Phiếu nhập kho là gì? Hướng dẫn cách lập chính xác và mới nhất

Phiếu nhập kho là một công cụ quan trọng trong quản lý kho hàng của bất kỳ doanh nghiệp nào.  Việc lập phiếu nhập kho đúng cách không chỉ đảm bảo tính chính xác trong quản lý kho mà còn hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động kế toán và lập kế hoạch sản xuất. Trong bài viết này, hãy cùng FAST tìm hiểu chi tiết về phiếu nhập kho, từ khái niệm cơ bản đến hướng dẫn cách lập phiếu một cách chính xác và cập nhật nhất, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả kho hàng của mình.

1. Phiếu nhập kho là gì?

Phiếu nhập kho là một loại chứng từ quan trọng trong quy trình nhập hàng và quản lý kho của doanh nghiệp. Nó được sử dụng để ghi lại và theo dõi tình hình tài sản của doanh nghiệp, bao gồm nguồn gốc và sự biến động của tài sản. Phiếu nhập kho cung cấp thông tin chi tiết về nguyên vật liệu, hàng hóa, và tài sản cố định có trong kho, giúp doanh nghiệp xác định sổ chi tiết và thẻ kho một cách chính xác.

Các loại phiếu nhập kho được lập ra nhằm hỗ trợ kế toán theo dõi định kỳ, liên tục và chính xác tình hình kho hàng, làm cho quá trình quản lý trở nên dễ dàng hơn. Quy trình xuất nhập kho sẽ được thủ kho xác nhận.

Khi hàng hóa, vật liệu sản xuất hoặc thiết bị được đưa vào kho, thủ kho sẽ xác nhận và báo cáo với kế toán kho. Kế toán sau đó sẽ nhập thông tin hàng hóa vào hệ thống để theo dõi và giám sát. Việc lập phiếu nhập kho có thể do các bộ phận kho hoặc quản lý thực hiện, tùy thuộc vào tổ chức và quy định của từng doanh nghiệp.

Phiếu nhập kho thường được lập thành ba liên:

• Liên 1: Lưu tại phòng ban lập phiếu.
• Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán.
• Liên 3: Giao cho người nhận hàng.

Quy trình này được giám sát bởi nhân viên kho, thủ kho hoặc cán bộ quản lý kho hàng. Sau khi lập phiếu, người lập phiếu và kế toán trưởng ký, sau đó chuyển cho giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt, có chữ ký và ghi rõ họ tên.

2. Công dụng của phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu sản xuất và trang thiết bị tại các nhà kho, khu vực quản lý hàng hóa của doanh nghiệp. Dưới đây là các công dụng chính của phiếu nhập kho:

2.1. Quản lý hàng hóa nhập kho

Phiếu nhập kho được sử dụng để ghi nhận thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu được mua từ bên ngoài hoặc tự gia công, chế biến và nhận góp vốn trước khi nhập vào kho. Điều này giúp quản lý toàn bộ hàng hóa một cách chính xác và minh bạch.

2.2. Kiểm soát hàng tồn kho

Việc lập phiếu nhập kho giúp theo dõi tình hình kho hàng, đảm bảo rằng số lượng hàng hóa nhập kho khớp với số lượng hàng hóa thực tế trong kho. Điều này rất quan trọng để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.

2.3. Hỗ trợ phần mềm quản lý kho

Thông tin từ phiếu nhập kho được sử dụng để cập nhật vào phần mềm quản lý kho, giúp theo dõi và giám sát tình hình kho hàng một cách chính xác và hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và tối ưu hóa hoạt động kho hàng.

2.4. Đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong kế toán

Phiếu nhập kho được thực hiện bởi thủ kho hoặc kế toán kho, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận thông tin hàng hóa. Các thông tin này sau đó được nhập vào phần mềm kế toán, giúp dễ dàng theo dõi và kiểm soát chi phí.

2.5.Hỗ trợ lập kế hoạch và ra quyết định

Việc ghi chép và quản lý thông tin hàng hóa nhập kho giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình kho hàng, từ đó có thể lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh một cách hiệu quả và đưa ra các quyết định chiến lược kịp thời.

>> Xem thêm: Phiếu xuất kho là gì? Cách viết phiếu xuất kho chi tiết nhất

3. Hướng dẫn chi tiết cách viết phiếu nhập kho

Dưới đây là cách ghi phiếu nhập kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

• Góc trên bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận nhập kho. Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn, hoặc thừa phát hiện trong kiểm kê.
• Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho, tên kho, địa điểm kho nhập.
• Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
• Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hoá đơn hoặc lệnh nhập).
• Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho.
• Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hoá đơn,… tuỳ theo qui định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực nhập.
• Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập cùng một phiếu nhập kho.
• Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên Phiếu nhập kho bằng chữ.
• Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) (đặt giấy than viết 1 lần), và người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
• Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) người giao hàng giữ.

>> Xem thêm: Cách vẽ sơ đồ kho tối ưu diện tích, tránh thất thoát cho doanh nghiệp

4. Mẫu phiếu nhập kho cho doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Dưới đây là mẫu phiếu nhập kho cho doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Có thể nói, việc lập phiếu nhập kho đúng cách giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng hóa, nguyên vật liệu và trang thiết bị, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và sản xuất. Để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý và tối ưu hóa quy trình kế toán, dịch vụ hóa đơn điện tử của FAST cung cấp giải pháp hiện đại và tiện lợi. Với FAST, việc lập và quản lý hóa đơn trở nên dễ dàng hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về hóa đơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung vào phát triển kinh doanh và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://fast.com.vn/   
• Email: info@fast.com.vn 
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST   
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast

Xem thêm các bài viết liên quan: 

Mẫu phiếu chi và cách ghi phiếu chi mới nhất theo quy định