Phiếu kế toán, một công cụ không thể thiếu trong hệ thống kế toán của bất kỳ tổ chức nào, đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép, theo dõi và kiểm soát các nghiệp vụ tài chính phát sinh của doanh nghiệp. Trong bài viết này, FAST sẽ trả lời cho câu hỏi Phiếu kế toán là gì?, đồng thời cung cấp một cái nhìn tổng quan, giải thích tại sao chúng lại quan trọng đến vậy trong kế toán doanh nghiệp và điểm qua các mẫu phiếu kế toán chuẩn nhất hiện nay, giúp các nhà kế toán và doanh nghiệp hiểu rõ cách thức hoạt động và áp dụng chúng một cách hiệu quả nhất.
1. Phiếu kế toán là gì?
Phiếu kế toán là một loại chứng từ được sử dụng trong kế toán để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Mục đích của việc sử dụng phiếu kế toán là để hệ thống hóa, theo dõi, kiểm soát các khoản thu, chi, nhập, xuất tiền tệ, hàng hóa, và các khoản mục tài chính khác một cách chính xác và hiệu quả.
Có nhiều loại phiếu kế toán khác nhau, mỗi loại được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu ghi chép cụ thể của các nghiệp vụ khác nhau, bao gồm:
- Phiếu thu: Dùng để ghi chép việc thu tiền vào công ty từ các nguồn khác nhau như bán hàng, thu nợ, và các khoản thu khác.
- Phiếu chi: Dùng để ghi chép việc chi tiền của công ty cho các mục đích khác nhau như mua hàng, trả lương, và các khoản chi phí khác.
- Phiếu nhập kho: Dùng để ghi chép việc nhập các nguyên vật liệu, hàng hóa vào kho của công ty.
- Phiếu xuất kho: Dùng để ghi chép việc xuất hàng hóa, nguyên vật liệu từ kho của công ty đi nơi khác.
Mỗi phiếu kế toán thường bao gồm các thông tin cơ bản như số phiếu, ngày lập phiếu, đơn vị và người liên quan, mô tả chi tiết nghiệp vụ, và các thông tin về giá trị giao dịch. Các phiếu này sau đó được dùng làm cơ sở để nhập dữ liệu vào sổ kế toán, giúp lập các báo cáo tài chính và đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính nội bộ cũng như tuân thủ các quy định pháp lý về kế toán và thuế.
2. Phiếu kế toán dùng khi nào?
Sau khi đã tìm hiểu được phiếu kế toán là gì, FAST sẽ đưa ra các tình huống cần sử dụng đến phiếu kế toán. Bởi đây là chứng từ không thể thiếu để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong hệ thống sổ sách kế toán nên phiếu kế toán được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, phản ánh đa dạng các hoạt động kinh tế – tài chính của doanh nghiệp.
Có thể kể đến một số trường hợp cần sử dụng đến phiếu kế toán như:
- Bút toán kết chuyển cuối kỳ kế toán: Vào cuối mỗi kỳ kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện các bút toán kết chuyển để chuyển các khoản thu, chi phí tạm tính hoặc dự phòng sang kỳ kế toán tiếp theo hoặc để chốt lại các tài khoản tạm thời. Phiếu kế toán ở đây đóng vai trò là chứng từ ghi nhận việc đóng các tài khoản thu nhập và chi phí, giúp chuẩn bị cho việc lập báo cáo tài chính cuối năm hoặc cuối kỳ. Việc sử dụng phiếu kế toán giúp đảm bảo tính minh bạch và truy xuất được dữ liệu khi cần thiết.
- Bút toán để khấu trừ thuế giá trị gia tăng cuối tháng: Phiếu kế toán cũng được sử dụng để ghi chép các bút toán khấu trừ thuế GTGT. Khi doanh nghiệp tính toán và khấu trừ thuế GTGT cuối tháng từ các hóa đơn đầu vào và đầu ra, phiếu kế toán sẽ được lập để ghi nhận khoản thuế phải nộp hoặc được hoàn lại, đây là cơ sở để doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế và đảm bảo tính chính xác của các khoản thuế đã được tính.
- Bút toán điều chỉnh: Trong quá trình kinh doanh, có thể phát sinh các sai sót cần phải điều chỉnh. Phiếu kế toán trong trường hợp này được sử dụng để điều chỉnh các sai sót từ các phiếu kế toán trước đó hoặc để điều chỉnh các ước tính ban đầu theo đúng thực tế phát sinh. Việc này bao gồm điều chỉnh giá trị hàng tồn kho, các khoản phải thu, phải trả, hay điều chỉnh do thay đổi trong chính sách kế toán.
- Bút toán phân bổ: Đối với các khoản chi phí hoặc thu nhập có tính chất dài hạn hoặc cần được phân bổ cho nhiều kỳ kế toán, phiếu kế toán sẽ được sử dụng để ghi nhận việc phân bổ này. Điển hình như chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí trả trước, hoặc doanh thu được hoạch toán trước. Phiếu kế toán phân bổ giúp doanh nghiệp phản ánh đúng và đủ chi phí hoặc doanh thu tương ứng với từng kỳ kế toán, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.
- Minh họa cho một số nghiệp vụ kế toán không có chứng từ khác: Đôi khi, trong kinh doanh có những nghiệp vụ không đi kèm với chứng từ rõ ràng, như các khoản ước tính, dự phòng hoặc các giao dịch nội bộ. Phiếu kế toán trong những trường hợp này giúp lập thành chứng từ chính thức, ghi nhận các nghiệp vụ này một cách hệ thống để đảm bảo sự tuân thủ và minh bạch trong kế toán.
Ví dụ cụ thể: Khi kết chuyển thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu vào thuế GTGT đã được khấu trừ trong một lô hàng, ta lập phiếu kế toán và ghi:
- Nợ TK13312
- Có TK3332
Khi bị truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp trong năm 2024, ta lập phiếu kế toán và ghi:
- Nợ TK4211
- Có TK3334.
Tóm lại, phiếu kế toán không chỉ là công cụ để ghi chép và quản lý các hoạt động kinh tế một cách chính xác mà còn giúp đảm bảo việc tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến kế toán và thuế. Sử dụng phiếu kế toán một cách hiệu quả giúp nâng cao chất lượng quản trị tài chính và đạt được sự minh bạch, rõ ràng trong các báo cáo tài chính.
3. Vai trò của phiếu kế toán
Phiếu kế toán đóng một vai trò trung tâm trong hệ thống kế toán của mỗi doanh nghiệp, bởi lẽ nó là công cụ chính để ghi chép, theo dõi và quản lý các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh. Dưới đây là những vai trò chính của phiếu kế toán trong hoạt động doanh nghiệp:
- Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu kế toán: Phiếu kế toán giúp ghi chép chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên quan đều được cập nhật một cách chính xác và đầy đủ vào sổ sách kế toán. Điều này hỗ trợ việc lập báo cáo tài chính và phân tích tài chính một cách hiệu quả.
- Cung cấp cơ sở pháp lý cho các giao dịch: Mỗi phiếu kế toán đều có giá trị pháp lý như một chứng từ kế toán, giúp chứng minh và xác nhận tính hợp pháp của các giao dịch tài chính. Điều này vô cùng quan trọng trong trường hợp doanh nghiệp cần kiểm tra nội bộ hoặc đối mặt với các cuộc kiểm toán từ bên ngoài.
- Hỗ trợ quản lý và kiểm soát tài chính: Phiếu kế toán giúp các nhà quản lý theo dõi chặt chẽ dòng tiền vào và ra, khoản thu và chi, đồng thời kiểm soát các khoản nợ phải thu và phải trả. Việc này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể quản lý nguồn lực tài chính một cách hiệu quả, tránh tình trạng thất thoát hoặc lạm dụng tài chính.
- Tối ưu hóa quy trình kế toán và tuân thủ quy định: Sử dụng phiếu kế toán giúp doanh nghiệp thiết lập được quy trình kế toán rõ ràng, thống nhất, từ đó tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Việc này không chỉ giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn giúp cải thiện hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.
- Cung cấp thông tin cho việc ra quyết định: Phiếu kế toán là nguồn thông tin quan trọng giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên cơ sở dữ liệu chính xác và cập nhật. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh chóng với môi trường kinh doanh đang thay đổi liên tục, đồng thời nắm bắt các cơ hội và đối phó với các thách thức một cách hiệu quả.
- Góp phần vào việc lưu trữ và truy xuất thông tin: Phiếu kế toán được lưu trữ một cách có hệ thống, giúp việc truy xuất thông tin khi cần thiết trở nên nhanh chóng và thuận tiện. Điều này rất quan trọng trong các tình huống như kiểm toán, thẩm định tài chính, hay khi có tranh chấp pháp lý cần giải quyết.
4. Phiếu kế toán có bắt buộc hay không?
Việc sử dụng phiếu kế toán trong các doanh nghiệp là bắt buộc theo quy định của pháp luật về kế toán ở hầu hết các quốc gia. Các quy định này nhằm đảm bảo rằng mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi chép một cách chính xác và minh bạch, từ đó hỗ trợ việc lập báo cáo tài chính, quản lý tài chính doanh nghiệp và tuân thủ các yêu cầu về thuế.
Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, việc sử dụng phiếu kế toán cũng được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật về kế toán và kiểm toán. Các doanh nghiệp phải lập và sử dụng phiếu kế toán cho mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi chép vào các sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán. Các loại phiếu kế toán cơ bản bao gồm phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, và phiếu xuất kho, và có thể bao gồm các loại phiếu khác tuỳ theo nhu cầu ghi chép cụ thể của doanh nghiệp.
Việc không sử dụng phiếu kế toán hoặc sử dụng không đúng quy định có thể dẫn đến việc ghi chép không chính xác, thiếu minh bạch trong các báo cáo tài chính, gây khó khăn trong việc quản lý tài chính và có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật về kế toán.
Ngoài ra, sử dụng phiếu kế toán một cách hợp lý và đúng đắn còn giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro tài chính, và nâng cao độ tin cậy của thông tin tài chính, từ đó hỗ trợ các nhà đầu tư, chủ nợ, và các bên liên quan khác có được cái nhìn chính xác và đầy đủ về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
5. Phân biệt phiếu kế toán với chứng từ kế toán
Phiếu kế toán và chứng từ kế toán đều là những giấy tờ được sử dụng làm căn cứ ghi sổ. Tuy nhiên, hai loại giấy tờ này cũng có những điểm khác biệt cụ thể như sau:
| Đặc điểm | Phiếu kế toán | Chứng từ kế toán |
| Định nghĩa | Phiếu kế toán là các giấy tờ do kế toán lập ra theo mục đích làm căn cứ để ghi sổ, mà chưa có chứng từ nào thể hiện. | Là loại giấy tờ được dùng để lưu lại những vấn đề phát sinh và đã hoàn thành để sử dụng làm căn cứ ghi sổ. |
| Giống nhau | Phiếu kế toán cũng là một dạng của chứng từ kế toán và cả hai đều là căn cứ để hạch toán các nghiệp vụ vào sổ kế toán. | |
| Khác nhau | Phiếu kế toán chỉ sử dụng để hạch toán nội bộ, do kế toán lập ra, để hạch toán những nghiệp vụ kế toán không có chứng từ đi kèm.
Phiếu kế toán không có tên gọi và mẫu biểu quy định cụ thể. |
Chứng từ kế toán ngoài việc để dùng hạch toán nội bộ thì đây còn là tài liệu quan trọng phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
Chứng từ kế toán đều có tên và biểu mẫu theo quy định, bao gồm các loại chứng từ như: phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương… |
| Mục đích | Được kế toán lập ra làm căn cứ cho việc hạch toán những nghiệp vụ kế toán không có chứng từ và chỉ lưu hành nội bộ cũng như giải quyết những vấn đề nội bộ. Chính vì thế mà phiếu kế toán không có tên gọi cũng như biểu mẫu cụ thể. | Sử dụng trong giấy tờ nội bộ và các tài liệu quan trọng, phục vụ cho công tác kiểm tra, đánh giá của cơ quan ban ngành khi có yêu cầu.
Đây là bằng chứng để chứng minh tài sản, giấy tờ trước pháp luật. |
6. Tổng hợp các mẫu phiếu kế toán chuẩn
Sau khi nắm được phiếu kế toán là gì, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm một số mẫu phiếu kế toán dưới đây:
Mẫu 1:
Mẫu 2:
Các mẫu phiếu kế toán theo Thông tư nào cũng cần đáp ứng đầy đủ các nội dung sau đây:
- Ngày hạch toán.
- Số chứng từ.
- Nội dung hạch toán.
- Tài khoản Nợ/Có.
- Trị giá số tiền.
- Số tiền bằng chữ.
- Mỗi đơn vị sẽ tự điều chỉnh phiếu kế toán để phù hợp với nhu cầu và cơ cấu quản lý của doanh nghiệp.
7. Hướng dẫn điền phiếu kế toán chính xác
Bên cạnh việc hiểu rõ phiếu kế toán là gì, người quản lý cần biết cách điền phiếu kế toán sao cho chính xác. Phiếu kế toán thường được sử dụng để ghi các khoản bút toán kết chuyển kế toán cuối kỳ hoặc khoản khấu trừ VAT cuối tháng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điền phiếu cho người mới bắt đầu:
- Số chứng từ: Nhập đúng số thứ tự và đúng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Ngày lập chứng từ: Ngày điền vào phiếu kế toán.
- Ngày hạch toán: Là ngày được dùng để tính toán và là ngày lớn hơn so với ngày khóa sổ.
- Tỷ giá: Thường hạch toán tỷ giá sẽ bằng 1 hoặc không được cập nhật.
- Diễn giải: Thường chứa những nội dung nghiệp vụ ở trong phiếu kế toán.
- Tài khoản: Là mã số được chọn trong danh mục tài khoản.
- Phát sinh Có và phát sinh Nợ: Là đồng tiền giao dịch, thay đổi khi giá trị giao dịch phát sinh khác nhau. Nếu phát sinh nợ khác 0 thì phát sinh có là 0 và ngược lại.
- Bằng chữ: Kế toán viên tiến hành ghi bằng chữ tổng cộng các phát sinh Có và Nợ.
Để thực hiện chính xác các nghiệp vụ kế toán trong trường hợp chứng từ không có sẵn, người quản lý cần lưu ý một vài điều như sau:
- Sử dụng các tài khoản cụ thể, chi tiết.
- Nếu tài khoản ngoại lệ phải nhập cột mã khách.
- Ngày khóa sổ theo chứng từ phải ở trước ngày chứng từ.
- Phát sinh Có, phát sinh Nợ phải nhập số, tối đa là 14 số và có 2 số lẻ.
- Số chứng từ không được để trống.
- Số liệu theo chứng từ không thể chuyển sang dữ liệu sau khi đã khóa.
- Không kiểm tra các chi tiết tham số, chỉ kiểm tra số trùng trong chứng từ.
Trong thời đại số hóa mạnh mẽ như hiện nay, việc sử dụng các công cụ tự động hóa trong quản lý kế toán đã trở nên thiết yếu, đặc biệt là với các phần mềm kế toán như Fast Accounting.
Công cụ này không chỉ cải thiện hiệu quả công việc bằng cách giảm thiểu thời gian nhập liệu và nguy cơ sai sót, mà còn tăng cường tính minh bạch và chính xác trong mọi nghiệp vụ kế toán. Các chức năng nổi bật như tự động nhập liệu từ hóa đơn, bill bán hàng, bảng kê ngân hàng, cùng với khả năng tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế và tài chính, đảm bảo cho doanh nghiệp có thể nộp báo cáo kịp thời và chính xác. Hơn nữa, tính năng cảnh báo thông minh của Fast Accounting giúp nhắc nhở các hạn kê khai và nộp thuế, quản lý tồn kho, thu hồi nợ và các tình trạng hoạt động khác của khách hàng hay nhà cung cấp, giúp các doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính và tránh được các rủi ro không đáng có.
Nhìn chung, thị trường kinh doanh ngày càng đòi hỏi sự chính xác và hiệu quả, việc áp dụng một phần mềm kế toán chất lượng cao như Fast Accounting không chỉ là sự lựa chọn tối ưu mà còn là bước tiến cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Công nghệ này không chỉ giúp các kế toán viên thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng và chính xác hơn, mà còn hỗ trợ quản trị doanh nghiệp trong việc đưa ra các quyết định sáng suốt, dựa trên dữ liệu tài chính được cập nhật và đầy đủ.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast