Cách hạch toán thanh lý công cụ dụng cụ theo từng trường hợp

Hạch toán thanh lý công cụ dụng cụ (CCDC) cần dựa trên tình trạng thực tế của CCDC tại thời điểm thanh lý: đã phân bổ hết, còn giá trị chưa phân bổ hay vẫn còn trong kho. Nếu dùng cùng một bút toán cho mọi trường hợp, doanh nghiệp dễ ghi sai tài khoản, sai chi phí hoặc thiếu chứng từ khi kiểm tra. Trong bài viết này, FAST sẽ hướng dẫn cách xử lý hồ sơ và bút toán thanh lý công cụ dụng cụ theo từng tình huống thường gặp.

1. Khi nào doanh nghiệp thanh lý công cụ dụng cụ?

Doanh nghiệp thường thanh lý công cụ dụng cụ khi CCDC không còn nhu cầu sử dụng, bị hỏng, lỗi thời, không còn đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh hoặc cần thay thế bằng công cụ mới. Việc thanh lý có thể phát sinh dưới nhiều hình thức như bán lại, thu hồi phế liệu, tiêu hủy hoặc chuyển xử lý nội bộ theo quyết định của doanh nghiệp.

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là tài sản cố định và được quản lý, hạch toán tương tự nguyên vật liệu; việc nhập, xuất, tồn kho CCDC trên TK 153 được thực hiện theo giá gốc. Vì vậy, trước khi hạch toán thanh lý, kế toán cần xác định CCDC đang nằm ở đâu trên sổ sách: còn trong kho, đã xuất dùng và phân bổ hết, hay còn giá trị đang theo dõi trên TK 242.

1.1. Công cụ dụng cụ đã phân bổ hết

CCDC đã phân bổ hết là công cụ đã được đưa vào sử dụng và toàn bộ giá trị đã được phân bổ vào chi phí các kỳ trước. Trường hợp này, giá trị còn lại trên sổ phân bổ thường bằng 0, nhưng hiện vật có thể vẫn đang được sử dụng hoặc lưu tại bộ phận quản lý.

Khi thanh lý CCDC đã phân bổ hết, kế toán không còn khoản chi phí phân bổ dở dang để ghi giảm. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần lập hồ sơ thanh lý để cập nhật tình trạng hiện vật, tránh tình trạng CCDC đã không còn sử dụng nhưng vẫn nằm trong danh sách quản lý nội bộ.

Nếu có khoản thu từ bán thanh lý, doanh nghiệp cần ghi nhận khoản phải thu, thuế GTGT đầu ra nếu thuộc đối tượng chịu thuế và chứng từ thu tiền tương ứng. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua theo nguyên tắc tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

CCDC đã phân bổ hết vẫn cần lập hồ sơ, ghi nhận khoản thu và xuất hóa đơn khi bán thanh lý.

>>> Xem thêm: Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ? Hướng dẫn hạch toán chi tiết

>>> Xem thêm: Giá tính thuế GTGT là gì? Căn cứ và công thức tính thuế giá trị gia tăng

1.2. Công cụ dụng cụ còn giá trị chưa phân bổ

CCDC còn giá trị chưa phân bổ là trường hợp công cụ đã xuất dùng, nhưng giá trị vẫn đang được phân bổ dần qua nhiều kỳ. Phần giá trị chưa phân bổ thường được theo dõi trên TK 242 – Chi phí trả trước.

TK 242 dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng liên quan đến kết quả sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ kế toán sau. Do đó, khi CCDC không còn sử dụng trước thời hạn phân bổ, kế toán cần ghi giảm phần giá trị còn lại chưa phân bổ, thay vì tiếp tục phân bổ như bình thường.

Đây là trường hợp dễ sai nhất khi thanh lý CCDC. Nếu kế toán chỉ ghi nhận khoản thu thanh lý mà không xử lý giá trị còn lại trên TK 242, chi phí các kỳ sau có thể bị sai lệch. Ngược lại, nếu ghi giảm toàn bộ CCDC như hàng tồn kho trong khi công cụ đã xuất dùng, tài khoản cũng có thể không phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ.

>>> Xem thêm: Các cách tính hàng tồn kho cho từng loại doanh nghiệp

>>> Xem thêm: Quy trình quản lý hàng tồn kho chi tiết và hiệu quả

1.3. Công cụ dụng cụ còn trong kho

CCDC còn trong kho là công cụ chưa xuất dùng, vẫn đang được theo dõi trên TK 153. Trường hợp này, doanh nghiệp cần xử lý như một nghiệp vụ giảm công cụ dụng cụ trong kho.

Nếu CCDC không còn cần dùng và doanh nghiệp bán thanh lý, kế toán cần ghi giảm giá trị CCDC còn trong kho và ghi nhận khoản thu bán thanh lý theo đúng bản chất giao dịch. Với công cụ dụng cụ không cần dùng, Thông tư 200 có hướng dẫn khi thanh lý, nhượng bán CCDC thì phản ánh giá vốn Nợ TK 632/Có TK 153 và phản ánh doanh thu bán CCDC qua TK 5118, đồng thời ghi nhận thuế phải nộp nếu có.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên dùng một bút toán chung cho mọi tình huống. Tình trạng CCDC tại thời điểm thanh lý sẽ quyết định tài khoản ghi giảm và cách ghi nhận khoản thu, chi phí.

CCDC còn trong kho khi thanh lý cần ghi giảm TK 153, đồng thời ghi nhận giá vốn, doanh thu và thuế GTGT theo đúng bản chất nghiệp vụ.

2. Hồ sơ thanh lý công cụ dụng cụ

Hồ sơ thanh lý là căn cứ quan trọng để kế toán ghi nhận bút toán, giải trình khi kiểm tra nội bộ hoặc làm việc với cơ quan thuế. Tùy quy mô doanh nghiệp và giá trị CCDC, bộ hồ sơ có thể đơn giản hoặc chi tiết hơn.

2.1. Quyết định và biên bản thanh lý

Doanh nghiệp nên có quyết định thanh lý công cụ dụng cụ do người có thẩm quyền phê duyệt. Quyết định này nêu rõ lý do thanh lý, danh sách công cụ, bộ phận đang quản lý, hình thức xử lý và trách nhiệm của các bên liên quan.

Biên bản thanh lý cần ghi nhận tình trạng thực tế của CCDC tại thời điểm thanh lý. Nội dung thường gồm tên công cụ, mã công cụ, số lượng, ngày đưa vào sử dụng, nguyên giá, giá trị đã phân bổ, giá trị còn lại, tình trạng hiện vật và phương án xử lý.

Quyết định và biên bản thanh lý giúp doanh nghiệp ghi nhận rõ lý do, tình trạng CCDC và phương án xử lý trước khi hạch toán.

2.2. Biên bản kiểm kê, đánh giá

Trước khi thanh lý, doanh nghiệp nên kiểm kê và đánh giá lại CCDC. Đây là bước giúp xác định công cụ còn sử dụng được, hư hỏng hoàn toàn, bán được, thu hồi phế liệu hay cần tiêu hủy.

Biên bản kiểm kê cũng giúp kế toán đối chiếu giữa hiện vật và sổ theo dõi CCDC. Nếu có chênh lệch, doanh nghiệp cần làm rõ nguyên nhân trước khi ghi nhận bút toán thanh lý.

>>> Xem thêm: 2 Mẫu biên bản kiểm kê tài sản chuẩn, mới nhất

2.3. Hóa đơn và chứng từ thu, chi

Nếu doanh nghiệp bán thanh lý công cụ dụng cụ, cần lập hóa đơn theo quy định về hóa đơn, chứng từ. Trường hợp phát sinh chi phí thanh lý như tháo dỡ, vận chuyển, thuê dịch vụ xử lý hoặc tiêu hủy, kế toán cần lưu hóa đơn, phiếu chi, ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán liên quan.

Một bộ hồ sơ thanh lý CCDC nên gồm:

• Quyết định thanh lý công cụ dụng cụ.
• Biên bản kiểm kê, đánh giá hiện trạng.
• Biên bản thanh lý hoặc biên bản bàn giao.
• Hóa đơn bán thanh lý nếu phát sinh bán ra.
• Phiếu thu, giấy báo Có hoặc chứng từ thanh toán.
• Hóa đơn, phiếu chi cho chi phí thanh lý nếu có.
• Bảng phân bổ CCDC hoặc thẻ theo dõi CCDC.
• Chứng từ ghi sổ, phiếu kế toán hoặc nhật ký hạch toán.

Hóa đơn và chứng từ thu, chi giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ thanh lý CCDC, phục vụ hạch toán và đối chiếu khi cần.

>>> Xem thêm: Chứng từ kế toán là gì? Phân loại và trình tự xử lý

3. Cách hạch toán thanh lý công cụ dụng cụ

Khi hạch toán thanh lý công cụ dụng cụ, kế toán cần tách riêng 3 phần: khoản thu từ thanh lý, giá trị còn lại cần ghi giảm và chi phí phát sinh cho việc thanh lý. Không phải nghiệp vụ nào cũng có đủ 3 phần này.

3.1. Ghi nhận khoản thu từ thanh lý

Nếu doanh nghiệp bán thanh lý CCDC đã xuất dùng, khoản thu thường được xem là thu nhập khác. Khi thu tiền hoặc ghi nhận phải thu từ người mua, kế toán có thể hạch toán:

Ví dụ, doanh nghiệp bán thanh lý một bộ bàn ghế văn phòng đã phân bổ hết, giá bán chưa thuế là 3.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, thu tiền qua ngân hàng. Kế toán ghi:

• Nợ TK 112: 3.300.000 đồng
• Có TK 711: 3.000.000 đồng
• Có TK 3331: 300.000 đồng

Lưu ý, nếu công cụ dụng cụ vẫn còn trong kho và được bán như CCDC không cần dùng, kế toán cần cân nhắc bản chất hàng tồn kho. Theo hướng dẫn của Thông tư 200, trường hợp thanh lý, nhượng bán CCDC không cần dùng có thể ghi nhận doanh thu bán CCDC vào TK 5118 và giá vốn vào TK 632.

Khoản thu từ thanh lý CCDC đã xuất dùng thường được ghi nhận vào thu nhập khác, đồng thời hạch toán thuế GTGT đầu ra nếu phát sinh.

3.2. Ghi giảm giá trị còn lại chưa phân bổ

Trường hợp CCDC đã xuất dùng nhưng còn giá trị chưa phân bổ trên TK 242, khi thanh lý, kế toán cần ghi giảm phần giá trị còn lại. Bút toán tham khảo:

Ví dụ, doanh nghiệp có một bộ thiết bị văn phòng nguyên giá 24.000.000 đồng, phân bổ trong 24 tháng. Sau 18 tháng sử dụng, doanh nghiệp thanh lý. Giá trị đã phân bổ là 18.000.000 đồng, giá trị còn lại chưa phân bổ là 6.000.000 đồng.

Khi thanh lý, kế toán ghi:

• Nợ TK 811: 6.000.000 đồng
• Có TK 242: 6.000.000 đồng

Bút toán này giúp dừng việc phân bổ chi phí trong các kỳ sau và ghi nhận ngay phần giá trị còn lại vào chi phí khác tại thời điểm thanh lý.

3.3. Ghi giảm công cụ dụng cụ còn trong kho

Nếu CCDC chưa xuất dùng và vẫn còn trên TK 153, khi thanh lý, kế toán cần ghi giảm giá trị CCDC trong kho. Trường hợp bán thanh lý CCDC không cần dùng, bút toán tham khảo theo hướng dẫn của Thông tư 200 như sau:

Ví dụ, doanh nghiệp có một lô công cụ dụng cụ còn trong kho, giá trị ghi sổ là 10.000.000 đồng. Do không còn nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp bán thanh lý với giá chưa thuế 8.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, người mua chưa thanh toán.

Kế toán ghi giảm giá vốn:

• Nợ TK 632: 10.000.000 đồng
• Có TK 153: 10.000.000 đồng

Kế toán ghi nhận doanh thu và thuế GTGT:

• Nợ TK 131: 8.800.000 đồng
• Có TK 5118: 8.000.000 đồng
• Có TK 3331: 800.000 đồng

Nếu CCDC trong kho bị hư hỏng, mất phẩm chất và không bán được, doanh nghiệp cần căn cứ biên bản kiểm kê, quyết định xử lý và quy định nội bộ để xác định ghi nhận vào chi phí, bồi thường hoặc khoản xử lý khác phù hợp.

Thanh lý CCDC còn trong kho cần ghi giảm TK 153, đồng thời ghi nhận giá vốn, doanh thu bán thanh lý và thuế GTGT đầu ra nếu có.

3.4. Hạch toán chi phí thanh lý

Trong quá trình thanh lý CCDC, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí tháo dỡ, vận chuyển, bốc xếp, thuê đơn vị thu gom, tiêu hủy hoặc môi giới bán thanh lý. Nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ, kế toán ghi nhận chi phí thanh lý theo bản chất khoản chi.

Bút toán tham khảo:

Ví dụ, doanh nghiệp thuê đơn vị vận chuyển CCDC thanh lý, chi phí chưa thuế là 1.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán ghi:

• Nợ TK 811: 1.000.000 đồng
• Nợ TK 133: 100.000 đồng
• Có TK 111: 1.100.000 đồng

Kế toán cần lưu ý phân biệt chi phí thanh lý với chi phí sửa chữa, bảo dưỡng hoặc điều chuyển công cụ. Nếu công cụ chưa thanh lý mà chỉ chuyển sang bộ phận khác sử dụng, không nên ghi nhận là chi phí thanh lý.

3.5. Xử lý công cụ dụng cụ thu hồi để tiếp tục sử dụng

Có trường hợp doanh nghiệp không bán thanh lý mà thu hồi công cụ từ bộ phận này để chuyển sang bộ phận khác sử dụng. Khi đó, nghiệp vụ không làm phát sinh khoản thu từ thanh lý, mà chủ yếu là cập nhật bộ phận sử dụng, tình trạng CCDC và phương án phân bổ tiếp theo.

Nếu CCDC đã phân bổ hết nhưng vẫn còn dùng được, doanh nghiệp có thể tiếp tục theo dõi hiện vật ngoài sổ phân bổ để kiểm soát trách nhiệm sử dụng. Nếu CCDC còn giá trị chưa phân bổ, kế toán cần xem xét tiếp tục phân bổ cho bộ phận mới hoặc dừng phân bổ nếu công cụ không còn đem lại lợi ích kinh tế.

Trường hợp thu hồi phế liệu hoặc phụ tùng có giá trị nhập kho, doanh nghiệp cần có biên bản đánh giá giá trị thu hồi. Khi đủ căn cứ ghi nhận, kế toán có thể hạch toán nhập kho vật tư, công cụ hoặc khoản thu nhập khác theo bản chất thực tế của tài sản thu hồi.

Thu hồi CCDC giúp doanh nghiệp cập nhật tình trạng công cụ, điều chuyển giữa các bộ phận và tiếp tục theo dõi sử dụng hiệu quả.

4. Ví dụ hạch toán thanh lý công cụ dụng cụ

Doanh nghiệp A có một máy in văn phòng được ghi nhận là công cụ dụng cụ, nguyên giá 18.000.000 đồng, phân bổ trong 18 tháng. Sau 12 tháng sử dụng, doanh nghiệp quyết định thanh lý do máy thường xuyên hỏng và không còn phù hợp nhu cầu.

Thông tin thanh lý:

Bước 1: Ghi giảm giá trị còn lại chưa phân bổ

• Nợ TK 811: 6.000.000 đồng
• Có TK 242: 6.000.000 đồng

Bước 2: Ghi nhận khoản thu thanh lý

• Nợ TK 111/112/131: 4.400.000 đồng
• Có TK 711: 4.000.000 đồng
• Có TK 3331: 400.000 đồng

Bước 3: Ghi nhận chi phí thanh lý

• Nợ TK 811: 500.000 đồng
• Nợ TK 133: 50.000 đồng
• Có TK 111/112/331: 550.000 đồng

Sau các bút toán trên, doanh nghiệp đã xử lý đồng thời phần giá trị còn lại, khoản thu bán thanh lý và chi phí phát sinh cho quá trình thanh lý. Hồ sơ kèm theo nên gồm quyết định thanh lý, biên bản thanh lý, hóa đơn bán ra, hóa đơn chi phí vận chuyển và chứng từ thu chi.

Ví dụ thanh lý CCDC chưa phân bổ hết giúp kế toán xác định phần giá trị còn lại, khoản thu thanh lý và chi phí phát sinh để hạch toán đúng.

5. Lưu ý khi hạch toán thanh lý công cụ dụng cụ 

Khi hạch toán thanh lý CCDC, kế toán cần kiểm tra kỹ tình trạng tài sản trước khi chọn tài khoản. Nếu công cụ đã xuất dùng và còn giá trị trên TK 242, cần xử lý phần giá trị chưa phân bổ. Nếu công cụ còn trong kho trên TK 153, cần ghi giảm hàng tồn kho. Nếu công cụ đã phân bổ hết, cần tập trung vào hồ sơ thanh lý và khoản thu, chi phí phát sinh nếu có.

Một số lưu ý quan trọng:

• Không dùng chung một bút toán cho mọi trường hợp thanh lý CCDC.
• Đối chiếu danh sách CCDC với thẻ công cụ, bảng phân bổ và sổ kế toán.
• Kiểm tra CCDC đã phân bổ hết hay còn giá trị trên TK 242.
• Kiểm tra CCDC còn trong kho hay đã xuất dùng.
• Lập đầy đủ quyết định, biên bản kiểm kê và biên bản thanh lý.
• Xuất hóa đơn khi phát sinh bán thanh lý theo quy định về hóa đơn.
• Tách riêng khoản thu thanh lý, giá trị còn lại và chi phí thanh lý.
• Lưu chứng từ thu, chi, hóa đơn và hồ sơ phê duyệt để phục vụ kiểm tra.

Với doanh nghiệp có nhiều CCDC ở nhiều bộ phận, quản lý bằng Excel dễ phát sinh sai sót như quên dừng phân bổ, ghi sai bộ phận sử dụng, không cập nhật công cụ đã thanh lý hoặc thiếu chứng từ khi đối chiếu. Do đó, doanh nghiệp nên quản lý CCDC trên phần mềm kế toán để theo dõi từ lúc ghi tăng, phân bổ, điều chuyển đến khi giảm hoặc thanh lý.

Phân hệ quản lý công cụ dụng cụ trên Fast Accounting có các chức năng như khai báo CCDC, khai báo thay đổi, tính chi phí, phân bổ và tạo bút toán phân bổ chi phí, tra cứu số liệu và lập báo cáo theo yêu cầu. Với Fast Accounting Online, phần Công cụ, dụng cụ cũng có các nghiệp vụ như tăng công cụ, giảm công cụ, tính phân bổ, tạo bút toán phân bổ và các báo cáo kiểm kê, tăng giảm, phân bổ CCDC.

Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp quản lý CCDC, theo dõi phân bổ và lưu chứng từ thanh lý tập trung, dễ tra cứu hơn.

6. Câu hỏi thường gặp

6.1. Công cụ dụng cụ đã phân bổ hết khi thanh lý có phải ghi giảm không?

Về giá trị phân bổ, CCDC đã phân bổ hết thường không còn giá trị trên TK 242 để ghi giảm. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần cập nhật giảm hiện vật trên sổ theo dõi CCDC, lập biên bản thanh lý và lưu hồ sơ phê duyệt.

Nếu phát sinh bán thanh lý, kế toán vẫn cần ghi nhận khoản thu, thuế GTGT đầu ra nếu có và chứng từ thu tiền. Việc đã phân bổ hết không có nghĩa là doanh nghiệp được bỏ qua hồ sơ thanh lý.

6.2. Thanh lý công cụ dụng cụ có phải xuất hóa đơn không?

Nếu doanh nghiệp bán thanh lý công cụ dụng cụ cho bên mua, về nguyên tắc cần lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định về hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn là căn cứ để ghi nhận doanh thu hoặc thu nhập thanh lý, thuế GTGT đầu ra và chứng từ thanh toán.

Trường hợp chỉ điều chuyển nội bộ, thu hồi để tiếp tục sử dụng hoặc tiêu hủy không phát sinh bán ra, doanh nghiệp cần căn cứ hồ sơ nội bộ và quy định liên quan để xác định chứng từ cần lập.

6.3. Khoản thu thanh lý công cụ dụng cụ hạch toán vào tài khoản nào?

Tùy bản chất nghiệp vụ. Nếu CCDC đã xuất dùng và doanh nghiệp bán thanh lý, khoản thu thường được ghi nhận vào TK 711 – Thu nhập khác, đồng thời ghi nhận thuế GTGT đầu ra nếu có.

Nếu CCDC còn trong kho trên TK 153 và được bán thanh lý như công cụ dụng cụ không cần dùng, kế toán cần cân nhắc hướng dẫn của Thông tư 200 về việc ghi nhận doanh thu bán CCDC vào TK 5118 và giá vốn vào TK 632. Vì vậy, trước khi hạch toán, kế toán nên xác định rõ CCDC đang được theo dõi trên TK 153 hay TK 242.

Hạch toán thanh lý công cụ dụng cụ cần bắt đầu từ việc xác định tình trạng CCDC: đã phân bổ hết, còn giá trị chưa phân bổ hay còn trong kho. Mỗi trường hợp sẽ có cách ghi nhận khác nhau, đặc biệt là khi lựa chọn TK 153, 242, 711, 811, 5118, 632 và các tài khoản thuế, tiền, công nợ liên quan.

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thanh lý, đối chiếu bảng phân bổ, kiểm tra giá trị còn lại và tách riêng khoản thu, chi phí, thuế GTGT trước khi hạch toán. Với doanh nghiệp có nhiều công cụ dụng cụ, Fast Accounting và Fast Accounting Online của FAST là những giải pháp đáng tham khảo để quản lý CCDC, phân bổ chi phí và lưu chứng từ thanh lý tập trung, dễ tra cứu hơn.

Thông tin liên hệ FAST:

• Website: fast.com.vn
• Email: info@fast.com.vn 
• Fanpage: facebook.com/PhanMemFAST 
• Zalo: zalo.me/phanmemfast