Trong công tác quản lý vật tư, hàng hóa, thẻ kho là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn tại từng kho, từng loại hàng. Việc hiểu đúng và sử dụng thẻ kho đúng quy định không chỉ giúp kiểm soát tồn kho hiệu quả, mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong công tác kế toán. Bài viết dưới đây FAST sẽ cùng doanh nghiệp tìm hiểu thẻ kho là gì, cách lập theo đúng quy định và ứng dụng dễ dàng, tiết kiệm thời gian.
1. Thẻ kho là gì?
Thẻ kho là chứng từ kế toán dùng để theo dõi số lượng nhập, xuất và tồn của từng loại vật tư, hàng hóa tại kho. Thẻ kho thường do thủ kho quản lý và ghi chép trực tiếp, phục vụ công tác hạch toán kế toán và quản trị nội bộ. Thông qua thẻ kho, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ biến động hàng hóa, hạn chế thất thoát và chủ động trong việc lập kế hoạch nhập hàng, sản xuất hoặc bán hàng. Đây là căn cứ quan trọng để đối chiếu giữa số liệu thực tế tại kho và số liệu trên sổ sách kế toán.
Việc phân loại thẻ kho giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho chi tiết và kiểm soát theo từng nhóm hàng cụ thể. Trong bối cảnh doanh nghiệp, thẻ kho có thể được phân loại theo:
- Thẻ kho vật tư
- Thẻ kho hàng hóa
- Thẻ kho thành phẩm
- Thẻ kho theo từng kho, từng địa điểm lưu trữ
Thẻ kho được sử dụng trong các trường hợp sau đây:
- Khi doanh nghiệp có phát sinh hoạt động nhập – xuất kho thường xuyên
- Khi cần quản lý vật tư, hàng hóa, thành phẩm trong sản xuất – thương mại
- Khi hàng kho phải được kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất
- Khi cần đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán
>> Xem thêm: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác và đầy đủ
2. Các mẫu thẻ kho theo quy định hiện hành
Hiện nay, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu thẻ kho theo các quy định kế toán đang áp dụng, tùy theo chế độ kế toán lựa chọn.
2.1. Mẫu thẻ kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Mẫu thẻ kho theo Thông tư 133 được áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Mẫu này có cấu trúc đơn giản, dễ sử dụng, tập trung theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn theo từng loại vật tư, hàng hóa.
2.2. Mẫu thẻ kho theo Quyết định 48
Mẫu thẻ kho theo Quyết định 48 vẫn được nhiều doanh nghiệp tham khảo trong quá trình quản lý kho. Về cơ bản, mẫu này có nội dung tương tự Thông tư 133, tuy nhiên cách trình bày và ký hiệu có một số điểm khác biệt.
3. Hướng dẫn lập và sử dụng thẻ kho đúng quy định
Khi lập thẻ kho, kế toán cần ghi rõ những thông tin sau:
- Số kho và thông tin cá nhân chịu trách nhiệm lập thẻ kho
- Mã tờ in và mã số thẻ kho
- Thông tin liên quan đến sản phẩm, hàng hóa như tên gọi, chủng loại, thương hiệu
- Các chỉ tiêu phản ánh yêu cầu quản lý đối với hàng hóa, sản phẩm
Thẻ kho được lập dưới dạng bảng biểu, gồm các hàng và cột tương ứng để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ phát sinh. Nội dung các cột trên thẻ kho
- Cột A: Đánh số thứ tự các nghiệp vụ nhập – xuất kho
- Cột B: Ghi nhận thời gian lập phiếu nhập, phiếu xuất kho
- Cột C, D: Thể hiện số hiệu chứng từ liên quan
- Cột E: Mô tả nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Cột F: Ghi rõ thời điểm thực tế hàng hóa được nhập hoặc xuất kho
- Cột G: Sau khi kiểm tra tính chính xác của thông tin, kế toán ký xác nhận
Các số liệu cuối kỳ thường được tổng hợp và thể hiện ở phần cuối bảng, từ cột E đến cột G. Trường hợp thẻ kho được in và đóng thành tập để sử dụng lâu dài, tập thẻ kho được quản lý như sổ kho và cần thể hiện đầy đủ thứ tự trang.
Các cột theo dõi số lượng trên thẻ kho bao gồm:
- Cột 1: Số lượng hàng hóa nhập kho
- Cột 2: Số lượng hàng hóa xuất kho
- Cột 3: Số lượng hàng hóa tồn kho sau mỗi lần nhập – xuất
Phần cuối thẻ kho là nội dung ký xác nhận của các cá nhân liên quan đến công tác quản lý kho, bao gồm thủ kho, kế toán, trưởng bộ phận hoặc quản lý kho. Việc ký xác nhận nhằm đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quá trình quản lý vật tư, hàng hóa.
>> Xem thêm: Vòng quay hàng tồn kho (Inventory turnover) là gì? Cách tính
4. Những nguyên tắc quan trọng khi sử dụng thẻ kho
Việc sử dụng thẻ kho không chỉ dừng lại ở việc ghi chép số liệu, mà còn đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ các nguyên tắc nhất định để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và nhất quán trong quản lý kho. Các nguyên tắc về mở thẻ, ghi chép và lưu trữ thẻ kho là cơ sở giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho hiệu quả và hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành.
Đối với nguyên tắc mở thẻ kho:
- Mỗi kho, mỗi loại vật tư, hàng hóa phải có thẻ kho riêng
- Thẻ kho cần được mở ngay khi phát sinh quản lý vật tư, hàng hóa
- Thông tin trên thẻ kho phải rõ ràng, thống nhất với danh mục vật tư của doanh nghiệp
Đối với nguyên tắc ghi chép thẻ kho:
- Ghi chép theo thứ tự thời gian phát sinh nhập – xuất
- Không tẩy xóa, sửa chữa tùy tiện trên thẻ kho
- Số liệu ghi trên thẻ kho phải căn cứ chứng từ hợp lệ
Đối với nguyên tắc lưu trữ thẻ kho
- Thẻ kho là chứng từ kế toán nên cần được lưu trữ theo quy định
- Sau khi kết thúc kỳ kế toán, thẻ kho cần được sắp xếp, lưu trữ khoa học để phục vụ kiểm tra, đối chiếu
Khi sử dụng thẻ kho, doanh nghiệp cũng cần lưu ý thường xuyên đối chiếu số liệu trên thẻ kho với tồn kho thực tế nhằm kịp thời phát hiện chênh lệch và xử lý theo đúng quy định. Đồng thời, cần phân định rõ trách nhiệm giữa thủ kho và kế toán để đảm bảo tính minh bạch trong quá trình ghi nhận và kiểm soát hàng hóa. Trong trường hợp khối lượng vật tư, hàng hóa lớn và phát sinh nghiệp vụ thường xuyên, doanh nghiệp nên hạn chế ghi chép thủ công, do dễ xảy ra sai sót và gây khó khăn cho việc quản lý, đối chiếu số liệu.
Doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng như Fast Inventory giúp tự động hóa, quản lý tồn kho theo thời gian thực, tích hợp quét mã vạch, báo cáo chi tiết, đồng bộ cho nhiều người dùng, giúp quản lý thẻ kho hiệu quả và đảm bảo dữ liệu đồng bộ theo thời gian thực.
5. Câu hỏi thường gặp về thẻ kho (FAQ)
5.1. Thẻ kho và sổ chi tiết vật tư, hàng hóa khác nhau thế nào?
Thẻ kho do thủ kho quản lý, phản ánh số lượng nhập – xuất – tồn tại kho. Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa do kế toán quản lý, phản ánh cả số lượng và giá trị, phục vụ hạch toán kế toán.
5.2. Thẻ kho có bắt buộc phải lưu trữ không? Lưu trong bao lâu?
Có. Thẻ kho là chứng từ kế toán và phải được lưu trữ theo quy định của pháp Luật kế toán 2015. Thời gian lưu trữ thông thường là tối thiểu 5 năm, tùy theo loại chứng từ.
5.3. Khi số liệu thẻ kho lệch với tồn kho thực tế xử lý ra sao?
Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê kho, xác định nguyên nhân chênh lệch và lập biên bản xử lý theo quy định. Sau đó, thực hiện điều chỉnh số liệu trên thẻ kho và sổ kế toán cho phù hợp.
5.4. Có thể quản lý thẻ kho hoàn toàn bằng Excel không?
Doanh nghiệp nhỏ có thể quản lý thẻ kho bằng Excel nếu số lượng vật tư, hàng hóa không lớn. Tuy nhiên, khi quy mô mở rộng, việc sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng sẽ giúp kiểm soát dữ liệu tốt hơn và hạn chế rủi ro sai sót.
Việc hiểu đúng bản chất, sử dụng đúng mẫu và tuân thủ các nguyên tắc khi lập thẻ kho không chỉ hỗ trợ công tác kế toán, mà còn nâng cao hiệu quả quản trị nội bộ. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô và khối lượng hàng hóa, việc kết hợp thẻ kho với các giải pháp quản lý kho hiện đại đến từ FAST sẽ giúp tự động hóa quy trình, đồng bộ dữ liệu và giảm thiểu sai sót, từ đó xây dựng nền tảng quản lý kho minh bạch và bền vững.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast