Hóa đơn bán hàng là một loại chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, giúp ghi nhận doanh thu, chi phí và các thông tin khác liên quan đến giao dịch mua bán và là căn cứ để kê khai, nộp thuế và làm chứng từ kế toán. Trong bài viết này, hãy cùng FAST tìm hiểu về hóa đơn bán hàng, đặc điểm, vai trò và tầm quan trọng của nó trong hoạt động kinh doanh.
Hóa đơn bán hàng là gì?
Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP,
Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:
- a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động: Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa; Hoạt động vận tải quốc tế; Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. Hay còn gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp.
- b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
>> Xem thêm: Thuế xuất nhập khẩu là gì? Cách tính thuế xuất nhập khẩu chi tiết
Nội dung của hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng cần đảm bảo các nội dung cần thiết như sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua. Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua.
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền (không có thuế GTGT).
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua (không bắt buộc)
- Thời điểm lập hóa đơn; Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
- Ngoài các nội dung hướng dẫn, doanh nghiệp có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.
Xem thêm: Kế toán bán hàng là gì? Công việc hằng ngày của kế toán bán hàng
Vai trò của hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng không chỉ là một tài liệu chứng từ mà còn là công cụ quan trọng hỗ trợ quản lý kinh doanh và giữ cho quá trình mua bán diễn ra một cách minh bạch và hiệu quả.
Chứng từ pháp lý
Hóa đơn bán hàng là một chứng từ pháp lý chứng minh việc mua bán đã diễn ra giữa người bán và người mua. Đây là bằng chứng quan trọng để xác nhận quyền và nghĩa vụ của các bên.
Xác định doanh thu và chi phí
Hóa đơn bán hàng giúp xác định chính xác số tiền doanh nghiệp đã thu được từ việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, thông qua hóa đơn, doanh nghiệp cũng có thể tính toán chi phí để đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.
Quản lý và theo dõi giao dịch mua bán
Hóa đơn bán hàng cũng giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi các giao dịch mua bán. Việc có hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát được số lượng hàng hóa, dịch vụ đã bán ra và số tiền thu được từ khách hàng.
Chứng minh tài chính
Hóa đơn bán hàng cũng là một chứng từ quan trọng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Thông qua hóa đơn, doanh nghiệp có thể chứng minh được số tiền doanh thu và chi phí đã có trong kỳ kinh doanh.
Quản lý hàng tồn kho
Hóa đơn cung cấp thông tin về số lượng và loại hàng hóa bán ra. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc theo dõi và quản lý hàng tồn kho của mình.
Phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng
| Hóa đơn bán hàng | Hóa đơn giá trị gia tăng |
| Dành cho tổ chức, cá nhân khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. | Dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. |
| Không ghi thuế suất và tiền thuế GTGT. | Có ghi thuế suất và tiền thuế GTGT.
Tổng cộng tiền thanh toán là đã bao gồm tiền thuế GTGT. |
| Chỉ cần kê khai hóa đơn đầu ra, không cần kê khai hóa đơn đầu vào.
Chỉ cần kê khai chỉ tiêu [23] trên Tờ khai 01/GTGT hoặc không cần kê khai. |
Kê khai đầy đủ cả hóa đơn đầu ra và hóa đơn đầu vào.
Kê khai đầy đủ các chỉ tiêu trên Tờ khai 01/GTGT. |
| Phần thuế trên hóa đơn đầu vào sẽ được cộng trực tiếp vào nguyên giá tài sản. | Hạch toán tách biệt thuế GTGT đầu vào, đầu ra và nguyên giá tài sản để tính khấu trừ. |
>> Xem thêm: Các mẫu biên bản giao nhận hay dùng và những điều cần lưu ý khi lập mẫu
Cách quản lý hóa đơn bán hàng hiệu quả
Để quản lý hóa đơn điện tử nói chung và hóa đơn bán hàng bán hàng nói riêng, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của pháp luật và có thể áp dụng các biện pháp sau.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử
Việc sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc lập, phát hành và quản lý hóa đơn. Các doanh nghiệp cần lựa chọn các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo tính pháp lý và an toàn bảo mật dữ liệu.
> Xem thêm: Phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice đạt chuẩn
Đào tạo nhân viên về quy trình lập hóa đơn
Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc lập hóa đơn, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về quy trình lập hóa đơn. Điều này sẽ giúp tránh được các sai sót trong quá trình lập hóa đơn.
Kiểm tra và giám sát quy trình lập hóa đơn
Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và giám sát quy trình lập hóa đơn để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định của pháp luật.
Mẫu hóa đơn bán hàng tham khảo
Fast e-Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử toàn diện của Công ty Phần mềm FAST. Phần mềm có sẵn các mẫu hóa đơn bán hàng chuẩn, đáp ứng đầy đủ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Ngoài ra, FAST cũng sẵn sàng thiết kế các mẫu hóa đơn theo yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp.
Mẫu tham khảo hóa đơn bán hàng do cục Thuế phát hành (Phụ lục Ban hành kèm theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC).
| TÊN CỤC THUẾ:
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Liên 1: Lưu Ngày …….. tháng …….. năm ……….. |
Mẫu số: 02GTTT3/001
Ký hiệu: 03AA/23P Số: 0000001 |
||||||
| Tên người bán: ……………………………………………………………………………………………………………
Mã số thuế: Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………………. Điện thoại: ……………………………………………………………… Số tài khoản ……………………………… |
|||||||
| Tên người mua: ………………………………………………………………………………………………………….
Mã số thuế: Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………………… Số tài khoản: ……………………………………………………………………………………………………………… |
|||||||
| STT | Tên hàng hóa, dịch vụ | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6=4×5 | ||
| Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ: …………………………………………………………………………………………. | |||||||
| Số tiền viết bằng chữ: ………………………………………………………………………………………………………….. | |||||||
| NGƯỜI MUA HÀNG
(Ký, ghi rõ họ, tên) |
NGƯỜI BÁN HÀNG
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) |
||||||
| (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) | |||||||
(In tại Công ty in………., Mã số thuế……………..)
Ghi chú:
– Liên 1: Lưu
– Liên 2: Giao người mua
– Liên 3: Nội bộ
Một số mẫu hóa đơn bán hàng trên Fast e-Invoice
Hóa đơn bán hàng là một loại chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Xây dựng quy trình quản lý hóa đơn bán hàng đơn chặt chẽ không chỉ tạo ra sự chuyên nghiệp trong giao tiếp kinh doanh mà còn thúc đẩy lòng tin và mối quan hệ vững chắc giữa doanh nghiệp và khách hàng. Doanh nghiệp cần phải tuân thủ các quy định về hóa đơn bán hàng và áp dụng các biện pháp để quản lý hóa đơn hiệu quả hơn.
Xem thêm: 7 bước xây dựng quy trình bán hàng chuyên nghiệp cho doanh nghiệp