Hàng tồn kho là một trong những chỉ tiêu quan trọng trên Báo cáo tài chính. Dựa trên các chỉ tiêu hàng tồn kho và các chỉ tiêu khác trong báo cáo, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tính toán được số vòng quay hàng tồn kho (hay còn được gọi là vòng quay hàng tồn kho hoặc hệ số quay vòng của hàng tồn kho). Đây là một trong những chỉ số tài chính quan trọng được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp thương mại và sản xuất để đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh doanh.
Trong bài viết dưới đây, FAST sẽ giới thiệu đến độc giả Vòng quay hàng tồn kho là gì? Cách tính chỉ số vòng quay hàng tồn kho một cách chi tiết, đồng thời tổng hợp một số kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
1. Vòng quay hàng tồn kho là gì?
Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover) là thước đo số lần hàng tồn kho của một doanh nghiệp được bán ra và tái nhập kho trong một chu kỳ cụ thể, thường là trong một năm, để tạo ra doanh thu được ghi nhận trong cùng khoảng thời gian đó.
Đồng thời, khái niệm này cũng có thể được hiểu là chỉ số đo tốc độ bán hàng của một doanh nghiệp, giúp xác định mức độ lưu trữ hàng tồn kho phù hợp để quản lý sản xuất và tiêu thụ một cách hiệu quả; tối ưu hóa sử dụng vốn và khuyến khích nâng cao hiệu suất sản xuất kinh doanh.
Số vòng quay hàng tồn kho
Số vòng quay hàng tồn kho hay còn gọi là Hệ số quay vòng của hàng tồn kho là một trong những tỷ số tài chính để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tỷ số này được tính ra bằng cách lấy doanh thu (hoặc giá vốn hàng bán) trong một kỳ nhất định chia cho bình quân giá trị hàng tồn kho trong cùng kỳ. Ở đây, bình quân giá trị hàng tồn kho bằng trung bình cộng của giá trị đầu kỳ và giá trị cuối kỳ.
2. Công thức vòng quay hàng tồn kho chính xác nhất
Bước 1: Trước hết, xác định khoảng thời gian mà bạn muốn tính vòng quay hàng tồn kho: có thể là một năm, một quý hoặc một tháng. Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trong lĩnh vực thương mại, bán lẻ và có mức độ luân chuyển hàng tồn kho cao, bạn nên tính theo tháng. Trong khi đó, nếu là doanh nghiệp sản xuất, bạn có thể tính theo quý hoặc năm. Nếu dự án của bạn kéo dài trong thời gian dài, bạn có thể tính theo năm.
Tiếp theo, xác định đối tượng hàng tồn kho mà bạn muốn tính vòng quay: có thể là từng mã hàng hoặc từng nhóm hàng tồn kho. Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, nên phân loại hàng tồn kho thành từng nhóm, từng mã hàng để tính toán; việc phân loại chi tiết hơn sẽ giúp xác định vòng quay hàng tồn kho một cách chính xác hơn.
Bước 2: Thu thập thông tin về giá vốn hàng bán và giá trị tồn kho cuối kỳ của từng đối tượng hàng tồn kho.
Bước 3: Tính vòng quay hàng tồn kho:
| Vòng quay hàng tồn kho | = | Giá vốn hàng bán |
| Giá trị hàng tồn kho bình quân |
Trong đó:
- Giá vốn hàng bán được xác định trong khoảng thời gian mà bạn cần tính: Tháng/quý/năm (sau đây gọi là kỳ)
- Giá trị hàng tồn kho bình quân được xác định bằng công thức:
| Giá trị hàng tồn kho bình quân | = | Giá trị tồn kho đầu kỳ + Giá trị tồn kho cuối kỳ | ||
| 2 | ||||
| Số ngày của 1 vòng quay | = | Số ngày của kỳ kế toán | ||
| Số vòng quay hàng tồn kho | ||||
Trong đó: Nếu kỳ kế toán là năm, quý, tháng thì số ngày của kỳ kế toán được tính tương ứng là 365, 90, 30.
3. Ý nghĩa chỉ số vòng quay hàng tồn kho
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong cả doanh nghiệp sản xuất và thương mại. Dự trữ hàng tồn kho ở mức phù hợp giúp tiết kiệm vốn, đảm bảo quá trình sản xuất và tiêu thụ diễn ra liên tục, là mục tiêu chính của mọi doanh nghiệp.
Tuy nhiên, việc dự trữ quá nhiều hàng tồn kho có thể dẫn đến ứ đọng vốn, tăng chi phí bảo quản và làm giảm hiệu quả bán hàng. Ngoài ra, thời gian lưu kho lâu có thể ảnh hưởng đến chất lượng của một số mặt hàng tồn có hạn sử dụng ngắn, đặc biệt là hàng thực phẩm và hàng tươi sống. Ngược lại, nếu dự trữ hàng tồn kho quá thấp, có thể ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và tiêu thụ, gây ra tổn thất về lợi nhuận.
