Quản lý tồn kho là gì? 12 phương pháp quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho chưa bao giờ là nhiệm vụ đơn giản đối với các doanh nghiệp. Để tối ưu vận hành, giảm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh, việc áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả là yếu tố tiên quyết. Cùng FAST khám phá 12 phương pháp quản lý tồn kho bất bại, giúp doanh nghiệp vững vàng trong mọi hoàn cảnh. 

1. Quản lý tồn kho là gì? 

Quản lý tồn kho là quá trình kiểm soát, theo dõi và tối ưu số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu mà doanh nghiệp lưu trữ trong kho. Mục tiêu chính là đảm bảo hàng hóa luôn đủ để phục vụ nhu cầu kinh doanh mà không bị thiếu hụt hoặc tồn đọng quá nhiều.

Một hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả thường bao gồm các công việc như lập kế hoạch nhập kho, kiểm soát xuất kho, kiểm kê tồn kho định kỳ và tối ưu hóa lượng hàng tồn. Việc quản lý tốt tồn kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho, giảm thiểu thất thoát và duy trì dòng tiền ổn định. Chính vì vậy, quản lý tồn kho đóng vai trò rất quan trọng trong việc vận hành trơn tru và phát triển bền vững của doanh nghiệp

2. Các loại hàng tồn kho phổ biến

Trong hoạt động sản xuất và kinh doanh, việc phân loại hàng tồn kho đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt quy trình vận hành, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả đáp ứng thị trường. Dưới đây là các loại tồn kho phổ biến nhất hiện nay:

2.1. Nguyên vật liệu thô (Raw Materials)

Nguyên vật liệu thô là những vật liệu cơ bản, chưa qua chế biến, dùng để sản xuất ra thành phẩm. Dự trữ nguyên liệu đầu vào giúp doanh nghiệp đảm bảo tiến độ sản xuất và giảm thiểu rủi ro gián đoạn.

Ví dụ: Gỗ trong ngành nội thất, bông vải trong ngành may mặc, kim loại trong sản xuất cơ khí.

2.2. Hàng đang sản xuất (Work-in-Process – WIP)

Đây là các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn thiện. Kiểm soát hàng đang sản xuất cho phép doanh nghiệp nắm bắt tiến độ, từ đó tối ưu hóa dòng sản phẩm và nguồn lực sản xuất.

Ví dụ: Linh kiện điện tử đang lắp ráp, quần áo đang hoàn thiện công đoạn may.

2.3. Thành phẩm (Finished Goods)

Thành phẩm là sản phẩm đã hoàn chỉnh, sẵn sàng để xuất bán ra thị trường. Quản lý tồn kho thành phẩm hiệu quả giúp doanh nghiệp kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tối ưu doanh thu.

Ví dụ: Máy tính hoàn chỉnh, ô tô xuất xưởng, điện thoại đã lắp ráp.

2.4. Hàng hóa bảo trì, sửa chữa và vận hành (Maintenance, Repair, and Operations – MRO)

MRO bao gồm các vật tư, thiết bị phục vụ công tác bảo trì, sửa chữa và vận hành máy móc, cơ sở hạ tầng trong doanh nghiệp. Mặc dù không tham gia trực tiếp vào quy trình sản xuất sản phẩm, nhưng MRO lại rất cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất liên tục.

Ví dụ: Dầu nhớt, thiết bị bảo hộ, dụng cụ sửa chữa máy móc.

2.5. Hàng tồn kho dự trữ (Safety Stock)

Hàng tồn kho dự trữ là lượng hàng hóa để sẵn nhằm đối phó với những biến động bất ngờ về nhu cầu thị trường hoặc gián đoạn nguồn cung. Tồn kho an toàn giúp doanh nghiệp duy trì ổn định sản xuất và dịch vụ khách hàng ngay cả trong điều kiện bất lợi.

3. Lợi ích của quản lý hàng tồn kho hiệu quả

• Duy trì lượng hàng hóa tối thiểu cần thiết: Quản lý tồn kho giúp xác định đúng mức tồn tối thiểu, tránh thiếu hụt hoặc dư thừa, đảm bảo hoạt động sản xuất – kinh doanh diễn ra liên tục và hiệu quả.

• Tránh hư hỏng hàng hóa: Kiểm soát tồn kho chặt chẽ giúp hạn chế tổn thất do hàng hóa hư hỏng, đặc biệt với sản phẩm có hạn sử dụng, bảo vệ doanh thu và lợi nhuận doanh nghiệp.

• Tối ưu hóa vòng quay tồn kho: Theo dõi sát sao vòng quay hàng hóa giúp doanh nghiệp phát hiện tồn đọng bất thường, tối ưu dòng tiền và giảm chi phí lưu kho.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Quản lý tồn kho tốt giúp luôn có sản phẩm sẵn sàng, hạn chế tình trạng “cháy hàng”, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

• Hỗ trợ hoạch định sản xuất và kinh doanh: Dữ liệu tồn kho cung cấp cái nhìn tổng thể về tình hình tiêu thụ, hỗ trợ doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch sản xuất, marketing và giải phóng hàng tồn kịp thời.

• Tối ưu hiệu quả sử dụng vốn: Quản lý tồn kho bài bản giúp giảm vốn bị ứ đọng, duy trì dòng tiền ổn định và tăng khả năng đầu tư cho các hoạt động kinh doanh khác.

4. 12 phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến

Quản lý tồn kho hiệu quả không thể thiếu sự lựa chọn đúng đắn về phương pháp phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp. Dưới đây là 12 phương pháp quản lý tồn kho phổ biến và được ứng dụng rộng rãi hiện nay:

4.1. Mô hình EOQ (Economic Order Quantity)

EOQ, hay còn gọi là “Số lượng đặt hàng kinh tế”, là công cụ giúp doanh nghiệp xác định số lượng đặt hàng tối ưu nhằm giảm thiểu tổng chi phí liên quan đến việc đặt hàng và lưu kho. Cốt lõi của mô hình này là cân bằng giữa tần suất đặt hàng và chi phí lưu trữ hàng hóa.

Công thức EOQ:  Căn bậc hai của [(2 × nhu cầu hàng năm × chi phí đặt hàng) ÷ chi phí lưu kho mỗi đơn vị].

Trong đó:

• D: Nhu cầu hàng năm
• S: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng
• H: Chi phí lưu kho cho mỗi đơn vị trong năm

Đặc biệt trong ngành dược phẩm, nguyên liệu đầu vào có giá trị cao và yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt. Do đó mô hình EOQ giúp tối ưu kế hoạch nhập hàng, giảm chi phí lưu kho và duy trì chất lượng sản phẩm.

Ưu điểm:

• Tối ưu chi phí tổng thể về tồn kho.
• Hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng chính xác.

Nhược điểm:

• Công thức EOQ đòi hỏi dữ liệu chuẩn xác.
• Không linh hoạt nếu nhu cầu thị trường biến động mạnh.

4.2. Mô hình POQ (Production Order Quantity)

POQ là biến thể của EOQ, áp dụng cho môi trường sản xuất liên tục. Thay vì đặt hàng một lần, sản xuất và nhập kho diễn ra song song với tốc độ sản xuất nhất định. Mô hình này hỗ trợ doanh nghiệp tính toán lượng sản phẩm cần sản xuất mỗi lần, cân bằng giữa chi phí sản xuất, lưu kho và khả năng đáp ứng nhu cầu thực tế.

Công thức POQ: Căn bậc hai của (2 nhân D nhân S chia H), nhân với căn bậc hai của (P chia cho P trừ D).

Trong đó:

• D: Nhu cầu tiêu thụ mỗi kỳ.
• S: Chi phí thiết lập đơn hàng/sản xuất.
• H: Chi phí lưu kho mỗi đơn vị mỗi kỳ.
• P: Tốc độ sản xuất.
• POQ: Số lượng đặt hàng tối ưu khi sản xuất liên tục.

POQ đặc biệt phù hợp với các nhà máy có sản lượng biến động hoặc dây chuyền sản xuất không ổn định.

Ưu điểm:

• Giảm tồn kho trung bình, tiết kiệm chi phí lưu kho.
• Giúp quy trình sản xuất linh hoạt, dễ thích ứng với thay đổi.

Nhược điểm:

• Tăng tần suất nhập hàng, yêu cầu quản lý đơn hàng và vận chuyển nhiều hơn.
• Phụ thuộc vào khả năng cung ứng đúng hạn của nhà cung cấp.

4.3. Mô hình MOQ (Minimum Order Quantity)

Mô hình MOQ (Minimum Order Quantity) yêu cầu khách hàng hoặc doanh nghiệp phải đặt một số lượng tối thiểu cho mỗi lần mua hàng. Đây là cách phổ biến để nhà cung cấp tối ưu hóa chi phí sản xuất, vận chuyển và tồn kho.

Đối với doanh nghiệp, MOQ giúp đảm bảo nguồn cung ổn định với giá mua tốt hơn. Tuy nhiên, nếu không quản lý tồn kho chặt chẽ, việc đặt mua quá nhiều hàng hóa theo MOQ dễ dẫn đến tồn đọng và lãng phí nguồn lực.

Ưu điểm:

• Được hưởng mức giá tốt hơn khi mua với số lượng lớn.
• Đảm bảo nguồn cung ổn định cho sản xuất và kinh doanh.

Nhược điểm:

• Tăng rủi ro tồn kho dư thừa nếu nhu cầu tiêu thụ thấp hơn dự tính.
• Gây áp lực tài chính do phải mua lượng lớn một lúc.

4.4. Phương pháp FIFO (First In, First Out)

FIFO ưu tiên xuất kho những sản phẩm được nhập vào trước.
Phương pháp này đặc biệt quan trọng đối với hàng hóa có hạn sử dụng, sản phẩm dễ hỏng như thực phẩm, dược phẩm, giúp hạn chế tồn kho cũ, tránh hao hụt chất lượng.
Áp dụng FIFO giúp doanh nghiệp hạn chế tồn kho lỗi thời, tránh tổn thất do sản phẩm hết hạn.

Ưu điểm:

• Đảm bảo hàng hóa luôn tươi mới, chất lượng tốt.
• Hạn chế tối đa việc tồn kho lỗi thời.

Nhược điểm:

• Khi giá nhập tăng, FIFO có thể làm lợi nhuận kế toán cao hơn và tăng nghĩa vụ thuế
• Quản lý thủ công hơi khó nếu kho quá lớn.

4.5. Phương pháp LIFO (Last In, First Out)

Ngược với FIFO, LIFO ưu tiên xuất những sản phẩm nhập kho gần nhất. Phương pháp này thường dùng cho nguyên liệu bền như kim loại hay vật liệu xây dựng.

Ưu điểm:

• Có lợi khi giá nguyên liệu tăng vì giúp ghi nhận giá vốn cao hơn.
• Giảm lợi nhuận kế toán → giảm thuế.

Nhược điểm:

• Không phù hợp với sản phẩm dễ hỏng.
• Giá trị tồn kho dễ lệch so với giá trị thị trường thực tế.

4.6. Phương pháp FEFO (First Expired, First Out)

FEFO (First Expired, First Out) là phương pháp ưu tiên xuất kho những sản phẩm có hạn sử dụng gần nhất. Đây là cách quản lý tồn kho cực kỳ cần thiết đối với ngành thực phẩm, dược phẩm hoặc bất kỳ sản phẩm nào nhạy cảm với thời gian sử dụng.

Áp dụng FEFO giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa hàng hóa bị hết hạn, giảm thiểu thiệt hại và duy trì độ tin cậy trong mắt khách hàng.

Ưu điểm:

• Giảm rủi ro hàng tồn kho hết hạn.
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay khách hàng.

Nhược điểm:

• Yêu cầu hệ thống quản lý tồn kho theo hạn sử dụng cực kỳ chính xác.
• Quản lý thủ công khó khăn nếu số lượng sản phẩm lớn.

4.7. Mô hình JIT (Just In Time)

Just In Time (JIT) hướng tới mục tiêu giảm thiểu tối đa lượng hàng tồn kho bằng cách đồng bộ hóa việc nhập nguyên vật liệu với lịch sản xuất. Doanh nghiệp chỉ nhận hàng khi cần thiết cho sản xuất, từ đó tiết kiệm chi phí lưu kho, giảm lãng phí.
Tuy nhiên, mô hình JIT yêu cầu chuỗi cung ứng phải vận hành cực kỳ ổn định và linh hoạt để tránh gián đoạn sản xuất.

Ưu điểm:

• Giảm mạnh chi phí lưu kho và vận hành.
• Tối ưu hóa dòng tiền và giảm lượng vốn bị giam trong kho.

Nhược điểm:

• Phụ thuộc lớn vào sự ổn định và đúng hạn của nhà cung cấp.
• Dễ gặp rủi ro thiếu hàng nếu nguồn cung ứng bị chậm trễ.

Ví dụ: Toyota là một trong những doanh nghiệp điển hình đã thành công rực rỡ nhờ triển khai JIT.

4.8. Mô hình VMI (Vendor Managed Inventory)

Trong mô hình VMI, trách nhiệm quản lý lượng hàng tồn kho không còn thuộc về khách hàng mà được chuyển cho nhà cung cấp.
Nhà cung cấp sẽ chủ động theo dõi, dự báo và bổ sung hàng hóa cho khách hàng dựa trên các thỏa thuận đã thiết lập, giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng và giảm chi phí vận hành cho cả hai bên.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm nhân lực và chi phí kiểm soát kho.
• Đảm bảo hàng hóa luôn đủ phục vụ nhu cầu.

Nhược điểm:

• Phụ thuộc vào sự chuyên nghiệp của nhà cung cấp.
• Rủi ro mất quyền kiểm soát chi tiết hàng tồn.

4.9. Phương pháp phân tích ABC

Phân tích ABC giúp doanh nghiệp phân loại hàng tồn kho dựa trên tầm quan trọng và giá trị đóng góp của từng mặt hàng:

• Nhóm A: Những sản phẩm giá trị cao, ảnh hưởng lớn đến doanh thu, cần quản lý chặt chẽ.
• Nhóm B: Sản phẩm giá trị trung bình, cần kiểm soát ở mức độ vừa phải.
• Nhóm C: Sản phẩm giá trị thấp, quản lý linh hoạt.

Ưu điểm:

• Tập trung quản lý hiệu quả vào sản phẩm quan trọng.
• Giúp sử dụng nguồn lực quản lý kho hợp lý.

Nhược điểm:

• Cần phân tích dữ liệu kỹ càng.
• Phân loại sai dễ dẫn đến thất thoát giá trị lớn.

Ví dụ: Trong ngành hàng không vũ trụ: Nhóm A: động cơ máy bay; Nhóm B: Linh kiện điện tử; Nhóm C: các phụ tùng nhỏ như đinh ốc 

4.10. Phương pháp bình quân gia quyền

Phương pháp bình quân gia quyền (Weighted Average Cost) tính giá trị xuất kho dựa trên giá trung bình của toàn bộ hàng hóa trong kho. Sau mỗi lần nhập hàng, doanh nghiệp sẽ tính lại giá trung bình mới để áp dụng cho việc xuất kho sau đó.

Cách làm này giúp đơn giản hóa việc ghi nhận giá vốn, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn hoặc giá nhập hàng thường xuyên biến động.

Ưu điểm:

• Dễ dàng tính toán và áp dụng, nhất là khi có nhiều lần nhập hàng.
• Giảm biến động giá vốn giữa các kỳ kế toán.

Nhược điểm:

• Không phản ánh chính xác biến động giá thực tế của từng lô hàng.
• Trong môi trường lạm phát hoặc giảm phát mạnh, kết quả giá vốn có thể chênh lệch so với thực tế.

4.11. Phương pháp kiểm kê định kỳ

Với kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra và đối chiếu số lượng hàng tồn kho theo chu kỳ (tháng, quý, năm). Phương pháp này hỗ trợ phát hiện nhanh sai lệch, thất thoát, đồng thời cung cấp dữ liệu cho việc điều chỉnh sổ sách kế toán kịp thời.

Kiểm kê định kỳ còn giúp doanh nghiệp đánh giá được quy trình quản lý kho hiện tại, từ đó cải tiến và tối ưu hóa hiệu quả vận hành.

Cách làm này phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, lượng giao dịch không quá lớn, hoặc những đơn vị muốn đơn giản hóa quy trình ghi nhận tồn kho.

Ưu điểm:

• Quản lý đơn giản, không cần hệ thống phần mềm phức tạp.
• Chi phí vận hành thấp, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.

Nhược điểm:

• Không nắm được tồn kho thực tế theo thời gian thực.
• Dễ phát sinh chênh lệch do mất mát, hư hỏng không được phát hiện kịp thời.

4.12. Phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên (Perpetual Inventory System) là cách quản lý tồn kho bằng việc cập nhật liên tục số lượng hàng hóa sau mỗi giao dịch nhập – xuất. Hệ thống tồn kho luôn phản ánh đúng lượng hàng thực tế tại bất kỳ thời điểm nào.

Phương pháp này rất phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, giao dịch thường xuyên hoặc cần kiểm soát chặt chẽ tồn kho theo thời gian thực.

Ưu điểm:

• Cập nhật tồn kho chính xác và kịp thời sau mỗi lần giao dịch.
• Hỗ trợ quản lý tồn kho hiệu quả, ra quyết định kinh doanh nhanh chóng.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư hệ thống phần mềm và thiết bị theo dõi khá cao.
• Yêu cầu quy trình nhập liệu chính xác và đồng bộ để tránh sai sót.

5. Giải pháp ERP Fast Business Online – Hỗ trợ quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Fast Business Online là giải pháp ERP phân hệ phần mềm quản lý kho hiện đại được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách toàn diện, chính xác và linh hoạt. Với khả năng tự động hóa quy trình, cập nhật tồn kho theo thời gian thực và tối ưu hóa dòng chảy nguyên vật liệu, Fast Business Online giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt lượng hàng hóa, giảm thiểu chi phí lưu kho và nâng cao hiệu quả sản xuất – kinh doanh.

Tính năng nổi bật

• Quản lý tồn kho theo thời gian thực: Giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác số lượng hàng tồn, trạng thái hàng hóa tại mọi thời điểm, hạn chế tối đa sai sót khi kiểm kê hoặc xuất nhầm hàng.
• Kiểm soát hạn mức tồn kho: Hệ thống cho phép thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng loại hàng hóa. Khi tồn kho vượt ngưỡng, phần mềm sẽ tự động gửi cảnh báo cho bộ phận mua hàng hoặc kho vận.
• Hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng: Hệ thống tự động phân tích lượng tồn kho hiện tại và nhu cầu tiêu thụ thực tế, từ đó đề xuất kế hoạch đặt hàng hợp lý, đảm bảo nguồn cung liên tục mà không gây dư thừa tồn kho.
• Quản lý lô hàng, hạn sử dụng: Đặc biệt hữu ích cho các ngành như thực phẩm, dược phẩm. Giúp kiểm soát hàng hóa theo lô sản xuất và hạn sử dụng, từ đó dễ dàng áp dụng các phương pháp như FEFO (First Expired, First Out).
• Tích hợp kiểm kê kho: Fast Business Online hỗ trợ thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu số liệu tồn kho thực tế với hệ thống. Mọi chênh lệch được ghi nhận nhanh chóng, đảm bảo độ chính xác cao trong quản lý kho.
• Báo cáo phân tích đa chiều: Hệ thống cung cấp các báo cáo tồn kho chi tiết, báo cáo nhập – xuất theo từng kho, nhóm hàng hoặc khoảng thời gian, giúp nhà quản lý dễ dàng phân tích, đánh giá tình trạng kho vận từ nhiều góc độ.
• Liên kết chặt chẽ với các phân hệ khác: Fast Business Online đồng bộ dữ liệu tồn kho liên tục với các phân hệ kế toán, mua hàng, bán hàng, sản xuất…, tạo thành một hệ thống vận hành thống nhất, trơn tru và chính xác.

Quản lý tồn kho hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, cải thiện dòng tiền và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Để đạt được điều này, việc lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp, kết hợp cùng giải pháp công nghệ hiện đại, là bước đi cần thiết đối với mọi doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống hỗ trợ quản lý tồn kho toàn diện, chính xác và linh hoạt, hãy khám phá ngay phần mềm quản lý kho Fast, nền tảng ERP đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình tối ưu vận hành, phát triển bền vững và bứt phá mạnh mẽ trong kỷ nguyên số!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://fast.com.vn/   
• Email: info@fast.com.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST   
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast