Nhật ký thi công là tài liệu theo dõi diễn biến tại công trường theo từng ngày, giúp các bên kiểm soát điều kiện thi công, nhân lực, thiết bị, công việc đã thực hiện và vấn đề phát sinh. Trong bài viết này, FAST tổng hợp nội dung cần có, mẫu tham khảo và cách ghi nhật ký thi công theo quy định.
| Những điểm chính của bài viết Nhật ký thi công cần được lập thống nhất và cập nhật theo diễn biến thực tế tại công trường. Dưới đây là những nội dung quan trọng người đọc cần nắm trước khi sử dụng mẫu.
|
1. Nhật ký thi công là gì?
Nhật ký thi công xây dựng công trình là hồ sơ do nhà thầu thi công lập để ghi nhận có hệ thống những diễn biến quan trọng tại công trường. Tài liệu này không chỉ là sổ theo dõi nội bộ mà còn hỗ trợ đối chiếu tiến độ, khối lượng, chất lượng, an toàn và việc xử lý các vấn đề phát sinh giữa các bên.
Trong quản trị dự án, dữ liệu nhật ký nên được đối chiếu với hồ sơ nghiệm thu, phiếu nhập – xuất vật tư, bảng chấm công và chứng từ chi phí. Cách làm này giúp doanh nghiệp kiểm soát, quản lý tồn kho vật liệu, lựa chọn và vận hành phần mềm quản lý dự án xây dựng theo công trình, giúp hạn chế chênh lệch giữa số liệu công trường với sổ kế toán.
Nhật ký thi công ghi lại diễn biến công việc, nhân lực, thiết bị và điều kiện hiện trường theo từng ngày.
1.1. Mục đích sử dụng
Nhật ký thi công được sử dụng xuyên suốt quá trình triển khai công việc, từ khi huy động nguồn lực đến khi nghiệm thu. Một biểu mẫu được ghi đều đặn và có căn cứ sẽ hỗ trợ:
- Theo dõi công việc đã thi công, vị trí, khối lượng và kết quả nghiệm thu từng ngày.
- Kiểm tra mức huy động nhân lực, máy móc, thiết bị và vật liệu so với kế hoạch.
- Ghi nhận sự cố, hư hỏng, tai nạn lao động, thay đổi và biện pháp xử lý.
- Làm căn cứ truy xuất khi đối chiếu hồ sơ chất lượng, tiến độ, thanh toán hoặc giải quyết vướng mắc.
- Cung cấp dữ liệu thực tế để xây dựng KPI tiến độ và năng suất có cơ sở.
1.2. Trách nhiệm lập và quản lý
Theo Phụ lục IIa Nghị định 207/2026/NĐ-CP, nhà thầu thi công xây dựng lập nhật ký cho từng gói thầu hoặc toàn bộ công trình. Nếu có nhà thầu phụ, nhà thầu chính và nhà thầu phụ thỏa thuận trách nhiệm lập nhật ký đối với phần việc do nhà thầu phụ thực hiện.
Trước khi thi công, chủ đầu tư và nhà thầu cần thống nhất hình thức, nội dung, tần suất cập nhật, người ghi, người kiểm tra, cách xác nhận và phương án lưu trữ. Doanh nghiệp nên quy định thêm mã công trình, mã hạng mục, mã hồ sơ và quy tắc đặt tên tệp. Đây là nền tảng của quản trị doanh nghiệp dựa trên dữ liệu tập trung, thay vì lưu hồ sơ rời rạc theo từng bộ phận.
1.3. Căn cứ pháp lý cần đối chiếu
Mẫu lập mới trong năm 2026 cần ưu tiên đối chiếu Nghị định 207/2026/NĐ-CP, hồ sơ hợp đồng, yêu cầu của chủ đầu tư và quy trình quản lý chất lượng của dự án. Mẫu chuyên ngành hoặc mẫu của một chủ đầu tư cụ thể chỉ áp dụng khi thuộc đúng phạm vi; không nên mặc định mẫu giao thông, dân dụng hay công nghiệp là bắt buộc cho mọi công trình.
2. Nội dung cần có trong nhật ký thi công
Phụ lục IIa Nghị định 207/2026/NĐ-CP xác định các nhóm thông tin chủ yếu phải có. Để biểu mẫu dễ dùng và thuận tiện truy vết, doanh nghiệp có thể tổ chức thành các trường dưới đây.
2.1. Thông tin công trình và các bên tham gia
- Tên công trình, gói thầu, hạng mục, địa điểm và mã hồ sơ.
- Tên chủ đầu tư, nhà thầu chính, nhà thầu phụ, đơn vị giám sát và đơn vị thiết kế khi có liên quan.
- Ngày ghi, số nhật ký, ca làm việc, người ghi và người kiểm tra hoặc xác nhận theo thỏa thuận.
Thông tin các bên cần thống nhất với hợp đồng và danh mục đối tượng dùng trong hệ thống quản lý khách hàng hoặc nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về phần mềm ERP, công cụ chuẩn hóa dữ liệu đầu vào để tránh trùng tên, sai mã và khó tổng hợp hồ sơ.
2.2. Thời tiết, nhân lực, thiết bị và vật liệu
Nhật ký cần phản ánh diễn biến điều kiện thi công như nhiệt độ, thời tiết và thông tin liên quan; số lượng nhân công, thiết bị được huy động tại hiện trường. Với vật liệu, pháp luật không bắt buộc một cấu trúc cột duy nhất, nhưng nên ghi loại, số lượng đưa vào sử dụng, lô hoặc chứng từ liên quan khi cần kiểm soát chất lượng và hao hụt.
Dữ liệu vật tư trong nhật ký nên đối chiếu với phiếu kho và quy trình quản lý hàng tồn kho. Nếu dự án có nhiều kho hoặc nhiều điểm tập kết, doanh nghiệp có thể dùng phần mềm quản trị hàng tồn kho để theo dõi nhập – xuất – tồn theo mã vật tư và địa điểm.
2.3. Công việc, vị trí, khối lượng và chất lượng thực hiện
Mỗi công việc nên ghi rõ tên, vị trí hoặc trục – cao độ, thời gian thực hiện, khối lượng trong ngày, lũy kế khi cần và trạng thái kiểm tra hoặc nghiệm thu. Diễn giải phải đủ cụ thể để người không trực tiếp có mặt tại công trường vẫn hiểu được công việc nào đã hoàn thành và căn cứ nào chứng minh kết quả.
Nếu vật tư, máy móc hoặc thiết bị được điều chuyển giữa nhiều công trường, số liệu cần gắn đúng mã dự án và bộ phận sử dụng. Doanh nghiệp nên kết hợp nhật ký với quy trình quản lý tài sản để không làm sai chuỗi cung ứng nội bộ, theo dõi tình trạng, nơi sử dụng và chi phí liên quan theo từng hạng mục.
2.4. Sự cố, thay đổi và chỉ dẫn tại hiện trường
Khi có sự cố, hư hỏng, tai nạn lao động hoặc vấn đề phát sinh khác, nhật ký phải mô tả diễn biến và biện pháp khắc phục, xử lý. Các kiến nghị của nhà thầu thi công, giám sát thi công và ý kiến giải quyết của các bên liên quan cũng cần được ghi rõ, kèm thời điểm, người đưa ra ý kiến và tài liệu dẫn chiếu nếu có.
2.5. Xác nhận của các bên và tài liệu kèm theo
Người ký hoặc xác nhận hằng ngày cần thực hiện theo biểu mẫu và trách nhiệm đã được chủ đầu tư, nhà thầu thống nhất trước khi thi công. Tài liệu kỹ thuật được phát hành để xử lý vấn đề tại công trường phải lưu cùng nhật ký.
Danh mục tài liệu đính kèm có thể gồm ảnh hiện trường, biên bản nghiệm thu, phiếu yêu cầu kiểm tra, kết quả thí nghiệm, bản vẽ hoặc chỉ dẫn kỹ thuật. Mỗi tài liệu nên có số hiệu, ngày lập và liên kết rõ với dòng nhật ký tương ứng.
Các nhóm thông tin cần ghi trong nhật ký thi công theo từng ngày.
3. Tải mẫu nhật ký thi công mới 2026
Doanh nghiệp có thể chuẩn bị mẫu Word để ghi chi tiết theo ngày và mẫu Excel để tổng hợp nhiều hạng mục. Các biểu mẫu dưới đây chỉ là khung tham khảo; trước khi sử dụng cần điều chỉnh theo gói thầu, hợp đồng, hệ thống quản lý chất lượng và nội dung đã thống nhất giữa chủ đầu tư với nhà thầu.
3.1. Mẫu Word theo ngày
Mẫu Word phù hợp để ghi đầy đủ diễn biến của từng ngày thi công, in ký xác nhận và lưu cùng hồ sơ chất lượng. Nội dung nên được bố trí theo từng nhóm để người ghi không bỏ sót thông tin quan trọng.
- Thông tin chung: công trình, gói thầu, hạng mục, địa điểm, ngày, ca và số nhật ký.
- Điều kiện thi công: thời tiết, nhiệt độ, mặt bằng và yếu tố ảnh hưởng đến công việc.
- Nguồn lực: nhân lực theo tổ, máy móc, thiết bị và vật liệu sử dụng trong ngày.
- Diễn biến công việc: vị trí, thời gian, khối lượng, kết quả kiểm tra hoặc nghiệm thu.
- Phát sinh và hồ sơ: sự cố, kiến nghị, chỉ dẫn, biện pháp xử lý, ảnh và biên bản kèm theo.
- Xác nhận: người ghi và người kiểm tra hoặc xác nhận theo biểu mẫu đã thống nhất.
>>> Tải mẫu nhật ký thi công Word theo ngày: TẠI ĐÂY
Xem trước mẫu nhật ký thi công Word theo ngày.
3.2. Mẫu Excel theo dõi nhiều hạng mục
Mẫu Excel phù hợp với công trình có nhiều khu vực, tổ đội hoặc hạng mục cần tổng hợp trên cùng một bảng. Người quản lý có thể lọc dữ liệu nhanh nhưng vẫn phải lưu hồ sơ gốc và bảo đảm lịch sử chỉnh sửa.
- Mỗi dòng tương ứng với một ngày, hạng mục hoặc công việc cần theo dõi.
- Các cột chính gồm ngày, vị trí, công việc, khối lượng, nhân lực, thiết bị và kết quả.
- Gắn mã ảnh, biên bản, phiếu yêu cầu nghiệm thu hoặc tài liệu kỹ thuật ở dòng liên quan.
- Thiết lập bộ lọc theo ngày, hạng mục, trạng thái và người phụ trách để tra cứu nhanh.
- Phân quyền chỉnh sửa, sao lưu định kỳ và khóa dữ liệu sau khi đã xác nhận.
>>> Tải mẫu nhật ký thi công Excel theo dõi nhiều hạng mục: TẠI ĐÂY
Xem trước mẫu Excel theo dõi nhật ký thi công nhiều hạng mục.
4. Hướng dẫn cách ghi nhật ký thi công
Để tránh ghi chung chung, người lập nên hoàn thành nhật ký ngay trong ngày, dùng số liệu từ tổ đội, thiết bị, kho vật tư và hồ sơ kiểm tra. Ví dụ dưới đây minh họa một ngày thi công giả định tại công trình Tòa nhà A, tầng 3, khu vực A vào ngày 12/08/2026.
4.1. Ghi thông tin đầu ngày
Bắt đầu bằng việc xác định đúng công trình, gói thầu, hạng mục, ngày, ca và người ghi. Sau đó cập nhật điều kiện hiện trường trước khi mô tả công việc. Ví dụ:
- Thời tiết: buổi sáng nắng, 29-32°C; 14h00 có mưa nhẹ khoảng 20 phút.
- Nhân lực: 18 người, gồm 1 chỉ huy, 2 kỹ thuật, 12 công nhân cốt thép và 3 lao động phụ trợ.
- Thiết bị: 1 máy cắt thép, 1 máy uốn thép, 2 máy hàn; tình trạng hoạt động bình thường.
- Điều kiện mặt bằng: khu A đã bàn giao, lối vận chuyển vật liệu thông thoáng.
Số liệu nguồn lực nên lấy từ chấm công và biên bản giao ca; vật liệu lấy từ phiếu nhập, xuất hoặc điều chuyển kho. Cách đối chiếu này hỗ trợ kiểm soát khối lượng và hạn chế ghi theo ước lượng.
4.2. Ghi diễn biến và khối lượng thực hiện
Mỗi dòng công việc cần trả lời đủ bốn câu hỏi: làm gì, ở đâu, trong thời gian nào và khối lượng bao nhiêu. Với ví dụ trên, có thể ghi:
- 07h30-11h30: gia công, vận chuyển và lắp dựng cốt thép sàn tầng 3 khu A, trục 1-4/A-D.
- 13h30-17h00: hoàn thiện liên kết, kê con kê và vệ sinh khu vực trước kiểm tra.
- Khối lượng trong ngày: 1,20 tấn cốt thép lắp dựng; số liệu đối chiếu bảng thống kê và phiếu xuất kho PXK-0812.
- Trạng thái cuối ngày: hoàn thành phần việc theo kế hoạch, khu vực được rào chắn và sắp xếp vật tư còn lại.
Nếu một ngày có nhiều đội hoặc nhiều hạng mục, nên tách dòng và gắn mã công việc. Việc mã hóa nhất quán còn giúp doanh nghiệp tổng hợp quản lý đơn hàng, yêu cầu vật tư và kế hoạch cung ứng mà không nhầm giữa các công trường.
4.3. Ghi kiểm tra, nghiệm thu và chỉ dẫn
Sau phần diễn biến, ghi rõ hoạt động kiểm tra hoặc nghiệm thu đã thực hiện, kết luận và yêu cầu cần xử lý. Không dùng các câu ngắn như “đạt” hoặc “đã kiểm tra” nếu không nêu đối tượng và căn cứ.
- 15h30: kỹ thuật nhà thầu tự kiểm tra khoảng cách, vị trí cốt thép và vệ sinh bề mặt.
- 16h00: giám sát kiểm tra khu vực trục 2-3/B-C; yêu cầu bổ sung con kê tại hai vị trí để bảo đảm lớp bảo vệ theo hồ sơ thiết kế.
- 16h40: nhà thầu hoàn thành điều chỉnh; giám sát kiểm tra lại và đồng ý chuyển bước nghiệm thu theo kế hoạch.
- Tài liệu dẫn chiếu: phiếu yêu cầu nghiệm thu YC-12 và ảnh hiện trường A01-A04.
Với dự án có nhiều chỉ tiêu, dữ liệu nhật ký có thể được tổng hợp bằng công cụ phân tích dữ liệu đa chiều để so sánh tiến độ, nguồn lực và chi phí; kết quả phân tích chỉ hỗ trợ quản trị, không thay thế hồ sơ nghiệm thu.
4.4. Đính kèm ảnh, biên bản và ký xác nhận
Kết thúc ngày, người lập rà soát dòng ghi, đánh số tài liệu kèm theo và thực hiện xác nhận theo biểu mẫu đã thống nhất. Ảnh nên thể hiện được vị trí, nội dung công việc và thời điểm; tên tệp cần liên kết với ngày, hạng mục hoặc mã dòng nhật ký.
- Đính kèm ảnh A01-A04, phiếu YC-12 và tài liệu kỹ thuật phát sinh trong ngày.
- Kiểm tra tính thống nhất giữa nhật ký, biên bản nghiệm thu, phiếu kho và bảng chấm công.
- Người ghi và người có trách nhiệm kiểm tra/xác nhận ký theo quy trình đã được các bên thống nhất.
- Lưu bản giấy hoặc bản điện tử có kiểm soát phiên bản; sao lưu và hạn chế quyền sửa sau khi xác nhận.
Ví dụ cách ghi nhật ký thi công cho một ngày làm việc tại công trường.
>>> Xem thêm: Quản lý công nợ phải thu trong phần mềm kế toán.
5. Câu hỏi thường gặp về nhật ký thi công
5.1. Có được lập nhật ký thi công điện tử không?
Có. Pháp luật không bắt buộc nhật ký phải viết tay; chủ đầu tư và nhà thầu có thể thống nhất lập điện tử trước khi thi công. Hệ thống cần bảo đảm đủ nội dung theo Phụ lục IIa, xác định được người tạo hoặc xác nhận, lưu lịch sử chỉnh sửa, đính kèm hồ sơ và truy xuất khi cần.
5.2. Ai phải ký nhật ký thi công?
Nhà thầu thi công chịu trách nhiệm lập nhật ký, còn người ký, phạm vi xác nhận và tần suất ký thực hiện theo thỏa thuận với chủ đầu tư, hợp đồng và phân công tại công trường. Thông thường, biểu mẫu có người ghi của nhà thầu và người kiểm tra hoặc xác nhận theo trách nhiệm được giao.
5.3. Ghi sai thì sửa thế nào để bảo đảm truy vết?
Không tẩy xóa hoặc ghi đè làm mất nội dung ban đầu. Với bản giấy, gạch một đường trên phần sai rồi ghi nội dung đúng, ngày sửa, lý do và người xác nhận; với bản điện tử, tạo phiên bản điều chỉnh và giữ lịch sử thay đổi. Nếu sai sót ảnh hưởng đến nghiệm thu, khối lượng, chất lượng hoặc chi phí, cần rà soát đồng thời các hồ sơ liên quan.
Nhật ký thi công cần được ghi theo Phụ lục IIa Nghị định 207/2026/NĐ-CP và thỏa thuận giữa chủ đầu tư với nhà thầu để bảo đảm thông tin đầy đủ, thống nhất và dễ truy xuất. Doanh nghiệp có thể tham khảo các giải pháp quản trị của FAST nhằm hỗ trợ số hóa công việc và nâng cao hiệu quả vận hành.
Thông tin liên hệ:
- Website: fast.com.vn
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: zalo.me/phanmemfast