Do đó, việc phân tích hàng tồn kho và vòng quay hàng tồn kho là vô cùng quan trọng để đánh giá tính hợp lý của quá trình dự trữ và để cải thiện khả năng quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Chỉ số vòng quay hàng tồn kho cao cho thấy doanh nghiệp bán hàng nhanh và hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều. Tuy nhiên, chỉ số này quá cao cũng có thể không tốt, bởi nếu nhu cầu thị trường tăng đột ngột hoặc nguồn cung bị hạn chế, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu hàng. Vì vậy, chỉ số vòng quay hàng tồn kho cần phải đủ lớn để đảm bảo mức độ sản xuất và cung ứng đáp ứng được nhu cầu của thị trường, cũng như dự phòng cho các tình huống không mong muốn có thể xảy ra.
Nếu tốc độ vòng quay của hàng tồn kho thấp, điều này cho thấy doanh nghiệp bán hàng chậm và hàng tồn kho bị ứ đọng. Điều này có thể dẫn đến tình trạng hàng tồn kho quá hạn, hỏng hóc, hoặc giảm chất lượng, gây giảm giá trị của hàng tồn kho. Hàng tồn kho bị ứ đọng cũng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa, hàng tồn kho không thể chuyển đổi thành tiền một cách nhanh chóng, do đó, việc hàng tồn kho bị ứ đọng trong thời gian dài có thể giảm khả năng thanh khoản.
Để quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp cần theo dõi vòng quay hàng tồn kho, quản trị hàng tồn kho của mình trong một khoảng thời gian nhất định, và so sánh với các đối thủ và trung bình ngành để xác định mức giá trị tối ưu.
4. Các đối tượng nên quan tâm đến “vòng quay hàng tồn kho”
- Ngân hàng tài trợ vốn: Họ muốn biết liệu doanh nghiệp có đang có sự tăng trưởng ổn định hay không. Họ quan tâm đến khả năng chuyển đổi tài sản từ hàng hóa sang tiền mặt mất bao lâu? Liệu doanh nghiệp có đủ nguồn tiền để trả nợ gốc và lãi đúng hạn không.
- Cổ đông/Thành viên góp vốn/Hội đồng quản trị: Những đối tượng này quan tâm đến việc vốn mà họ đầu tư vào doanh nghiệp có được sử dụng hiệu quả không, và liệu có tồn đọng vốn trong hàng tồn kho không.
- Ban kiểm soát/Ban giám đốc/Phòng kinh doanh: Họ cần đánh giá thực trạng kinh doanh của doanh nghiệp để có các phương hướng kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Nhà đầu tư trong tương lai: Những đối tượng này muốn đánh giá giá trị của công ty thông qua các chỉ số tài chính trước khi quyết định đầu tư.
5. Hệ số quay vòng hàng tồn kho bao nhiêu là tốt?
Sẽ không có một câu trả lời chung phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Mỗi doanh nghiệp sẽ xác định một mục tiêu cụ thể để cải thiện. Để xác định số vòng quay hàng tồn kho tối ưu, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:
- Số liệu thống kê của chính doanh nghiệp trong quá khứ.
- Quy mô của doanh nghiệp về vốn đầu tư, điều kiện kho bãi, sức chứa, và khả năng nhân sự.
- Kế hoạch kinh doanh hoặc phương án kinh doanh khả thi, dựa trên sự phân tích kỹ lưỡng về thị trường đầu ra, đầu vào, nhu cầu khách hàng, thời điểm, và xu thế.
- Số liệu báo cáo từ các đối thủ, các công ty cùng ngành có uy tín lâu năm, cũng như trung bình ngành. Đối với mỗi ngành, số vòng quay hàng tồn kho có thể khác nhau. Do đó, để xác định số vòng quay hàng tồn kho tối ưu, cần so sánh với các đối thủ cạnh tranh và các doanh nghiệp cùng ngành để biết được mức độ hiệu quả của chính sách quản lý hàng tồn kho.
6. Các yếu tố ảnh hưởng đến vòng quay hàng tồn kho
Các yếu tố dưới đây có thể tác động mạnh mẽ hoặc gián tiếp đến vòng quay tồn kho, vì vậy bạn cần hiểu những yếu tố này để tính chỉ số vòng quay tồn kho một cách chính xác hơn. Một số tác động như sau:
6.1 Nhu cầu của khách hàng:
Mức độ sử dụng sản phẩm của khách hàng càng cao, tỷ lệ vòng quay tồn kho của công ty cũng tăng theo tỷ lệ thuận. Điều này dễ hiểu vì khi công ty bán ra nhiều sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, lượng tồn kho cũng giảm đi liên tục. Ngược lại, nếu nhu cầu từ thị trường không cao, tỷ lệ vòng quay tồn kho cũng giảm dần.
6.2 Loại hình sản phẩm:
Đối với một số loại hàng hóa đặc thù như thực phẩm có hạn sử dụng ngắn hơn so với các sản phẩm khác. Trong trường hợp này, các công ty cần thúc đẩy tỷ lệ vòng quay tồn kho cao hơn để đảm bảo hàng hóa không bị hết hạn, gặp sự cố hay trở nên lỗi thời.
6.3 Phương pháp quản trị kho bãi:
Quản lý kho bãi không hiệu quả có thể dẫn đến lượng tồn kho dư thừa và tỷ lệ vòng quay tồn kho thấp.
6.4 Chiến lược giá
Các doanh nghiệp khi tối ưu được công đoạn sản xuất, từ đó cung cấp sản phẩm có mức giá thấp hơn so với thị trường. Lúc này họ có khả năng bán được hàng cao hơn so với đối thủ, giúp tăng doanh số bán hàng và đẩy nhanh tỷ lệ quay vòng tồn kho.
6.5 Chiến lược tiếp thị và bán hàng
Hoạt động tiếp thị và bán hàng được diễn ra tốt cũng thúc đẩy hệ số vòng quay hàng tồn kho.
6.6 Điều kiện kinh tế
Sự suy giảm kinh tế có thể dẫn đến nhu cầu của khách hàng giảm và tỷ lệ quay vòng tồn kho thấp hơn.
7. Phương pháp để tối ưu vòng quay hàng tồn kho trong quản lý
7.1 Sử dụng phần mềm quản lý kho
Việc sử dụng phần mềm quản lý kho là một phương pháp hiệu quả để tối ưu hóa vòng quay hàng tồn kho trong quản lý doanh nghiệp. Phần mềm hoặc QR quản lý kho giúp tự động hóa quá trình quản lý hàng tồn kho, từ việc nhập hàng, lưu trữ, đến xuất hàng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp.
Với phần mềm ERP Fast Business Online, các doanh nghiệp sẽ xử lý được vòng quay hàng tồn kho một cách hiệu quả. Phân hệ quản lý hàng tồn kho của phần mềm được thiết kế đáp ứng các yêu cầu đa dạng của doanh nghiệp, giải quyết nhiều bài toán đặc thù về quản lý hàng tồn kho. Không những thế, phân hệ này giúp doanh nghiệp ghi chép mọi hoạt động xuất kho một cách chi tiết, song với đó là cung cấp các công cụ quản lý linh hoạt, hỗ trợ tính toán số vòng quay hàng tồn kho một cách chính xác, phù hợp với nhu cầu và tình hình kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp. Ngoài ra, một số tính năng khác mà phân hệ quản lý hàng tồn kho mang lại:
- Khai báo thông tin vật tư, hàng hóa.
- Khai báo kho hàng
- Quản lý giao dịch, chứng từ.
- Kiểm kê hàng tồn kho.
- Tính giá hàng tồn kho.
- Cung cấp đầy đủ các loại báo cáo (báo cáo xuất nhập kho, tồn kho theo định mức, theo dõi lô hàng, báo cáo hàng hóa cân ngày, quá hạn sử dụng…).
Bằng cách sử dụng giải pháp ERP Fast Business Online, doanh nghiệp có thể quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn, tính toán được vòng quay hàng tồn kho phù hợp với tình hình doanh nghiệp và tối ưu hóa quy trình sản xuất kinh doanh.
>> Xem thêm: 10 ứng dụng phổ biến của phần mềm quản lý kho
7.2 Các phương pháp khác
Ngoài việc sử dụng các phần mềm quản lý kho để có thể tối ưu được vòng quay hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các cách:
- Kích thích nhu cầu mua sắm: Tạo ra các chương trình tiếp thị khuyến mãi hấp dẫn cho khách hàng.
- Phân chia nhóm hàng: Chia thành 2 nhóm hàng bán chạy và hàng bán chậm để quản lý nhập và bán hàng hiệu quả.
- Tăng giá trị đơn hàng: Phân tích các yếu tố tăng giá trị cho đơn hàng như chiến lược về giá, đào tạo nhân viên chăm sóc khách hàng, bán thêm, bán chéo.
- Khuyến khích đặt hàng trước: Khuyến khích khách hàng đặt hàng trước, thăm dò nhu cầu mua sắm để nhập sản phẩm phù hợp.
- Giảm giá trị hàng nhập: Thương lượng để có giá nhập hàng tốt nhất với các nhà cung cấp.
- Rút ngắn chu kỳ theo dõi: Tính số vòng quay tồn kho hàng năm hoặc theo chu kỳ ngắn hơn như quý, tháng để dễ dàng theo dõi và áp dụng chiến lược kinh doanh phù hợp.
Quản lý tồn kho là một trong những công việc rất quan trọng. Nhất là đối với doanh nghiệp lĩnh vực sản xuất, bán lẻ, phân phối. Áp dụng phương pháp tính vòng quay hàng tồn kho là một trong những cách quản lý kho hiệu quả và được coi là rất quan trọng ở thời điểm hiện tại, giúp giảm thiểu tối đa các sai sót gây ra hao hụt trong quá trình sản xuất.