Hệ thống ERP được biết đến là một giải pháp giúp các doanh nghiệp thực hiện công tác quản lý, quản trị tổng thể doanh nghiệp một cách hữu hiệu. Nếu đây là lần đầu tiên bạn nghe qua về thuật ngữ này thì cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết thông qua các thông tin bên dưới!
1. Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP (Enterprise resource planning – lập kế hoạch nguồn lực, quản trị tổng thể doanh nghiệp) là mô hình công nghệ được chuẩn hóa, sắp xếp hợp lý và tích hợp các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp – xuyên các mảng tài chính, nguồn nhân lực, mua sắm, phân phối và các phòng ban khác. Thông thường, ERP hoạt động trên một nền tảng tích hợp sử dụng các dữ liệu chung hoạt động trên một cơ sở dữ liệu duy nhất.
Hệ thống ERP là gì?
Năm 1990, Gartner đã đưa ra thuật ngữ ERP để mô tả sự phát triển của hệ thống lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP) và lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP II) khi chúng mở rộng ra ngoài sản xuất vào các bộ phận khác của doanh nghiệp, thường là tài chính và nhân sự.
Hệ thống ERP phát triển nhanh chóng trong những năm 1990 liên quan Y2K và sự ra đời của đồng Euro. Hầu hết các doanh nghiệp đều xem Y2K và Euro là chi phí kinh doanh và ERP là một cách hiệu quả về chi phí để thay thế các hệ thống cũ bằng gói tiêu chuẩn hóa và đồng thời giải quyết các vấn đề trên.
>> Xem thêm: Tất tần tật về chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp
2. Những phân hệ được tích hợp trong hệ thống ERP
- Finance (phân hệ kế toán – tài chính).
- Purchase Control (Phân hệ quản lý mua hàng).
- Project Management (Phân hệ quản lý dự án).
- Sales and Distribution (Phân hệ quản lý bán hàng, phân phối).
- Production Planning and Control (Phân hệ lập kế hoạch & quản lý sản xuất)
- Human Resource Management (Phân hệ quản lý nhân sự).
- Stock Control (Phân hệ quản lý tồn kho).
- Tax Reports (Phân hệ báo cáo thuế).
- Management Reporting (Phân hệ báo cáo quản trị).
3. Các tính năng chính của hệ thống ERP
Quy mô, phạm vi và chức năng của các hệ thống ERP đến từ nhiều nhà cung cấp rất khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết, các phần mềm ERP đều có các đặc điểm sau:
Tích hợp toàn doanh nghiệp
Các quy trình nghiệp vụ được tích hợp từ đầu đến cuối trong các phòng ban và đơn vị kinh doanh. Ví dụ: khi có đơn hàng mới sẽ tự động bắt đầu kiểm tra tín dụng, truy vấn số lượng tồn kho khả dụng của sản phẩm và cập nhật lịch giao hàng. Khi đơn đặt hàng được gửi, hóa đơn cũng sẽ được gửi.
Các hoạt động theo thời gian thực (hoặc gần như theo thời gian thực)
Vì các quy trình trong ví dụ trên xảy ra trong vòng vài giây sau khi nhận đơn đặt hàng nên nếu có vấn đề xảy ra thì sẽ được xác định nhanh chóng giúp người bán có thêm thời gian để khắc phục tình huống.
Một cơ sở dữ liệu chung
Một cơ sở dữ liệu chung là một trong những lợi thế ban đầu của ERP. Nó cho phép dữ liệu được nhập một lần với mọi bộ phận cùng sử dụng. Từng phòng ban phải tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu được phê duyệt và các quy tắc chỉnh sửa.
Giao diện và cảm nhận nhất quán
Các nhà cung cấp ERP sớm nhận ra rằng phần mềm với giao diện người dùng nhất quán giúp giảm chi phí đào tạo và trông chuyên nghiệp hơn.
ERP – giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp
>> Xem thêm: Hệ thống thông tin là gì? Có mấy loại hệ thống thông tin?
4. Các hệ thống ERP được phân loại như thế nào?
Hệ thống ERP thường được phân loại theo lớp (tier) dựa trên quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp mà hệ thống ERP đó hướng tới. Các lớp điển hình bao gồm:
Các ERP lớp I
Hỗ trợ các doanh nghiệp lớn, toàn cầu xử lý tất cả các vấn đề quốc tế, bao gồm tiền tệ, ngôn ngữ, bảng chữ cái, mã bưu chính, quy tắc kế toán v.v… Có 4-5 hệ thống ERP lớp I.
Các ERP lớp II
Hỗ trợ các doanh nghiệp lớn có thể hoạt động ở nhiều quốc gia nhưng thiếu tầm với toàn cầu. Khách hàng lớp II có thể là các đơn vị độc lập hoặc đơn vị kinh doanh của các doanh nghiệp toàn cầu lớn. Hầu hết, các hệ thống ERP này đều có quốc tế hóa nhưng thiếu độ rộng của Lớp I. Tùy thuộc vào cách các nhà cung cấp được phân loại mà có 25 đến 45 nhà cung cấp trong lớp này.
Các ERP lớp III
Hỗ trợ các doanh nghiệp quy mô vừa. Hầu hết xử lý một số ngôn ngữ và tiền tệ nhưng chỉ có một bảng chữ cái duy nhất. Tùy thuộc vào cách ERP được phân loại, có từ 75 đến 100 giải pháp ERP thuộc lớp này.
Các ERP lớp IV
Được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ. Hệ thống ERP này thường tập trung vào kế toán và không được coi là một ERP đầy đủ.
5. Hệ thống ERP có vai trò như thế nào trong doanh nghiệp?
ERP cải thiện hiệu suất và hiệu quả của doanh nghiệp bằng cách:
Tích hợp thông tin tài chính
Nếu không có một hệ thống tích hợp, từng phòng ban, chẳng hạn như tài chính, bán hàng v.v… cần phải dựa vào các hệ thống riêng biệt, mỗi hệ thống có thể sẽ có số doanh thu và chi phí khác nhau. Nhân viên ở tất cả các cấp sẽ lãng phí thời gian đối chiếu số liệu thay vì thảo luận về cách cải thiện tình hình của doanh nghiệp.
Tích hợp các đơn hàng
Hệ thống ERP điều phối việc nhận đơn hàng, sản xuất, kho hàng, kế toán và phân phối. Điều này được thực hiện đơn giản và ít bị lỗi hơn khi được tích hợp trên một hệ thống thay vì hàng loạt các hệ thống riêng biệt cho mỗi bước trong tiến trình tạo đơn hàng.
Giúp thấu hiểu khách hàng
Hầu hết các ERP với công cụ CRM sẽ theo dõi tất cả tương tác của khách hàng và ghép nối các tương tác này với thông tin về đơn đặt hàng, giao hàng, trả lại hàng, yêu cầu dịch vụ v.v… nhằm giúp nhân viên kinh doanh thấu hiểu về hành vi và nhu cầu của khách hàng để đưa ra các chính sách khách hàng phù hợp.
Chuẩn hóa việc mua sắm
Khi thiếu một hệ thống mua sắm tích hợp, việc phân tích và theo dõi mua hàng trên toàn doanh nghiệp là một thách thức. Các doanh nghiệp lớn thường thấy rằng những đơn vị khác nhau trong doanh nghiệp mua cùng một sản phẩm nhưng không nhận được lợi ích của giảm giá theo số lượng hay khối lượng. Khi đó, nếu triển khai hệ thống ERP, các công cụ mua sắm trong ERP trang bị tính năng mua theo nhóm giúp đàm phán với nhà cung cấp bằng cách xác định các nhà cung cấp, sản phẩm và dịch vụ thường được sử dụng trong toàn doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn hóa và tăng tốc sản xuất
Các công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty hay sát nhập và mua lại, thường thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh tạo ra các vật dụng tương tự bằng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống ERP có thể tiêu chuẩn hóa và tự động hóa quy trình sản xuất và hỗ trợ. Tiêu chuẩn hóa này giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và giảm số lượng kiểm kê.
Chuẩn hóa thông tin nhân sự
Các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh thường thiếu một cách đơn giản để giao tiếp với nhân viên về lợi ích hoặc theo dõi số giờ và chi phí của nhân viên. Hệ thống ERP, với cổng tự phục vụ, cho phép nhân viên duy trì thông tin cá nhân của riêng mình, đồng thời tạo điều kiện cho báo cáo thời gian, theo dõi chi phí, yêu cầu nghỉ, lên lịch, đào tạo v.v… Bằng cách tích hợp thông tin, chẳng hạn như bằng cấp, chứng chỉ và kinh nghiệm công việc vào một kho lưu trữ nhân sự, các cá nhân với năng lực cụ thể có thể dễ dàng sắp xếp hơn cho phù hợp với các nhiệm vụ tiềm năng.
Vai trò quan trọng của hệ thống ERP đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của một doanh nghiệp
>> Xem thêm: Cách vẽ sơ đồ kho tối ưu diện tích, tránh thất thoát cho doanh nghiệp
6. Những lợi ích của hệ thống ERP là gì?
ERP cải thiện hiệu quả kinh doanh theo nhiều cách. Đặc biệt:
Hiệu suất nội bộ
Vận hành đúng hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp giảm thời gian cần thiết để hoàn thành hầu như mọi quy trình kinh doanh.
Quyết định tốt hơn
ERP thúc đẩy hợp tác thông qua dữ liệu được chia sẻ. Việc này giúp loại bỏ thời gian lãng phí tranh cãi về dữ liệu đúng sai và cho phép các phòng ban dành thời gian phân tích dữ liệu, rút ra kết luận và ra quyết định tốt hơn. Ra quyết định hiệu quả nhất cần cân bằng giữa tập trung với một số quyền tự trị địa phương. Chỉ huy và kiểm soát tập trung hiếm khi đáp ứng nhu cầu địa phương trong khi quyền tự chủ hoàn toàn ngăn cản sự phối hợp toàn doanh nghiệp. Dữ liệu được chia sẻ và quy trình kinh doanh chung cho phép các quyết định được đưa ra trong giới hạn cho phép của trụ sở chính bởi các cá nhân gần, sát sao với tình huống trên thực tế.
Tăng sự linh hoạt
Tiêu chuẩn hóa và đơn giản hóa dẫn đến ít cấu trúc cứng nhắc hơn. Điều này tạo ra một doanh nghiệp linh hoạt, có thể thích nghi nhanh chóng đồng thời tăng khả năng hợp tác.
Bảo mật nâng cao
Một cơ sở dữ liệu tập trung sẽ dễ dàng thực hiện công tác bảo mật hơn so với dữ liệu nằm rải rác trên hàng loạt các máy chủ ở nhiều điểm khác nhau.
7. Sơ đồ quy trình trong hệ thống ERP
Sơ đồ nghiệp vụ quy trình bán hàng – thu tiền
Quy trình nghiệp vụ bán hàng và thu tiền trên hệ thống FBO gồm 14 bước cụ thể như sau:
Bước 1: Khách hàng yêu cầu báo giá: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, họ liên hệ với nhân viên bán hàng để yêu cầu báo giá. Nhân viên bán hàng sẽ lập Giấy báo giá trên hệ thống, lưu trữ thông tin và gửi báo giá cho khách hàng.
Bước 2: Xác nhận đơn hàng: Sau khi khách hàng xác nhận mua hàng, nhân viên bán hàng lập hợp đồng bán hàng, ghi nhận thông tin trên hệ thống và gửi cho người có thẩm quyền phê duyệt.
Bước 3: Phê duyệt hợp đồng: Người có thẩm quyền kiểm tra và duyệt hợp đồng trên hệ thống. Nếu hợp đồng không được phê duyệt, nhân viên bán hàng sẽ điều chỉnh thông tin và xử lý lại hợp đồng.
Bước 4: Lập đơn hàng: Sau khi hợp đồng bán hàng được cả hai bên ký kết, nhân viên bán hàng lập đơn hàng trên hệ thống, lưu trữ thông tin và gửi cho người có thẩm quyền phê duyệt.
Bước 5: Phê duyệt đơn hàng: Người có thẩm quyền kiểm tra và phê duyệt đơn hàng trên hệ thống. Nếu đơn hàng không được phê duyệt, nhân viên bán hàng sẽ điều chỉnh và xử lý lại đơn hàng.
Bước 6: Lập lệnh xuất kho: Khi đơn hàng được duyệt, nhân viên bán hàng lập lệnh xuất kho trên hệ thống và chuyển cho bộ phận kho.
Bước 7: Kiểm tra tồn kho: Bộ phận kho tiếp nhận thông tin từ lệnh xuất kho, kiểm tra tồn kho của hàng hóa qua báo cáo tồn kho. Nếu đủ hàng sẽ tiến hành bước tiếp theo, nếu thiếu hàng sẽ sản xuất hoặc mua hàng theo quy trình tương ứng.
Bước 8: Xuất hàng: Sau khi kiểm tra số lượng hàng hóa, thủ kho xuất hàng và lập phiếu xuất kho trên hệ thống.
Bước 9: Ghi nhận công nợ: Sau khi bộ phận kho xuất hàng, kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng trên hệ thống dựa trên phiếu xuất kho và lập hóa đơn bán hàng.
Bước 10: Lập phiếu giao hàng: Bộ phận giao hàng lập phiếu giao hàng trên hệ thống và chuyển hàng cho khách hàng.
Bước 11: Xác nhận nhận hàng: Khách hàng xác nhận đã nhận hàng. Bộ phận giao hàng xác nhận trên hệ thống rằng phiếu giao hàng đã hoàn tất. Nếu khách hàng không đồng ý nhận hàng, hàng sẽ được trả về kho để làm thủ tục nhập kho.
Bước 12: Nhập kho hàng trả lại: Thủ kho nhận hàng trả lại từ khách hàng và lập phiếu nhập kho trên hệ thống để ghi nhận thông tin hàng nhập kho.
Bước 13: Ghi giảm công nợ: Kế toán ghi nhận thông tin hàng bán trả lại trên hệ thống và ghi giảm công nợ của khách hàng dựa trên thông tin từ phiếu nhập kho.
Bước 14: Thu nợ: Khi đến hạn thanh toán, dựa trên thông tin giao hàng, hàng bán trả lại và hóa đơn bán hàng, kế toán thực hiện thu nợ từ khách hàng và ghi nhận thông tin trên hệ thống. Nếu thu bằng tiền mặt thì lập phiếu thu, nếu thu qua ngân hàng thì lập giấy báo có.
>> Xem thêm: Một số quy trình nghiệp vụ trong phần mềm ERP – Fast Business Online
Fast Business Online – Hệ thống ERP giúp quản trị toàn diện doanh nghiệp
Phần mềm ERP Fast Business Online
Phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp ERP Fast Business Online giúp quản lý tổng thể doanh nghiệp từ mua hàng, bán hàng, phân phối, kho, tài chính kế toán, nhân sự, CRM, DMS…
Một số ưu điểm nổi bật của hệ thống ERP Fast Business Online:
- 100% online, làm việc, truy cập dữ liệu từ xa thông qua internet, ngay cả trên thiết bị di động.
- Kinh nghiệm triển khai cho hơn 2.300 khách hàng với hơn 200 ngành nghề.
- Kết nối dữ liệu dễ dàng với các thiết bị và ứng dụng khác: Dịch vụ ngân hàng điện tử, PDA, POS, máy chấm công, Barcode, QRcode, phần mềm Fast e-Invoice, Fast e-Contract, phần mềm cân xe…
- Xử lý khối lượng dữ liệu lớn (big data) với tốc độ nhanh và không bị giảm dần theo thời gian sử dụng.
- Nhiều tính năng thông minh trong tác nghiệp, xử lý và báo cáo quản trị.
- Tích hợp miễn phí với phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice.
- Được trao tặng nhiều giải thưởng: Nhân tài Đất Việt, BITCup, Sao Khuê, ICT Awards…
[Giới thiệu tổng quan về Fast Business Online]
Trên đây là những thông tin cơ bản nhất về hệ thống ERP mà doanh nghiệp cần nắm rõ. Nếu có kế hoạch đầu tư triển khai, tùy vào nhu cầu sử dụng mà doanh nghiệp có thể chọn mua những phân hệ cần thiết, không bắt buộc phải dùng trọn bộ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp sở hữu được một phần mềm tiên tiến trong giới hạn ngân sách cho phép. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này, vui lòng liên lạc với chúng tôi bằng cách chat trực tiếp trên website https://fast.com.vn/ để được hỗ trợ nhanh chóng nhất!
Báo giá Phần mềm ERP Fast Business Online
Xem thêm các bài viết liên quan:
Quản trị doanh nghiệp là gì? Vai trò, chức năng và nguyên tắc quản trị