Trong hoạt động vận hành hàng ngày của doanh nghiệp, việc phát sinh các khoản chi tiêu trước khi có hóa đơn chứng từ là điều không thể tránh khỏi. Từ việc nhân viên đi công tác, mua sắm văn phòng phẩm, tiếp khách, cho đến việc người lao động cần ứng trước một phần lương để giải quyết việc riêng… tất cả đều bắt đầu bằng giấy đề nghị tạm ứng. Việc sử dụng sai biểu mẫu hoặc ghi thiếu thông tin không chỉ khiến quy trình phê duyệt bị ách tắc mà còn gây khó khăn cho bộ phận kế toán khi hạch toán và quyết toán thuế sau này. Bài viết này của FAST sẽ cung cấp trọn bộ các mẫu giấy đề nghị tạm ứng chuẩn nhất hiện nay, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách lập để đảm bảo tính hợp lệ và chuyên nghiệp.
1. Giấy đề nghị tạm ứng là gì? Khi nào cần tạm ứng?
Giấy đề nghị tạm ứng là một chứng từ kế toán, do người lao động lập để xin xét duyệt tạm ứng một khoản tiền (hoặc vật tư) nhằm thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết nhu cầu cá nhân chính đáng.
Trong hệ thống biểu mẫu kế toán Việt Nam, đây là chứng từ mang tính chất “thủ tục ban đầu”. Nó chưa phải là căn cứ để ghi nhận chi phí, mà là căn cứ để thủ quỹ xuất tiền và kế toán ghi nhận khoản phải thu (Tài khoản 141 – Tạm ứng).
Phân loại các trường hợp cần tạm ứng
Thực tế tại doanh nghiệp thường chia làm 2 nhóm mục đích chính:
- Tạm ứng thực hiện công việc (Tạm ứng thanh toán):
- Đi công tác (vé máy bay, khách sạn, công tác phí).
- Mua sắm vật tư, trang thiết bị, văn phòng phẩm.
- Chi phí tiếp khách, hội nghị, sự kiện.
- Đặc điểm: Người nhận tiền có trách nhiệm hoàn trả chứng từ (hóa đơn) hoặc tiền thừa sau khi hoàn thành công việc (Hoàn ứng).
- Tạm ứng lương (Tạm ứng cá nhân):
- Nhân viên gặp khó khăn tài chính đột xuất hoặc có nhu cầu ứng trước tiền lương của tháng đang làm việc.
- Đặc điểm: Khoản này sẽ được trừ trực tiếp vào bảng lương cuối tháng hoặc kỳ trả lương tiếp theo.
>> Xem thêm: 8+ mẫu phiếu lương cho nhân viên chuyên nghiệp nhất 2025
2. Nội dung cần có của giấy đề nghị tạm ứng chuẩn
Dù doanh nghiệp tự thiết kế hay sử dụng mẫu của Bộ Tài chính, một mẫu giấy đề nghị tạm ứng hợp lệ bắt buộc phải đảm bảo đầy đủ các thông tin sau để có giá trị kiểm soát nội bộ và giải trình thuế:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ: Đảm bảo tính trang trọng của văn bản hành chính.
- Tên đơn vị, bộ phận: Xác định rõ người đề nghị thuộc phòng ban nào để hạch toán chi phí đúng trung tâm chi phí.
- Tên biểu mẫu: Thường là “GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG” (Kèm theo mã số mẫu, ví dụ: Mẫu số 03-TT).
- Thông tin người đề nghị: Họ tên, chức vụ, mã nhân viên, bộ phận công tác.
- Số tiền tạm ứng: Phải ghi rõ bằng cả số và chữ. Đây là nguyên tắc bất di bất dịch trong kế toán để tránh việc sửa chữa, gian lận con số.
- Lý do tạm ứng: Cần ghi cụ thể, rõ ràng (Ví dụ: “Tạm ứng tiền mua VPP tháng 12” thay vì chỉ ghi “Mua đồ”).
- Thời hạn thanh toán: Cam kết ngày sẽ hoàn ứng (nộp lại hóa đơn/tiền thừa).
- Chữ ký xác nhận: Phải có đủ chữ ký của: Người đề nghị, Phụ trách bộ phận (Trưởng phòng), Kế toán trưởng, và Giám đốc (Thủ trưởng đơn vị) duyệt chi.
3. 5 Mẫu giấy đề nghị tạm ứng thông dụng, dễ sử dụng (Tải về miễn phí)
Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và chế độ kế toán đang áp dụng, bạn hãy lựa chọn mẫu phù hợp nhất dưới đây:
3.1. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 133 (Mẫu 03-TT)
- Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME).
- Đặc điểm: Mẫu này khá gọn nhẹ, tập trung vào tính linh hoạt. Đây là mẫu phổ biến nhất hiện nay.
>> Mẫu tạm ứng Thông tư 133 Tại đây
3.2. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 107
- Đối tượng áp dụng: Các đơn vị hành chính sự nghiệp (Cơ quan nhà nước, trường học công lập, bệnh viện công…).
- Đặc điểm: Mẫu này (Mẫu số C32-HD) có các yêu cầu khắt khe hơn về mục lục ngân sách nhà nước.
>> Mẫu tạm ứng Thông tư 107 Tại đây
3.3. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng lương mới nhất
- Đối tượng áp dụng: Nội bộ mọi doanh nghiệp (Dùng cho nhân viên ứng lương).
- Đặc điểm: Ngoài các thông tin cơ bản, mẫu này thường có thêm mục: “Mức lương hiện tại”, “Số tiền đã ứng trong tháng”, “Số tiền được phép ứng tối đa” để Ban giám đốc dễ duyệt.
>> Mẫu giấy đề nghị tạm ứng lương Tại đây
3.4. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo hợp đồng
- Đối tượng áp dụng: Dùng cho các cộng tác viên, nhà cung cấp hoặc cá nhân bên ngoài thực hiện khoán việc.
- Đặc điểm: Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế/Hợp đồng giao khoán số… ngày…
>> Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo hợp đồng Tại đây
4. Hướng dẫn cách viết giấy đề nghị tạm ứng đúng quy định
Để hồ sơ được “duyệt nhanh” và kế toán không trả về, bạn hãy lưu ý cách ghi từng mục như sau:
- Kính gửi: Ghi Ban Giám đốc công ty và Phòng Kế toán.
- Tên tôi là: Ghi đầy đủ họ tên theo CMND/CCCD.
- Bộ phận (Hoặc địa chỉ): Ghi tên phòng ban bạn đang làm việc.
- Số tiền tạm ứng:
- Viết bằng số: Ví dụ: 5.000.000 đ
- Viết bằng chữ: Viết hoa chữ cái đầu tiên, ghi rõ đơn vị tiền tệ. Ví dụ: Năm triệu đồng chẵn./.
- Lý do tạm ứng (Quan trọng):
- Không ghi chung chung: “Đi công tác”.
- Nên ghi: “Chi phí công tác tại Đà Nẵng từ ngày 22/12 đến 24/12 theo Quyết định cử đi công tác số…”
- Tại sao quan trọng? Kế toán sẽ dựa vào lý do này để định khoản vào tài khoản chi phí phù hợp (Chi phí bán hàng 641 hay Chi phí quản lý 642).
- Thời hạn thanh toán: Ghi rõ ngày bạn sẽ hoàn tất thủ tục hoàn ứng. Ví dụ: “Trong vòng 05 ngày sau khi kết thúc chuyến công tác”.
5. Lưu ý quan trọng khi sử dụng giấy đề nghị tạm ứng
Trong thực tế quản lý tài chính tại doanh nghiệp, tạm ứng là khoản mục rất dễ gây rủi ro thất thoát hoặc tồn đọng công nợ nếu không kiểm soát kỹ. Dưới đây là những nguyên tắc “vàng” từ kinh nghiệm của FAST:
5.1. Nguyên tắc “Thanh toán xong mới được ứng tiếp”
Theo quy định tài chính hiện hành và quy chế nội bộ của hầu hết các công ty: Người lao động phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận khoản tạm ứng kỳ sau.
- Trừ trường hợp đặc biệt: Đang đi công tác dài ngày và cần bổ sung chi phí phát sinh, phải có ý kiến của Ban Giám đốc.
5.2. Thời hạn hoàn ứng là cực kỳ quan trọng
Rất nhiều nhân viên có thói quen “ứng xong quên hoàn”. Điều này gây ra 2 hệ quả:
- Về thuế: Nếu tạm ứng quá lâu không có chứng từ hoàn ứng, cơ quan thuế có thể coi đó là thu nhập của cá nhân và tính thuế TNCN, hoặc loại chi phí đó ra khỏi chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
- Về kế toán: Số dư tài khoản 141 bị “treo”, làm xấu báo cáo tài chính. Doanh nghiệp nên quy định chế tài: Nếu quá hạn hoàn ứng mà không có lý do chính đáng, số tiền tạm ứng sẽ được trừ thẳng vào lương tháng đó.
5.3. Tạm ứng lương không được quá giới hạn
Theo Bộ luật Lao động 2019, người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện do hai bên thỏa thuận và không bị tính lãi. Mức tạm ứng thường không quá 50% – 70% lương thực tế của tháng để đảm bảo an toàn quỹ lương.
Giấy đề nghị tạm ứng tuy nhỏ nhưng là mắt xích quan trọng trong chu trình chi tiêu của doanh nghiệp. Hy vọng với 5 mẫu chuẩn và các hướng dẫn chi tiết trên, bạn đã có thể tự tin soạn thảo và quản lý các khoản tạm ứng một cách chính xác, minh bạch.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để giảm bớt gánh nặng giấy tờ, hãy trải nghiệm ngay Fast Accounting Online – Công cụ đắc lực giúp bộ phận Kế toán – Tài chính làm việc thảnh thơi và hiệu quả hơn.
Thông tin liên hệ tư vấn:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast