Trong quản lý kho, quy trình xuất nhập kho chuẩn hóa đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động trơn tru, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa. Một quy trình xuất kho hiệu quả sẽ giúp tối ưu hóa việc kiểm soát hàng hóa, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Trong bài viết này, FAST sẽ giới thiệu cho bạn mẫu quy trình xuất kho, nhập kho chuẩn hóa, đồng thời hướng dẫn cách áp dụng các quy trình để đạt được hiệu quả cao nhất trong doanh nghiệp.
1. Quy trình xuất nhập kho là gì?
Hiểu một cách đơn giản, quy trình xuất – nhập kho là chuỗi hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận hàng hóa vào kho (nhập kho) và đưa hàng ra khỏi kho (xuất kho) theo một trình tự rõ ràng, có hệ thống. Toàn bộ quá trình này được giám sát và kiểm soát bởi hệ thống quản lý nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và đồng bộ.
Việc thiết lập quy trình xuất nhập kho bài bản giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động logistics, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu suất làm việc, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, theo dõi và quản lý tồn kho một cách hiệu quả.
2. Quy trình xuất kho 6 bước chuẩn hóa
Một quy trình xuất kho chuẩn hóa bài bản không chỉ giúp kiểm soát chặt chẽ luồng hàng ra khỏi kho mà còn hỗ trợ kế toán, kiểm toán và các bộ phận liên quan trong việc đối chiếu, báo cáo. Dưới đây là mẫu quy trình xuất kho gồm 6 bước cơ bản mà nhiều doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng, giúp tối ưu hóa quy trình vận hành kho hàng:
Mẫu quy trình xuất kho 6 bước chuẩn hóa
Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho
Quá trình xuất kho bắt đầu khi bộ phận nội bộ cần sử dụng hàng hóa lập yêu cầu và gửi đến bộ phận kho:
- Yêu cầu xuất kho thường do bộ phận sản xuất, kỹ thuật, bán hàng hoặc hành chính gửi.
- Thông tin trong phiếu đề nghị cần ghi rõ: tên hàng, mã hàng (nếu có), số lượng, mục đích sử dụng và thời điểm cần hàng.
- Phiếu phải được lập bởi người có thẩm quyền và theo biểu mẫu của công ty.
- Việc ghi rõ ràng ngay từ đầu giúp giảm nhầm lẫn và là căn cứ quan trọng cho các bước xử lý tiếp theo.
Bước 2: Phê duyệt đề nghị xuất kho
Sau khi tiếp nhận đề nghị, bộ phận có thẩm quyền sẽ xem xét và quyết định phê duyệt:
- Quản lý kho, kế toán trưởng hoặc giám đốc là người chịu trách nhiệm phê duyệt tùy theo quy mô và giá trị lô hàng.
- Với nguyên vật liệu phục vụ sản xuất: cần sự đồng ý từ trưởng bộ phận kế hoạch hoặc ban giám đốc.
- Với hàng phục vụ bán hàng: có thể do bộ phận kế toán hoặc bán hàng phê duyệt nếu nằm trong định mức cho phép.
- Việc xem xét đảm bảo hàng chỉ được xuất khi thực sự cần thiết, tránh lãng phí và thất thoát nguồn lực.
Bước 3: Kiểm tra tồn kho
Trước khi xuất hàng, thủ kho cần kiểm tra thực tế để đảm bảo đủ điều kiện xuất:
- Xác minh số lượng tồn kho so với số lượng được đề nghị xuất.
- Kiểm tra tình trạng hàng hóa, hạn sử dụng (nếu có) và vị trí lưu trữ.
- Nếu hàng tồn không đủ, thủ kho cần thông báo cho bộ phận liên quan để xử lý – có thể là điều chuyển nội bộ hoặc đặt hàng bổ sung.
- Bước này là điểm kiểm soát quan trọng, đảm bảo tiến độ sản xuất – kinh doanh không bị gián đoạn.
Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác
Khi yêu cầu được phê duyệt và hàng tồn kho đáp ứng đủ, thủ kho hoặc kế toán tiến hành lập các giấy tờ cần thiết:
- Lập phiếu xuất kho theo đúng quy định, thể hiện đầy đủ: tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, người nhận.
- Có thể kèm theo hóa đơn, biên bản giao nhận hoặc các chứng từ nội bộ khác (tùy loại hàng).
- Chứng từ được in thành nhiều liên để lưu hồ sơ, gửi cho người nhận và làm căn cứ kế toán.
- Việc chuẩn hóa hồ sơ giúp thuận lợi cho kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ sau này.
Bước 5: Xuất kho
Sau khi hoàn tất chứng từ, hàng hóa được giao cho người nhận theo đúng quy trình:
- Nhân viên kho chuẩn bị hàng theo đúng số lượng, chất lượng và loại hàng được duyệt.
- Bố trí khu vực giao nhận riêng để tránh nhầm lẫn với các lô hàng khác.
- Người nhận và người giao cùng kiểm tra, đối chiếu và ký nhận vào phiếu xuất kho hoặc biên bản giao nhận.
- Nếu hàng được vận chuyển ra ngoài, kho sẽ phối hợp với đơn vị vận chuyển để đảm bảo đúng tiến độ và điều kiện giao hàng.
Bước 6: Cập nhật thông tin
Ngay sau khi hàng được giao đi, thông tin cần được cập nhật vào hệ thống quản lý:
- Cập nhật vào sổ kho thủ công hoặc phần mềm quản lý (như Excel, ERP, FAST…).
- Thông tin cần nhập gồm: mã hàng, số lượng đã xuất, ngày xuất, người nhận và tình trạng hàng.
- Việc ghi nhận kịp thời giúp số liệu tồn kho luôn chính xác, hỗ trợ việc kiểm kê, báo cáo và ra quyết định điều phối hàng hóa nhanh chóng.
- Với doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý kho, bước này giúp dữ liệu được đồng bộ tự động giữa các phòng ban.
3. Quy trình nhập kho 6 bước hoàn chỉnh
Quy trình nhập kho là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý hàng hóa của doanh nghiệp. Việc xây dựng một quy trình nhập kho rõ ràng, từ lúc phát sinh nhu cầu nhập hàng đến khi hàng hóa được cập nhật vào sổ sách, mỗi bước đều cần được thực hiện đúng quy trình và có sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan. Dưới đây là 6 bước nhập kho chuẩn mà doanh nghiệp có thể áp dụng để tối ưu hoạt động kho vận của mình:
Mẫu quy trình nhập kho 6 bước hoàn chỉnh
Bước 1: Yêu cầu nhập kho (Người yêu cầu nhập kho)
Quy trình bắt đầu khi một bộ phận có nhu cầu bổ sung hàng hóa đề xuất việc nhập kho:
- Bộ phận đưa ra yêu cầu có thể là mua hàng, sản xuất, hoặc quản lý vật tư.
- Người yêu cầu cần nêu rõ: loại hàng, mã hàng (nếu có), số lượng, nguồn gốc (mua từ nhà cung cấp nào), và lý do nhập.
- Thông tin này thường được trình bày trong phiếu đề nghị nhập kho, hóa đơn mua hàng hoặc hợp đồng kèm theo.
- Ghi rõ các chi tiết ngay từ đầu sẽ giúp kế toán và thủ kho dễ dàng kiểm tra, xử lý và đối chiếu ở các bước sau.
Bước 2: Lập phiếu nhập kho (Kế toán)
Sau khi nhận được đề nghị hợp lệ, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho:
- Phiếu nhập kho cần đầy đủ thông tin: tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá (nếu có), nguồn hàng và ngày nhập.
- Đây là cơ sở pháp lý và nghiệp vụ để kiểm soát hàng nhập, đảm bảo minh bạch trong lưu chuyển vật tư.
- Thông thường phiếu được lập thành 2 hoặc 3 liên: một cho kế toán lưu, một cho kho giữ, và một cho bộ phận liên quan.
- Việc chuẩn hóa biểu mẫu và nội dung giúp quá trình xử lý sau đó diễn ra nhanh chóng, chính xác.
Bước 3: Ký phiếu và chuyển hàng (Kế toán)
Sau khi lập xong phiếu nhập, cần có sự phê duyệt từ người có thẩm quyền và thực hiện chuyển hàng đến kho:
- Phiếu nhập kho phải được ký duyệt bởi kế toán trưởng hoặc người có thẩm quyền theo quy định nội bộ.
- Sau khi duyệt, phiếu được gửi cho thủ kho làm căn cứ nhập hàng.
- Cùng lúc đó, hàng hóa được vận chuyển đến kho, kèm theo các chứng từ gốc như hóa đơn, phiếu giao hàng, hợp đồng mua hàng.
- Việc gửi phiếu và giao hàng cần thực hiện đồng thời để tránh sai sót hoặc chậm trễ khi đối chiếu.
