Tài khoản 153 là tài khoản dùng để theo dõi giá trị công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp, từ lúc mua nhập kho, xuất dùng đến khi phân bổ chi phí. Việc hạch toán đúng TK 153 giúp kế toán quản lý chi phí chính xác, tránh nhầm lẫn giữa công cụ dụng cụ, tài sản cố định và chi phí trả trước. Trong bài viết này, FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ tài khoản 153 là gì, nguyên tắc kế toán và cách hạch toán công cụ dụng cụ chi tiết.
| Tóm tắt nhanh Tài khoản 153 dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng, giảm công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp. Tùy giá trị và thời gian sử dụng, CCDC có thể được ghi nhận một lần vào chi phí hoặc phân bổ dần qua nhiều kỳ kế toán.
|
1. Tài khoản 153 là gì?
Tài khoản 153 là tài khoản kế toán dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp. Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định.
Một số công cụ dụng cụ thường gặp gồm: bàn ghế văn phòng, máy in, máy quét mã vạch, kệ hàng, dụng cụ sửa chữa, thiết bị bảo hộ lao động, bao bì luân chuyển hoặc đồ dùng cho thuê. Những tài sản này có thể được sử dụng nhiều lần nhưng có giá trị hoặc thời gian sử dụng chưa đạt tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định.
Về bản chất, TK 153 giúp doanh nghiệp theo dõi công cụ dụng cụ từ lúc mua vào, nhập kho, xuất dùng đến khi phân bổ chi phí hoặc thanh lý. Nếu không quản lý riêng, kế toán dễ nhầm lẫn CCDC với hàng tồn kho, tài sản cố định hoặc chi phí trả trước.
Một số tài khoản cấp 2 thường gặp của TK 153 gồm:
| Tài khoản | Nội dung phản ánh |
| TK 1531 – Công cụ, dụng cụ | Theo dõi các công cụ, dụng cụ thông thường |
| TK 1532 – Bao bì luân chuyển | Theo dõi bao bì sử dụng nhiều lần trong kinh doanh |
| TK 1533 – Đồ dùng cho thuê | Theo dõi công cụ, dụng cụ mua vào để cho thuê |
| TK 1534 – Thiết bị, phụ tùng thay thế | Theo dõi thiết bị, phụ tùng thay thế phục vụ hoạt động doanh nghiệp |
Doanh nghiệp nên mở sổ chi tiết TK 153 theo từng loại công cụ, bộ phận sử dụng, kho, mã CCDC hoặc đối tượng tập hợp chi phí. Cách quản lý này giúp kế toán dễ kiểm soát số lượng, giá trị còn lại và chi phí phân bổ trong từng kỳ.
Tài khoản 153 giúp doanh nghiệp theo dõi công cụ, dụng cụ từ mua vào đến xuất dùng và phân bổ chi phí.
>>> Xem thêm: Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ? Hướng dẫn hạch toán chi tiết
>>> Xem thêm: Quy trình quản lý hàng tồn kho chi tiết và hiệu quả
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 153
Khi hạch toán TK 153, kế toán cần xác định đúng bản chất của công cụ dụng cụ. Nếu tài sản đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định thì không hạch toán vào TK 153. Ngược lại, nếu tài sản không đủ tiêu chuẩn tài sản cố định nhưng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh thì có thể theo dõi là công cụ dụng cụ.
Một số nguyên tắc quan trọng khi kế toán tài khoản 153 gồm:
- Công cụ dụng cụ nhập kho được ghi nhận theo giá thực tế.
- Khi xuất dùng, cần xác định rõ bộ phận sử dụng và mục đích sử dụng.
- CCDC giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn có thể ghi nhận một lần vào chi phí.
- CCDC giá trị lớn hoặc sử dụng trong nhiều kỳ nên được phân bổ dần qua TK 242.
- Cần theo dõi chi tiết CCDC theo số lượng, giá trị, thời gian sử dụng và bộ phận sử dụng.
- Khi kiểm kê phát hiện thừa, thiếu, hư hỏng hoặc mất mát, kế toán cần xử lý theo hồ sơ thực tế.
Về kết cấu tài khoản, bên Nợ TK 153 phản ánh giá trị CCDC nhập kho, mua ngoài, nhận góp vốn hoặc thừa khi kiểm kê. Bên Có TK 153 phản ánh giá trị CCDC xuất kho sử dụng, xuất cho thuê, trả lại người bán hoặc thiếu khi kiểm kê.
Số dư bên Nợ của TK 153 thể hiện trị giá thực tế công cụ dụng cụ còn tồn kho tại thời điểm báo cáo. Vì vậy, kế toán cần đối chiếu số liệu TK 153 với sổ kho, biên bản kiểm kê và danh sách công cụ dụng cụ thực tế.
