Xây dựng quy trình triển khai bám sát mục tiêu đề ra

Sau quá trình khảo sát chi tiết, hai bên đã thống nhất các mục tiêu quan trọng nhất của dự án. Từ đó đưa ra kế hoạch triển khai bám sát với mục tiêu đã đề ra, đảm bảo đáp ứng “đúng” và “đủ” yêu cầu.

• Tự động hóa thao tác nhập liệu: Giảm thiểu các công việc nhập liệu thủ công bằng cách áp dụng các bút toán hạch toán tự động cho một số nghiệp vụ, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
• Quản lý quỹ tiền mặt/ngân hàng: Đảm bảo việc quản lý quỹ tiền mặt và tình hình thu chi hàng ngày một cách chính xác và minh bạch.
• Theo dõi công nợ: Quản lý công nợ của khách hàng và nhà cung cấp hiệu quả hơn, giúp cải thiện dòng tiền và quan hệ đối tác.
• Kết chuyển và phân bổ tự động: Tự động hóa các quy trình kết chuyển và phân bổ cuối kỳ để nhanh chóng lên báo cáo tài chính.
• Báo cáo tài chính và thuế: Đảm bảo khả năng lên báo cáo tài chính, báo cáo thuế GTGT và thuế TNDN một cách chính xác và kịp thời.
• Báo cáo quản trị: Cung cấp các báo cáo quản trị đặc thù phù hợp với nhu cầu quản lý của công ty, hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược.

Hệ thống hóa toàn bộ dữ liệu từ tất cả các phòng ban

Trước khi ứng dụng Fast Business Online, các phòng ban tại Phân bón Bình Điền thường xuyên gặp khó khăn trong việc đối chiếu dữ liệu giữa các mã (khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, phí…) do mỗi phòng ban sử dụng một bộ mã riêng biệt. Việc chuẩn hóa toàn bộ hệ thống mã, sử dụng 1 bộ mã chung cho tất cả các phòng ban nghiệp vụ đã giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc thu thập, phân tích và đối chiếu dữ liệu.

Fast Business Online giúp tạo luồng dữ liệu thông suốt trên hệ thống. Toàn bộ dữ liệu được liên kết tức thời giữa các phòng ban kế toán, bán hàng, kho… giúp các hoạt động được diễn ra nhanh chóng, không bị gián đoạn. Ví dụ: Khi bộ phận kho nhập hàng thì kế toán sẽ thừa kế dữ liệu tức thì, phục vụ cho việc lập hóa đơn và ghi nhận công nợ phải trả.

Quản lý bán hàng: Xây dựng chặt chẽ quy trình bán hàng từ cơ bản đến đặc thù

Quy trình hoạt động bán hàng – thu tiền của Phân bón Bình Điền được tự động hóa giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian, chi phí.

Ngoài quy trình bán hàng chuẩn, đội triển khai cũng đã xây dựng thành công các quy trình đặc thù của Bình Điền cũng như các chương trình khuyến mại và chiết khấu.

• Quy trình bán hàng nội địa: Quy trình bán hàng có hợp đồng bán kèm theo sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng treo công nợ.
• Quy trình bán hàng xuất khẩu: Kế thừa dữ liệu từ hợp đồng bán hàng để lập Đơn hàng bán, Phiếu xuất bán, hóa đơn bán hàng… Dễ dàng theo dõi thông tin xuất khẩu để lập các báo cáo liên quan. Thiết kế các mẫu chứng từ, báo cáo theo yêu cầu:  Hóa đơn mậu dịch/phi mậu dịch, Certificate of Origin, Delivery Notice , Packing List, Collation of Debit Balance…
• Xử lý các bài toán khuyến mại, chiết khấu linh hoạt: Khuyến mại theo đơn hàng bán/hợp đồng. Thực hiện chiết khấu cho khách hàng 1 lần vào cuối năm.
• Hệ thống báo cáo chuẩn và riêng theo yêu cầu: Báo cáo hàng xuất khẩu, Phiếu theo dõi tờ khai, Tổng hợp tình hình xuất khẩu…
• Kết nối trạm cân: Sau khi đơn được duyệt cho sẽ đồng bộ đơn hàng qua API cho trạm cân. Khi hàng ra khỏi kho sẽ qua trạm cân theo đơn hàng nhận được từ hệ thống Fast Business Online để kiểm soát số lượng.

Quy trình kết nối trạm cân

Quản lý kho hàng thực tế: Quản lý chi tiết quy trình nhập kho, xuất kho, điều chuyển

• Quản lý mọi hoạt động nhập-xuất kho thực tế cho nhiều trường hợp: Nhập kho thành phẩm xá/thành phẩm từ sản xuất, Nhập điều chuyển giữa các kho, Xuất nội bộ, Xuất CCDC, Xuất chênh lệch kiểm kê, Nhập/Xuất khác…
• Quản lý kho nguyên vật liệu và Quản lý kho thành phẩm theo 2 giai đoạn: Nhập xuất hàng ngày, nhập xuất cuối tháng.
• Phiếu xuất điều chuyển thực tế có thể điều chuyển kho giữa hai đơn vị (Phiếu xuất điều chuyển liên đơn vị).
• Xử lý nghiệp vụ đã phát sinh giao nhận hàng (đã có Hóa đơn mua hàng trong nước) giữa bên mua và bên bán nhưng hàng chưa vào kho thực tế.
• Xử lý nghiệp vụ hàng về đủ số lượng, Hóa đơn ghi nhận 1 phần số lượng.

• Xây dựng các mẫu báo cáo kho đặc thù: Kho thành phẩm, Kho thành phẩm xá, Kho Bán thành phẩm…

Bình Điền quản lý tốt tồn kho thực tế với Fast Business Online

Quản lý tài chính kế toán: Nâng cao hiệu quả, kiểm soát tốt hơn hoạt động

Việc triển khai hệ thống Fast Business Online đã mang lại nhiều lợi ích cho Bình Điền trong việc quản lý toàn bộ quy trình tài chính kế toán:

• Xử lý các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị nhanh chóng và chính xác. Xây dựng hệ thống tài khoản theo cấu trúc quy định hiện hành của pháp luật và chi tiết các tiểu khoản theo nhu cầu quản lý của Bình Điền.
• Quản lý công nợ: Xây dựng quy trình quản lý công nợ phải thu theo 3 bước và quy trình quản lý công nợ phải trả theo 4 bước, giúp tự động hóa và nâng cao hiệu quả việc quản lý công nợ.
• Quản trị chi phí và ngân sách: Hệ thống hóa danh mục phí, danh mục chỉ tiêu ngân sách. Cung cấp các công cụ quản trị chi phí, từ việc theo dõi các chi phí hàng ngày đến phân tích và đánh giá hiệu quả của các hoạt động kinh doanh.
• Giải quyết bài toán giá thành theo sản phẩm và công đoạn. Lập các báo cáo giá thành: Thẻ giá thành sản phẩm, Báo cáo tổng hợp chi phí sản xuất theo sản phẩm, Bảng cơ cấu chi phí giá thành (đặc thù)…
• Ngoài ra, hệ thống còn giúp quản lý các nghiệp vụ Kế toán kho, Kế toán thuế, TSCĐ, CCDC.

Nhận xét từ khách hàng

Anh Trần Ngọc Hùng – Kế toán trưởng Bình Điền đánh giá: “Fast Business Online là giải pháp đáp ứng tốt các nhu cầu đặc thù của Bình Điền và rất dễ sử dụng. Sau khi ứng dụng, người dùng đã có thể nhập liệu nhanh hơn và lập các báo cáo đáp ứng đa dạng các nhu cầu quản trị. Bên cạnh đó, Bình Điền đánh giá cao đội ngũ triển khai dự án của FAST, khi có thể xử lý nhanh chóng, kịp thời với tinh thần nhiệt huyết, tận tâm”.