Bước 4: Nhận lại phiếu và nhập kho (Thủ kho)
Thủ kho tiếp nhận hàng hóa và kiểm tra thực tế trước khi nhập kho chính thức:
- So sánh số lượng, quy cách, chủng loại hàng hóa với thông tin trên phiếu nhập kho.
- Kiểm tra tình trạng hàng: còn nguyên vẹn, đúng chất lượng, không hư hỏng.
- Nếu phát hiện chênh lệch hoặc bất thường, cần báo ngay cho kế toán và người yêu cầu để xử lý.
- Nếu mọi thứ đúng, thủ kho ký nhận vào phiếu và thực hiện đưa hàng vào vị trí lưu trữ tương ứng trong kho.
Bước 5: Ghi thẻ kho (Thủ kho)
Sau khi nhập kho, thủ kho tiến hành ghi thông tin vào thẻ kho để quản lý tồn kho chính xác:
- Thẻ kho phản ánh toàn bộ biến động nhập, xuất và tồn của từng loại hàng hóa tại từng vị trí cụ thể.
- Mỗi dòng nhập cần ghi rõ ngày tháng, số lượng, phiếu nhập kèm theo.
- Việc ghi chép kịp thời giúp kiểm soát tồn kho, hỗ trợ đưa ra quyết định nhập thêm hay phân phối hàng hiệu quả.
- Thẻ kho cũng là tài liệu quan trọng khi kiểm kê định kỳ hoặc kiểm tra đột xuất.
Bước 6: Ghi sổ kế toán vật tư (Kế toán)
Cuối cùng, kế toán vật tư cập nhật các thông tin liên quan vào hệ thống kế toán doanh nghiệp.
- Căn cứ vào phiếu nhập kho và chứng từ gốc, kế toán ghi nhận dữ liệu vào sổ kế toán (thủ công hoặc trên phần mềm).
- Thông tin ghi sổ gồm: ngày nhập, mã hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị và tài khoản hạch toán liên quan.
- Việc ghi nhận đúng và đầy đủ giúp phản ánh chính xác giá trị hàng hóa trong hệ thống tài chính.
- Đây là bước cuối giúp hoàn tất quy trình nhập kho một cách minh bạch, đồng bộ giữa kế toán – kho – sản xuất.
4. Kinh nghiệm khi thực hiện quy trình xuất kho, nhập kho
Việc xây dựng và thực hiện đúng quy trình xuất – nhập kho là yếu tố then chốt trong công tác quản lý hàng hóa của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để quy trình này diễn ra trơn tru và đạt hiệu quả cao, cần chú ý đến nhiều chi tiết nhỏ nhưng có ảnh hưởng lớn đến độ chính xác và minh bạch trong quản lý.
4.1. Đảm bảo tính chính xác của chứng từ
Trong quá trình xuất – nhập kho, nếu chứng từ không hợp lệ hoặc thiếu thông tin sẽ làm ảnh hưởng đến việc đối chiếu, ghi nhận và xử lý khi có phát sinh sai lệch.
Giải pháp là đảm bảo các phiếu nhập, xuất, hóa đơn đều được lập đúng mẫu, có chữ ký xác nhận, đầy đủ thông tin như mã hàng, số lượng, đơn giá, đơn vị tính… Trước khi chuyển chứng từ, cần kiểm tra kỹ từng mục.
Một trong những yếu tố quan trọng là đảm bảo chứng từ phải đầy đủ, hợp lệ và chính xác
4.2. Kiểm tra hàng hóa thực tế kỹ lưỡng
Nhập hoặc xuất hàng mà không kiểm tra thực tế có thể dẫn đến sai lệch số lượng, chất lượng không đạt, hoặc xuất nhầm sản phẩm.
Trước khi xuất hoặc nhập kho, hàng hóa cần được kiểm tra cẩn thận về số lượng, chất lượng, mã hàng, hạn sử dụng và tình trạng vật lý. Cần có ít nhất hai bên cùng đối chiếu và ký xác nhận khi giao nhận để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm rõ ràng.
Bên cạnh đó, để thuận tiện trong kiểm tra, doanh nghiệp cần thiết lập sơ đồ quy định vị trí cố định của từng mặt hàng, mỗi kệ phải được đánh số hiệu, tên mặt hàng và các biển chỉ dẫn hàng hóa trong kho.
4.3. Phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận
Việc thiếu liên kết giữa kế toán, kho, mua hàng hay sản xuất sẽ làm chậm tiến độ và dễ phát sinh lỗi trong nhập – xuất kho.
Vì vậy, cần có sự phối hợp ăn ý, quy định rõ ràng vai trò và nhiệm vụ của từng bên. Giải pháp là xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận, thiết lập quy trình phối hợp và liên thông dữ liệu giữa các bên, đặc biệt là giữa kế toán và thủ kho trong việc cập nhật dữ liệu hàng hóa.
4.4. Cập nhật dữ liệu kho kịp thời, đầy đủ
Nếu dữ liệu không được cập nhật ngay sau giao dịch sẽ dẫn đến sai lệch tồn kho, ảnh hưởng đến kế hoạch mua – bán – sản xuất.
Vì thế, việc cập nhật thông tin hàng hóa xuất – nhập lên hệ thống quản lý cần được thực hiện ngay sau khi hoàn tất giao dịch. Trì hoãn cập nhật sẽ dẫn đến sai lệch tồn kho, ảnh hưởng đến các quyết định về sản xuất, mua hàng hoặc bán hàng. Thủ kho và kế toán cần phối hợp để thống nhất số liệu và xử lý nhanh chóng các chênh lệch nếu có.
Cập nhật dữ liệu kho kịp thời, đầy đủ ngay sau khi hoàn tất giao dịch
4.5. Tuân thủ quy trình và kiểm soát nội bộ
Việc bỏ qua các bước trong quy trình hoặc không phân quyền rõ ràng dễ dẫn đến rủi ro và gian lận. Doanh nghiệp cần đảm bảo mọi hoạt động xuất – nhập kho đều tuân thủ đúng quy trình đã đề ra, không được bỏ qua bước nào để tránh rủi ro. Ngoài ra, cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá lại hiệu quả quy trình để phát hiện lỗ hổng và cải thiện.
4.6. Tận dụng phần mềm quản trị kho hiện đại
Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho hiện đại giúp doanh nghiệp tự động hóa các bước trong quy trình xuất – nhập kho, từ đó giảm thiểu rủi ro do thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả quản lý. Trong đó, phân hệ Fast Inventory thuộc giải pháp ERP Fast Business Online là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc quản lý tồn kho, theo dõi phiếu nhập – xuất, kiểm soát số lượng hàng hóa và đối chiếu dữ liệu tức thời.
Hệ thống này không chỉ hỗ trợ đầy đủ các bước trong quy trình xuất kho mà còn cung cấp nhiều tính năng nâng cao giúp tối ưu hóa vận hành kho:
- Khai báo vật tư linh hoạt: Cho phép định danh mã hàng hóa lên đến 16 ký tự, phân loại theo nhóm, theo mức độ sử dụng (ABC), đơn vị tính, màu sắc, kích cỡ, thể tích… phù hợp với nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp.
- Quản lý tồn kho chi tiết: Theo dõi tồn kho theo nhiều đơn vị tính, theo lô, hạn sử dụng và định mức đặt hàng – giúp kiểm soát chính xác số lượng và thời hạn tiêu thụ hàng hóa.
- Tích hợp kiểm soát chứng từ: Hỗ trợ đầy đủ các loại chứng từ nhập – xuất kho, điều chuyển nội bộ và phiếu kiểm kê; cho phép cảnh báo thiếu hụt vật tư trước khi lập lệnh sản xuất.
- Kiểm kê và hạch toán tự động: Tính toán chênh lệch kiểm kê nhanh chóng, tạo bút toán điều chỉnh tự động, hạn chế sai sót và gian lận.
- Tính giá hàng tồn linh hoạt: Hỗ trợ nhiều phương pháp tính giá như bình quân tháng, FIFO, LIFO, đích danh… tùy theo đặc thù từng loại hàng hóa.
- Báo cáo quản trị đa dạng: Cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết về nhập – xuất – tồn kho, hàng chậm luân chuyển, hàng cận hoặc quá hạn, phân tích ABC… giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả.
Tận dụng phần mềm quản trị kho hiện đại từ Fast Inventory
Với quy trình xuất kho chuẩn hóa và sự hỗ trợ của FAST doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý kho mà còn giảm thiểu tối đa những rủi ro trong việc kiểm soát hàng hóa. Việc chuẩn hóa quy trình sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời cải thiện chất lượng dịch vụ. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để đạt được kết quả tốt nhất!
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast