Hóa đơn trực tiếp là loại hóa đơn điện tử mà các cá nhân/tổ chức kinh doanh sử dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp cần phải quan tâm. Trong bài viết này, FAST sẽ cùng bạn tìm hiểu kỹ hơn về hóa đơn trực tiếp, từ định nghĩa cơ bản đến quy định trong việc sử dụng.
1. Hóa đơn trực tiếp là gì?
Hóa đơn trực tiếp (hay còn gọi là hóa đơn bán hàng) là loại hóa đơn điện tử do chi cục Thuế cấp cho cá nhân/tổ chức kinh doanh sử dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp khi giao dịch mua bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn này cung cấp thông tin về các mặt hàng hoặc dịch vụ đã mua, số lượng, giá cả, thuế và tổng cộng cần thanh toán.
Tại Khoản 2, Điều 8 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP định nghĩa như sau:
Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:
- a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
– Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
– Hoạt động vận tải quốc tế;
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
– Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
- b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Đối với khách hàng, hóa đơn trực tiếp là một bằng chứng chính xác và minh bạch về các giao dịch mua bán. Nó cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ đã mua, giúp khách hàng kiểm tra và đảm bảo rằng họ đã nhận đúng số lượng và chất lượng hàng hóa hoặc dịch vụ như đã thỏa thuận. Đồng thời, nó cũng là cơ sở để khách hàng đòi hỏi các quyền lợi hoặc hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp.
Bên cạnh việc giúp quản lý tài chính và đảm bảo tuân thủ pháp luật, hóa đơn trực tiếp còn mang lại nhiều lợi ích khác như tăng cường uy tín và niềm tin từ phía khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết tranh chấp và khiếu nại, cũng như cung cấp dữ liệu quan trọng để phân tích và đánh giá hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Quy định về hóa đơn trực tiếp
Dưới đây là một số quy định cụ thể khi sử dụng hoá đơn bán hàng trực tiếp mà các tổ chức, cá nhân có thể tham khảo:
2.1 Cấp hóa đơn bán hàng của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh
Tại khoản 2, điều 13 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.
Đối với trường hợp cấp hóa đơn bán hàng thì việc cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh sẽ dành cho các trường hợp như sau:
- Hộ, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng;
- Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- Doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua.
2.2 Mẫu hóa đơn bán hàng trực tiếp
Mẫu hóa đơn bán hàng cho các doanh nghiệp kê khai và tính thuế theo phương pháp trực tiếp do Cục thuế phát hành tại Phụ lục II, ban hành kèm Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17-09-2021 sẽ có nội dung như sau:
>> Xem thêm: Các mẫu hóa đơn điện tử chuẩn đẹp theo thông tư 78 theo ngành
2.3. Cách đăng ký cấp hóa đơn bán hàng (hóa đơn điện tử có mã) theo từng lần phát sinh
Doanh nghiệp thuộc trường hợp được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục IA kèm theo Nghị định 123 đến cơ quan thuế và truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để lập hóa đơn điện tử.
Sau khi doanh nghiệp đã khai, nộp thuế đầy đủ theo quy định của pháp luật thì ngay trong ngày làm việc cơ quan thuế cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân lập.
Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh được cơ quan thuế cấp mã.
2.4. Xác định cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh
Đối với tổ chức, doanh nghiệp
Do cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi tổ chức, doanh nghiệp đăng ký thuế, đăng ký kinh doanh hoặc nơi tổ chức đóng trụ sở hoặc nơi được ghi trong quyết định thành lập hoặc nơi phát sinh việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện.
Đối với hộ, cá nhân kinh doanh
- Hộ, cá nhân kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đề nghị cấp tại Chi cục Thuế quản lý nơi hộ, cá nhân kinh doanh tiến hành hoạt động kinh doanh.
- Hộ, cá nhân kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đề nghị cấp tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú hoặc nơi hộ, cá nhân đăng ký kinh doanh.
3. Phân biệt hóa đơn trực tiếp và hóa đơn VAT
Hóa đơn trực tiếp và hóa đơn thuế giá trị gia tăng (hay còn gọi là hoá đơn VAT) là 2 loại hóa đơn hoàn toàn khác nhau (dù chúng đều là hóa đơn điện tử). Để các bạn có thể thấy rõ được sự khác biệt, hãy cùng FAST so sánh các tiêu chí giữa 2 loại hóa đơn này.
3.1. Đối tượng áp dụng
- Hóa đơn trực tiếp dành cho các đối tượng như:
- Các chủ thể, doanh nghiệp kê khai và tính thuế theo phương pháp trực tiếp;
- Doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh phi thuế quan;
- Một số dịch vụ đặc thù theo quy định của pháp luật;
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo thuế khoán, hoá đơn của Cơ quan Thuế;
- Hóa đơn GTGT: Thường áp dụng cho các doanh nghiệp hoặc cá nhân kê khai thuế và tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
3.2. Hình thức kê khai
- Hóa đơn trực tiếp (hóa đơn bán hàng): Thông tin trên hóa đơn được kê khai một cách cụ thể về sản phẩm/dịch vụ và giá cả, không bao gồm thông tin về thuế GTGT. Ngoài ra, khi kê khai hoá đơn trực tiếp, tổ chức hoặc cá nhân chỉ kê khai đầu ra, không kê khai đầu vào.
- Hóa đơn GTGT: Hóa đơn này cung cấp thông tin chi tiết về giá trị của sản phẩm/dịch vụ, thuế GTGT được tính riêng biệt và tổng cộng phải thanh toán, đồng nghĩa với việc bắt buộc tổ chức hoặc cá nhân phải kê khai cả đầu ra và đầu vào khi đủ điều kiện khấu trừ.
4. Một số câu hỏi được quan tâm về hóa đơn trực tiếp
4.1. Sử dụng hóa đơn bán hàng trực tiếp có được khấu trừ thuế không?
Theo quy định của Khoản 10 Điều 1 trong Thông tư 26/2015/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn bán hàng trực tiếp ảnh hưởng đến quy trình khấu trừ thuế GTGT của doanh nghiệp.
Theo quy định này, để được khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp cần phải có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa hoặc dịch vụ mua vào. Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ các công ty kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp, họ sẽ nhận được hóa đơn đầu vào là hóa đơn bán hàng, hay còn gọi là hóa đơn trực tiếp. Điều này có nghĩa là các hóa đơn này không được coi là hóa đơn GTGT và doanh nghiệp không được phép kê khai và khấu trừ thuế GTGT từ các hóa đơn trực tiếp này.
Thay vào đó, các chi phí liên quan đến hóa đơn trực tiếp này sẽ được hạch toán vào chi phí khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp. Do đó, sử dụng hóa đơn bán hàng trực tiếp không đồng nghĩa với khả năng khấu trừ thuế GTGT, và doanh nghiệp cần phải tuân thủ quy định của pháp luật để đảm bảo tuân thủ và tránh rủi ro pháp lý.
>> Xem thêm: Hộ kinh doanh cá thể có được xuất hoá đơn GTGT không?
4.2. Hóa đơn trực tiếp trên 20 triệu có bắt buộc phải chuyển khoản không?
Căn cứ Khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định: Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 của Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) thì khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Điều này đồng nghĩa với việc các khoản chi này cần phải được thanh toán thông qua phương tiện chuyển khoản, thay vì sử dụng tiền mặt. Bằng cách này, các giao dịch trên 20 triệu đồng sẽ được ghi nhận một cách chính xác và minh bạch hơn, đồng thời giúp doanh nghiệp thể hiện rõ ràng các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng theo Điều 9 của Nghị định 218/2013/NĐ-CP, vẫn có một số trường hợp cụ thể khi mua bán hàng hoặc dịch vụ trên 20 triệu đồng có thể được thanh toán bằng tiền mặt mà không bị ràng buộc bởi quy định này. Các trường hợp này bao gồm các khoản chi liên quan đến:
- Khoản chi nhằm mục đích thực hiện quốc phòng, an ninh hoặc các hoạt động phòng chống HIV/AIDS nơi làm việc.
- Khoản chi hỗ trợ phục vụ cho các hoạt động của Đảng – tổ chức xã hội – chính trị theo quy định tại Điểm a khoản 1 của Điều này.
- Khoản chi cho việc thu mua hàng hóa, dịch vụ được lập bảng kê theo quy định tại điểm b khoản 1 của Điều này.
4.3. Hộ kinh doanh đang sử dụng hóa đơn bán hàng trực tiếp do Chi cục Thuế cấp có được sử dụng hóa đơn điện tử không?
Về các loại hóa đơn điện tử được quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2022), như sau:
“Điều 3. Giải thích từ ngữ
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
- a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”
Về đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ được quy định cụ thể tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, như sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều này.
- Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 51 của Luật này và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều này nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Trong đó, khoản 5 Điều 51 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về mức thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán thuế.
Như vậy, đối chiếu theo các quy định trên, hộ kinh doanh cá thể thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn trực tiếp và nộp thuế theo phương thức thuế khoán được sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ.
4.4. Nên mua hoá đơn điện tử ở đâu? Nhà cung cấp hóa đơn điện tử nào đạt chuẩn?
Khi quyết định mua hóa đơn điện tử, việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là một bước quan trọng để đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được dịch vụ đáng tin cậy và chất lượng. Để tìm được nhà cung cấp hóa đơn điện tử đạt chuẩn, bạn cần xem xét các tiêu chí sau:
- Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ và giá trị pháp lý theo quy định: Nhà cung cấp cần có khả năng cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ yêu cầu của pháp luật, đảm bảo tính hợp pháp và phù hợp với các quy định hiện hành.
- An toàn, bảo mật: Hóa đơn điện tử cần được bảo vệ chặt chẽ để tránh rủi ro về mất thông tin hay sử dụng trái phép.
- Chi phí hợp lý: Đảm bảo rằng chi phí sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử là hợp lý và phản ánh đúng giá trị của dịch vụ.
- Dịch vụ chăm sóc khách hàng: Một nhà cung cấp đáng tin cậy sẽ có dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tình và nhanh chóng để hỗ trợ bạn giải quyết mọi vấn đề phát sinh.
- Kết nối với các phần mềm khác: Hệ thống hóa đơn điện tử cần có khả năng kết nối với các phần mềm quản lý khác mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng, giúp tối ưu hóa quá trình làm việc.
- Giao diện phần mềm thân thiện, dễ sử dụng: Giao diện của phần mềm hóa đơn điện tử cần được thiết kế một cách thân thiện và dễ sử dụng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi thao tác.
Phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice của Công ty Phần mềm FAST là một sự lựa chọn đáng xem xét. Đây là giải pháp mà các doanh nghiệp có thể tin cậy khi muốn áp dụng hóa đơn điện tử để tối ưu hóa quy trình kinh doanh và đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật.
Có thể kể đến một số điểm nổi bật của phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice như sau:
- Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ và tính pháp lý: Phần mềm Fast e-Invoice đảm bảo đầy đủ các yêu cầu pháp lý và nghiệp vụ theo chuẩn mực của Bộ Tài chính. Phần mềm được cập nhật đầy đủ theo các quy định mới nhất, bao gồm Thông tư 78/2021/TT-BTC và tiêu chuẩn thành phần dữ liệu theo Quyết định 1450/QĐ-TC.
- Quản lý linh hoạt trên di động: Fast e-Invoice cho phép phát hành và quản lý hóa đơn dễ dàng ngay trên điện thoại di động, giúp doanh nghiệp linh hoạt và tiện lợi trong quản lý hóa đơn.
- Mẫu hóa đơn đa dạng và linh hoạt: Phần mềm cung cấp đa dạng các mẫu hóa đơn và cho phép thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu của từng doanh nghiệp, giúp tạo ra những hóa đơn chuyên nghiệp và phù hợp với thương hiệu.
- Chức năng quản lý hóa đơn đầu vào và đầu ra: Fast e-Invoice không chỉ giúp doanh nghiệp lập, phát hành hóa đơn mà còn hỗ trợ quản lý hóa đơn đầu vào nhanh chóng và chính xác, từ đó tối ưu hóa quy trình kế toán và tài chính.
- Kết nối với hệ sinh thái tài chính kế toán đa dạng: Phần mềm Fast e-Invoice kết nối linh hoạt với các hệ sinh thái tài chính kế toán khác nhau như phần mềm kế toán, chữ ký số, Tổng cục Thuế, phần mềm bán hàng POS, phần mềm bán hàng trạm xăng…
Xem thêm: Nên mua hoá đơn điện tử ở đâu? Nhà cung cấp hóa đơn điện tử nào đạt chuẩn?
Nắm rõ các thông tin và quy định về hóa đơn trực tiếp (hóa đơn bán hàng trực tiếp) sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật về kế toán và thuế. Các doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn hóa đơn điện tử xin vui lòng liên hệ với FAST qua thông tin bên dưới.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast