Kiểm kê hàng tồn kho là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa thực tế so với số liệu kế toán. Một quy trình kiểm kê bài bản không chỉ hạn chế thất thoát mà còn nâng cao hiệu quả lưu kho, tối ưu nguồn lực và chi phí. Trong bài viết này, FAST sẽ hướng dẫn bạn các bước kiểm kê đơn giản, hiệu quả, kèm theo những phương pháp phổ biến và giải pháp phần mềm hỗ trợ kiểm kê toàn diện.
1. Kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình xác định số lượng và tình trạng thực tế của hàng hóa đang có trong kho tại một thời điểm nhất định. Mục tiêu của hoạt động này là đảm bảo số liệu thực tế khớp với số liệu trên hệ thống kế toán hoặc phần mềm quản lý. Việc kiểm kê giúp doanh nghiệp phát hiện sai lệch, mất mát, hư hỏng hoặc thất thoát hàng hóa, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời.
Kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Hoạt động kiểm kê thường được thực hiện định kỳ theo tuần, tháng, quý hoặc cuối năm, tùy thuộc vào quy mô và đặc thù kinh doanh của từng đơn vị. Ngoài ra, kiểm kê còn giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quản lý kho, lên kế hoạch nhập hàng hợp lý và phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính chính xác.
Xem thêm: Top 19+ phần mềm quản lý kho miễn phí và tốt nhất
2. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Để đảm bảo việc kiểm kê hàng tồn kho diễn ra chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo một quy trình rõ ràng, gồm ba giai đoạn chính: chuẩn bị trước khi kiểm kê, tiến hành kiểm kê và xử lý kết quả. Cụ thể, các bước trong quá trình kiểm kê như sau:
2.1. Giai đoạn chuẩn bị trước khi kiểm kê
Cần thông báo các bên liên quan và lập kế hoạch khi chuẩn bị kiểm kê
Trước khi thực hiện, cá nhân phụ trách (thường là kế toán trưởng hoặc trưởng bộ phận kho) cần thông báo và phân công nhiệm vụ cho các bên liên quan thông qua email hoặc văn bản quyết định thành lập hội đồng kiểm kê.
Hội đồng kiểm kê thường bao gồm:
- Đại diện Ban Giám đốc
- Kế toán trưởng
- Trưởng bộ phận kho
- Thủ kho
- Kế toán kho
Kế hoạch kiểm kê cần xác định rõ:
- Khu vực kho nào sẽ kiểm kê trước, khu vực nào sau
- Danh mục hàng hóa ưu tiên
- Phương pháp kiểm kê phù hợp với từng loại hàng hóa: kiểm đếm bằng mắt, bằng cân, đo, đong, hoặc thiết bị hỗ trợ
- Hình thức ghi nhận kết quả và cách thức tổng hợp số liệu
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp kiểm kê diễn ra trôi chảy, hạn chế gián đoạn trong hoạt động vận hành kho và hạn chế tối đa sai sót.
2.2. Giai đoạn tiến hành kiểm kê
- Bước 1: Lập danh sách hàng tồn kho phục vụ kiểm kê
Trước khi bắt đầu kiểm đếm, doanh nghiệp cần lập danh sách chi tiết hàng hóa hiện có theo mẫu Biên bản kiểm kê hàng tồn kho TT133/2016/TT-BTC, gồm: tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng lý thuyết. Danh sách này là cơ sở so sánh với kết quả thực tế sau kiểm kê.
- Bước 2: Tiến hành kiểm kê độc lập, ghi chép kết quả kiểm đếm
Các nhóm kiểm kê được phân công thực hiện kiểm kê độc lập, không chịu ảnh hưởng từ nhân sự phụ trách kho thường ngày. Mỗi nhóm sẽ trực tiếp kiểm đếm và ghi nhận kết quả thực tế vào phiếu kiểm kê hoặc biểu mẫu số hóa.
- Bước 3: So sánh, đối chiếu giữa các cá nhân tham gia kiểm kê
Sau khi có số liệu thực tế từ các nhóm, kết quả sẽ được đối chiếu giữa các thành viên để xác định độ chính xác, xử lý những sai số có thể phát sinh do kiểm kê sai lệch hoặc nhầm lẫn.
- Bước 4: Chốt lại số lượng hàng tồn kho đã kiểm kê, đối chiếu số sách
Sau khi kết quả đã được thống nhất nội bộ, bộ phận kế toán sẽ đối chiếu số liệu thực tế với số liệu sổ sách. Từ đây có thể phát hiện chênh lệch, thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
- Bước 5: Tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch hàng tồn kho (nếu có) và xử lý
Trường hợp có sai lệch, doanh nghiệp cần xác minh nguyên nhân như:
- Dư thừa do chưa cập nhật dữ liệu nhập hàng
- Thiếu hụt do thất thoát trong vận chuyển, lỗi quét mã, thậm chí do gian lận hoặc mất cắp
- Hàng của đối tác gửi tạm nhưng chưa phân loại rõ
Việc điều tra phải đi kèm kiểm tra hệ thống an ninh kho, phân quyền sử dụng chìa khóa kho, và giám sát qua camera.
- Bước 6: Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho
Kết quả cuối cùng sẽ được lập thành biên bản kiểm kê, ghi rõ các số liệu thực tế, số liệu sổ sách và phần chênh lệch (nếu có). Biên bản cần đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan để lưu trữ, phục vụ cho báo cáo tài chính hoặc kiểm toán.
Quy trình 6 bước tiến hành kiểm kê
2.3. Giai đoạn xử lý kết quả kiểm kê
Sau khi hoàn tất kiểm kê và lập biên bản, doanh nghiệp tiến hành xử lý kết quả theo từng trường hợp cụ thể:
- Chênh lệch thừa: Có thể do nhập kho nhưng chưa ghi sổ hoặc do giữ hàng hộ đối tác. Cần rà soát lại quy trình ghi nhận và xác minh sở hữu hàng.
- Chênh lệch thiếu: Đây là trường hợp nghiêm trọng, có thể xuất phát từ sai sót thao tác, thất thoát trong vận chuyển, thậm chí mất cắp. Doanh nghiệp cần xem xét lại hệ thống bảo mật kho và quy trình nhập xuất.
- Hàng tồn kho kém chất lượng: Với hàng chậm luân chuyển, cận hạn hoặc xuống cấp, cần xem xét lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và điều chỉnh chiến lược kinh doanh, tránh để tồn kho chiếm dụng vốn hoặc ảnh hưởng đến dòng tiền.
Sau khi hoàn tất kiểm kê và lập biên bản, doanh nghiệp tiến hành xử lý kết quả theo từng trường hợp cụ thể
3. 5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho
Để đảm bảo độ chính xác trong việc ghi nhận số liệu và ngăn ngừa thất thoát hàng hóa, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp kiểm kê phù hợp với đặc thù hoạt động. Mỗi phương pháp có ưu điểm riêng và có thể được áp dụng riêng lẻ hoặc kết hợp linh hoạt tùy vào mục đích kiểm soát kho. Dưới đây là năm phương pháp kiểm kê hàng tồn kho được áp dụng phổ biến hiện nay.
3.1. Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ
Kiểm kê định kỳ là phương pháp mà doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng hóa vào một khoảng thời gian cố định: theo tháng, quý, 6 tháng một lần hoặc cuối năm tài chính. Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng hàng hóa lớn, giá trị đơn vị thấp, hoạt động ổn định và cần tối ưu hóa nhân sự, thời gian.
Kiểm kê định kỳ là thực hiện kiểm kê hàng hóa vào một khoảng thời gian cố định
Quy trình gồm các bước:
- Lập kế hoạch kiểm kê định kỳ (chọn thời điểm kiểm kê)
- Tạm ngừng hoạt động nhập xuất kho trong thời gian kiểm
- Kiểm đếm, ghi nhận số lượng thực tế
- Đối chiếu với sổ sách kế toán để phát hiện chênh lệch
Công thức tính trị giá hàng xuất kho trong kỳ (áp dụng trong kế toán kiểm kê định kỳ):
Trị giá hàng xuất kho = Tồn kho đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Tồn kho cuối kỳ
Giả sử:
- Tồn kho đầu kỳ: 200.000.000 VNĐ
- Giá trị hàng nhập trong kỳ: 500.000.000 VNĐ
- Tồn kho cuối kỳ: 150.000.000 VNĐ
Áp dụng công thức:
Trị giá hàng xuất kho = 200.000.000 + 500.000.000 – 150.000.000 = 550.000.000 VNĐ
Kết luận: Trong kỳ, doanh nghiệp đã xuất kho lượng hàng hóa có tổng trị giá là 550 triệu đồng.
3.2. Kiểm kê hàng tồn kho ngẫu nhiên
Kiểm kê ngẫu nhiên được tiến hành không theo lịch cố định, thường do ban lãnh đạo, kế toán hoặc kiểm soát nội bộ yêu cầu khi có nghi vấn về số liệu hoặc cần kiểm tra độ tin cậy của hệ thống quản lý kho. Mục tiêu là đánh giá tính chính xác, kịp thời, ngăn ngừa gian lận, đặc biệt hiệu quả với kho có tần suất nhập xuất cao.
Kiểm kê ngẫu nhiên đánh giá tính chính xác, kịp thời, ngăn ngừa gian lận
Thông thường, doanh nghiệp chọn một số mặt hàng hoặc khu vực bất kỳ trong kho để tiến hành kiểm kê nhanh. Nếu phát hiện sai lệch, doanh nghiệp có thể quyết định mở rộng kiểm kê toàn bộ hoặc rà soát quy trình vận hành. Đây là phương pháp kiểm soát rủi ro chủ động, giúp phát hiện điểm yếu trong vận hành trước khi sự cố lớn xảy ra.
3.3. Kiểm kê hàng tồn kho theo quy trình
Phương pháp kiểm kê theo quy trình được thực hiện tại các điểm chuyển giao quan trọng như sau khi nhập hàng, trước khi xuất hàng, hoặc trước khi chuyển kho nội bộ. Doanh nghiệp kiểm kê tại đúng thời điểm hàng hóa chuyển trạng thái, đảm bảo ghi nhận chính xác số lượng thực tế và ngăn ngừa sai lệch giữa dữ liệu hệ thống và thực tế tồn kho.
Phương pháp kiểm kê theo quy trình ngăn ngừa sai lệch giữa dữ liệu hệ thống và thực tế
Quy trình gồm:
- Chuẩn bị: Xác định mục đích, phạm vi và các tài liệu có liên quan đến kiểm kê cũng như phân bổ thời gian và nguồn lực cho việc kiểm kê.
- Lập danh sách: Lập danh sách các mặt hàng hoặc tài sản cần kiểm kê và cập nhật các thông tin có liên quan đến sản phẩm như tên, số lượng, giá trị, vị trí, trạng thái và các thông tin khác.
- Thực hiện kiểm kê: Thực hiện kiểm kê các mặt hàng hoặc tài sản theo phương pháp đã chọn, bao gồm kiểm tra tình trạng, số lượng, định giá và các thông tin khác.
- Xác nhận kết quả: Xác nhận kết quả của quá trình kiểm kê, bao gồm việc so sánh số liệu kiểm kê với số liệu trong hệ thống quản lý. Từ đó sẽ có biện pháp khắc phục khi có các sai sót.
- Lập báo cáo: Lập báo cáo kết quả kiểm kê hàng tồn kho, bao gồm các thông tin về số lượng, giá trị, tình trạng sản phẩm.
- Đưa ra giải pháp: Đưa ra các giải pháp để khắc phục các sai sót và khuyết điểm, cải thiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho đồng thời tăng cường kiểm soát hàng hóa.
Phương pháp này giúp giảm thiểu rủi ro sai sót khi hàng hóa chưa được cập nhật hoặc cập nhật thiếu chính xác trong hệ thống. Thích hợp cho các doanh nghiệp có yêu cầu kiểm soát chặt chẽ từng bước trong chuỗi cung ứng.
3.4. Kiểm kê hàng tồn kho theo nhóm
Thay vì kiểm toàn bộ kho cùng lúc, doanh nghiệp chia danh mục hàng hóa thành các nhóm nhỏ để kiểm kê luân phiên theo lịch. Việc phân nhóm có thể dựa trên: khu vực lưu trữ, nhóm hàng dễ hư hỏng, nhóm hàng giá trị cao, hoặc nhóm theo dòng sản phẩm. Cách làm này giúp giảm áp lực gián đoạn hoạt động kho, đồng thời vẫn duy trì được tần suất kiểm kê cần thiết.
Chia danh mục hàng hóa thành các nhóm nhỏ để kiểm kê luân phiên theo lịch
Các bước thực hiện kiểm kê theo nhóm như sau:
- Xác định các nhóm: Chia sản phẩm thành các nhóm tương đương dựa trên đặc tính chung của sản phẩm. Ví dụ như kích thước, màu sắc, vị trí, giá trị, trạng thái và chủng loại.
- Lập danh sách: Lập danh sách các nhóm sản phẩm được phân vào từng nhóm, cũng như các thông tin có liên quan khác.
- Thực hiện kiểm kê: Thực hiện kiểm kê theo từng nhóm một cách đồng thời. Các nhóm được kiểm tra theo một quy trình kiểm kê đã được thiết lập trước đó.
- Xác nhận kết quả: Xác nhận kết quả của quá trình kiểm kê, bao gồm việc so sánh số liệu kiểm kê với các số liệu có sẵn trong hệ thống quản lý.
- Lập báo cáo: Lập báo cáo kết quả kiểm kê hàng tồn kho, bao gồm các thông tin về số lượng, giá trị, tình trạng sản phẩm.
- Đưa ra giải pháp: Đưa ra các giải pháp để khắc phục các sai sót và khuyết điểm, cải thiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho đồng thời tăng cường kiểm soát hàng hóa.
Ví dụ, với phương pháp này, bạn sẽ lần lượt kiểm kê theo: tuần 1 kiểm khu A, tuần 2 kiểm khu B, tuần 3 kiểm hàng nhóm thiết bị điện tử, tuần 4 kiểm hàng thực phẩm… Mỗi nhóm sẽ có bộ tiêu chí, quy trình riêng để đánh giá và kiểm soát. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả với doanh nghiệp có kho hàng quy mô lớn hoặc đa dạng chủng loại sản phẩm.
3.5. Kiểm kê bằng công nghệ
Phương pháp hiện đại này ứng dụng công nghệ như máy quét mã vạch, RFID, phần mềm quản lý kho WMS, hoặc cảm biến IoT để kiểm kê và theo dõi hàng hóa theo thời gian thực. Thay vì ghi nhận thủ công, nhân viên chỉ cần quét mã sản phẩm và dữ liệu sẽ được cập nhật ngay vào hệ thống. Điều này giúp tăng tốc kiểm kê, giảm thiểu sai sót và tăng cường khả năng phân tích.
Kiểm kê bằng công nghệ giúp tăng tốc độ kiểm kê và khả năng phân tích
Các công nghệ thường được sử dụng trong việc kiểm kê hàng tồn kho bao gồm:
- Hệ thống quản lý tài sản (AMS): Đây là một phần mềm được sử dụng để quản lý tài sản của một tổ chức. Hệ thống AMS giúp theo dõi, kiểm tra và cập nhật thông tin về các tài sản của tổ chức, từ đó giúp tăng chính xác và tốc độ của quá trình kiểm kê.
- Thiết bị di động: Thiết bị di động như máy quét mã vạch để nhận biết hàng hóa, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
- Kỹ thuật quét mã vạch và nhận dạng bằng RFID: Các công nghệ này giúp tăng tốc độ và độ chính xác của quá trình kiểm kê bằng cách tự động nhận dạng và ghi nhớ các tài sản hoặc hàng hóa.
Đây là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp lớn, chuỗi cửa hàng bán lẻ hoặc kho có số lượng hàng hóa lớn cần kiểm soát liên tục.
Xem thêm: Các cách tính hàng tồn kho cho từng loại doanh nghiệp
4. Xử lý kế toán khi có chênh lệch giữa kho thực tế và kho kế toán
Trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho, nếu phát hiện có sự chênh lệch (thừa hoặc thiếu) giữa số liệu thực tế và số liệu ghi trên sổ sách kế toán, doanh nghiệp cần xử lý kế toán theo các tình huống cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Hàng tồn kho thực tế thừa so với sổ sách
1.1. Trường hợp do sai sót kỹ thuật (cân, đo, đong, đếm sai; quên ghi sổ,…):
→ Chỉ cần điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán để phản ánh đúng thực tế.
1.2. Trường hợp hàng hóa không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp:
→ Không ghi tăng hàng hóa, không hạch toán vào TK 3381.
→ Doanh nghiệp cần theo dõi trong hệ thống quản trị nội bộ và trình bày trong Thuyết minh Báo cáo tài chính.
1.3. Trường hợp chưa xác định được nguyên nhân – chờ xử lý:
-
Ghi nhận ban đầu (theo giá trị hợp lý tại thời điểm kiểm kê):
Nợ: 111, 152, 153, 156, 211 (Tùy theo loại tài sản phát hiện thừa)
Có: 3381 – Phải trả, phải nộp khác
-
Khi có quyết định xử lý của cơ quan có thẩm quyền:
Ghi giảm khoản phải trả và ghi nhận theo bản chất xử lý:
Nợ: 3381 – Phải trả, phải nộp khác
Có: 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
hoặc 441 – Nguồn vốn đầu tư XDCB (nếu theo TT 200)
hoặc 3388 – Phải trả, phải nộp khác
hoặc 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
hoặc 711 – Thu nhập khác
Trường hợp 2: Hàng tồn kho thực tế thiếu so với sổ sách
2.1. Trường hợp chưa xác định được nguyên nhân – chờ xử lý:
Nợ: 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Có: 152, 153, 155, 156 (Tùy theo loại hàng tồn kho bị thiếu)
2.2. Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền:
-
Nếu được xác định là hao hụt, mất mát, phần bồi thường sẽ được ghi nhận như sau:
Nợ: 111 – Tiền mặt (trường hợp cá nhân/tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ: 1388 – Phải thu khác (nếu chưa nộp ngay)
Nợ: 334 – Phải trả người lao động (nếu trừ vào lương)
Nợ: 632 – Giá vốn hàng bán (phần giá trị không được bồi thường)
Có: 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
2.3. Nếu ngay lập tức xác định được nguyên nhân và người chịu trách nhiệm:
→ Kế toán ghi nhận khoản bồi thường theo đối tượng:
Nợ: 111, 112 – Tiền (đã thu)
Nợ: 1388 – Phải thu khác (chưa thu)
Nợ: 334 – Phải trả người lao động (nếu trừ lương)
Nợ: 632 – Giá vốn hàng bán (phần giá trị không thu hồi được)
Có: 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (nếu theo TT 200)
Có: 627 – Chi phí sản xuất chung (nếu theo TT 200)
Có: 152, 153, 155, 156
5. Áp dụng giải pháp ERP Fast Business Online – Quản trị toàn diện doanh nghiệp
Giải pháp ERP Fast Business Online cung cấp nền tảng quản trị đồng bộ với 11 phân hệ lớn, giúp doanh nghiệp kiểm soát xuyên suốt các hoạt động như kho, bán hàng, tài chính, nhân sự, CRM… Phân hệ Fast Inventory hỗ trợ ghi nhận đầy đủ hoạt động nhập – xuất kho, theo dõi hàng tồn theo vị trí, theo lô, hạn sử dụng, nhiều đơn vị tính…
Chỉ với một cú nhấp chuột, người dùng có thể truy xuất các báo cáo quản trị như: xuất – nhập – tồn, phân tích mức độ luân chuyển hàng, báo cáo ABC… giúp đưa ra quyết định điều phối hàng hóa kịp thời. Giải pháp giúp tiết kiệm nguồn lực, xử lý quy trình mua hàng từ yêu cầu đến nhập hàng và đối chiếu tồn kho, hạn chế sai lệch số liệu giữa các bộ phận. Đây là công cụ quản trị kho hiện đại, thích hợp cho các doanh nghiệp muốn cải thiện quy trình kiểm kê và quản lý tồn kho toàn diện hơn.
Áp dụng giải pháp Fast Inventory trong ERP Fast Business Online để quản trị hàng tồn kho hiệu quả
Kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả là nền tảng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định, phát hiện sớm sai lệch và đưa ra quyết định quản lý chính xác. Việc kết hợp giữa quy trình kiểm kê khoa học và công cụ hỗ trợ như phần mềm FAST sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác và kiểm soát tồn kho chặt chẽ hơn. Đừng để kiểm kê trở thành gánh nặng, hãy biến nó thành lợi thế trong quản trị doanh nghiệp của bạn.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast