Phiếu yêu cầu nghiệm thu giúp nhà thầu thông báo phần việc đã hoàn thành và đề nghị kiểm tra đúng thời điểm. Tuy nhiên, thiếu vị trí thi công hoặc hồ sơ đối chiếu có thể khiến yêu cầu phải bổ sung, ảnh hưởng đến lịch kiểm tra. Cùng FAST tham khảo ba mẫu phiếu và cách ghi từng mục để chuẩn bị hồ sơ rõ ràng, thuận tiện cho các bên tiếp nhận.
Những điểm chính của bài viết: Phiếu yêu cầu nghiệm thu là chứng từ khởi đầu việc kiểm tra; cần lập theo đúng đối tượng nghiệm thu và đối chiếu hồ sơ hiện trường.
|
1. Phiếu yêu cầu nghiệm thu là gì?
1.1. Khái niệm
Phiếu yêu cầu nghiệm thu (cũng có thể gọi là đề nghị nghiệm thu hoặc thông báo nghiệm thu theo quy trình dự án) là văn bản nhà thầu thi công gửi người giám sát/chủ đầu tư để đề nghị kiểm tra phần việc đã hoàn thành. Phiếu giúp xác định rõ đối tượng, thời điểm, địa điểm và bộ hồ sơ phục vụ kiểm tra; nó chưa phải kết luận chất lượng công việc.
Theo Điều 22 Nghị định 207/2026/NĐ-CP, người trực tiếp giám sát và người trực tiếp phụ trách kỹ thuật thi công của nhà thầu thực hiện nghiệm thu công việc tại công trường; kết quả được xác nhận bằng biên bản. Trong quản lý dự án, nhà thầu nên đánh số phiếu và lưu cùng hồ sơ chất lượng để tra cứu thời điểm gửi, người tiếp nhận và kết quả xử lý.
1.2. So sánh phiếu yêu cầu và biên bản nghiệm thu
Hai văn bản xuất hiện ở hai thời điểm khác nhau của cùng quy trình. Bảng dưới đây giúp phân biệt để tránh dùng phiếu đề nghị thay cho tài liệu xác nhận kết quả:
| Tiêu chí | Phiếu yêu cầu nghiệm thu | Biên bản nghiệm thu |
|---|---|---|
| Mục đích | Đề nghị bên có trách nhiệm đến kiểm tra đối tượng cụ thể. | Ghi nhận kết quả kiểm tra: chấp nhận hoặc không chấp nhận. |
| Thời điểm | Lập khi nhà thầu đã tự kiểm tra, chuẩn bị đủ điều kiện và hồ sơ. | Lập sau khi các bên kiểm tra, đánh giá tại hiện trường. |
| Người lập/ký | Nhà thầu đề nghị, theo quy trình và phân quyền của dự án. | Những người tham gia nghiệm thu theo loại đối tượng và quy định hiện hành. |
| Thông tin trọng tâm | Tên, phạm vi phần việc; lịch dự kiến; tài liệu gửi kèm. | Căn cứ, kết quả, tồn tại cần khắc phục, kết luận và chữ ký. |
Sau khi kiểm tra, các bên lập biên bản để ghi nhận kết quả. Khi tham khảo mẫu biên bản nghiệm thu, cần chọn đúng loại đối tượng và thành phần ký; không đổi tên phiếu yêu cầu thành biên bản rồi coi như đã hoàn thành nghiệm thu.
Phiếu yêu cầu khởi đầu quy trình kiểm tra; biên bản ghi nhận kết quả nghiệm thu
2. Các mẫu phiếu yêu cầu nghiệm thu xây dựng
Dưới đây là ba mẫu Word có thể chỉnh sửa theo quy trình nội bộ, hợp đồng và đặc điểm công trình. Đây là mẫu tham khảo do FAST biên soạn, không phải biểu mẫu bắt buộc ban hành kèm Nghị định 207/2026/NĐ-CP. Khi dùng, cần đối chiếu tên hạng mục, người nhận và thành phần hồ sơ thực tế.
2.1. Mẫu phiếu yêu cầu nghiệm thu công việc
Mẫu này dùng khi nhà thầu đề nghị kiểm tra một công việc hoặc nhóm công việc theo trình tự thi công, chẳng hạn cốt thép dầm trước khi đổ bê tông. Nội dung cần đủ cụ thể để người giám sát xác định đúng vị trí và tài liệu cần đối chiếu:
- Tên công việc: Ghi theo bản vẽ, kèm số hiệu và phiên bản thiết kế đang áp dụng.
- Vị trí kiểm tra: Nêu tầng, trục hoặc mã cấu kiện; tách rõ phần chưa đề nghị nghiệm thu.
- Hồ sơ kèm theo: Bản vẽ, nhật ký và kết quả kiểm tra, thí nghiệm liên quan đến công việc.
Tải ngay: Mẫu phiếu yêu cầu nghiệm thu công việc TẠI ĐÂY
Mẫu phiếu yêu cầu nghiệm thu công việc xây dựng
2.2. Mẫu phiếu yêu cầu nghiệm thu giai đoạn
Mẫu phiếu này phù hợp khi kết thúc một giai đoạn, bộ phận công trình hoặc gói thầu cần kiểm tra theo thỏa thuận của các bên. Theo Điều 23 Nghị định 207/2026/NĐ-CP, việc nghiệm thu được xem xét trên cơ sở kết quả các công việc đã nghiệm thu và hồ sơ liên quan:
- Phạm vi: Ghi rõ giai đoạn hoặc bộ phận hoàn thành, tránh ghi chung “nghiệm thu công trình”.
- Căn cứ: Tổng hợp biên bản nghiệm thu công việc và kết quả thí nghiệm, kiểm định hoặc chạy thử liên quan.
- Lịch kiểm tra: Nêu thời điểm dự kiến, đầu mối phối hợp và các tồn tại cần xử lý trước khi chuyển giai đoạn.
Tải ngay: Mẫu phiếu yêu cầu nghiệm thu giai đoạn TẠI ĐÂY
Mẫu phiếu yêu cầu nghiệm thu giai đoạn hoặc bộ phận công trình
Có thể đánh dấu mốc kiểm tra trên biểu đồ Gantt để đội thi công thấy công việc nào phải hoàn thành trước khi đề nghị nghiệm thu giai đoạn. Lịch trên biểu đồ cần được cập nhật khi tiến độ thực tế thay đổi.
2.3. Mẫu phiếu yêu cầu nghiệm thu hoàn thành
Nhà thầu dùng mẫu này để thông báo hạng mục hoặc công trình đã hoàn thành và đề nghị chủ đầu tư tổ chức nghiệm thu. Phiếu gửi đi không đồng nghĩa công trình đã được chấp nhận đưa vào sử dụng; cần kiểm tra các điều kiện tương ứng tại Điều 24 Nghị định 207/2026/NĐ-CP:
- Đối tượng: Ghi đúng tên hạng mục hoặc công trình và phạm vi đề nghị nghiệm thu hoàn thành.
- Hồ sơ: Tập hợp kết quả nghiệm thu trước đó, hồ sơ hoàn thành và kết quả thử nghiệm, chạy thử nếu phát sinh.
- Tình trạng thực tế: Nêu các tồn tại, việc khắc phục và tài liệu chứng minh điều kiện nghiệm thu liên quan.
Tải ngay: Mẫu phiếu yêu cầu nghiệm thu hoàn thành TẠI ĐÂY
Mẫu phiếu yêu cầu nghiệm thu hoàn thành hạng mục hoặc công trình
>>> Xem thêm: Các phần mềm quản lý dự án xây dựng.
3. Cách ghi phiếu yêu cầu nghiệm thu
Để hạn chế phải sửa phiếu nhiều lần, người lập nên đối chiếu bản vẽ, hợp đồng, hồ sơ chất lượng và hiện trạng thi công trước khi điền. Cùng một đối tượng nghiệm thu phải được gọi thống nhất trên phiếu, nhật ký, bản vẽ và tài liệu gửi kèm.
3.1. Thông tin công trình và các bên
Ghi tên dự án, công trình, hạng mục/gói thầu theo văn bản quản lý; tên đầy đủ của nhà thầu đề nghị, chủ đầu tư hoặc đơn vị giám sát nhận phiếu. Nếu dự án có nhiều nhà thầu, ghi rõ bên trực tiếp thi công và người phụ trách kỹ thuật để tránh chuyển nhầm yêu cầu. Mã công trình hoặc mã hồ sơ (nếu có) nên thống nhất với danh mục theo dõi của dự án.
Tên đơn vị và đầu mối xử lý cần phù hợp với mô hình quản lý dự án đang áp dụng. Nếu đơn vị tư vấn giám sát tiếp nhận phiếu thay chủ đầu tư, ghi rõ người hoặc bộ phận được giao nhiệm vụ, không chỉ ghi tên chung của dự án.
3.2. Nội dung đề nghị nghiệm thu
Nêu chính xác loại nghiệm thu và tên đối tượng: công việc, giai đoạn, bộ phận, hạng mục hay công trình. Tránh câu quá rộng như “đề nghị nghiệm thu phần xây dựng”; thay bằng “nghiệm thu cốt thép dầm tầng 2, khu A theo bản vẽ K-12”. Nếu công việc gồm nhiều vị trí, kèm danh sách chi tiết để người nhận chuẩn bị kiểm tra.
3.3. Vị trí và phạm vi công việc
Xác định tầng, trục, khu vực, lý trình, đoạn tuyến hoặc mã cấu kiện; ghi khối lượng khi cần và nêu phần không thuộc yêu cầu lần này. Ví dụ, “cốt thép dầm tầng 2, trục 2–4/A–C, không gồm sàn tầng 2” rõ hơn cách ghi “kết cấu tầng 2”. Phạm vi phải khớp với kết quả tự kiểm tra và nhật ký thi công.
Nếu sử dụng phần mềm quản lý công việc, có thể ghi thêm mã công việc tương ứng để tra cứu hồ sơ. Mã nội bộ chỉ hỗ trợ theo dõi, không thay cho tên và vị trí của đối tượng nghiệm thu trên phiếu.
Ghi rõ vị trí và phạm vi công việc trong phiếu yêu cầu nghiệm thu giúp các bên xác định đúng khu vực cần kiểm tra.
3.4. Thời gian và địa điểm
Ghi ngày, giờ gửi yêu cầu và thời điểm dự kiến kiểm tra tại công trường; nêu điểm hẹn cụ thể nếu công trình có nhiều khu vực. Lịch dự kiến nên phù hợp tiến độ thi công và khả năng tiếp cận hiện trường. Với nghiệm thu công việc, cần lưu dấu thời điểm bên giám sát nhận đề nghị vì khoản 3 Điều 22 Nghị định 207/2026/NĐ-CP tính mốc 24 giờ từ thời điểm này.
Nhà thầu có thể dùng phần mềm giao việc để giao người chuẩn bị hồ sơ, bố trí nhân sự tại hiện trường và nhắc thời hạn phản hồi. Lịch hẹn cần được xác nhận qua kênh tiếp nhận của dự án, không chỉ đánh dấu hoàn thành trên phần mềm.
3.5. Hồ sơ đính kèm
Liệt kê theo đúng đối tượng và mức độ phát sinh, thường gồm bản vẽ thiết kế/phần hoàn công liên quan, nhật ký thi công, phiếu kiểm tra nội bộ, kết quả thí nghiệm hoặc kiểm định, hồ sơ vật liệu và các biên bản nghiệm thu trước đó. Có thể lập bảng kê tên tài liệu, số hiệu, phiên bản, ngày phát hành và số trang để bên nhận đối chiếu nhanh.
Với vật liệu hoặc thiết bị đưa vào công trình, biên bản giao nhận hàng hóa giúp đối chiếu tên hàng, số lượng và bên giao nhận. Tài liệu này không thay thế chứng chỉ hoặc kết quả thí nghiệm, kiểm định cần thiết để đánh giá chất lượng.
3.6. Người ký và thông tin liên hệ
Người ký phiếu là người được nhà thầu phân công hoặc ủy quyền gửi đề nghị theo quy trình dự án. Ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị và số điện thoại; nếu sử dụng giấy ủy quyền công ty cho cá nhân, kiểm tra phạm vi và thời hạn ủy quyền trước khi ký. Người ký phiếu không mặc nhiên có thẩm quyền ký mọi loại biên bản nghiệm thu.
Nếu phiếu được lập và gửi dưới dạng điện tử, các bên cần thống nhất cách xác nhận, lưu trữ và sử dụng chữ ký số phù hợp. Khi kiểm tra chữ ký, cần đối chiếu thông tin người ký và hiệu lực của chứng thư số tại thời điểm ký.
Ví dụ đã điền minh họa:
| Trường thông tin | Nội dung minh họa |
|---|---|
| Công trình / hạng mục | Nhà làm việc A / kết cấu tầng 2 |
| Đối tượng đề nghị | Cốt thép dầm trục 2–4/A–C theo bản vẽ K-12, phiên bản 03 |
| Vị trí, phạm vi | Tầng 2, khu A; từ trục 2 đến 4 và A đến C; không gồm sàn tầng 2 |
| Thời gian, địa điểm | 09:00 ngày 28/09/2026, tại tầng 2 – khu A |
| Hồ sơ gửi kèm | Bản vẽ K-12; nhật ký ngày 25–27/09; biên bản kiểm tra nội bộ số 18; kết quả kiểm tra thép lô S-09 |
| Người liên hệ | Nguyễn Văn A – kỹ sư hiện trường; 09xx xxx xxx |
Trong ví dụ này, tên “cốt thép dầm”, vị trí trục 2–4/A–C và các tài liệu đối chiếu phải xuất hiện thống nhất trên bảng kê, hiện trường và hồ sơ nghiệm thu. Nếu bản vẽ đã có phiên bản mới, cập nhật số hiệu trước khi gửi phiếu.
4. Lưu ý khi gửi yêu cầu nghiệm thu
4.1. Kiểm tra điều kiện nghiệm thu
Tự kiểm tra trước khi gửi phiếu là một bước quản trị rủi ro giúp nhà thầu hạn chế việc phải hủy lịch hoặc nghiệm thu lại. Cần đối chiếu hiện trạng với thiết kế, kiểm tra chất lượng phần việc và khắc phục các tồn tại ảnh hưởng đến điều kiện nghiệm thu. Với công việc sẽ bị che khuất, bố trí kiểm tra trước khi chuyển bước thi công.
4.2. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Nên lập checklist công việc cho bước chuẩn bị hồ sơ, trong đó có tên tài liệu, người phụ trách và tình trạng hoàn thành. Đối chiếu danh mục với hợp đồng, chỉ dẫn kỹ thuật và yêu cầu của dự án; tài liệu thiếu hoặc đang sửa phải được ghi rõ để xử lý trước lịch kiểm tra.
Với nhiều nhà thầu cùng trao đổi hồ sơ, phần mềm quản lý tài liệu có thể hỗ trợ lưu phiên bản và phân quyền truy cập. Dù dùng công cụ nào, tệp gửi nghiệm thu vẫn cần có số hiệu, ngày phát hành và phiên bản rõ ràng để tránh đối chiếu nhầm bản cũ.
4.3. Gửi đúng người tiếp nhận
Xác định người giám sát trực tiếp và đầu mối của chủ đầu tư theo hợp đồng, sơ đồ phân quyền hoặc quy trình đã thống nhất. Gửi qua kênh được dự án chấp nhận; lưu email, sổ giao nhận hoặc xác nhận trên hệ thống để chứng minh thời điểm tiếp nhận. Không chỉ gửi cho nhóm chat không có người có trách nhiệm xử lý.
Nếu thay đổi kỹ sư phụ trách, nên lập biên bản bàn giao công việc kèm danh sách phiếu đang chờ phản hồi, hồ sơ còn thiếu và lịch kiểm tra đã hẹn. Việc chuyển đầu mối phải được thông báo cho bên tiếp nhận để tránh bỏ sót yêu cầu.
>>> Xem thêm: Các mẫu ủy quyền và nội dung cần lưu ý.
4.4. Theo dõi phản hồi và kết quả
Sau khi gửi, theo dõi lịch kiểm tra, ghi nhận phản hồi và phối hợp khắc phục khi chưa được chấp nhận. Theo khoản 3 Điều 22 Nghị định 207/2026/NĐ-CP, người giám sát thực hiện nghiệm thu công việc trong không quá 24 giờ từ khi nhận đề nghị; nếu không đồng ý phải thông báo lý do bằng văn bản. Mốc này áp dụng cho nghiệm thu công việc, không nên tự suy rộng thành thời hạn bắt buộc cho mọi loại nghiệm thu giai đoạn hoặc hoàn thành.
Nếu các bên họp để thống nhất cách khắc phục, có thể dùng biên bản cuộc họp để ghi người phụ trách và thời hạn xử lý. Biên bản họp không thay cho biên bản nghiệm thu; sau khi kiểm tra lại, vẫn cần ghi nhận kết quả theo đúng loại nghiệm thu.
Theo dõi phiếu đã gửi, phản hồi và biên bản để bảo đảm hồ sơ nghiệm thu liền mạch
>>> Xem thêm: Thanh lý hợp đồng: quy trình, điều kiện và thủ tục
5. Câu hỏi thường gặp
5.1. Có mẫu phiếu yêu cầu nghiệm thu thống nhất không?
Các bên nên thống nhất mẫu phiếu theo hợp đồng và quy trình của dự án, bảo đảm rõ đối tượng, vị trí, thời gian và hồ sơ kiểm tra. Ba mẫu trong bài là mẫu tham khảo, không phải biểu mẫu bắt buộc ban hành kèm Nghị định 207/2026/NĐ-CP.
5.2. Ai ký phiếu yêu cầu nghiệm thu?
Người được nhà thầu phân công hoặc ủy quyền gửi đề nghị ký theo quy trình dự án. Cần kiểm tra phạm vi nhiệm vụ trước khi ký; người ký phiếu không mặc nhiên có thẩm quyền ký mọi loại biên bản nghiệm thu.
5.3. Phiếu yêu cầu có thay thế biên bản nghiệm thu không?
Không. Phiếu dùng để đề nghị kiểm tra, còn biên bản ghi nhận kết quả và chữ ký của người có trách nhiệm. Việc bên giám sát đã nhận phiếu không có nghĩa phần việc đã được nghiệm thu.
Phiếu yêu cầu nghiệm thu cần ghi rõ phần việc, vị trí, thời gian và hồ sơ kèm theo để các bên kiểm tra đúng đối tượng. FAST hy vọng ba mẫu và hướng dẫn trên giúp nhà thầu lập phiếu thuận tiện hơn, theo dõi phản hồi đầy đủ và lưu hồ sơ nghiệm thu nhất quán.
Thông tin liên hệ:
- Website: fast.com.vn
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: zalo.me/phanmemfast