Có thể phân biệt nhanh các trường hợp xử lý CCDC như sau:
| Trường hợp | Cách xử lý kế toán |
| CCDC mua về chưa dùng ngay | Ghi nhận vào TK 153 để theo dõi nhập kho |
| CCDC xuất dùng một lần | Ghi giảm TK 153 và ghi nhận ngay vào chi phí |
| CCDC xuất dùng nhiều kỳ | Ghi giảm TK 153, chuyển sang TK 242 và phân bổ dần |
Nguyên tắc kế toán tài khoản 153 giúp doanh nghiệp theo dõi, hạch toán và kiểm soát công cụ dụng cụ chính xác trong từng kỳ kế toán.
>>> Xem thêm: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác và đầy đủ
3. Cách hạch toán tài khoản 153 – các nghiệp vụ thường gặp
3.1. Mua công cụ, dụng cụ nhập kho
Khi doanh nghiệp mua công cụ dụng cụ về nhập kho, kế toán cần căn cứ vào hóa đơn, chứng từ thanh toán, phiếu nhập kho và hồ sơ mua hàng để ghi nhận giá trị thực tế của CCDC.
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán hạch toán:
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331– Tổng giá thanh toán
Ví dụ: Doanh nghiệp mua 10 bộ dụng cụ sửa chữa, giá chưa thuế là 20.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán ghi:
Nợ TK 153: 20.000.000 đồng
Nợ TK 133: 2.000.000 đồng
Có TK 112: 22.000.000 đồng
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị công cụ dụng cụ nhập kho sẽ bao gồm cả thuế GTGT. Khi đó, kế toán ghi toàn bộ giá thanh toán vào TK 153.
Trường hợp mua công cụ dụng cụ đưa vào sử dụng ngay, doanh nghiệp cần xác định cách ghi nhận phù hợp. Nếu giá trị nhỏ và dùng ngay cho bộ phận quản lý, bán hàng hoặc sản xuất, kế toán có thể ghi trực tiếp vào chi phí. Nếu giá trị lớn và dùng trong nhiều kỳ, nên ghi nhận qua TK 242 để phân bổ dần.
Mua công cụ, dụng cụ nhập kho cần hạch toán đúng TK 153, TK 133 và tài khoản thanh toán liên quan.
>>> Xem thêm: Quy trình xuất nhập kho hàng hoá CHUẨN cho doanh nghiệp
>>> Xem thêm: Cách hạch toán và quy trình nhập kho thành phẩm
>>> Xem thêm: Hướng dẫn tính thuế GTGT phương pháp trực tiếp mới nhất 2026
3.2. Xuất dùng CCDC – ghi nhận một lần vào chi phí
Khi công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn hoặc không cần phân bổ nhiều kỳ, doanh nghiệp có thể ghi nhận một lần vào chi phí trong kỳ. Cách này thường áp dụng với các công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động thường xuyên, giá trị không lớn và không ảnh hưởng đáng kể đến chi phí từng kỳ.
Tùy bộ phận sử dụng, kế toán ghi:
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Ví dụ: Doanh nghiệp xuất kho văn phòng phẩm và dụng cụ nhỏ trị giá 3.000.000 đồng dùng cho bộ phận quản lý. Kế toán ghi:
Nợ TK 642: 3.000.000 đồng
Có TK 153: 3.000.000 đồng
Nếu công cụ dụng cụ xuất dùng cho phân xưởng sản xuất, kế toán có thể hạch toán vào TK 627. Nếu xuất dùng cho bộ phận bán hàng, kế toán hạch toán vào TK 641. Nếu xuất dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, kế toán hạch toán vào TK 642.
Khi ghi nhận một lần vào chi phí, kế toán vẫn nên lưu đầy đủ phiếu xuất kho, đề nghị cấp phát, biên bản bàn giao hoặc danh sách người/bộ phận sử dụng. Điều này giúp doanh nghiệp có căn cứ giải trình khi kiểm tra chi phí.
>>> Xem thêm: Quy trình nghiệp vụ quản lý kho, cách áp dụng từ A đến Z
3.3. Xuất dùng CCDC – phân bổ nhiều lần qua tài khoản 242
Đối với công cụ dụng cụ có giá trị lớn, sử dụng trong nhiều kỳ hoặc phục vụ hoạt động trong thời gian dài, doanh nghiệp thường không ghi nhận toàn bộ vào chi phí một lần. Thay vào đó, kế toán chuyển giá trị CCDC sang TK 242 – Chi phí trả trước để phân bổ dần.
Khi xuất dùng CCDC cần phân bổ nhiều kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Hàng tháng hoặc theo kỳ phân bổ, kế toán ghi:
Nợ TK 627, 641, 642
Có TK 242 – Chi phí trả trước
Ví dụ: Doanh nghiệp xuất dùng một bộ kệ hàng trị giá 24.000.000 đồng cho bộ phận bán hàng và dự kiến phân bổ trong 12 tháng.
Khi xuất dùng:
Nợ TK 242: 24.000.000 đồng
Có TK 153: 24.000.000 đồng
Hàng tháng phân bổ:
Nợ TK 641: 2.000.000 đồng
Có TK 242: 2.000.000 đồng
Cách phân bổ qua TK 242 giúp chi phí được ghi nhận phù hợp hơn với thời gian sử dụng thực tế của công cụ dụng cụ. Đây là cách làm thường gặp với các CCDC có giá trị đáng kể như kệ trưng bày, thiết bị văn phòng, công cụ hỗ trợ bán hàng hoặc thiết bị dùng cho nhiều kỳ sản xuất.
Phân bổ công cụ dụng cụ qua TK 242 giúp doanh nghiệp ghi nhận chi phí theo nhiều kỳ, phù hợp hơn với thời gian sử dụng thực tế của CCDC.
4. Cách tính và hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ nhiều kỳ
4.1. Công thức phân bổ CCDC theo tháng
Khi công cụ dụng cụ được phân bổ trong nhiều kỳ, kế toán cần xác định mức chi phí phân bổ hàng tháng. Công thức thường dùng là:
Mức phân bổ CCDC hàng tháng = Giá trị CCDC cần phân bổ / Số tháng phân bổ
Trong đó:
- Giá trị CCDC cần phân bổ là giá trị công cụ dụng cụ sau khi trừ khoản thu hồi hoặc giá trị được xử lý riêng nếu có.
- Số tháng phân bổ là thời gian doanh nghiệp dự kiến sử dụng công cụ dụng cụ.
- Mức phân bổ hàng tháng là số chi phí được ghi nhận vào từng kỳ kế toán.
Ví dụ, một công cụ dụng cụ có giá trị 12.000.000 đồng và được phân bổ trong 12 tháng. Mức phân bổ mỗi tháng là:
12.000.000 / 12 = 1.000.000 đồng/tháng
Khi xác định thời gian phân bổ, doanh nghiệp cần căn cứ vào thời gian sử dụng thực tế, đặc điểm của CCDC, quy chế tài chính nội bộ và nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Không nên chọn thời gian phân bổ quá ngắn hoặc quá dài nếu không phản ánh đúng bản chất sử dụng.
Công thức phân bổ CCDC theo tháng giúp kế toán xác định chi phí phân bổ từng kỳ dựa trên giá trị CCDC và thời gian sử dụng thực tế.
>>> Xem thêm: Cách hạch toán thanh lý công cụ dụng cụ theo từng trường hợp
4.2. Ví dụ minh họa phân bổ CCDC qua nhiều kỳ kế toán
Giả sử Công ty A mua một máy in dùng cho bộ phận quản lý với giá chưa thuế là 18.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, thanh toán qua ngân hàng. Doanh nghiệp dự kiến sử dụng trong 18 tháng và phân bổ đều hàng tháng.
Khi mua máy in nhập kho:
Nợ TK 153: 18.000.000 đồng
Nợ TK 133: 1.800.000 đồng
Có TK 112: 19.800.000 đồng
Khi xuất máy in cho bộ phận quản lý sử dụng và phân bổ nhiều kỳ:
Nợ TK 242: 18.000.000 đồng
Có TK 153: 18.000.000 đồng
Mức phân bổ hàng tháng:
18.000.000 / 18 = 1.000.000 đồng/tháng
Hàng tháng, kế toán ghi:
Nợ TK 642: 1.000.000 đồng
Có TK 242: 1.000.000 đồng
Sau 18 tháng, toàn bộ giá trị công cụ dụng cụ đã được phân bổ hết vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán cần đối chiếu số dư TK 242, bảng phân bổ CCDC và danh sách công cụ dụng cụ để đảm bảo không còn khoản phân bổ treo sai kỳ.
Với doanh nghiệp có nhiều công cụ dụng cụ, việc theo dõi thủ công bằng Excel dễ phát sinh sai sót như quên phân bổ, phân bổ sai số kỳ, sai tài khoản chi phí hoặc không cập nhật khi chuyển bộ phận sử dụng. Do đó, doanh nghiệp nên quản lý CCDC trên phần mềm kế toán để đồng bộ dữ liệu từ lúc mua, nhập kho, xuất dùng đến khi phân bổ chi phí. Fast Accounting và Fast Accounting Online của FAST hỗ trợ theo dõi công cụ dụng cụ, quản lý chứng từ và lập bút toán phân bổ định kỳ theo từng kỳ, từng bộ phận, giúp kế toán kiểm soát chi phí chính xác hơn và giảm rủi ro sai lệch số liệu.
Bài viết đã giúp bạn hiểu rõ tài khoản 153 là gì, nguyên tắc kế toán và cách hạch toán công cụ dụng cụ trong các trường hợp thường gặp như mua nhập kho, xuất dùng một lần và phân bổ nhiều kỳ qua TK 242. Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp cần theo dõi CCDC theo giá trị, bộ phận sử dụng, thời gian phân bổ và tài khoản chi phí phù hợp.
Thông tin liên hệ:
- Website: fast.com.vn
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: zalo.me/phanmemfast