại cuối kỳ.
Mẫu tồn kho theo giá trị
>> Tải ngay mẫu tồn kho theo giá trị: TẠI ĐÂY
3.4. Mẫu theo lô và hạn dùng
Mẫu này hỗ trợ quản lý hàng hóa theo từng số lô, ngày sản xuất và hạn sử dụng. Phù hợp với các ngành thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm hoặc những doanh nghiệp cần kiểm soát hạn dùng để hạn chế hàng hết hạn và tối ưu nguyên tắc xuất kho.
Mẫu theo lô và hạn dùng
>> Tải ngay mẫu theo lô và hạn dùng: TẠI ĐÂY
3.5. Mẫu quản lý bằng mã vạch
Mẫu quản lý bằng mã vạch sử dụng mã vạch hoặc mã SKU để nhận diện từng mặt hàng trong kho. Mẫu phù hợp với cửa hàng và kho có nhiều sản phẩm, giúp việc tra cứu, nhập liệu và kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, hạn chế nhầm lẫn giữa các mã hàng.
Mẫu quản lý bằng mã vạch
>> Tải ngay mẫu quản lý bằng mã vạch: TẠI ĐÂY
>> Xem thêm: Quản lý kho bằng QR Code là gì? Lợi ích khi quản lý kho bằng QR Code
3.6. Mẫu xuất nhập tồn đa kho
Mẫu xuất nhập tồn đa kho dùng để theo dõi số lượng hàng hóa tại nhiều kho hoặc nhiều chi nhánh trên cùng một biểu mẫu. Doanh nghiệp có thể dễ dàng so sánh tồn kho giữa các địa điểm và kiểm soát việc phân bổ hàng hóa hiệu quả hơn.
Mẫu xuất nhập tồn đa kho
>> Tải ngay mẫu xuất nhập tồn đa kho: TẠI ĐÂY
3.7. Mẫu xuất nhập tồn có Dashboard
Mẫu này kết hợp bảng dữ liệu xuất nhập tồn với Dashboard tổng hợp các chỉ số và biểu đồ trực quan. Phù hợp với doanh nghiệp cần theo dõi nhanh tình hình tồn kho, lượng nhập – xuất và giá trị hàng tồn mà không phải đọc toàn bộ bảng dữ liệu chi tiết.
Mẫu xuất nhập tồn có Dashboard
>> Tải ngay mẫu xuất nhập tồn có Dashboard: TẠI ĐÂY
3.8. Mẫu báo cáo vật tư nhập khẩu
Mẫu báo cáo vật tư nhập khẩu được thiết kế để theo dõi các vật tư, hàng hóa mua từ nước ngoài với thông tin như nhà cung cấp, quốc gia xuất khẩu, số tờ khai, ngoại tệ và tỷ giá. Mẫu giúp doanh nghiệp kiểm soát giá trị nhập khẩu sau quy đổi và hỗ trợ đối chiếu dữ liệu với bộ phận kế toán, mua hàng hoặc xuất nhập khẩu.
Mẫu báo cáo vật tư nhập khẩu
>> Tải ngay mẫu báo cáo vật tư nhập khẩu: TẠI ĐÂY
>> Xem thêm: Các trường hợp được xuất hóa đơn bằng ngoại tệ theo quy định mới nhất
4. Hướng dẫn lập báo cáo xuất nhập tồn
Để báo cáo phản ánh đúng tình hình hàng hóa, việc lập báo cáo cần bắt đầu từ việc xác định đúng phạm vi dữ liệu, sau đó tổng hợp số dư đầu kỳ và các chứng từ phát sinh. Cuối cùng, số liệu cần được đối chiếu với sổ kho, kế toán và kết quả kiểm kê trước khi sử dụng. Cụ thể các bước như sau:
4.1. Xác định phạm vi và kỳ báo cáo
Đây là bước đầu tiên nhằm xác định báo cáo sẽ theo dõi kho nào, mặt hàng nào và trong khoảng thời gian nào. Việc xác định rõ phạm vi giúp tránh lấy nhầm dữ liệu giữa các kho hoặc ghi nhận giao dịch ngoài kỳ báo cáo.
Nguồn dữ liệu: Danh mục kho, danh mục hàng hóa, chứng từ nhập – xuất và kỳ kế toán của doanh nghiệp.
Cách kiểm tra: Xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc của kỳ báo cáo và đối chiếu với phạm vi kho, mã hàng cần theo dõi.
Lỗi thường gặp: Chọn sai kỳ, lấy nhầm kho hoặc đưa các chứng từ phát sinh ngoài thời gian báo cáo vào bảng tổng hợp.
4.2. Lấy số dư đầu kỳ
Tồn đầu kỳ là số lượng và giá trị hàng hóa còn lại tại thời điểm đầu kỳ báo cáo. Đây là số liệu nền của báo cáo, vì tồn cuối kỳ trước thường được sử dụng làm tồn đầu kỳ sau.
Nguồn dữ liệu: Sổ chi tiết hàng tồn kho, báo cáo tồn kho của kỳ trước hoặc số dư được chuyển sang kỳ hiện tại trên phần mềm kế toán.
Cách kiểm tra: Đối chiếu số lượng và giá trị tồn đầu kỳ với số liệu tồn cuối kỳ trước. Nếu doanh nghiệp quản lý nhiều kho, cần kiểm tra theo từng kho và từng mã hàng.
Lỗi thường gặp: Tồn đầu kỳ không khớp với kỳ trước, thiếu mã hàng hoặc sai số lượng, đơn giá và giá trị tồn.
Đối chiếu số dư tồn đầu kỳ với số liệu tồn cuối kỳ trước để đảm bảo dữ liệu được chuyển sang kỳ mới chính xác
4.3. Tổng hợp chứng từ nhập, xuất
Khi đã có tồn đầu kỳ, doanh nghiệp tiếp tục tập hợp toàn bộ chứng từ nhập và xuất trong khoảng thời gian đã xác định. Bước này nhằm xác định trong kỳ hàng hóa đã nhập thêm bao nhiêu, xuất đi bao nhiêu và phát sinh giá trị tương ứng.
Nguồn dữ liệu: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chứng từ điều chuyển và các chứng từ điều chỉnh liên quan đến hàng tồn kho.
Cách kiểm tra: Đối chiếu danh sách chứng từ với sổ kho, kiểm tra ngày chứng từ, mã hàng, kho, đơn vị tính, số lượng và giá trị. Đồng thời cần kiểm tra để đảm bảo không có chứng từ bị bỏ sót hoặc ghi nhận trùng.
Lỗi thường gặp: Thiếu chứng từ, ghi nhận trùng, nhập sai mã hàng hoặc đưa chứng từ chưa hoàn tất vào báo cáo.
4.4. Tính tồn cuối kỳ
Sau khi đã xác định đầy đủ tồn đầu kỳ và các phát sinh nhập – xuất, doanh nghiệp có thể tính tồn cuối kỳ cho từng mặt hàng. Đây là chỉ tiêu được hình thành từ số liệu tồn đầu kỳ và các phát sinh đã tổng hợp ở bước trước.
Nguồn dữ liệu: Số dư đầu kỳ và số liệu nhập – xuất đã được kiểm tra, tổng hợp ở các bước trước.
Cách kiểm tra: Kiểm tra công thức tính và đối chiếu số liệu tồn cuối kỳ với sổ chi tiết hàng tồn kho. Với báo cáo có theo dõi cả số lượng và giá trị, cần kiểm tra sự phù hợp giữa hai chỉ tiêu.
Lỗi thường gặp: Công thức tính sai, bỏ sót phát sinh, tính sai giá xuất kho hoặc sử dụng không nhất quán phương pháp tính giá.
Tính tồn cuối kỳ dựa trên số dư đầu kỳ và các phát sinh nhập, xuất trong kỳ
4.5. Đối chiếu sổ kho, kế toán và kiểm kê
Đây là bước kiểm tra cuối cùng nhằm xác nhận số liệu trên báo cáo xuất nhập tồn phù hợp với dữ liệu được ghi nhận trên hệ thống và số lượng hàng thực tế tại kho. Nếu phát hiện chênh lệch, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân trước khi điều chỉnh báo cáo hoặc sổ sách.
Nguồn dữ liệu: Báo cáo xuất nhập tồn, sổ chi tiết kho, sổ sách kế toán và biên bản kiểm kê thực tế.
Cách kiểm tra: Đối chiếu theo từng kho, mã hàng, số lượng và giá trị; sau đó kiểm tra các trường hợp chênh lệch để xác định nguyên nhân như sai chứng từ, sai đơn vị tính, chưa ghi nhận nghiệp vụ hoặc chênh lệch kiểm kê.
Lỗi thường gặp: Chỉ đối chiếu tổng số mà không kiểm tra đến từng mã hàng, bỏ qua các khoản chênh lệch nhỏ hoặc điều chỉnh số liệu mà chưa xác định nguyên nhân.
5. Cách xử lý khi báo cáo xuất nhập tồn bị lệch
Báo cáo xuất nhập tồn bị lệch có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân, từ sai kỳ báo cáo, thiếu chứng từ đến chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách và thực tế tại kho. Dưới đây là cách xử lý một số nguyên nhân thường gặp để xác định và điều chỉnh chênh lệch phù hợp.
5.1. Sai kỳ hoặc sai kho
Kiểm tra lại thời gian báo cáo và mã kho được sử dụng khi tổng hợp dữ liệu. Nếu chọn nhầm kỳ hoặc lấy nhầm dữ liệu từ kho khác, cần điều chỉnh phạm vi báo cáo trước khi thực hiện các bước kiểm tra tiếp theo.
>> Xem thêm: 9 mẫu file quản lý kho bằng excel miễn phí mới nhất năm 2025
5.2. Thiếu, trùng hoặc chưa ghi sổ chứng từ
Đối chiếu danh sách phiếu nhập, phiếu xuất với sổ kho để xác định chứng từ bị thiếu, ghi trùng hoặc chưa cập nhật. Với các nghiệp vụ chưa được ghi nhận, cần bổ sung và thực hiện lại báo cáo sau khi dữ liệu được cập nhật đầy đủ.
Kiểm tra và đối chiếu chứng từ nhập xuất với sổ kho giúp phát hiện các trường hợp chứng từ bị thiếu, ghi trùng hoặc chưa được cập nhật đầy đủ
5.3. Sai đơn vị tính, mã hàng hoặc phương pháp tính giá
Kiểm tra lại mã hàng, đơn vị tính và phương pháp tính giá đang áp dụng. Đặc biệt với báo cáo theo giá trị, việc xác định giá xuất kho cần nhất quán với phương pháp doanh nghiệp sử dụng, chẳng hạn bình quân hoặc nhập trước xuất trước.
5.4. Chênh lệch kiểm kê chưa xử lý
Nếu số lượng thực tế khác số liệu trên sổ, cần kiểm tra biên bản kiểm kê và xác định nguyên nhân trước khi thực hiện điều chỉnh. Việc điều chỉnh cần có căn cứ và được ghi nhận theo đúng quy trình quản lý của doanh nghiệp.
FAST Business Online có phân hệ Tồn kho với các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, điều chuyển, kiểm kê và báo cáo hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn. Hệ thống cũng hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu và xử lý số liệu kiểm kê, giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu kho tập trung hơn.
Đối chiếu số lượng thực tế với số liệu trên sổ kho giúp xác định chênh lệch và làm cơ sở kiểm tra nguyên nhân trước khi điều chỉnh
>> Xem thêm: Top 19+ phần mềm quản lý kho miễn phí và tốt nhất
6. Câu hỏi thường gặp
6.1. Báo cáo xuất nhập tồn được lập theo số lượng hay giá trị?
Báo cáo có thể được lập theo số lượng, giá trị hoặc đồng thời cả hai. Theo dõi số lượng giúp kiểm soát lượng hàng thực tế, trong khi giá trị giúp doanh nghiệp nắm được quy mô vốn đang nằm trong hàng tồn kho.
6.2. Bao lâu doanh nghiệp nên lập báo cáo xuất nhập tồn?
Tần suất lập báo cáo phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm kinh doanh. Doanh nghiệp có lượng hàng hóa biến động lớn có thể theo dõi thường xuyên hoặc theo ngày, trong khi báo cáo tổng hợp có thể được lập theo tuần, tháng hoặc kỳ kế toán để phục vụ đối chiếu.
6.3. Vì sao tồn cuối kỳ trên báo cáo khác số kiểm kê thực tế?
Một số nguyên nhân thường gặp gồm chứng từ nhập xuất chưa được ghi nhận, nhập trùng hoặc thiếu chứng từ, sai mã hàng hoặc đơn vị tính, hàng đang điều chuyển và chênh lệch phát sinh trong quá trình kiểm kê. Doanh nghiệp nên đối chiếu lần lượt chứng từ, sổ kho và số liệu thực tế trước khi thực hiện điều chỉnh.
Báo cáo xuất nhập tồn giúp doanh nghiệp theo dõi biến động hàng hóa, kiểm soát số lượng và giá trị tồn kho, đồng thời hỗ trợ đối chiếu giữa sổ sách và thực tế. Việc lựa chọn mẫu báo cáo phù hợp, lập đúng kỳ và thường xuyên kiểm tra số liệu sẽ giúp hạn chế chênh lệch và nâng cao hiệu quả quản lý kho.
Với các giải pháp như FAST Accounting và FAST Accounting Online, FAST hỗ trợ các nghiệp vụ liên quan đến quản lý tồn kho và lập báo cáo, giúp kế toán thuận tiện hơn trong việc tổng hợp và đối chiếu thông tin phục vụ công tác quản lý.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast