Phiếu nhập kho là một chứng từ quan trọng trong hoạt động quản lý kho hàng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc lập phiếu nhập kho đúng cách không chỉ đảm bảo tính chính xác trong quản lý kho mà còn hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động kế toán và lập kế hoạch sản xuất. Trong bài viết này, hãy cùng FAST tìm hiểu chi tiết về phiếu nhập kho, từ khái niệm cơ bản đến hướng dẫn cách lập phiếu một cách chính xác và cập nhật nhất, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả kho hàng của mình.
1. Phiếu nhập kho là gì?
Phiếu nhập kho là một loại chứng từ quan trọng trong quy trình nhập hàng và quản lý kho của doanh nghiệp. Nó được sử dụng để ghi lại và theo dõi tình hình tài sản đầu vào của doanh nghiệp, bao gồm nguồn gốc và sự biến động của tài sản. Phiếu nhập kho cung cấp thông tin chi tiết về nguyên vật liệu, hàng hóa và tài sản cố định có trong kho, giúp doanh nghiệp xác định sổ chi tiết và thẻ kho một cách chính xác.
Các loại phiếu nhập kho được lập ra nhằm hỗ trợ kế toán theo dõi định kỳ, liên tục và chính xác tình hình kho hàng, làm cho quá trình quản lý trở nên dễ dàng hơn. Quy trình xuất nhập kho sẽ được thủ kho xác nhận.
Khi hàng hóa, vật liệu sản xuất hoặc thiết bị được đưa vào kho, thủ kho sẽ xác nhận và báo cáo với kế toán kho. Kế toán sau đó sẽ nhập thông tin hàng hóa vào hệ thống để theo dõi và giám sát. Việc lập phiếu nhập kho có thể do các bộ phận kho hoặc quản lý thực hiện, tùy thuộc vào tổ chức và quy định của từng doanh nghiệp.
Phiếu nhập kho thường được lập thành ba liên:
- Liên 1: Lưu tại phòng ban lập phiếu.
- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán.
- Liên 3: Giao cho người nhận hàng.
Quy trình này được giám sát bởi nhân viên kho, thủ kho hoặc cán bộ quản lý kho hàng. Sau khi lập phiếu, người lập phiếu và kế toán trưởng ký, sau đó chuyển cho giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt, có chữ ký và ghi rõ họ tên.
>> Xem thêm: Hướng dẫn quy trình nhập kho thành phẩm cho doanh nghiệp
>> Xem thêm: Phiếu xuất kho là gì? Cách viết phiếu xuất kho chi tiết nhất
2. Tổng hợp 5 mẫu phiếu nhập kho mới nhất
Dưới đây là các mẫu phiếu xuất kho mới nhất trên file PDF, excel và word bao gồm
| Mẫu phiếu nhập kho | Link tải miễn phí | |
| Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200 | ||
| Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133 | ||
| Phiếu nhập kho theo thông tư 107 | ||
| Phiếu nhập kho theo thông tư 88 | ||
| Phiếu nhập kho theo thông tư 24 |
2.1 Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200/2014/TT-BTC
Mẫu phiếu nhập kho này được ban hành kèm theo thông tư số 200/2014/TT-BTC, có thể áp dụng cho hầu hết loại hình doanh nghiệp:
PHIẾU NHẬP KHO Ngày …… tháng …… năm 20…. Nợ: …………………………. Số: ……………………………………. Có: ………………………. -Họ và tên người giao:……………………………………………………………………….. -Theo…………………….số…………..ngày……..tháng…….năm……..của…………………………………. Nhập tại kho:…………………………….địa điểm:…………………………………………………..
Tổng số tiền (viết bằng chữ): ……………………………………………………………………………………………………………… Số chứng từ gốc kèm theo: ………………………………………………………………………………………………………………..
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2.2. Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 133
BẢNG CHẤM CÔNG Tháng ….năm….
Ký hiệu chấm công:
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2.3 Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 107
Mẫu phiếu nhập kho này được ban hành kèm theo thông tư 107/2017/TT-BTC. Lưu ý, thông tư 107/2017/TT-BTC đã hết hiệu lực ngày 1/1/2025
2.4. Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 88
Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 88 áp dụng cho các đối tượng là cá nhân, hộ kinh doanh được ban hành kèm theo thông tư số 88/2021/TT-BTC.
2.5. Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 24
3. Hướng dẫn chi tiết cách viết phiếu nhập kho
Dưới đây là cách ghi phiếu nhập kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:
- Góc trên bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận nhập kho. Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn.
- Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho, tên kho, địa điểm kho nhập.
- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
- Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hoá đơn hoặc lệnh nhập).
- Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho.
- Cột 3,4: Do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hoá đơn… tuỳ theo quy định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực nhập.
- Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập cùng một phiếu nhập kho.
- Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên Phiếu nhập kho bằng chữ.
- Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) (đặt giấy than viết 1 lần), và người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
- Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) người giao hàng giữ.
>> Xem thêm: Cách vẽ sơ đồ kho tối ưu diện tích, tránh thất thoát cho doanh nghiệp
4. Một số vấn đề thường gặp khi lập phiếu nhập kho
Đối với kế toán viên và nhân viên quản lý kho, quá trình lập phiếu nhập kho có thể gặp phải nhiều vấn đề, gây ảnh hưởng đến độ chính xác của số liệu cũng như hiệu quả quản lý kho. Dưới đây là một số lỗi phổ biến:
-
Thiếu thông tin chi tiết: Một số phiếu nhập kho bị thiếu hoặc sai thông tin về mã vật tư, đơn giá hoặc số lượng. Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả kiểm soát kho mà còn có thể dẫn đến thất thoát hàng hóa. Để khắc phục, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán như MISA để quản lý kho hàng một cách hệ thống và hạn chế tình trạng thiếu sót thông tin.
-
Sai số liệu: Việc nhập nhầm số lượng hoặc đơn giá giữa các mã hàng là lỗi thường gặp, nhất là khi thao tác thủ công. Điều này dẫn đến sai lệch trong báo cáo kho và chi phí. Do đó, cần kiểm tra và đối chiếu kỹ số liệu trước khi lập phiếu, đồng thời ưu tiên ứng dụng phần mềm hỗ trợ để giảm thiểu rủi ro.
-
Không kiểm tra định kỳ: Nếu doanh nghiệp không thường xuyên đối chiếu số liệu giữa kho thực tế và sổ sách kế toán, sẽ rất khó phát hiện kịp thời tình trạng thất thoát hoặc chênh lệch. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của phiếu nhập kho và các báo cáo liên quan.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast