Số người dùng
40
Thời gian triển khai
70 ngày
Tăng năng suất
30%
Công ty TNHH XNK Phú Lâm – Nhà cung cấp danh mục hạt nhựa lớn nhất thị trường
Công Ty TNHH XNK Phú Lâm là đơn vị sản xuất – nhập khẩu và cung cấp các mặt hàng hạt nhựa nguyên sinh HDPE/LDPE/LLDPE, dầu gốc, dung môi và hóa chất tại thị trường trong nước và quốc tế với chất lượng ổn định, giá cả cạnh tranh.
Được thành lập từ năm 2010, Công Ty TNHH XNK Phú Lâm đã tận dụng hiệu quả lợi thế cảng biển của thành phố Hải Phòng, không ngừng mở rộng hoạt động sản xuất và xuất khẩu. Khởi đầu từ thị trường nội địa, doanh nghiệp nhanh chóng vươn tới các thị trường quốc tế lớn, khẳng định uy tín bằng chất lượng sản phẩm, công nghệ hiện đại và phong cách làm việc chuyên nghiệp.
Khi quy mô mở rộng, hệ thống vận hành tổng thể “chậm nhịp”
Cùng với sự mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động, Phú Lâm đối mặt với bài toán đồng bộ dữ liệu và kiểm soát quy trình giữa các phòng ban, chi nhánh. Các quy trình xử lý thủ công, rời rạc khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian đối chiếu, tổng hợp và phê duyệt chứng từ, ảnh hưởng đến tốc độ ra quyết định.
Trước khi triển khai ERP Fast Business Online, Phú Lâm đã sử dụng phần mềm kế toán FAST, đáp ứng tốt nghiệp vụ tài chính cơ bản. Tuy nhiên, khi quy mô tăng, dữ liệu phân tán giữa kế toán, kho vận và xuất nhập khẩu trở thành rào cản lớn.
Doanh nghiệp gặp các hạn chế chính:
- Dữ liệu phân mảnh, thiếu liên kết giữa các chi nhánh.
- Phê duyệt thủ công, kéo dài thời gian xử lý và báo cáo.
- Thiếu công cụ phân tích tức thời, khó theo dõi tiến độ và ra quyết định kịp thời.
Đâu là chìa khóa giúp Phú Lâm chuyển đổi từ quản lý rời rạc sang quản trị tập trung?
Quy trình quản lý bằng Fast Business Online của Phú Lâm
Lựa chọn Fast Business Online: Nền tảng ERP giúp Phú Lâm chuyển đổi số toàn diện
Yếu tố quyết định để FAST trở thành đối tác của Phú Lâm chính là khả năng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đặc thù của quy trình xuất nhập khẩu, đồng thời đảm bảo tính linh hoạt trong tùy biến so với ERP thông thường. Quy trình lựa chọn nhà cung cấp phần mềm của Phú Lâm được triển khai một cách bài bản và chi tiết:
- Xác định yêu cầu: Lên danh sách chi tiết các nhu cầu quản lý và mong muốn về hệ thống.
- Xem demo giải pháp: Đánh giá trực tiếp để xem phần mềm có đáp ứng đầy đủ và linh hoạt theo yêu cầu không.
- Ra quyết định: Chọn đối tác phù hợp nhất cả về tính năng lẫn kinh nghiệm triển khai.
Chỉ trong một tuần, Phú Lâm đã hoàn tất quá trình lựa chọn và quyết định hợp tác với FAST nhờ khả năng đáp ứng trọn vẹn các yêu cầu đặc thù cùng đội ngũ triển khai giàu kinh nghiệm.
Song hành cùng sự phát triển, nhu cầu quản trị tổng thể của Phú Lâm ngày càng gia tăng. Sau nhiều năm sử dụng hiệu quả các sản phẩm của FAST, công ty đã tin tưởng và quyết định nâng cấp lên giải pháp ERP Fast Business Online. Hệ thống mới cho phép quản lý đồng bộ, tối ưu toàn bộ quy trình từ mua hàng, bán hàng đến các nghiệp vụ liên quan, đồng thời mở ra tiền đề cho các bước tiến xa hơn trong chiến lược chuyển đổi số toàn diện.
Vượt rào cản triển khai, đồng bộ toàn doanh nghiệp
Quá trình triển khai tại Phú Lâm diễn ra thuận lợi nhờ phòng kế toán đã quen thuộc các sản phẩm của FAST. Đội triển khai của FAST giàu kinh nghiệm và quen với quy trình của Phú Lâm, nhanh chóng phối hợp với khách hàng để thiết lập hệ thống mới.
Thách thức chính là nâng cấp từ các phiên bản cũ, cần giữ nguyên các xử lý đang vận hành ổn định, đồng thời hầu hết công tác triển khai và hỗ trợ phải thực hiện từ xa do khách hàng ở tỉnh khác.
Nhờ kế hoạch triển khai chi tiết, giao tiếp linh hoạt và đào tạo kịp thời, Fast Business Online được triển khai thành công, đảm bảo đồng bộ dữ liệu, tối ưu quy trình và duy trì hoạt động ổn định, tạo nền tảng vững chắc cho chiến lược chuyển đổi số toàn diện của Phú Lâm.
Từ rời rạc đến liền mạch, vận hành thông suốt giúp nâng cao năng suất làm việc
Đồng bộ dữ liệu chung cho toàn doanh nghiệp
Với việc chuẩn hóa toàn bộ hệ thống mã, áp dụng một bộ mã dùng chung cho cả 2 chi nhánh và toàn bộ 40 người dùng, hệ thống ERP giúp tập trung dữ liệu cho tất cả các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, kế toán, tồn kho…
Fast Business Online giúp tạo luồng dữ liệu liên thông từ lập đơn hàng đến giao hàng, kết nối tức thời giữa các phòng ban và chi nhánh. Hệ thống không chỉ đảm bảo tốc độ xử lý mà còn nâng cao mức độ bảo mật và kiểm soát truy cập nhờ các tính năng chuyên sâu:
- Phân quyền chi tiết theo vai trò, chi nhánh, bộ phận và loại dữ liệu (sản xuất, mua bán, tài chính).
- Lưu vết toàn bộ lịch sử truy cập, chỉnh sửa và phê duyệt chứng từ.
- Ghi nhận nhiều phiên bản dữ liệu, đảm bảo an toàn thông tin và khả năng phục hồi khi có sai lệch.
Đặc biệt, hệ thống còn giúp đồng bộ hóa đơn xăng dầu trên phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice để tự động lập hóa đơn bán hàng và hạch toán.
Tối ưu quy trình mua hàng, bán hàng, kế toán
Giải pháp Fast Business Online giúp tối ưu toàn bộ quy trình từ mua hàng, bán hàng đến kế toán, loại bỏ hoàn toàn các bước phê duyệt thủ công rời rạc. Nhờ vậy, dòng chảy công việc trở nên liền mạch, thông suốt, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực đáng kể.
Ngoài ra, ban giám đốc có thể dễ dàng sử dụng App Fast Online để phê duyệt các yêu cầu và xem các báo cáo, đảm bảo tiến độ xử lý nhanh chóng, kịp thời và minh bạch, tạo nền tảng vững chắc cho quản trị tài chính và vận hành doanh nghiệp.
Mua hàng
√ Nắm bắt nhu cầu mua hàng: Kiểm soát yêu cầu từ các bộ phận sản xuất, kinh doanh, kho… đảm bảo mua đúng hàng hóa, nguyên vật liệu cần thiết, đúng thời điểm, đúng số lượng.
√ Theo dõi tiến độ đơn hàng: Quản lý chi tiết quá trình thực hiện của từng nhà cung cấp, từ lúc đặt hàng, xác nhận, giao hàng đến hoàn tất thanh toán.
√ Quản lý nhập kho và kiểm soát chất lượng: Ghi nhận đầy đủ thông tin lô hàng, số lượng, ngày sản xuất, chất lượng; hỗ trợ kiểm tra và đối chiếu với tiêu chuẩn kỹ thuật đã đặt ra.
√ Thiết kế mẫu đơn đặt hàng theo đặc thù.
√ Báo cáo và phân tích: Cung cấp số liệu tức thời về tồn kho, công nợ nhà cung cấp, hạn giao hàng…
Bán hàng trong nước
√ Áp dụng quy trình bán hàng có hợp đồng kèm theo, phục vụ nghiệp vụ bán hàng treo công nợ.
√ Phù hợp với đặc thù của Phú Lâm trong việc cung cấp hạt nhựa nguyên sinh HDPE, LDPE, LLDPE, dầu gốc, dung môi và hóa chất cho khách hàng trong nước.
√ Hệ thống cho phép kế thừa dữ liệu từ hợp đồng bán sang đơn hàng, phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng, đảm bảo thông tin về mã hàng, lô hàng, tồn kho được đồng bộ tức thời.
√ Quản lý chi tiết tình trạng hợp đồng, hạn mức công nợ, tiến độ giao hàng và tồn kho theo từng mặt hàng, giúp tối ưu kế hoạch nhập – xuất và kiểm soát chất lượng.
Tích hợp Fast e-Invoice để tự động hóa quy trình lập hóa đơn bán hàng
Phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice được tích hợp trực tiếp với Fast Business Online, đáp ứng theo nhu cầu quản lý bán hàng đặc thù của Phú Lâm. Nhờ sự kết nối này, hóa đơn xăng dầu (hoặc các loại hóa đơn điện tử khác) được tự động lấy từ hệ thống hóa đơn điện tử sang Fast Business Online, đồng thời tự động lập và hạch toán hóa đơn bán hàng. Giải pháp giúp rút ngắn thời gian xử lý, giảm thao tác thủ công, loại bỏ rủi ro sai sót dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng – kế toán.
- Khai báo phát hành hóa đơn – Nhập đầy đủ thông tin quyển hóa đơn điện tử, đảm bảo dữ liệu đồng bộ và chuẩn xác giữa Portal và phần mềm.
- Tự động sinh phiếu & hạch toán – Thiết lập thông tin ngầm định để hệ thống tự động tạo phiếu bán hàng và hạch toán khi lấy hóa đơn từ Portal về.
- Hủy/Thay thế hóa đơn – Thực hiện trực tiếp trên phần mềm, đồng bộ trạng thái với Portal, tuân thủ quy định kế toán – thuế.
- Lấy hóa đơn từ Portal – Lọc, tải và hạch toán hóa đơn theo nhiều tiêu chí; tự động nhận diện mã khách hàng dựa trên mã số thuế hoặc gán mã khách lẻ khi cần.
Tùy biến báo cáo quản trị công nợ, hỗ trợ ra quyết định kịp thời và chính xác
Để đáp ứng yêu cầu kiểm soát công nợ chặt chẽ, FAST đã xây dựng và tùy chỉnh hệ thống báo cáo quản trị công nợ trên Fast Business Online theo yêu cầu của Cô Phú Lâm, bao gồm:
Bảng chi tiết đối chiếu công nợ
Bảng xác nhận công nợ của một khách hàng
Bảng xác nhận công nợ nhà cung cấp
Hệ thống báo cáo được thiết kế để giúp Phú Lâm truy xuất nhanh – lọc linh hoạt – in ấn theo chuẩn quản trị, phục vụ đối chiếu công nợ chính xác với cả khách hàng và nhà cung cấp.
Fast Business Online là giải pháp quản trị toàn diện doanh nghiệp có ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI), đã được triển khai cho hơn 6.000 khách hàng trên toàn quốc.
- Chỉnh sửa theo yêu cầu, đáp ứng được đặc thù của doanh nghiệp trong nhiều ngành nghề: Bất động sản, Y tế, Giáo dục, Bán lẻ, Sản xuất, Tiêu dùng, Logistics, Cảng biển, Dầu khí, Hóa chất…
- Đội triển khai dự án có nhiều kinh nghiệm, được đào tạo bài bản và có trình độ chuyên môn rất cao.
- Giải pháp đã nhận được nhiều giải thưởng uy tín như: Sao Khuê, Nhân tài Đất Việt, ICT Awards, Make in Vietnam…
>>> Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn xin vui lòng liên hệ với FAST qua thông tin sau: https://fast.com.vn/lien-he/
