Có câu “biết người biết ta trăm trận trăm thắng”, giải pháp Business Intelligence (BI) – Trí tuệ doanh nghiệp ra đời cũng nhằm đáp ứng phần nào nhu cầu “biết ta” của doanh nghiệp. Vậy hãy cùng FAST trả lời những câu hỏi này…
Business Intelligence là gì?
Business Inteligence (viết tắt là BI) được hiểu là giải pháp quản trị doanh nghiệp thông minh, là một hệ thống báo cáo cho phép tổ chức / doanh nghiệp khai thác dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau về khách hàng (KH), thị trường, nhà cung cấp, đối tác, nhân sự… và phân tích / sử dụng các dữ liệu đó thành các nguồn thông tin có ý nghĩa nhằm hỗ trợ ra quyết định.
Thông thường cấu trúc một bộ giải pháp BI đầy đủ gồm:
- Kho dữ liệu tổng hợp (Data Warehouse)
- Các bộ báo cáo, bộ chỉ tiêu quản lý hiệu năng (Key Perfomance Indicators – KPI)
- Các dự báo và phân tích giả lập (Balance Scorecards, Simulation and Forecasting…)
Đầu ra trong mỗi hệ thống ERP, hay phần mềm CRM thường là các dữ liệu đã sẵn sàng phục vụ việc phân tích. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp, việc khai thác các dữ liệu này chưa được chú trọng nên chỉ dừng ở các yêu cầu kết xuất báo cáo nghiệp vụ đơn thuần của các phòng ban.
Khá nhiều thông tin quan trọng cho người ra quyết định và lập kế hoạch chiến lược đã bị bỏ qua do thiếu công cụ tổng hợp, phân tích, ”móc nối” các dữ liệu này, hoặc do người lãnh đạo không nhìn nhận khả năng này nên không đặt ra yêu cầu với hệ thống CNTT. Xét ở góc độ đầu tư thì đây là sự lãng phí lớn.
Trên thực tế, BI cần cho mọi doanh nghiệp có nhu cầu tích hợp dữ liệu và phân tích thông tin.
Đối với nhà quản lý, đây là hệ thống phân tích hoạt động chính xác và toàn diện nhất do thông tin được tổng hợp từ nhiều nguồn trong DN.
Trong nhiều trường hợp, nếu không sử dụng BI, doanh nghiệp sẽ không có được kết quả ngay, thậm chí có thể tốn kém một khoản chi phí cho việc khảo sát, nghiên cứu, tìm tòi mới có được kết quả. Với BI, doanh nghiệp dễ dàng có ngay thông tin phân tích quản lý, để trả lời các câu hỏi như:
- Khách hàng quan trọng nhất hiện nay là ai?
- Thị trường nào đang mang lại lợi nhuận lớn nhất?
- …
Ứng dụng Business Intelligence thế nào?
Ở mức hệ thống, BI là khâu cuối cùng của các giải pháp ERP, CRM… nghĩa là chỉ khi các hệ thống quản trị thông tin này đi vào vận hành, khai thác thì BI mới phát huy được công việc của mình.
Ở mức đơn giản, BI là các yêu cầu đặt ra của nhà lãnh đạo với mỗi hệ thống phần mềm quản lý.
Ví dụ, nhiều công ty hiện nay khai thác báo cáo tài chính hoặc yêu cầu đơn vị triển khai xây dung thêm phân hệ báo cáo tài chính hoặc phân hệ báo cáo cho hội đồng quản trị song song với hệ thống ERP trong doanh nghiệp.
BI vừa là đầu ra cuối cùng của các hệ thống ERP, CRM… vừa là đầu vào cho chính các hệ thống này. Vì nếu xây dựng doanh nghiệp từ các kết quả đánh giá của BI, tức là từ các chỉ số đánh giá hiệu năng thì doanh nghiệp sẽ có thông tin đầu vào phản án chính xác kết quả đầu ra đó.
Khi doanh nghiệp ứng dụng ERP thì việc áp dụng BI là phần liên kết rất nên phát triển và tận dụng. Điều đó sẽ giúp hoàn thiện hệ thống ứng dụng CNTT và thúc đẩy phát triển và nâng cao khả năng cạnh tranh.
BI có thể triển khai trên những dữ liệu phi cấu trúc được tồn tại ở nhiều loại như tờ trình, báo cáo tổng kết của một cá nhân, một bộ phận, các email chào hàng hay phàn nàn của khách hàng… tích hợp chúng lại và góp với dữ liệu có cấu trúc để phân tích.
Đây là khả năng có thể đứng độc lập của BI, nghĩa là những doanh nghiệp chưa có điều kiện sử dụng hệ thống ERP hay phần mềm nào đó, chỉ sử dụng Excel, Access mà có nhu cầu phân tích thì BI là giải pháp tối ưu cho họ.
4 nhu cầu quan trọng mà BI đáp ứng
Trải qua hai mươi năm phát triển, ngày nay hệ thống BI đã dần trở nên hoàn thiện và có khả năng đáp ứng bốn nhu cầu quan trọng mà người quản trị luôn mong đợi, đó là:
Một số hệ thống BI của các hãng có thể chỉ tập trung giải quyết một hoặc một số nhu cầu trên.
Data Warehouse – Khai thác dữ liệu tập trung
Khi doanh nghiệp hoạt động hiệu quả thì việc mở rộng phạm vi trên nhiều tỉnh thành, hay nhiều quốc gia là nhu cầu tất yếu. Song song với việc phát triển như thế, thì ban quản trị cũng vấp phải nhiều khó khăn trong quản lý.
Dữ liệu của công ty, tập đoàn nằm rải rác ở nhiều nơi và dưới nhiều hình thức khác nhau. Do đó, bất cứ nhu cầu truy vấn, phân tích hay so sánh giữa các vùng với nhau đều tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức.
Với Data Warehouse (Kho dữ liệu) của BI, những dữ liệu quan trọng nằm rải rác nhiều nơi, dưới nhiều định dạng khác nhau của DN sẽ được trích xuất đều đặn và được tập hợp lại theo một cấu trúc thống nhất. Qua đó những báo cáo từ chi tiết đến tổng quát của toàn DN đều luôn đảm bảo được tính chính xác và kịp thời.
“Kho dữ liệu” đã được rất nhiều tập đoàn lớn nhìn nhận là một phần quan trọng trên bước đường toàn cầu hóa của họ.
Analysis – Báo cáo phân tích cao cấp
Một trong những nỗi sợ hãi lớn nhất của quản trị doanh nghiệp là bị chìm ngập trong một rừng dữ liệu. Sắp xếp quản lý cánh rừng đó đã là quá khó khăn nói chi đến việc khai thác giá trị từ đó. Nhưng thực tế trong quá trình ra quyết định vẫn luôn đòi hỏi những nhu cầu truy vấn phức tạp.
Hiện nay giải pháp báo cáo phân tích cao cấp của BI đã tương đối hoàn thiện với những tính năng nổi bật như:
Đào sâu dữ liệu đến mức tối đa
Giúp giải quyết những yêu cầu phức tạp như “cung cấp thông tin về doanh thu và số lượng mặt hàng bán được của 3 năm gần nhất, theo tất cả các vùng, ứng với tất cả các nhóm sản phẩm và từng sản phẩm, và nhân viên thực hiện giao dịch”.
Với dạng câu hỏi như trên người quản trị chỉ mất vài giây tương tác với hệ thống OLAP là đã có được câu trả lời.
Khả năng tùy biến chiều thông tin
Song song với tính năng đào sâu dữ liệu là khả năng tùy chỉnh thứ tự của các chiều thông tin.
Ví dụ cũng với những chiều thông tin như yêu cầu trên ta có góc nhìn khác như “cung cấp thông tin về doanh thu và số lượng mặt hàng bán được, ứng với các nhân viên bán hàng, của toàn bộ các vùng, trên tất cả các nhóm sản phẩm và từng sản phẩm, trong 3 năm gần nhất”.
Monitoring – Giám sát và cảnh báo tự động
Để khẳng định tên tuổi của mình hơn nữa trên thị trường BI, các nhà cung cấp giải pháp lớn liên tục đầu tư vào phần giao diện người dùng. Các khái niệm về Dashboards – bảng điều khiển, Scorecards – bảng chỉ số… đã được áp dụng vào quản lý DN.
Nhờ vào bảng điều khiển mà các chỉ số thể hiện tình trạng phát triển của công ty (KPIs) luôn được tự động tổng hợp và cập nhật thường xuyên.
Ngoài chức năng cảnh báo tự động qua màu sắc, hình ảnh, hệ thống BI còn có chức năng tự động gửi email thông báo đến người có thẩm quyền, giúp người quản lý luôn có được thông tin về những gì đang xảy ra.
Planning and Forecasting – Dự báo và lên kế hoạch
Trong môi trường thực tế, để tổng hợp được một bảng kế hoạch cho quí tới, năm tới hay phương hướng của công ty trong nhiều năm tới sẽ rất phức tạp. Hầu như các bảng kế hoạch và dự báo của doanh nghiệp đều phụ thuộc vào nhận định chủ quan của một số người có kinh nghiệm.
Tất cả những người quản lý chắc hẳn ai cũng muốn có được sự hỗ trợ đáng tin cậy và mang tính khoa học nhằm giúp họ đưa ra được những dự báo vững chắc hơn. Nắm bắt nhu cầu này, các tên tuổi hàng đầu về hệ thống BI đều hỗ trợ khá tốt khả năng dự báo và lên kế hoạch.
Kết hợp với kinh nghiệm của người sử dụng, những bản kế hoạch cho tương lai được tổng hợp khá nhanh và có độ chính xác cao.
Ngoài hai tính năng trên, hệ thống BI còn giúp cho người sử dụng khả năng phân tích và mô phỏng. Chức năng này giúp cho người sử dụng có thể giả lập một số biến cố, qua đó đánh giá được xu thế thay đổi của các chỉ số KPI mà họ quan tâm.
Tạm kết
Tuy là một giải pháp cao cấp nhưng Business Intellingence không chỉ dành riêng cho các tập đoàn lớn mà là giải pháp hỗ trợ quyết định cho doanh nghiệp ở mọi qui mô và nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau.
Trong thực tế, BI mang lại lợi ích rõ nét nhất cho các doanh nghiệp ngành hàng tiêu dùng, giải khát, thực phẩm khi mà yếu tố về thời gian được đặt lên hàng đầu.
Trên thế giới, BI đã trở thành công cụ quản trị quen thuộc của nhiều tên tuổi lớn như: BMW, Coca-Cola, Unilever… Còn tại Việt Nam, một số công ty lớn đã và đang triển khai BI và coi đó như vũ khí bí mật của mình.
Theo PCWorldVN