Phiếu xuất kho là một chứng từ quan trọng trong hoạt động quản lý kho hàng của mỗi doanh nghiệp. Nó không chỉ ghi nhận việc xuất hàng ra khỏi kho mà còn giúp theo dõi và kiểm soát hoạt động về hàng hóa, vật tư, nguyên liệu. Trong bài viết này, hãy cùng FAST tìm hiểu chi tiết về cách lập phiếu xuất kho một cách chi tiết nhất để giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng và hoạt động kinh doanh hiệu quả.
1. Phiếu xuất kho là gì?
Phiếu xuất kho là phiếu được lập ra ghi nhận số lượng công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu, vật tư, sản phẩm, hàng hóa được xuất ra từ kho của doanh nghiệp, phiếu này thường được sử dụng để theo dõi số lượng vật phẩm, số lượng của hàng hóa xuất kho từ đó sẽ làm cơ sở để hạch toán về chi phí sản xuất, để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm soát thực trạng sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.
Mỗi phiếu xuất kho sẽ được lập cho một hoặc là nhiều vật phẩm, hàng hóa cùng kho xuất dùng chung mục đích hoặc cho một đối tượng hạch toán chi phí.
>> Xem thêm: Phiếu nhập kho là gì? Hướng dẫn cách lập chính xác và mới nhất
Như vậy có thể thấy được rằng phiếu xuất kho có vai trò rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp và khi xuất một sản phẩm, vật liệu nào đó thì doanh nghiệp sẽ cần phải lập mẫu phiếu xuất kho.
Sau khi lập phiếu xuất kho thì người lập phiếu và kế toán trưởng ký và chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt rồi thì hàng mới được xuất kho. Thủ kho sẽ là người điền vào cột số lượng thực xuất, ngày tháng năm xuất kho và cùng với người nhận hàng ký, ghi rõ họ tên vào phiếu xuất kho.
Như vậy thì tất cả thông tin trong phiếu xuất kho sẽ do cả người lập phiếu cùng với thủ kho và kế toán cùng hoàn thành ở cột tương ứng.
>> Xem thêm: 10 ứng dụng phổ biến của phần mềm quản lý kho
2. Công dụng của phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho không chỉ đơn thuần là một tài liệu ghi nhận việc xuất hàng ra khỏi kho, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là các điểm cụ thể để diễn đạt rõ hơn về công dụng của phiếu xuất kho
2.1. Hạch toán chi phí sản xuất và kinh doanh
Sử dụng phiếu xuất kho giúp doanh nghiệp hạch toán và theo dõi chi phí sản xuất, kinh doanh một cách chính xác. Bằng cách ghi nhận việc xuất kho của hàng hóa, vật tư, nguyên liệu, doanh nghiệp có thể tính toán được giá thành của sản phẩm hoặc dịch vụ, cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý tài chính.
2.2. Quản lý biến động hàng hóa trong kho
Ghi chép phiếu xuất kho giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát sự biến động của hàng hóa trong kho. Thông qua việc đánh giá số lượng hàng hóa được xuất ra so với số lượng còn lại trong kho, doanh nghiệp có thể điều chỉnh kế hoạch nhập hàng, bổ sung hàng tồn kho một cách hợp lý.
2.3. Đánh giá tình hình kinh doanh
Phiếu xuất kho cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá tình hình kinh doanh và buôn bán hàng hóa của doanh nghiệp. Bằng cách ghi nhận các giao dịch xuất kho, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất kinh doanh, dự đoán nhu cầu thị trường và đưa ra các quyết định chiến lược phát triển kinh doanh.
2.4. Đảm bảo tính chính xác và khách quan
Việc lập và ghi chép phiếu xuất kho cần phải đảm bảo tính chính xác và khách quan, tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận kế toán trong việc đối chiếu với các hóa đơn, chứng từ khác liên quan đến giao dịch.
2.5. Áp dụng cho nhiều loại hàng hóa, vật tư
Một phiếu xuất kho có thể áp dụng cho nhiều loại hàng hóa, vật tư, trang thiết bị khác nhau trong kho, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình quản lý và ghi nhận thông tin giao dịch.
3. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một loại chứng từ quan trọng đi kèm theo hàng hóa, được dùng để làm căn cứ lưu thông các loại hàng hóa trên thị trường. Phiếu xuất kho này không chỉ giúp chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong lưu thông mà còn giúp các doanh nghiệp quản lý nội bộ.
Căn cứ theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì 100% cá nhân, đơn vị kinh doanh khi chuyển sang hóa đơn điện tử sẽ phải sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử thay thế cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giấy truyền thống.
4. Hướng dẫn chi tiết cách viết phiếu xuất kho
4.1 Lưu ý khi viết phiếu xuất kho
Khi viết phiếu xuất kho, có một số điều cần lưu ý để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng của tài liệu. Góc bên trái của phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị và bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hoặc hàng hóa trong kho, được sử dụng cho cùng một mục đích sử dụng hoặc đối tượng hạch toán chi phí.
Khi lập phiếu xuất kho, cần phải ghi rõ thông tin như họ tên của người nhận hàng, tên và đơn vị (bộ phận), số và ngày tháng năm lập phiếu, lý do tiến hành xuất kho, và kho nơi xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hoặc hàng hoá.
Phiếu xuất kho thường được lập bởi bộ phận quản lý hoặc bộ phận kho, tuỳ thuộc vào tổ chức quản lý và quy định của từng doanh nghiệp. Phiếu xuất kho thường được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần, trong đó:
- Liên 1: Lưu giữ ở bộ phận lập phiếu.
- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi chép và ghi vào sổ kế toán.
- Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ
Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ tên), người nhận sẽ cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi rõ ngày, tháng, năm xuất kho. Thủ kho và người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ký và ghi rõ họ tên).
4.2 Nội dung của phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho là một giấy tờ quan trọng nên bắt buộc phải có các nội dung đầy đủ như sau:
- Tên doanh nghiệp và tên kho hàng
- Họ và tên người yêu cầu xuất kho, đơn vị, mã số phiếu xuất, ngày lập phiếu xuất kho và lý do xuất kho
- Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Mã số sản phẩm
- Đơn vị tính của sản phẩm
- Số lượng hàng hóa, sản phẩm xuất kho
- Đơn giá sản phẩm và tổng tiền
- Phiếu xuất kho gồm có 3 liên, trên phiếu cần có chữ ký của các bộ phận liên quan tới hoạt động xuất kho là Người lập phiếu, Người nhận hàng, Thủ kho, Kế toán trưởng và Giám đốc.
5. Mẫu phiếu xuất kho cho doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho cho doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC mà bạn có thể tham khảo:
| Đơn vị:………………. | Mẫu số 02 – VT | |||||||
| Bộ phận:……………. | (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC) | |||||||
| PHIẾU XUẤT KHO | ||||||||
| Ngày….tháng….năm ……. | ||||||||
| Số: …………………………… | ||||||||
| Nợ: ………. | ||||||||
| Có:………. | ||||||||
| – Họ và tên người nhận hàng: ……………………… Địa chỉ (bộ phận)…………………………. | ||||||||
| – Lý do xuất kho: ……………………………………………………………………………………………. | ||||||||
| – Xuất tại kho (ngăn lô): …………………………..Địa điểm ……………………………………….. | ||||||||
| STT | Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sp, hàng hoá | Mã số | ĐVT | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | ||
| Theo chứng từ | Thực xuất |
|||||||
| A | B | C | D | 1 | 2 | 3 | 4 | |
| Cộng | x | x | x | x | x | |||
| – Tổng số tiền (viết bằng chữ):……………………………………………………………………………
– Số chứng từ gốc kèm theo:……………………………………………………………………………… |
||||||||
| Người lập phiếu | Người nhận hàng | Thủ kho | Kế toán trưởng | Giám đốc | ||||
| (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) | (Ký, họ tên) | ||||
Trên thực tế, việc hiểu và thực hiện việc lập phiếu xuất kho đúng cách là một phần quan trọng của quản lý hiệu quả kho hàng và hoạt động kinh doanh. Để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng quản lý, các dịch vụ như FAST cung cấp giải pháp hóa đơn tự động hóa, giúp tạo ra các hóa đơn và chứng từ một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán và tài chính. Với sự hỗ trợ của các dịch vụ như FAST, doanh nghiệp có thể tự tin hơn trong việc quản lý kho và phát triển hoạt động kinh doanh của mình.
Thông tin liên hệ
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast
Xem thêm bài viết liên quan: